Каси
Сторінка «Каси» підключає програмну касу Checkbox (пРРО - програмний реєстратор розрахункових операцій, на якому ви пробиваєте чеки покупцям). Після кожного закриття зміни виторг сам зʼявляється у ваших операціях: готівка - на рахунку «Каса», оплати карткою - там, куди їх зарахує банк.
Людською мовою. Каса наприкінці дня друкує підсумок - Z-звіт: скільки продали готівкою, скільки карткою, скільки повернули. Раніше ці цифри доводилось переписувати в записи вручну. Тепер Z-звіт сам стає операціями, а ви лише дивитесь, чи все зійшлося.
Уявіть Сергія, власника кавʼярні. О 22:00 бариста закриває зміну. Зранку Сергій відкриває «Каси»: учорашні 3 000 ₴ готівкою вже на рахунку «Каса», 7 000 ₴ за картки - «в дорозі» до банку, а звіт «Прибуток і збитки» вже знає про виторг. Жодної цифри Сергій не переписував.
Що таке зміна і Z-звіт
Зміна - час роботи каси від відкриття до закриття: зазвичай один робочий день. Z-звіт - підсумок зміни, який каса формує, коли її закривають: продажі й повернення окремо готівкою і карткою, внесення і вилучення готівки і скільки готівки лишилось у шухляді.
Сторінка «Каси» бере саме Z-звіти. Одна зміна - до чотирьох операцій, а не сотні чеків: так список операцій лишається читабельним, а місячний ліміт операцій тарифу не витрачається на кожну чашку кави.
Як підключити касу
- Натисніть «Підключити Checkbox».
- Оберіть, як увійти:
- логін і пароль касира - ті самі, з якими касир входить у програму каси;
- PIN-код касира і ключ ліцензії каси - якщо касир входить PIN-кодом.
- Натисніть «Увійти». Після входу зʼявиться список кас вашої організації в Checkbox.
- Оберіть касу і дайте відповідь на чотири питання - про них нижче.
Де взяти дані в кабінеті Checkbox:
| Що | Де в кабінеті Checkbox |
|---|---|
| Логін і пароль | розділ «Касири» - картка касира |
| PIN-код касира | розділ «Касири» - картка касира |
| Ключ ліцензії каси | розділ «Каси» - картка каси, довгий код з літер |
Уважно. Пароль і PIN-код касира в Checkbox - різні речі. Якщо Checkbox не приймає пароль, перевірте, що ви не ввели замість нього PIN-код.
Безпека. Дані для входу зберігаються зашифрованими. Касу звідси можна лише читати: пробити чек, відкрити чи закрити зміну через цю сторінку неможливо.
Касир бачить усі каси своєї організації в Checkbox, тож одного входу досить, щоб підключити кілька кас.
Налаштування каси - чотири питання
1. Куди записувати готівку
Готівка з каси після кожної зміни записується на рахунок «Каса». Зазвичай найпростіше створити новий: він почнеться з тієї суми, що зараз лежить у касі, і його баланс збігатиметься з грошима в шухляді з першого дня.
Якщо такий рахунок у вас уже є, оберіть його. Рахунок, на який уже приходить виписка з банку чи з іншої каси, для готівки не годиться: дві виписки на одному рахунку задвоїли б гроші.
2. Куди приходять гроші за оплати карткою
Це найважливіше питання. Гроші за оплати карткою не лежать у касі: термінал передає їх банку, і на рахунок вони приходять наступного дня, вже без комісії.
| Ваша відповідь | Як записується |
|---|---|
| На рахунок, що вже є тут | Оплати карткою спершу лягають на рахунок «Оплати карткою в дорозі». Коли банк їх зарахує, це переказ із «дороги» в банк |
| На рахунок, якого тут немає | Оплати карткою одразу стають надходженням на обраний рахунок |
Людською мовою. «В дорозі» - як посилка, яку вже відправили, але ще не доставили. Гроші вже ваші, просто ще йдуть до банку.
Уявіть Сергія. Його банк підключено: виписка приходить сама. Якби виторг карткою з каси одразу ставав доходом, то наступного дня ще одним доходом стало б зарахування від банку - ті самі гроші двічі. Тому Сергій відповідає «На рахунок, що вже є тут»: 7 000 ₴ лежать «в дорозі», а коли виписка банку приносить зарахування 6 900 ₴, BizFin сам записує його переказом з «Оплат карткою в дорозі» в банк, а різницю 100 ₴ - витратою «Комісія банку». Нічого вручну Сергій не робить.
Якщо ви відповіли «На рахунок, якого тут немає», а згодом підключили сюди виписку з цього банку, змініть відповідь у налаштуваннях каси. Інакше оплати карткою порахуються двічі.
3. Внесення і вилучення готівки
Внесення - розмінні гроші, які кладуть у касу на початку зміни. Вилучення - готівка, яку з каси забирають: здати в банк, покласти в сейф чи забрати собі. Це не продажі, тому доходом чи витратою бізнесу вони не стають:
- «Особисті гроші власника» - внесення стає «Внеском власника», вилучення - «Вилученням власника»;
- «Переказ з рахунку чи на рахунок» - наприклад, з рахунку «Сейф» у «Касу» і назад.
4. Категорія виторгу і з якого дня переносити
Категорія виторгу - під нею виторг з каси буде у звіті «Прибуток і збитки». За замовчуванням створиться категорія «Виторг каси».
З якого дня переносити зміни - за замовчуванням сьогодні. Раніші зміни ви могли записати вручну, тож вони не беруться. Оберете ранішу дату - перевірте, що ці зміни ще не записані, інакше виторг порахується двічі.
У налаштуваннях підключеної каси цю дату можна лише пересунути пізніше: зміни до нової дати, яких ще немає в операціях, зникнуть зі списку. Щоб перенести раніші зміни, відʼєднайте касу і підключіть її знову з потрібною датою.
Під формою блок «Як буде записано» показує, які операції вийшли б з останньої справжньої зміни каси за вашими відповідями. Змінюєте відповідь - приклад змінюється разом з нею.
Як записується одна зміна
| Що в Z-звіті | Операція |
|---|---|
| Продажі готівкою мінус повернення | Надходження на рахунок «Каса» з категорією виторгу |
| Оплати карткою мінус повернення | Надходження на «Оплати карткою в дорозі» або одразу на обраний рахунок |
| Внесення готівки | «Внесок власника» на «Касу» або переказ з обраного рахунку в «Касу» |
| Вилучення готівки | «Вилучення власника» з «Каси» або переказ з «Каси» на обраний рахунок |
Повернення зменшує виторг того дня, коли гроші повернули. Якщо за зміну повернули більше, ніж продали, зʼявиться витрата «Повернення покупцям». Знижки в чеках уже враховані в продажах.
Операції зміни мають дату закриття зміни. Перенесли зміну двічі - друга спроба нічого не задвоїть: кожна операція знає, з якої зміни вона прийшла.
Звірка з банком
Режим «На рахунок, що вже є тут» сам зводить касу з банком. Коли виписка банку, який ви обрали для оплат карткою, приносить зарахування еквайрингу, воно записується не надходженням, а переказом з «Оплати карткою в дорозі» на банк. Комісію банку, якщо виписка її називає, BizFin записує витратою «Комісія банку» з того самого рахунку «в дорозі». Так «в дорозі» сходиться в нуль, а виторг лишається один - той, що з каси.
Так працює будь-який шлях виписки: файл, синхронізація Monobank чи ПриватБанку, автоматичне надходження операцій. Два запобіжники, щоб не забрати справжній дохід. Зарахування в день старту каси і раніше не чіпаються: у цей день банк платить за дні до каси. І на «в дорозі» переноситься не більше, ніж там лежить, - решта лишається надходженням, а картка каси покаже його і запитає, чи це зарахування з каси.
Людською мовою. Каса сказала: «за картки сьогодні 7 000 ₴». Банк завтра каже: «прийшло 6 900 ₴, 100 ₴ комісія». BizFin бачить, що це ті самі гроші, і просто переносить їх з «дороги» в банк.
Якщо зарахування прийшло з описом, якого BizFin не знає, або «в дорозі» ще не вистачило (зміну не перенесли), під звіркою на картці каси зʼявиться список надходжень на банк. Натисніть «Це зарахування з каси», вкажіть комісію банку, якщо була, - надходження стане переказом з «дороги».
Ще до збереження перегляд імпорту показує такий рядок позначкою «Переказ з «Оплати карткою в дорозі»» і суму комісії - категорію для нього обирати не треба.
На картці каси під схемою видно, як іде звірка:
| Що написано | Що це означає |
|---|---|
| «Банк зарахував усі оплати карткою» | «в дорозі» нуль - усе дійшло |
| «В дорозі … - з …» | банк ще не зарахував, зазвичай це наступний робочий день |
| «Банк ще не зарахував … - з …» | минуло більше трьох днів: перевірте виписку банку. Те саме зʼявиться у «Нагадуваннях» - «Прострочено» |
| «Банк зарахував на … більше, ніж записано» | найчастіше зміна ще чекає перенесення - перенесіть зміни |
Якщо ви обрали «На рахунок, якого тут немає», а виписка цього банку вже приходить сюди, картка каси попередить: оплати карткою порахуються двічі. Кнопка «Змінити налаштування» відкриє питання про оплати карткою.
Список змін
Кожна каса показує свої зміни: номер, час закриття, виторг готівкою і карткою, внесення і вилучення, скільки готівки лишилось у касі, і стан:
- «Чекає» - зміни ще немає в операціях;
- «Перенесено» - вона вже в операціях і звітах;
- «Не переноситься» - ви вирішили її не переносити, наприклад, бо записали вручну. Повернути можна в тому самому рядку.
Натисніть «Деталі» у рядку - відкриються суми Z-звіту, операції зміни і звірка готівки: на початку + внесено + продано - повернуто - вилучено = у касі. Зелена позначка - готівка сходиться до копійки.
Перенесення - само чи вручну
Якщо в налаштуваннях каси увімкнено «Переносити зміни самі», закрита зміна потрапляє в операції сама протягом години. Щоб побачити щойно закриту зміну одразу, натисніть «Оновити» на картці каси.
Коли перенесення вимкнено, закриті зміни чекають у списку з позначкою «Чекає». Натисніть «Перенести» - усі разом або в рядку конкретної зміни.
Порада. Почніть з тестової каси Checkbox: її чеки не йдуть у податкову. Подивіться, як записуються зміни, - і тоді підключайте робочу касу.
Каси і тарифи
Каси доступні не в кожному тарифі, і кількість кас залежить від тарифу. Якщо кнопка «Підключити Checkbox» чи «Додати касу» неактивна, натисніть її - віконце пояснить причину і покаже, де обрати тариф. Уже підключені каси працюють, поки ви в тарифі з касами.
Права для команди
У «Моїй команді» право «Каси» має два рівні:
- «Бачить» - сторінка, зміни і гроші в дорозі без змін;
- «Повний доступ» - ще й підключення каси, налаштування і перенесення змін.
Щоб працівник переносив зміни, йому потрібен ще й доступ до рахунків каси.