Заплановані транзакції
Заплановані — це шаблони регулярних платежів, про які ви хочете не забути: оренда офісу 1-го числа, підписки Netflix, зарплата команди, кредит, річна страховка. BizFin зберігає шаблон + розклад, нагадує про наближення дати і дозволяє підтвердити операцію одним кліком — без ручного дублювання щомісяця.
Людською мовою. Це як «нагадалки з попередньо заповненою формою». Ви один раз налаштували шаблон «Оренда офісу, 1-го числа, 12 000 ₴» — і щомісяця у вкладці «Заплановані» зʼявляється кнопка «Підтвердити». Клік — і транзакція внесена, баланс оновився.
Як це працює
Запланована транзакція має дві сторони:
- Шаблон — усі поля майбутньої транзакції (рахунок, тип, сума, категорія, контрагент, проект, теги, коментар).
- Розклад — як часто повторювати, з якої дати, до якої.
Доки ви не підтвердили — це лише нагадування. Реальна транзакція зʼявляється у списку «Транзакції» і впливає на баланс тільки після вашої дії.
Чому немає автоматичного виконання? Свідоме рішення: бізнес-реалії різні. Підписка могла скасуватися, оренду відклали, клієнт платить із затримкою. Якби система записувала автоматично — потім довелось би чистити «вигадані» операції, яких насправді не було. Підтвердження вручну — простіше і надійніше.
Два вигляди: Список і Календар
Перемикач у правому верхньому куті дає два способи дивитись на заплановане:
- Список — таблиця активних шаблонів з ключовою інформацією. Зручно для щоденної роботи: «що сьогодні підтвердити?».
- Календар — помісячна сітка днів з сумами приходу/розходу в кожному дні. Зручно для планування: «чи вистачить грошей 15-го?».
Перемикання між виглядами зберігає фільтри — період, рахунок, категорія, тип, пошук залишаються активними.
Календар — що показує
Кожна клітинка дня містить:
- Сума за день — прихід мінус розхід запланованих на цей день, у вашій базовій валюті.
- Прогноз залишку на кінець дня — скільки буде на ваших рахунках разом, якщо ви все підтвердите за планом до цієї дати.
- Колір дня:
- зелений — усе добре, на жодному рахунку не буде мінусу;
- червоний — попередження: хоча б один рахунок піде у мінус (касовий розрив);
- сірий — на цей день нічого не заплановано.
Підсумок місяця (зверху календаря): загальний прихід / розхід / нетто за місяць + кнопки попередній/наступний місяць.
На мобільному показуються кольорові точки замість сум — щоб поміститись в маленьку клітинку. Натиснули на день — побачили деталі.
Кнопка «Горизонт» — налаштування показу у Транзакціях
У шапці сторінки, поряд з перемикачем «Список / Календар» — є кнопка «Горизонт: N днів» (число — поточне значення), на мобільному — лише іконка.
Вона задає, скільки днів наперед ваші заплановані операції зʼявлятимуться у таблиці на сторінці «Транзакції». Доступні значення — 3 / 7 / 14 / 30 днів. За замовчуванням — 7.
Уявіть Анну, яка тільки створила шаблон оренди на 25-те число. Сьогодні 1-ше. У стандартному горизонті (7 днів) це нагадування ще не зʼявиться у її Транзакціях — до 18-го числа його там не побачити. Анна хоче бачити нагадування одразу, як зайде на сторінку. Натискає «Горизонт» → обирає «Наступні 30 днів» → тепер усі найближчі шаблони на місяць наперед видно у таблиці транзакцій разом із фактичними операціями.
Чому ця кнопка тут, а не на сторінці «Транзакції»? На самій сторінці «Транзакції» подібний перемикач показується тільки коли там є хоча б одне нагадування у поточному горизонті. Якщо у вас ще немає шаблонів — або всі вони далеко наперед — перемикача там не побачите. Тут, на сторінці запланованих, кнопка є завжди — щоб ви могли налаштувати горизонт ще до появи перших нагадувань.
Безпека. Ваш вибір зберігається у вашому браузері (на цьому пристрої). На іншому компʼютері або у режимі приватного перегляду побачите значення за замовчуванням — 7 днів. На спільні дані бізнесу це не впливає.
Створення шаблону
Є два сценарії:
Сценарій 1 — зі сторінки «Заплановані»
Кнопки «Прихід» і «Розхід» у правому верхньому куті. Клік відкриває форму, одразу налаштовану на створення тільки шаблону (перемикач «Запланувати» прихований — ви й так тут заради планування).
Запланованих переказів між власними рахунками тут немає. Якщо хочете регулярно перекидати гроші з картки на кредитку — наразі це робиться вручну на сторінці Транзакції при потребі. Заплановані шаблони підтримують лише прихід і розхід.
Сценарій 2 — зі сторінки «Транзакції»
У формі додавання транзакції на сторінці «Транзакції» є перемикач «Запланувати». Якщо увімкнути:
- створиться і реальна транзакція на сьогодні, і шаблон для майбутніх повторень;
- зручно, коли ви саме щойно заплатили оренду і хочете нагадування на наступний місяць.
Поля форми
Шаблон транзакції — ті самі поля, що й у звичайної транзакції: рахунок, сума, категорія (з підкатегоріями), контрагент, проект, теги, коментар, коментар до дати. Але дати самої операції немає — замість неї блок «Розклад».
Розклад:
| Поле | Що означає |
|---|---|
| Тип повторення | Одноразово / Щоденно / Щотижня / Щомісяця / Щороку |
| Інтервал | Кожні N днів/тижнів/місяців/років. За замовчуванням — 1. Можна 2, 3 і так далі (до 365) |
| Дата старту | Не раніше сьогодні. Минуле планувати не можна. |
| Дата завершення | Необовʼязково. Якщо порожньо — шаблон діє безстроково, поки самі не скасуєте |
Власні інтервали — приклади
- Щотижня, інтервал 2 — кожні 2 тижні. Наприклад, виплата зарплати двічі на місяць (1-го і 15-го) робиться двома шаблонами з таким інтервалом.
- Щомісяця, інтервал 3 — щоквартально. Страховка раз на квартал.
- Щоденно, інтервал 7 — те саме, що «щотижня». Обирайте той варіант, що читається краще.
- Щороку, інтервал 1 — річна страховка, податок на майно.
Кінцева дата — коли потрібна
- Порожньо (безстроково) — оренда, підписки. Ви не знаєте, коли скінчиться.
- Задана — кредит на 12 платежів, розстрочка на рік. Коли наступна дата виходить за рамку завершення — шаблон автоматично деактивується, ви не забудете скасувати вручну.
Що система не дозволить
- Дата старту в минулому — побачите помилку «Дата старту має бути не раніше сьогодні».
- Дата завершення раніше дати старту — заборонено, вкажіть пізнішу.
- Інтервал менше 1 або більше 365 — поза цим діапазоном створити не вдасться.
- У демо-бізнесі — побачите дружню підказку «Ви все зробили правильно 👏», але шаблон не збережеться (демо лише для ознайомлення).
Таблиця запланованих (режим «Список»)
Колонки
Як і у Транзакціях, таблиця сама ховає менш важливі колонки на вузьких екранах:
| Колонка | На якому екрані видно | Що показує |
|---|---|---|
| Дата | завжди | Коли наступне нагадування. |
| Сума | завжди | З кольором за типом: зелений прихід, червоний розхід. Знак валюти поряд. |
| Рахунок | від планшета і ширше | Назва вашого рахунку. |
| Контрагент | від ноутбука і ширше | Хто бере участь в операції. |
| Категорія | від великих ноутбуків і ширше | Наприклад «Оренда», «Зарплата». |
| Повторення | тільки на широких моніторах | «Щомісяця», «Кожні 2 тижні» — текстом. |
| Виконано | тільки на широких моніторах | Скільки разів ви вже підтвердили цей шаблон. |
| Дії | завжди | Підтвердити / Пропустити / Редагувати / Скасувати. |
Кнопки дій — що робить кожна
- Підтвердити (зелений плюсик) — створює реальну транзакцію за шаблоном, зсуває дату нагадування на наступний період.
- Пропустити (стрілка вперед) — зсуває дату без створення транзакції. «Цього місяця підписку не продовжили».
- Редагувати (олівець) — змінити шаблон. Відкривається та сама форма.
- Скасувати (кошик) — шаблон зникає зі списку і більше не нагадує. Створені раніше реальні транзакції залишаються в Транзакціях.
Підтвердження з виправленням
Клік «Підтвердити» за замовчуванням створює транзакцію з полями шаблону на дату нагадування. Але інколи потрібно:
- підтвердити на іншу дату (оренда сплачена на день раніше);
- з іншою сумою (цього місяця ціна зросла).
Для цього клікніть на сам рядок шаблону (не на кнопку) — відкриється віконце підтвердження з можливістю редагування суми і дати.
Чого НЕ можна змінити при підтвердженні: рахунок, категорію, контрагента, проект, тип операції, теги, коментар. Якщо треба щось з цього — спочатку відредагуйте шаблон повністю (олівець), потім підтвердіть, потім за потреби поверніть шаблон у попередній стан.
Що перевіряється при підтвердженні
- Шаблон неактивний — попередження «Ця транзакція вже неактивна».
- Прострочена підписка — оплатіть BizFin, щоб продовжити користуватися шаблонами.
- Доступ до рахунку — якщо ви Працівник, а не власник акаунту і не маєте права створювати транзакції на цьому рахунку, побачите «Немає прав».
- Недостатньо коштів — баланс рахунку на обрану дату стане мінусовим, а рахунок не дозволяє мінус → «Недостатньо коштів» з конкретною сумою. Рішення: увімкнути «Дозволити відʼємний баланс» у формі рахунку (для кредиток це норма) або змінити рахунок у шаблоні.
- У демо — нічого не зберігається, побачите дружню підказку.
Що відбувається після підтвердження
- Реальна транзакція створена і зайняла своє місце у Транзакціях.
- Лічильник «Виконано» збільшився на 1.
- Дата наступного нагадування автоматично порахувалась за вашим розкладом.
- Якщо це був одноразовий шаблон або наступна дата виходить за межу завершення — шаблон деактивувався.
Як рахується наступна дата
| Тип повторення | Що відбувається |
|---|---|
| Одноразово | Шаблон деактивується, нової нагадалки не буде |
| Щоденно | Через стільки ж днів, скільки ваш інтервал |
| Щотижня | Через стільки тижнів, скільки інтервал |
| Щомісяця | Через стільки ж місяців |
| Щороку | Через стільки ж років |
Кінець місяця. Якщо шаблон «31-го числа щомісяця» — наступна дата після 31 січня буде 28 (або 29) лютого, бо у лютому стільки днів. Далі знову 31 березня, 30 квітня, 31 травня. Система сама вирівнює на останній день короткого місяця.
Пропуск і скасування — у чому різниця
| Дія | Що робить | Коли використовувати |
|---|---|---|
| Пропустити | Зсуває дату на наступний період, шаблон залишається активним | «Цього місяця не платимо» (відстрочка одного циклу) |
| Скасувати | Шаблон видаляється зі списку, більше не нагадує | Повністю скасована підписка, закритий договір оренди, погашений кредит |
Уважно. Скасування незворотне через звичайний інтерфейс — кнопки «активувати назад» немає. Якщо скасували помилково — створіть новий шаблон. Лічильник «Виконано» скасованого шаблону залишається у базі (історія створених транзакцій), але сам шаблон у списку зникає.
Звʼязок з «Транзакціями»
На сторінці «Транзакції» ваші заплановані з найближчими датами зʼявляються прямо у таблиці транзакцій — рядками зверху, перед фактичними операціями. Над таблицею (там, де зʼявляються заплановані) є рядок «Заплановані (N):» з випадаючим списком Наступні 3 / 7 / 14 / 30 днів — швидке перемикання горизонту прямо тут.
Той перемикач показується тільки коли у видимому періоді є хоча б одне нагадування. Якщо нагадувань поки немає — швидкого перемикача там не буде. Тоді налаштуйте горизонт тут, на сторінці «Заплановані», через кнопку «Горизонт» у шапці (див. розділ вище) — вона є завжди і працює наперед.
Заплановані у таблиці транзакцій:
- Реагують на ті самі фільтри, що й фактичні операції (період, рахунок, категорія, тип, пошук).
- У кожного рядка прямо у колонці дій є кнопки «Підтвердити» і «Пропустити» — як на самій сторінці «Заплановані».
- Дозволяє не перемикатись між сторінками у звичайний день.
Дві картки підсумків
Угорі сторінки — дві картки з підсумком за обраний фільтр:
| Картка | Що показує |
|---|---|
| Запланований прихід | Сума майбутніх надходжень у вашій базовій валюті — те, що ви очікуєте отримати за обраний період. Зелена цифра. |
| Запланований розхід | Сума майбутніх витрат — те, що ви плануєте сплатити за обраний період. Червона цифра. |
Уявіть Анну, що готує бюджет на наступний квартал. Вона ставить: тип = Прихід, період «Цей квартал». Картка «Запланований прихід» показує 47 800 ₴ — стільки клієнти мають заплатити за графіком. Перемикає тип на Розхід — картка «Запланований розхід» показує 32 100 ₴ — стільки треба буде сплатити (оренда, підписки, зарплата). Різниця в голові — приблизно 15 700 ₴ нетто за квартал.
Це план, а не факт. Поки шаблон не підтверджено — реальної транзакції ще немає, баланс рахунку не змінився. Картки показують, скільки очікується, а не скільки вже відбулось.
Фільтри
Стрічка під картками підсумків:
- Період — оберіть діапазон дат у календарі або скористайтесь пресетами.
- Рахунок — конкретний рахунок або «Всі рахунки».
- Категорія — конкретна категорія або «Всі категорії». Список залежить від типу: якщо обрали тип «Прихід», тут будуть лише категорії приходу; «Розхід» — тільки розходу.
- Пошук — текст по описах і коментарях.
- Тип — перемикач Всі / Прихід / Розхід (один режим за раз).
- Кнопка «Скинути фільтри» — повертає всі фільтри до значень за замовчуванням.
Шаблон і теги
Теги шаблону переносяться на нову реальну транзакцію при підтвердженні. Через віконце підтвердження теги змінити не можна — потрібні інші теги, спочатку відредагуйте шаблон, потім підтверджуйте.
Доступ
| Роль | Що може |
|---|---|
| Власник | Усе: створювати, редагувати, підтверджувати, пропускати, скасовувати на будь-якому рахунку |
| Працівник з налаштованим доступом | Обмежено правами на конкретний рахунок. Якщо немає права — підтвердження поверне «Немає прав». Перегляд — дозволено |
| Гість у демо | Бачить приклади, будь-яка дія зустрічає дружню підказку «Ви все зробили правильно 👏» |
Що поки не вміємо
- Автоматичне виконання (без вашого підтвердження) — свідоме рішення (причини вище).
- Email/push-нагадування — поки що ні. Орієнтуйтесь на найближчі заплановані, які зʼявляються у таблиці Транзакцій.
- Прикріплення файлів (квитанції, чеки) — не зберігаються в шаблоні, тільки у реальній транзакції після підтвердження.
- Групове підтвердження (всі заплановані на сьогодні одним кліком) — поки тільки поодинці.
- Відновлення скасованого шаблону — тільки створити новий.
- Попередній перегляд наступних 6-12 виконань (як розклад прийомів у лікаря) — поки бачите лише найближчу дату.
Сценарії з життя
«Оренда офісу щомісяця 1-го числа»
- Кнопка «Розхід» → форма.
- Рахунок = Monobank ФОП, сума = 12 000 ₴, категорія = «Оренда», контрагент = «Орендодавець».
- Тип повторення = Щомісяця, інтервал = 1, дата старту = найближче 1-ше число.
- Дата завершення = порожньо (безстроково).
- Зберегти → шаблон у списку.
Щомісяця перед 1-м числом у Транзакціях зʼявляється нагадування. Клік «Підтвердити» → транзакція створена, наступна дата через місяць.
«Зарплата двічі на місяць — 5-го і 20-го»
Один шаблон не підтримує дві дати на місяць. Створіть два шаблони:
- Тип «Щомісяця», старт = 5-те число, сума = половина зарплати.
- Тип «Щомісяця», старт = 20-те число, сума = половина зарплати.
«Кредит — 12 платежів по 5 000 ₴»
- Розхід → шаблон.
- Тип = Щомісяця, інтервал = 1.
- Старт = дата першого платежу.
- Дата завершення = дата останнього платежу (приблизно +11 місяців від старту).
Після 12-го підтвердження дата наступного нагадування виходить за межу завершення → шаблон автоматично деактивується. Ви не забудете скасувати вручну.
«Відмовився від підписки Figma з наступного місяця»
- Якщо цей місяць уже оплатили → кнопка «Пропустити» для наступного нагадування, потім «Скасувати» (бо повернутись до Figma можете — тоді кнопки «Скасувати» вистачить).
- Якщо взагалі не платили → одразу «Скасувати».