Мої бізнеси

Бізнес — це окремий робочий простір: свої рахунки, свої транзакції, свої категорії, свої працівники, своя валюта і свої звіти. В одному обліковому записі може жити кілька бізнесів (наприклад, ваш ФОП окремо і кавʼярня вашої дружини окремо), і вони не змішуються між собою. На сторінці «Мої бізнеси» ви бачите їх усі списком, керуєте налаштуваннями і перемикаєтесь між ними.

Людською мовою. Уявіть полицю з окремими папками. На кожній папці — наклейка з назвою: «ФОП Сергій», «Кавʼярня «Затишок», «Особисті фінанси». Усередині кожної папки — свої документи, свої гроші, свої співробітники. Тут — та сама полиця, тільки на екрані: відкриваєте потрібну папку — і бачите тільки те, що до неї належить.

Збільшити

Навіщо мати кілька бізнесів в одному акаунті

Один обліковий запис може утримувати кілька бізнесів. Це зручно у трьох ситуаціях:

• Ви фізична особа і ФОП. Особисті витрати — окремий бізнес, ФОП — окремий бізнес. Не плутаються, кожному звіт окремо.
• У вас кілька напрямів, юридично різних. Магазин і консалтинг, кавʼярня і онлайн-курси — кожен окремою папкою.
• Ви ведете чужі записи. Власник просить вас допомогти — він запрошує вас як працівника у свій бізнес, ви бачите його у своєму списку «Мої бізнеси» разом зі своїми.

Уявіть Сергія. Він тримає кавʼярню «Затишок» і паралельно консультує клієнтів як ФОП. У нього два бізнеси: «Кавʼярня «Затишок» і «ФОП Сергій». Коли він на роботі у кавʼярні — перемикається на її бізнес і бачить тільки рахунки, операції і працівників кавʼярні. Коли отримав консалтинговий гонорар — перемикається на «ФОП Сергій», вносить туди. У звітах нічого не змішується.

Уважно. Бізнеси не діляться даними між собою. Категорії, контрагенти, проєкти, теги — у кожного свої окремі. Якщо у вас одні й ті самі постачальники у двох бізнесах — їх доведеться завести у кожному окремо. Так навмисно, щоб ваші дві справи були справді незалежні одна від одної.

Як перемикатись між бізнесами

У лівій бічній панелі зверху є перемикач активного бізнесу. Натиснули — побачили список усіх ваших бізнесів — і обрали потрібний. Решта сторінок миттєво перемикається на нього: транзакції, рахунки, аналітика, звіти — усе показує дані саме цього бізнесу.

Бізнес за замовчуванням — той, що відкривається першим при вході в програму. У таблиці на сторінці «Мої бізнеси» він позначений ⭐ жовтою зірочкою у першій колонці. Спочатку зірочка стоїть на бізнесі, який ви створили першим (або на тому, куди вас перший раз запросили як працівника).

Як змінити бізнес за замовчуванням. У рядку потрібного бізнесу натисніть сіру порожню зірочку — вона перетвориться на жовту, а з попереднього бізнесу зірочка зникне. Все, наступного разу при вході в програму першим відкриється саме цей бізнес. На неактивному бізнесі зірочка натиснутись не дасть — спершу його треба активувати у колонці «Дії».

Ваші ролі в бізнесі — Власник і Працівник

У кожному бізнесі ви — або Власник, або Працівник. Це два дуже різні рівні доступу:

Важливо. Власник завжди один — це той, хто створив бізнес. Передачу прав власника іншій людині поки що не реалізовано. Якщо ви створили бізнес під неправильним акаунтом — пишіть у підтримку.

Уявіть Анну, що відкрила інтернет-магазин і найняла бухгалтерку Олену. Анна — Власник бізнесу «Інтернет-магазин Анни». Вона створює посаду «Бухгалтер» і виставляє там доступи: бачити всі рахунки, заводити транзакції, переглядати звіти, але не може змінювати налаштування бізнесу і запрошувати інших працівників. Потім Анна запрошує Олену через її email на цю посаду. Олена приймає запрошення — і в її обліковому записі зʼявляється бізнес «Інтернет-магазин Анни» поряд з її особистим бізнесом. У ньому Олена бачить усе, що Анна дозволила, і нічого більше.

Запрошення працівника — як це виглядає в житті

Запрошення Власник створює на сторінці «Моя команда»: вводить email працівника, обирає посаду зі списку (або створює нову прямо у формі, якщо потрібної посади ще нема). Унікальний код генерується автоматично, і на email одразу надсилається посилання. Працівник переходить за ним, входить у свій обліковий запис (або реєструється, якщо облікового запису ще немає) — і одразу стає учасником бізнесу.

Запрошення живе 48 годин. Якщо за цей час не прийняли — посилання прострочиться, і Власник може створити нове.

Уважно про безпеку. Посилання-запрошення одноразове і привʼязане до email, на який його надіслали. Якщо комусь випадково переслали посилання — він не зможе ним скористатись з іншою адресою. Так само код не дає доступу до акаунту самого Власника — лише додає працівника у конкретний бізнес з конкретною посадою.

Сторінка «Мої бізнеси» — що ви бачите

Заголовок і кнопка створення

Зверху — заголовок «Мої бізнеси» з підкресленим словом «бізнеси» (наведіть курсор — побачите коротке пояснення). Праворуч — кнопка «Створити» (тільки якщо ваш пакет підписки ще дозволяє додати ще один бізнес).

Таблиця бізнесів

Кожен рядок таблиці = один ваш бізнес. Які саме колонки видно — залежить від ширини екрана: менш важливі колонки автоматично ховаються на маленьких екранах.

Уявіть Олексія, що зайшов перевірити свої бізнеси. У нього три рядки: «ФОП Олексій» (зірка, активний, ₴, Власник, 0 працівників, 4 рахунки, 12/500 МБ), «Кавʼярня дружини» (без зірки, активний, ₴, Працівник, 3 працівники, 6 рахунків, 87/500 МБ) і «Старий проєкт» (без зірки, неактивний, ₴, Власник). Через одну сторінку Олексій бачить, скільки місця займають документи у дружининій кавʼярні (87 МБ — є запас), і що його старий проєкт чесно деактивований і не плутається у звітах.

Створення нового бізнесу — крок за кроком

Кнопка «+ Створити» зверху відкриває форму збоку. Поля розділено на два смислові блоки:

Основна інформація (обовʼязкова)

1. Назва бізнесу — від 2 до 200 символів. Не може бути лише з пробілів. Буде видна вам у перемикачі бізнесів і в усіх звітах.
2. Основна валюта — гривня, долар, євро тощо. Це валюта вашої щоденної звітності: усі звіти будуть зведені саме в ній, навіть якщо у вас є рахунки в інших валютах. Уважно: після створення валюту змінити вже не можна — це фундамент усіх ваших розрахунків у цьому бізнесі. Якщо помилились — створіть бізнес заново.

Додаткова інформація (необовʼязкова)

3. Галузь — оберіть зі списку «Роздрібна торгівля», «Кафе і ресторани», «IT-послуги», «Будівництво» тощо. Допомагає у майбутньому отримувати галузеві поради і шаблони.
4. Опис — короткий текст, чим займається бізнес. До 1000 символів. Бачити будете тільки ви і ваші працівники.
5. Адреса — фактична адреса бізнесу (місто, вулиця, будинок). До 500 символів.
6. Телефон — без знаку «+» (він додається автоматично). Цифри, пробіли, дефіси, дужки — до 20 символів.
7. Email — контактний email бізнесу. Опційно.

Уважно. Якщо ваш пакет підписки вже досяг ліміту бізнесів, кнопка «Створити» поверне повідомлення «Досягнуто ліміт бізнесів (X/Y) за пакетом «...». Оновіть пакет для створення більшої кількості». Скільки бізнесів дозволено — дивіться на сторінці Тарифи.

Демо-режим. У демо-бізнесі будь-які зміни (створення нового бізнесу, редагування, деактивація) не зберігаються — побачите дружню підказку «Ви все зробили правильно 👏». Це нормально: демо створене для безпечного знайомства.

Редагування бізнесу

Кнопка з олівцем «Редагувати» у рядку — відкриває ту саму форму з заповненими полями. Можна змінити: назву, галузь, опис, адресу, телефон, email. Не можна змінити: валюту — вона зафіксована при створенні і відображається у формі як «зчитана» (без можливості переписати).

Натискаєте «Зберегти» — зміни відразу застосовуються до всіх звітів і списків. У Журналі дій залишається запис про правки.

Деактивація і активація бізнесу

Кнопка «Деактивувати» (червонувата, з іконкою вимкнення) не видаляє ваші дані. Деактивація — це спосіб тимчасово вимкнути бізнес: прибрати з перемикачів, з усіх звітів, від очей працівників — але зберегти всю історію операцій.

Коли натискаєте — зʼявляється вікно з попередженням і вимогою ввести назву бізнесу для підтвердження (захист від випадкового кліку). Якщо введена назва точно збігається — кнопка «Деактивувати» розблоковується.

Що відбувається при деактивації:

• Бізнес зникає з перемикача у сайдбарі.
• Працівники перестають бачити цей бізнес у своєму списку.
• Усі рахунки, транзакції, звіти, файли зберігаються — ви їх не втрачаєте.
• У вашій таблиці на «Мої бізнеси» бізнес залишається, але блідий і з помаранчевим статусом «Неактивний».

Активація — натискаєте кнопку «Активувати» (зелена, з іконкою увімкнення) у тому самому місці, де була «Деактивувати». Без додаткових підтверджень — бізнес одразу повертається у роботу разом з усіма даними і працівниками.

Коли деактивація доречна. Сезонний бізнес зимою закрили — деактивували. Старий проєкт, з яким ви більше не працюєте, але історію хочете зберегти — деактивували. Тестовий бізнес, який створили «спробувати» — деактивували.

Видалення бізнесу — остаточна дія

Якщо бізнес вам більше не потрібен і ви впевнені, що його дані не знадобляться — у рядку є кнопка «Видалити» з іконкою смітника. Це повне і незворотне видалення: на відміну від деактивації, тут нічого не зберігається, відновити дані вже не вдасться.

Що буде стерто: рахунки, записи операцій, заплановані операції, категорії, контрагенти, проєкти, теги, історія дій, сесії імпорту, файли. Учасники команди втратять доступ до цього бізнесу.

Захист від випадкового кліку — у три кроки.

1. Перелік наслідків. Після натискання «Видалити» відкривається вікно з точним переліком: скільки рахунків, скільки записів операцій, скільки учасників буде видалено. Числа збігаються з реальним станом — щоб ви знали обсяг дії перед підтвердженням.
2. Введення назви бізнесу. Нижче є поле з підписом «Введіть назву …» — потрібно ввести точну назву бізнесу. Без точного збігу кнопка «Видалити назавжди» лишається неактивною.
3. Червона кнопка з паузою. Сама кнопка підтвердження — червона, з написом «Видалити назавжди». При натисканні короткий час відображається статус «Видаляю…», після чого бізнес зникає зі списку.

Хто може видалити. Тільки Власник бізнесу. Працівник із будь-якими правами видалити бізнес не може — кнопки в його інтерфейсі просто немає.

Якщо це ваш єдиний бізнес. Після видалення наступного входу в програму відкриється сторінка, що пропонує створити новий бізнес або приєднатися до чужого за запрошенням — так само, як було при першій реєстрації.

Що відбувається з працівниками, яких ви запрошували. Якщо у працівника є інші бізнеси — у нього просто зникне з переліку видалений вами бізнес. Якщо це був його єдиний бізнес — наступного входу він теж побачить пропозицію створити новий або приєднатися до іншого.

Коли видалення доречне. Створили бізнес «спробувати» — більше не потрібен. Помилково завели не той тип бізнесу і вже почали інший. Закрили справу остаточно і не маєте звітних зобовʼязань щодо її історії. У сумнівних випадках — деактивуйте: дані залишаться, активувати можна будь-коли.

Сховище файлів — 500 МБ на бізнес

У кожному бізнесі ви можете прикріпляти до транзакцій файли — фото чеків, PDF договорів, скани квитанцій. Загальний обсяг файлів обмежено — 500 МБ на бізнес.

Прогрес-смужка у колонці «Сховище» показує, скільки вже зайнято:

• сіра — до 75% (вільно).
• жовта — від 75% до 90% (час задуматись про чистку старих файлів).
• червона — понад 90% (нові файли вже не приймуться, доки щось не видалити).

Чому 500 МБ. Цього достатньо для кількох тисяч середніх фото-чеків або кількох сотень PDF-документів. Якщо вам справді треба більше — підказуйте у підтримку, додамо опцію розширення.

Керування командою бізнесу

Усе, що стосується людей у ваших бізнесах — посади, права доступу, запрошення, звільнення — живе на окремій сторінці «Моя команда». Там дві вкладки:

• «Працівники» — список усіх учасників команди, очікуючі запрошення, звільнені. Для кожного вашого бізнесу — окрема секція з власною кнопкою «Запросити».
• «Посади і доступи» — створення і редагування посад, налаштування прав доступу. Теж секцією на кожен бізнес.

«Моя команда» показує всі ваші бізнеси одразу — не треба перемикатися. Якщо у вас три кафе і одна крамниця — побачите всі чотири секції на одній сторінці. На цій сторінці «Мої бізнеси» команду не налаштувати — тут лише картки бізнесів і їхні налаштування, а кадри — окрема сторінка.

Звʼязок з іншими сторінками

• Мої рахунки — рахунки створюються усередині конкретного бізнесу. Не існує «спільного» рахунку для двох бізнесів.
• Транзакції — кожна транзакція належить одному бізнесу і не видна з інших.
• Довідники — категорії, теги, контрагенти, проєкти і правила імпорту — окремі для кожного бізнесу.
• Аналітика — звіти агрегують дані тільки активного бізнесу.
• Журнал дій — історія дій ведеться по кожному бізнесу окремо.
• Моя команда — відділ кадрів усіх ваших бізнесів: посади, права доступу, запрошення, звільнення.

Що поки не вміємо

• Передача прав Власника іншому користувачу — поки що тільки через підтримку.
• Зміна базової валюти після створення — навмисне обмеження, бо валюта — фундамент звітності.
• Спільні дані між бізнесами (наприклад, спільний список контрагентів) — навмисно ні, кожен бізнес — окремий світ.
• Обʼєднання двох бізнесів в один — поки що ні. Доводиться вручну переносити операції.
• Розширення квоти сховища понад 500 МБ — на запит у підтримку, в інтерфейсі окремої кнопки немає.
• Автоматичне резервне копіювання в зовнішнє місце на ваш вибір (Google Drive, Dropbox) — планується.

Часті запитання