Мої рахунки
Рахунок — це окрема «кишеня», де лежать ваші гроші або де ви ведете їхній облік. Картка Monobank, готівка у сейфі, кредитка ПриватБанку, банківський депозит, ваша автівка, борг по позичці у тітки — усе це окремі рахунки. На сторінці «Мої рахунки» ви створюєте ці кишені, дивитесь, скільки в кожній зараз, і коли потрібно — закриваєте старі.
Людською мовою. Уявіть гаманець, у якому є відділення: для готівки, для дрібниці, для квитанцій. Кожне відділення — окремий рахунок. Ви знаєте, скільки в кожному, і можете брати гроші саме з того відділення, де вони є. BizFin робить те саме, тільки замість гаманця — ваш бізнес.
Навіщо розділяти рахунки
Можна було б скласти всі гроші в одну купу і вести облік однією сумою. Але тоді ви не побачите:
- скільки саме лежить на картці, а скільки — готівкою у сейфі;
- чи вистачить грошей на гривневому рахунку, щоб заплатити постачальнику саме завтра;
- скільки ви винні банку за кредитною карткою (це не ваші гроші, хоч ви їх щойно витратили);
- скільки коштує обладнання компанії, яке ви купили (воно не зникло — воно стоїть у вас в офісі).
Тому BizFin пропонує: одна «кишеня» = один рахунок. Кожна транзакція — прихід чи розхід — обовʼязково привʼязується до рахунку, з якого пішли гроші або куди вони прийшли.
Уявіть Сергія, ФОП-кавʼярника. У нього є: готівкова каса (щодня тасується дрібниця), картка Monobank ФОП (приймає оплати від клієнтів), картка ПриватБанк (платить постачальникам), кредитна картка Укрсиб (іноді бере «у борг» до приходу від клієнтів). Це чотири рахунки. Сергій бачить, що сьогодні в касі 3 200 ₴, на Monobank 47 800 ₴, на ПриватБанку 12 400 ₴, а на кредитці —8 500 ₴ (мінус — це борг). Загальний капітал — 54 900 ₴.
Загальний баланс — одне число замість десяти
Угорі сторінки — велика картка із сумою у вашій базовій валюті. Це підсумок усіх активних рахунків. Якщо у вас є валютні рахунки (USD, EUR) — вони перераховуються у базову валюту за курсом, який ви встановили.
Колір суми каже відразу:
- зелено — у вас є гроші;
- сіро — рівно нуль;
- червоно — ви загалом у мінусі (більше винні, ніж маєте).
Уважно. Загальний баланс — це миттєвий знімок. Він не показує, скільки ви заробили чи витратили за місяць — для цього є Дашборд → Прибутки і витрати. Тут — лише «скільки в мене всього зараз».
5 типів рахунків — і чому це важливо
При створенні рахунку ви обираєте його тип. Це не косметика — від типу залежить, чи додає рахунок до загального капіталу, чи віднімає його, чи не впливає взагалі.
| Тип | Простими словами | Приклад | Як рахується |
|---|---|---|---|
| Оборотний актив | Гроші, які можна швидко витратити | Картка, готівка, e-money | Додає до балансу |
| Необоротний актив | Цінне майно, яке у вас є | Авто, обладнання, нерухомість | Додає до балансу |
| Поточне зобовʼязання | Короткий борг — треба віддати скоро | Кредитка, аванс від клієнта | Віднімає з балансу |
| Довгострокове зобовʼязання | Довгий борг — повертаєте роками | Іпотека, кредит на 5 років | Віднімає з балансу |
| Капітал | Внески власників бізнесу | Стартовий внесок засновника | Додає до балансу (особлива логіка) |
Уявіть Анну, що відкрила інтернет-магазин. Вона зробила: картку Monobank ФОП (оборотний актив, +12 000 ₴ старт), купила ноутбук за 35 000 ₴ (необоротний актив, +35 000 ₴), оформила кредитку на 10 000 ₴ ліміт і вже використала 4 000 (поточне зобовʼязання, −4 000 ₴), внесла власних 50 000 ₴ як стартовий капітал (капітал, +50 000 ₴). Загальний баланс: 12 000 + 35 000 − 4 000 + 50 000 = 93 000 ₴.
«Дозволити відʼємний баланс» — для кредиток і овердрафтів
За замовчуванням рахунок не дозволяє стати мінусовим. Спроба записати витрату більшу за поточний баланс — і система попередить «Недостатньо коштів».
Але є рахунки, де мінус — це нормально:
- кредитна картка — ви беріть «у банку», доки не повернете;
- овердрафт на ФОП-картці — ви взяли позику в межах ліміту;
- позика у тітки — записуєте як рахунок з мінусовим балансом, і коли віддасте — повернеться до нуля.
Перемикач «Дозволити відʼємний баланс» у формі рахунку (блок «Параметри рахунку»). Увімкнули — система вже не блокує витрати «у мінус».
Уважно. Не вмикайте «Дозволити відʼємний баланс» на звичайній зарплатній картці. Це фактично знімає захист — ви легко запишете випадкову помилку і не помітите, що баланс пішов у мінус. Для кредиток це нормально, для дебетових — ні.
Як створити рахунок
Кнопка «Створити» у правому верхньому куті сторінки відкриває форму. У формі — три невеликі блоки:
Основна інформація (обовʼязкові поля):
- Назва рахунку — як вам зручно. «Monobank карта», «Каса», «Кредитка ПриватБанк». Бачитимете цю назву всюди — у списках транзакцій, у фільтрах, у звітах.
- Валюта — у якій валюті ведеться облік. Гривнева картка — UAH, валютний рахунок — USD або EUR. Уважно: після створення валюту змінити вже не можна.
- Тип рахунку — один з пʼяти вище. Якщо не впевнені — для звичайної картки беріть «Оборотний актив», для кредитки — «Поточне зобовʼязання».
Параметри рахунку:
- Початковий баланс (тільки при створенні) — скільки грошей зараз на цьому рахунку. Не залишайте 0, якщо насправді там 8 500 ₴ — інакше всі ваші майбутні підрахунки будуть неправильні.
- Колір — обираєте з палітри або «без кольору». Це бульбашка, яка зʼявиться поруч із назвою рахунку у списках. Зробіть Monobank чорним, ПриватБанк зеленим, готівку коричневим — буде візуально зрозуміло без читання тексту.
- Дозволити відʼємний баланс — перемикач для кредитних карток і рахунків з овердрафтом. Решта рахунків — лишайте вимкненим.
Натискаєте «Створити» — рахунок зʼявляється у списку, баланс додається до загального. Кнопка «Скасувати» закриває форму без збереження.
Таблиця рахунків — що показує і як читати
Під загальним балансом — таблиця всіх ваших рахунків. Кожен рядок — один рахунок. Колонки:
| Колонка | На якому екрані видно | Що показує |
|---|---|---|
| Перетягувач ⋮⋮ | завжди (для власника) | Перетягуйте рядки, щоб змінити порядок рахунків у списку. |
| Назва | завжди | Назва вашого рахунку з кольоровою бульбашкою. Для валютних — додатково знак валюти. |
| Баланс | завжди | Скільки зараз на рахунку — у валюті цього рахунку. |
| Транзакцій | завжди | Скільки операцій по цьому рахунку всього (за весь час). |
| За місяць | від планшета і ширше | Скільки операцій було за поточний календарний місяць — індикатор «живий» рахунок чи давно не використовується. |
| Останній рух | від ноутбука і ширше | Дата останньої транзакції. Давня дата — сигнал, що рахунок, можливо, вже не використовуєте. |
| Статус | завжди | «Активний» або «Неактивний» — деактивовані рахунки тут позначаються. |
| Дії | завжди (для власника) | Олівець ✏️ — редагувати. Кошик 🗑 — видалити (доступно тільки якщо немає транзакцій). |
Перетягуйте рядки, щоб змінити порядок. Затисніть лівий край рядка (іконку перетягування) і пересуньте — у всіх списках і фільтрах рахунки відображатимуться у новому порядку. Зручно поставити «головні» рахунки зверху, а рідкісні — внизу.
Кнопка синхронізації — тільки для Monobank API
Біля рахунків, привʼязаних до Monobank через API, у колонці «Дії» зʼявляється додаткова кнопка з круглою стрілочкою-оновленням. Натискаєте — система підтягує нові операції з банку, які ще не імпортувались. Зручно, коли живі сповіщення не встигли спрацювати або ви хочете перевірити «чи все актуально».
Звідки беруться привʼязки. У розділі Імпорт виписки → Monobank API ви один раз вводите токен Monobank і вказуєте, яка картка Monobank відповідає якому рахунку BizFin. Після цього — ось ця кнопка sync.
Деактивація замість видалення
Якщо рахунок вам більше не потрібен — наприклад, ви закрили картку — не видаляйте його, деактивуйте.
Чому так:
- видалення — назавжди прибирає рахунок і всі звʼязані транзакції. Історія зникає. Це невідворотно.
- деактивація — ховає рахунок зі списку, прибирає з вибору при створенні нових транзакцій. Але історія залишається — старі транзакції живуть у Транзакціях, у звітах, у Журналі дій.
Видалити можна тільки рахунок, на якому немає жодної транзакції. Якщо ви випадково створили зайвий рахунок і одразу зрозуміли — видаляйте сміливо. Якщо там вже є хоч одна транзакція — система запропонує лише деактивацію.
Курси валют
Якщо у вас є валютні рахунки (USD, EUR) — їх треба перерахувати у базову валюту, щоб показати у загальному балансі. Для цього BizFin використовує курс, який ви встановлюєте у блоці «Курси валют» на цій же сторінці.
Як це виглядає:
- Базова валюта = валюта вашого бізнесу (зазвичай UAH).
- Курс USD → UAH = скільки гривень коштує 1 долар. Наприклад, 41.50.
- Курс EUR → UAH = скільки гривень коштує 1 євро. Наприклад, 45.20.
Ввели курси — натиснули «Зберегти». Тепер усі ваші валютні рахунки і всі звіти показують гривневий еквівалент саме за вашими курсами.
Уважно. Курси встановлює власник бізнесу — це не ринкові котирування. Якщо ви хочете для звітів використовувати «комерційний» курс банку (трохи нижче ринкового) — впишіть саме його. Якщо хочете «офіційний» НБУ — впишіть НБУшний. Це ваше рішення для вашого обліку.
Можна оновлювати в будь-який момент. Поміняли курс — перерахунок у звітах відбудеться автоматично, історія транзакцій не змінюється (там зафіксована сума у валюті рахунку).
Налаштування рахунків
Внизу сторінки (тільки для власника) — блок «Налаштування рахунків» з двома групами перемикачів:
Віджет рахунків (керує тим, як виглядає віджет загального балансу і картки KPI):
- Показувати баланс — ховає суми, коли потрібно показати екран комусь поруч. Цифри прикриваються маскою.
- Показувати копійки — або точні суми (1 234,56), або округлені до гривні (1 235) — як вам зручніше читати.
- Показувати неактивні рахунки — увімкнено: бачите і живі, і деактивовані рахунки у списку. Вимкнено: тільки активні.
Таблиця транзакцій (керує тим, як виглядає список транзакцій):
- Показувати суми — ховає суми у таблиці транзакцій.
- Показувати копійки — точні суми або округлені до гривні у таблиці.
Ваш вибір зберігається на цьому пристрої — на іншому компʼютері перемикачі знову будуть у стані за замовчуванням.
Хто бачить блок налаштувань. Лише власник бізнесу. Працівники не побачать ні налаштувань, ні блоку курсів валют — вони лише користуються тим, що ви налаштували.
Сценарії з життя
Перший день у BizFin — створюю рахунки з нуля
Анна тільки що зареєструвалась. Створює бізнес, бере онбординг — і тепер на сторінці «Мої рахунки» порожньо.
- Готівка — тип «Оборотний актив», UAH, початковий баланс 1 200 ₴ (стільки в гаманці зараз), колір коричневий.
- Monobank ФОП — тип «Оборотний актив», UAH, початковий баланс 18 500 ₴ (поточний залишок з застосунку Monobank), колір чорний.
- Кредитка Універсал — тип «Поточне зобовʼязання», UAH, початковий баланс −2 100 ₴ (стільки вже використала з ліміту), колір червоний, «Дозволити відʼємний баланс» — увімкнено.
Загальний баланс: 1 200 + 18 500 − 2 100 = 17 600 ₴.
Закрила картку Monobank ФОП — що робити
Анна перейшла на іншу банківську установу. Картка Monobank закрита.
- Не видаляє рахунок — за пів року операцій уже багато, потрібні для звіту за рік.
- Натискає олівець → знімає галочку «Активний» → «Зберегти».
- Картка зникає зі списку, у формі нової транзакції її більше не запропонують. Але всі минулі транзакції видно у Транзакціях і звітах.
Купив авто за 480 000 ₴ — як записати
Олексій купив автомобіль для бізнесу.
- Створює рахунок «Автомобіль Toyota» — тип «Необоротний актив», UAH, початковий баланс 0 ₴, колір сірий.
- На рахунку «Monobank ФОП» робить транзакцію типу «Розхід» на 480 000 ₴, категорія «Купівля майна», коментар «Купівля авто».
- На рахунку «Автомобіль Toyota» робить транзакцію типу «Прихід» на 480 000 ₴, категорія «Капіталізація майна».
Тепер: на Monobank −480 000 ₴, на «Авто» +480 000 ₴, загальний баланс не змінився (гроші не зникли — перетворились у майно).
Простіший спосіб — використати тип транзакції «Переказ» між Monobank і Авто. Тоді все робиться одним записом, а не двома. Подробиці — у статті про транзакції.
Звʼязок з іншими сторінками
- Транзакції — кожна транзакція обовʼязково привʼязана до рахунку. Зміна балансу на рахунку = нова транзакція.
- Заплановані транзакції — шаблони майбутніх операцій теж привʼязані до рахунку. Якщо рахунок деактивовано — повʼязані шаблони перестають створювати нагадування.
- Імпорт виписки — при імпорті ви обираєте, у який рахунок підуть операції з виписки. Валюта виписки має збігатися з валютою рахунку.
- Дашборд → Баланс — фінансовий звіт за бухгалтерською структурою, групує рахунки за типом (активи / зобовʼязання / капітал).
- Дашборд → Загальний баланс — динаміка зміни загального балансу у часі.
Що поки не вміємо
- Автоматичне оновлення курсів валют — курси треба вписувати руками. Авто-завантаження з НБУ або Monobank-API планується.
- Імпорт балансу з банку — поки що початковий баланс задається вручну. Інтеграція з Monobank API підтягує лише транзакції, не залишок.
- Обʼєднання двох рахунків в один — поки що окремих рахунків можна тільки деактивувати. Перенести історію з одного в інший автоматично не можна.
- Поділ рахунку на «під-рахунки» (наприклад, на одній картці частина «робоча», частина «особиста») — поки що ні. Workaround: окрема категорія для «особистих» транзакцій.
- Експорт списку рахунків у Excel — планується.