Доступи посади
Сторінка доступів — це місце, де ви вирішуєте, що бачить і що робить працівник на конкретній посаді. Відкривається кнопкою «Доступи» у рядку посади на сторінці «Моя команда».
Людською мовою. Уявіть звʼязку ключів від офісу. Одні ключі відмикають бухгалтерію, інші — склад, треті — сейф. Ви вирішуєте, які ключі дати кожній посаді. Хто прийде працювати бухгалтером — отримає ту саму звʼязку, що й попередній бухгалтер: посада одна, ключі однакові.
Головне правило: посада починається з нуля
Нова посада не має жодного дозволу. Це навмисно: безпечніше додати дозвіл, коли він знадобився, ніж випадково залишити відкритим те, чого людині бачити не варто.
Тому перше, що ви бачите на порожній посаді — блок «Швидкий старт».
Швидкий старт — готові набори
Замість того щоб проходити всі розділи по черзі, оберіть готовий набір і доналаштуйте його під себе. Один клік — і посада працює.
| Набір | Кому пасує |
|---|---|
| Аналітик — лише перегляд | Дивиться звіти і операції, але нічого не змінює |
| Оператор — свої записи | Вносить операції і працює лише з тим, що створив сам |
| Бухгалтер | Веде всі операції і звіти, не видаляє чуже і не керує командою |
| Керівник — усе, крім команди | Повний доступ до фінансів, але без керування працівниками |
| Повний доступ | Усі права, включно з керуванням командою і налаштуваннями бізнесу |
На кожній картці видно, скільки розділів вона відкриває і чи входить у неї керування командою. Картка «Повний доступ» обведена помаранчевим — це нагадування, що набір дає все.
Скопіювати з посади — окремий варіант поруч. Він переносить права іншої посади вашого бізнесу разом з її рахунками. Зручно, коли берете другого продавця на тих самих умовах, що й перший.
Що буде з наявними налаштуваннями. Якщо посада вже налаштована, програма спитає підтвердження: набір замінить поточні дозволи. Доступ до рахунків при цьому збережеться — його набори не чіпають, бо рахунки у кожного бізнесу свої.
Рівні доступу
У розділах, де можна не лише дивитися, а й працювати із записами (транзакції, борги, довідники), доступ задається одним перемикачем:
| Рівень | Що означає для працівника |
|---|---|
| Немає | Розділу не бачить взагалі |
| Лише перегляд | Бачить усі записи, але нічого не змінює |
| Свої записи | Бачить, редагує і видаляє тільки те, що створив сам |
| Без видалення чужого | Працює з усіма записами, але прибрати може лише власні |
| Повний доступ | Робить усе, включно з видаленням чужих записів |
| Свій набір | Тонке налаштування: кожна з чотирьох дій окремо |
Кольори підказують стан з першого погляду: сірий — закрито, блакитний — тільки дивиться, бурштиновий — працює зі своїм, зелений — працює з усім.
«Свій набір» — коли стандартних рівнів мало. Оберіть його, і під перемикачем розгорнеться сітка з чотирьох дій: Бачить записи, Створює нові, Редагує, Видаляє. Для кожної — свій рівень. Наприклад, «бачить усі, створює, редагує усі, але не видаляє нічого».
У простіших розділах (вкладки звітів, підключення банків) перемикач бінарний: «Не бачить» або «Бачить».
Два рівні: де і що
Це найважливіше місце сторінки — і найчастіша причина непорозумінь.
Права на транзакції відповідають на питання «що працівник робить з операціями». Але вони не кажуть, на яких рахунках. Рахунки відкриваються окремо — у розділі «Мої рахунки», блок «Доступ до рахунків».
Уявіть: Олена — бухгалтер у кавʼярні. Ви дали їй повний доступ до транзакцій, але жодного рахунку не відкрили. Олена заходить у програму — і бачить порожній список. Не тому що щось зламалося: їй дозволено працювати з операціями, але немає жодного рахунку, операції якого вона може бачити. Відкриваєте «Каса» і «Приватбанк» — і Олена одразу бачить операції по них. По решті рахунків — і далі нічого.
Тому під правами на транзакції і борги стоїть постійна підказка «Діє лише на рахунки, відкриті нижче». А якщо ви налаштували права, але забули рахунки — програма попередить сама (див. нижче).
Боргові рахунки — окремо, у розділі «Борги». Кредити і позики керуються тільки правом «Борги»: відкрити їх як звичайний рахунок не можна, щоб суми боргів не потрапили випадково туди, де їм не місце.
Що зможе працівник
Праворуч на сторінці (на телефоні — під заголовком) є панель «Що зможе працівник». Вона перекладає всі ваші перемикачі у звичайні речення:
- по кожному розділу — що саме відкрито і на якому рівні;
- скільки рахунків відкрито і які саме;
- окремим рядком — чого працівник не бачитиме;
- блок «Зверніть увагу» — чутливі права і можливість видаляти чужі записи.
Це спосіб перевірити себе, не виходячи зі сторінки. Натисніть будь-який пункт — сторінка перемотається до відповідного розділу.
Коли програма попереджає
Деякі поєднання виглядають правильно, але не працюють. Програма помічає їх сама і показує помаранчеве попередження — і в самому розділі, і у зведенні:
- права на транзакції є, а рахунків не відкрито — працівник побачить порожній список;
- права на борги є, а боргових рахунків не відкрито — те саме;
- відкрито вкладку «Виписка», але немає жодного рахунку — вкладка буде порожня;
- у посади немає жодного дозволу — працівник побачить порожній кабінет.
Попередження не блокують збереження — це підказка, а не заборона. Ви можете залишити так навмисно (наприклад, посада ще готується).
Чутливі права
Біля деяких дозволів стоїть помаранчевий значок ⚠. Це права, наслідок яких легко недооцінити з назви. Наведіть на значок — побачите пояснення.
Найважливіший з них — «Керування посадами». Працівник з цим правом зможе змінювати доступи всіх посад, включно зі своєю власною. Давайте його тільки тим, кому довіряєте керування командою.
Так само позначені: запрошення працівників, налаштування бізнесу, налаштування рахунків і підключення банків.
Посада «Власник»
Посада «Власник» — системна. Вона завжди має повний доступ до всього, і змінити це неможливо: інакше бізнес міг би лишитися без господаря. Сторінка такої посади відкривається у режимі читання.