Мої рахунки

Рахунок — це окрема «кишеня», де лежать ваші гроші або де ви ведете записи про них. Картка Monobank, готівка у сейфі, кредитка ПриватБанку, банківський депозит, ваша автівка, борг по позичці у тітки — усе це окремі рахунки. На сторінці «Мої рахунки» ви створюєте ці кишені, дивитесь, скільки в кожній зараз, і коли потрібно — закриваєте старі.

Людською мовою. Уявіть гаманець, у якому є відділення: для готівки, для дрібниці, для квитанцій. Кожне відділення — окремий рахунок. Ви знаєте, скільки в кожному, і можете брати гроші саме з того відділення, де вони є. Те саме і тут, тільки замість гаманця — ваш робочий простір.

Збільшити

Навіщо розділяти рахунки

Можна було б скласти всі гроші в одну купу і вести записи однією сумою. Але тоді ви не побачите:

• скільки саме лежить на картці, а скільки — готівкою у сейфі;
• чи вистачить грошей на гривневому рахунку, щоб заплатити постачальнику саме завтра;
• скільки ви винні банку за кредитною карткою (це не ваші гроші, хоч ви їх щойно витратили);
• скільки коштує обладнання компанії, яке ви купили (воно не зникло — воно стоїть у вас в офісі).

Тому правило просте: одна «кишеня» = один рахунок. Кожна транзакція — надходження чи витрати — обовʼязково привʼязується до рахунку, з якого пішли гроші або куди вони прийшли.

Уявіть Сергія, ФОП-кавʼярника. У нього є: готівкова каса (щодня тасується дрібниця), картка Monobank ФОП (приймає оплати від клієнтів), картка ПриватБанк (платить постачальникам), кредитна картка Укрсиб (іноді бере «у борг» до надходжень від клієнтів). Це чотири рахунки. Сергій бачить, що сьогодні в касі 3 200 ₴, на Monobank 47 800 ₴, на ПриватБанку 12 400 ₴, а на кредитці —8 500 ₴ (мінус — це борг). Загальний капітал — 54 900 ₴.

Загальний баланс — одне число замість десяти

Угорі сторінки — велика картка із сумою у вашій базовій валюті. Це підсумок усіх активних рахунків. Якщо у вас є валютні рахунки (USD, EUR) — вони перераховуються у базову валюту за курсом, який ви встановили.

Колір суми каже відразу:

• зелено — у вас є гроші;
• сіро — рівно нуль;
• червоно — ви загалом у мінусі (більше винні, ніж маєте).

Уважно. Загальний баланс — це миттєвий знімок. Він не показує, скільки ви заробили чи витратили за місяць — для цього є Аналітика → Прибутки і витрати. Тут — лише «скільки в мене всього зараз».

6 типів рахунків — і чому це важливо

При створенні рахунку ви обираєте його тип. Це не косметика — від типу залежить, як саме рахунок поводиться: одні приймають звичайні надходження і витрати, інші стають службовими контейнерами для розділу «Борги» і живуть за окремими правилами.

Прості рахунки і контейнери — у чому різниця

Перші три типи — прості рахунки: на них прямо записуються надходження, витрати і перекази. Класична робота з Транзакціями.

Останні три рядки виглядають так само у формі, але поводяться інакше:

• «Мені винні», «Борги», «Кредити» — це контейнери для розділу «Борги». Усередині контейнера живуть записи (конкретні кредити, борги, позики), кожен зі своїм залишком і прогресом.
• У звичайній формі транзакції контейнери не зʼявляються — на них не можна напряму записати надходження чи витрату.
• Усі рухи коштів по таких рахунках відбуваються тільки через сторінку «Борги» — кнопкою «Платіж» біля запису. Так баланс контейнера завжди узгоджений із сумою непогашених записів усередині.

Уявіть Марію, що щойно почала вести облік. Вона завела «Готівка» і «ПриватБанк картка» (обидва типу «Гроші»). Потім купила iPhone у розстрочку — створила рахунок «Кредити (позики, розстрочки)» з назвою «Мої кредити», а в ньому — запис «iPhone 15 у розстрочку, 60 000 ₴» на сторінці «Борги». Потім позичила Олені — створила рахунок «Мені винні (клієнти, знайомі)» з назвою «Мені винні» і завела запис «Олена курси, 5 000 ₴». Тепер у Марії 4 рахунки: два прості і два контейнери.

Чому модуль працює саме так: в одній «кишені» можуть жити кілька кредитів — iPhone, холодильник, автокредит. Контейнер показує загальний борг банку, а в історії все ще видно, скільки лишилось по кожному окремому. Якби кожен кредит був окремим простим рахунком, у списку швидко стало б плутано.

Як кожен тип бачать звіти

Тип впливає не лише на поведінку рахунку, а й на те, у який рядок він потрапляє у звіті Баланс:

• Гроші, Мені винні, Майно — додаються у блок «Активи» (те, що у вас є).
• Борги, Кредити — додаються у блок «Зобовʼязання» (те, що ви маєте повернути).
• Капітал — окремий блок «Власний капітал».

Уявіть Анну, що відкрила інтернет-магазин. Вона завела чотири прості рахунки і два контейнери:

• Картка Monobank ФОП — тип «Гроші», старт +12 000 ₴.
• Ноутбук — тип «Майно», +35 000 ₴ (купила за гроші з картки).
• Кредитка Універсал — тип «Гроші» з увімкненим «Дозволити відʼємний баланс», поточна заборгованість −4 000 ₴.
• Стартовий внесок засновника — тип «Капітал», +50 000 ₴.
• Мої кредити — тип «Кредити (позики, розстрочки)»; усередині на сторінці «Борги» — запис «Авто у кредит, 250 000 ₴».

У звіті «Баланс» одразу видно: активи 93 000 ₴, зобовʼязання 250 000 ₴, власний капітал 50 000 ₴.

Який тип вибрати — за вашою ситуацією

Таблиця вище описує типи «зверху»: що кожен означає. Тут — навпаки, «знизу»: у вас є конкретна річ або задача, а ми підказуємо тип і навіщо він.

Майно — навіщо окремий тип

«Майно» — це цінні речі, які у вас є, але швидко за повну ціну не продаси: авто, обладнання, техніка. Заведіть рахунок типу «Майно» на кожну велику річ — і у звіті «Баланс» буде видно, скільки коштує все ваше господарство, а не лише гроші на картках.

Як завести майно: створіть рахунок типу «Майно» з вартістю речі. Купуєте за гроші з каси — зробіть надходження з категорією «Придбання майна» на вартість покупки, або переказ з грошового рахунку. Так гроші «перетворюються» на майно, а загальна вартість бізнесу не міняється.

Уявіть Олега, що купив кавомашину для кафе за 80 000 ₴. Він завів рахунок «Кавомашина» типу «Майно». Зробив надходження 80 000 ₴ з категорією «Придбання майна». Тепер у «Балансі» видно: гроші на картці зменшились, зате зʼявилось майно на 80 000 ₴ — бізнес не збіднів, просто гроші стали технікою.

Капітал — навіщо окремий тип

«Капітал» — це ваші власні вкладення у бізнес: гроші, які ви внесли зі свого «особистого» на старті чи додатково. Окремий тип потрібен, щоб не плутати їх із заробітком бізнесу. У «Балансі» видно, скільки ви вклали самі, а скільки бізнес заробив понад це (нерозподілений прибуток).

Як вести капітал: заведіть рахунок типу «Капітал». Вклали гроші — додайте надходження з категорією «Внесок власника». Забрали собі на особисте — витрата з категорією «Вилучення власника».

Уявіть Ірину, що відкрила майстерню. На старті вона переказала зі своєї картки 100 000 ₴ на справу. Завела рахунок «Мій внесок» типу «Капітал», додала надходження 100 000 ₴ з категорією «Внесок власника». Тепер вона завжди бачить: 100 000 ₴ — її власні вкладення, а все, що зверху — це вже зароблене майстернею.

«Дозволити відʼємний баланс» — для кредиток і овердрафтів

За замовчуванням рахунок не дозволяє стати мінусовим. Спроба записати витрату більшу за поточний баланс — і ви побачите попередження «Недостатньо коштів».

Але є прості рахунки (типу «Гроші»), де мінус — це нормально:

• кредитна картка — ви платите з ліміту, поки не повернете банку;
• овердрафт на ФОП-картці — ви взяли позику в межах ліміту;
• гаманець з мінусом за фактом — інколи ви знімаєте більше, ніж там було, і покриєте пізніше.

Перемикач «Дозволити відʼємний баланс» у формі рахунку (блок «Параметри рахунку»). Увімкнули — витрати «у мінус» більше не блокуються.

Уважно. Не вмикайте «Дозволити відʼємний баланс» на звичайній зарплатній картці. Цим перемикачем ви знімаєте захист — легко запишете випадкову помилку і не помітите, що баланс пішов у мінус. Для кредиток це доречно, для дебетових — ні.

А якщо хочеться вести кредит чи борг окремо? Перемикач «Дозволити відʼємний баланс» — про прості рахунки, з яких ви платите щодня. Якщо ви хочете окремо облікувати кредит на iPhone, борг подрузі або кошти, які ви позичили — це робота розділу «Борги». Там кожен запис має власний прогрес-бар, термін і власну історію платежів. Перемикач у простих рахунках для цього не потрібен.

Як створити рахунок

Кнопка «Створити» у правому верхньому куті сторінки відкриває форму. У формі — три невеликі блоки:

Основна інформація (обовʼязкові поля):

1. Назва рахунку — як вам зручно. «Monobank карта», «Каса», «Кредитка ПриватБанк». Бачитимете цю назву всюди — у списках транзакцій, у фільтрах, у звітах.
2. Валюта — у якій валюті ведуться записи. Гривнева картка — UAH, валютний рахунок — USD або EUR. Уважно: після створення валюту змінити вже не можна.
3. Тип рахунку — один з шести вище. Якщо не впевнені — для звичайної картки і готівки беріть «Гроші (каса, банк)»; для кредитки — «Гроші (каса, банк)» з увімкненим перемикачем «Дозволити відʼємний баланс». Окремі типи «Борги», «Кредити», «Мені винні» обирайте, тільки якщо плануєте облікувати конкретні записи через розділ «Борги».

Параметри рахунку:

4. Початковий баланс (тільки при створенні) — скільки грошей зараз на цьому рахунку. Не залишайте 0, якщо насправді там 8 500 ₴ — інакше всі ваші майбутні підрахунки будуть неправильні. Для кредитки чи овердрафту вкажіть поточну заборгованість зі знаком мінус (наприклад −2 100 ₴) — для цього спершу увімкніть перемикач «Дозволити відʼємний баланс» нижче.
5. Колір — обираєте з палітри або «без кольору». Це бульбашка, яка зʼявиться поруч із назвою рахунку у списках. Зробіть Monobank чорним, ПриватБанк зеленим, готівку коричневим — буде візуально зрозуміло без читання тексту.
6. Дозволити відʼємний баланс — перемикач для кредитних карток і рахунків з овердрафтом. Решта рахунків — лишайте вимкненим.

Натискаєте «Створити» — рахунок зʼявляється у списку, баланс додається до загального. Кнопка «Скасувати» закриває форму без збереження.

Збільшити

Таблиця рахунків — що показує і як читати

Під загальним балансом — таблиця всіх ваших рахунків. Кожен рядок — один рахунок. Колонки:

Перетягуйте рядки, щоб змінити порядок. Затисніть лівий край рядка (іконку перетягування) і пересуньте — у всіх списках і фільтрах рахунки відображатимуться у новому порядку. Зручно поставити «головні» рахунки зверху, а рідкісні — внизу.

Кнопка синхронізації — тільки для Monobank API

Біля рахунків, привʼязаних до Monobank через API, у колонці «Дії» зʼявляється додаткова кнопка з круглою стрілочкою-оновленням. Натискаєте — нові операції з банку, які ще не імпортувались, підтягуються автоматично. Зручно, коли живі сповіщення не встигли спрацювати або ви хочете перевірити «чи все актуально».

Звідки беруться привʼязки. У розділі Імпорт виписки → Monobank API ви один раз вводите токен Monobank і вказуєте, яка картка Monobank відповідає якому вашому рахунку. Після цього — ось ця кнопка синхронізації .

Віджет рахунків у бічній панелі

Список рахунків продубльовано у бічній панелі ліворуч — він видимий на будь-якій сторінці кабінету. Це ваш швидкий доступ до рахунків без переходу на цю сторінку.

У віджеті ви бачите:

• Загальний баланс — підсумок усіх рахунків у базовій валюті бізнесу.
• Перелік рахунків — кольорова бульбашка, назва, знак валюти, поточний баланс.
• Кнопку «Додати рахунок» — відкриває таку ж форму, як на цій сторінці.

Що можна робити прямо у віджеті

Рядок рахунку у віджеті реагує на чотири способи натиснути:

Збільшити

Як на Windows. Один клік — відкрити, подвійний — перейменувати. Так само працює Excel і провідник файлів. На сенсорних екранах діє так само: один тап і подвійний тап.

Хто має доступ до редагування

Перейменування і зміна порядку доступні тим, хто має право «Налаштування рахунків» — це власник бізнесу або співробітник, якому власник видав це право явно у розділі «Команда». Без цього права рядки у віджеті працюють так само, як і раніше — короткий клік веде до транзакцій.

Безпека. Адресні рядки виду /transactions?account=123 — це закладка для вас. Інша людина за цим посиланням побачить тільки свої рахунки, а не ваші.

Деактивація замість видалення

Якщо рахунок вам більше не потрібен — наприклад, ви закрили картку — не видаляйте його, деактивуйте.

Чому так:

• видалення — назавжди прибирає рахунок і всі звʼязані транзакції. Історія зникає. Це невідворотно.
• деактивація — ховає рахунок зі списку, прибирає з вибору при створенні нових транзакцій. Але історія залишається — старі транзакції живуть у Транзакціях, у звітах, у Журналі дій.

Видалення рахунку видаляє і всі його транзакції. При натисканні кошика зʼявиться окреме вікно з підтвердженням, де треба буде ввести назву рахунку для контролю — це захист від випадкового кліку. Якщо ви випадково створили зайвий рахунок і одразу зрозуміли — видаляйте сміливо: транзакцій там ще немає. Якщо там вже є історія операцій, краще деактивувати — щоб старі звіти лишились без змін.

Курси валют

Якщо у вас є валютні рахунки (USD, EUR), для звітів і загального балансу їх треба перерахувати у базову валюту бізнесу (зазвичай гривня). Курси для цього перерахунку ви налаштовуєте у блоці «Курси валют» на цій же сторінці — окремий рядок на кожну валюту.

Людською мовою. Уявіть, що у вас є валютний рахунок з 1 000 $. Щоб показати його разом з гривневими рахунками одним числом, треба знати: «1 долар — це скільки в моїх гривнях?». Це і є курс. Ви самі вирішуєте, який курс брати — комерційний банку, офіційний НБУ чи власну фіксовану цифру.

Два курси — купівля і продаж

На кожен валютний рядок задається два курси, а не один:

• Купівля — використовується для надходжень у валюті. Скільки гривень ви рахуєте за 1 долар, коли долар приходить на ваш рахунок.
• Продаж — використовується для витрат у валюті і для оцінки залишку. Скільки гривень ви рахуєте за 1 долар, коли долар іде з рахунку або коли треба показати поточний валютний залишок у гривневому еквіваленті.

Чому два, а не один. У реальному житті банк купує у вас валюту дешевше, а продає вам — дорожче. Різниця між цими двома курсами — це банківський спред. Він невеликий, але на великих сумах помітний. Облік за двома курсами дає консервативнішу і чеснішу картину: коли ви оцінюєте свій валютний залишок у гривні, береться курс продажу (за яким ви могли б цю валюту купити назад). Так роблять бухгалтери — щоб не переоцінити свої активи.

Звідки беруться значення курсів

Для кожної валюти ви обираєте одне з двох джерел курсу:

• Ручний — ви самі вписуєте число «1 USD = 41.50 ₴» для купівлі і для продажу. Курс залишається таким, доки ви не зміните його руками. Зручно, якщо у вас є власний усталений курс для внутрішнього обліку.
• Банк — обираєте один з банків зі списку, і свіже значення курсу підставляється автоматично з віджету курсів валют на головній сторінці. Курс оновлюється щодня — без потреби заходити і виправляти його руками.

Який банк обрати. Орієнтуйтесь на той, де у вас реальний валютний рахунок або де ви зазвичай купуєте/продаєте валюту. Тоді цифри у звітах будуть ближчі до того, що ви бачите у банківському застосунку. Якщо вам важливий «офіційний» погляд для звітності — обирайте НБУ.

НБУ — один офіційний курс на купівлю і на продаж

НБУ публікує єдиний офіційний курс для кожної валюти — без пари «купівля / продаж». Це довідкове значення, за яким державні установи рахують податки і митні платежі.

Тому при джерелі НБУ в блоці «Курси валют» ви побачите одне число замість двох колонок, і це число використовується і для надходжень, і для витрат. У таблиці поряд зʼявляється підпис «офіційний курс», щоб не виникало плутанини, чому колонки «Купівля» і «Продаж» обʼєднані.

Коли це доречно. Якщо ви ФОП на спрощеній системі і ваші валютні операції все одно перераховуються за курсом НБУ для звітів — логічно і у власному обліку триматись того самого числа. Якщо ж ви активно купуєте і продаєте валюту з помітним спредом — оберіть один з комерційних банків зі списку, там видно і купівлю, і продаж окремо.

Що буває, якщо курсу нема або він застарілий

Якщо рядок для валюти не доданий зовсім — валютні залишки у звіти не потрапляють, бо немає за чим перерахувати. Це видно у попередженні поряд з блоком «Курси валют».

Якщо для джерела «Банк» курс застарів (обраний банк не оновлював значення понад добу) — рядок підсвічується жовтим зі значком ⚠ і підписом «за останнім збереженим». Перерахунок при цьому не зупиняється: береться останнє відоме значення, тож звіти лишаються близькими до правди. Якщо ж обраний банк жодного разу не давав курс цієї валюти — підпис буде «немає курсу», і перерахувати поки нема за чим. У такому разі переведіть джерело на «Ручний» і впишіть актуальне число.

Можна оновлювати в будь-який момент. Поміняли курс — перерахунок у звітах відбувається автоматично. Історія транзакцій не змінюється: там зафіксована сума у валюті рахунку, а в гривневий еквівалент її переводить чинний курс.

Хто може налаштовувати курси

Блок «Курси валют» бачить і змінює лише власник бізнесу. Працівники з доступом до рахунків бачать звіти у перерахованому вигляді, але самі курси для них приховані — щоб не плутали налаштування з даними.

Налаштування рахунків

Внизу сторінки (тільки для власника) — блок «Налаштування рахунків» з двома групами перемикачів:

Віджет рахунків (керує тим, як виглядає віджет загального балансу і картки з підсумками):

• Показувати баланс — ховає суми, коли потрібно показати екран комусь поруч. Цифри прикриваються маскою.
• Показувати копійки — або точні суми (1 234,56), або округлені до гривні (1 235) — як вам зручніше читати.
• Показувати неактивні рахунки — увімкнено: бачите і живі, і деактивовані рахунки у списку. Вимкнено: тільки активні.

Таблиця транзакцій (керує тим, як виглядає список транзакцій):

• Показувати суми — ховає суми у таблиці транзакцій.
• Показувати копійки — точні суми або округлені до гривні у таблиці.

Ваш вибір зберігається на цьому пристрої — на іншому компʼютері перемикачі знову будуть у стані за замовчуванням.

Хто бачить блок налаштувань. Лише власник бізнесу. Працівники не побачать ні налаштувань, ні блоку курсів валют — вони лише користуються тим, що ви налаштували.

Сценарії з життя

Перший день — створюю рахунки з нуля

Анна тільки що зареєструвалась. Створює бізнес, проходить вступне знайомство — і тепер на сторінці «Мої рахунки» порожньо.

1. Готівка — тип «Гроші (каса, банк)», UAH, початковий баланс 1 200 ₴ (стільки в гаманці зараз), колір коричневий.
2. Monobank ФОП — тип «Гроші (каса, банк)», UAH, початковий баланс 18 500 ₴ (поточний залишок з застосунку Monobank), колір чорний.
3. Кредитка Універсал — тип «Гроші (каса, банк)» з увімкненим перемикачем «Дозволити відʼємний баланс», UAH, початковий баланс −2 100 ₴ (стільки вже використала з ліміту), колір червоний.

Загальний баланс: 1 200 + 18 500 − 2 100 = 17 600 ₴.

Закрила картку Monobank ФОП — що робити

Анна перейшла на іншу банківську установу. Картка Monobank закрита.

• Не видаляє рахунок — за пів року операцій уже багато, потрібні для звіту за рік.
• Натискає олівець → знімає галочку «Активний» → «Зберегти».
• Картка зникає зі списку, у формі нової транзакції її більше не запропонують. Але всі минулі транзакції видно у Транзакціях і звітах.

Купив авто за 480 000 ₴ — як записати

Олексій купив автомобіль для бізнесу.

1. Створює рахунок «Автомобіль Toyota» — тип «Майно (обладнання, авто)», UAH, початковий баланс 0 ₴, колір сірий.
2. На рахунку «Monobank ФОП» робить транзакцію типу «Витрати» на 480 000 ₴, категорія «Закупівлі», коментар «Купівля авто».
3. На рахунку «Автомобіль Toyota» робить транзакцію типу «Надходження» на 480 000 ₴, категорія «Придбання майна».

Тепер: на Monobank −480 000 ₴, на «Авто» +480 000 ₴, загальний баланс не змінився (гроші не зникли — перетворились у майно).

Простіший спосіб — використати тип транзакції «Переказ» між Monobank і Авто. Тоді все робиться одним записом, а не двома. Подробиці — у статті про транзакції.

Звʼязок з іншими сторінками

• Транзакції — кожна транзакція обовʼязково привʼязана до рахунку. Зміна балансу на рахунку = нова транзакція.
• Заплановані транзакції — шаблони майбутніх операцій теж привʼязані до рахунку. Якщо рахунок деактивовано — повʼязані шаблони перестають створювати нагадування.
• Імпорт виписки — при імпорті ви обираєте, у який рахунок підуть операції з виписки. Валюта виписки має збігатися з валютою рахунку. Контейнерні типи («Борги», «Кредити», «Мені винні») у списку імпорту не зʼявляться — на них баланс керується через Борги.
• Борги — розділ, де живуть записи всередині рахунків типу «Борги», «Кредити» і «Мені винні». Конкретні кредити, борги і кошти, які ви позичили — з прогрес-баром і власною історією платежів.
• Аналітика → Баланс — фінансовий звіт за бухгалтерською структурою, групує рахунки за типом (активи / зобовʼязання / капітал).
• Аналітика → Загальний баланс — динаміка зміни загального балансу у часі.

Що поки не вміємо

• Імпорт балансу з банку — поки що початковий баланс задається вручну. Інтеграція з Monobank API підтягує лише транзакції, не залишок.
• Обʼєднання двох рахунків в один — поки що окремих рахунків можна тільки деактивувати. Перенести історію з одного в інший автоматично не можна.
• Поділ рахунку на «під-рахунки» (наприклад, на одній картці частина «робоча», частина «особиста») — поки що ні. Спосіб обходу: окрема категорія для «особистих» транзакцій.
• Експорт списку рахунків у Excel — планується.

Часті запитання