Мої бізнеси
Бізнес у BizFin — це окремий простір обліку: свої рахунки, свої транзакції, свої категорії, свої працівники, своя валюта і свої звіти. В одному акаунті може жити кілька бізнесів (наприклад, ваш ФОП окремо і кавʼярня вашої дружини окремо), і вони не змішуються між собою. На сторінці «Мої бізнеси» ви бачите їх усі списком, керуєте налаштуваннями і перемикаєтесь між ними.
Людською мовою. Уявіть полицю з окремими папками. На кожній папці — наклейка з назвою: «ФОП Сергій», «Кавʼярня «Затишок», «Особисті фінанси». Усередині кожної папки — свої документи, свої гроші, свої співробітники. BizFin — та сама полиця, тільки в програмі: відкриваєте потрібну папку — і бачите тільки те, що до неї належить.
Навіщо мати кілька бізнесів в одному акаунті
Один акаунт BizFin може утримувати кілька бізнесів. Це зручно у трьох ситуаціях:
- Ви фізична особа і ФОП. Особисті витрати — окремий бізнес, ФОП — окремий бізнес. Не плутаються, кожному звіт окремо.
- У вас кілька напрямів, юридично різних. Магазин і консалтинг, кавʼярня і онлайн-курси — кожен окремою папкою.
- Ви ведете чийсь чужий облік. Власник просить вас допомогти — він запрошує вас як працівника у свій бізнес, ви бачите його у своєму списку «Мої бізнеси» разом зі своїми.
Уявіть Сергія. Він тримає кавʼярню «Затишок» і паралельно консультує клієнтів як ФОП. У нього в BizFin два бізнеси: «Кавʼярня «Затишок» і «ФОП Сергій». Коли він на роботі у кавʼярні — перемикається на її бізнес і бачить тільки рахунки, операції і працівників кавʼярні. Коли отримав консалтинговий гонорар — перемикається на «ФОП Сергій», вносить туди. У звітах нічого не змішується.
Уважно. Бізнеси не діляться даними між собою. Категорії, контрагенти, проєкти, теги — у кожного свої окремі. Якщо у вас одні й ті самі постачальники у двох бізнесах — їх доведеться завести у кожному окремо. Так навмисно, щоб ваші дві справи мали справді незалежний облік.
Як перемикатись між бізнесами
У ліво́му сайдбарі (бічній панелі) BizFin зверху є перемикач активного бізнесу. Натиснули — побачили список усіх ваших бізнесів — і обрали потрібний. Уся програма миттєво перемикається на нього: транзакції, рахунки, дашборд, звіти — все показує дані саме цього бізнесу.
Бізнес за замовчуванням — той, що відкривається першим при вході в програму. У таблиці на сторінці «Мої бізнеси» він позначений ⭐ жовтою зірочкою біля назви. За замовчуванням це той бізнес, який ви створили першим (або який вам перший призначили як працівнику). Поки що зміна «бізнесу за замовчуванням» робиться через підтримку — у самій таблиці кнопки немає.
Ваші ролі в бізнесі — Власник і Працівник
У кожному бізнесі ви — або Власник, або Працівник. Це два дуже різні рівні доступу:
| Роль | Що може |
|---|---|
| Власник | Усе. Створювати, перейменовувати, деактивувати бізнес. Редагувати рахунки, категорії, контрагентів, проєкти, теги. Запрошувати і видаляти працівників. Бачити всі рахунки і всі операції без обмежень. |
| Працівник | Тільки те, що йому дозволив Власник через посаду. Може бачити одні рахунки і не бачити інші, може заводити транзакції на дозволених рахунках, але не може змінювати глобальні налаштування бізнесу. |
Важливо. Власник завжди один — це той, хто створив бізнес. Передачу прав власника іншій людині поки що не реалізовано. Якщо ви створили бізнес під неправильним акаунтом — пишіть у підтримку.
Уявіть Анну, що відкрила інтернет-магазин і найняла бухгалтерку Олену. Анна — Власник бізнесу «Інтернет-магазин Анни». Вона створює посаду «Бухгалтер» і виставляє там доступи: бачити всі рахунки, заводити транзакції, переглядати звіти, але не може змінювати налаштування бізнесу і запрошувати інших працівників. Потім Анна запрошує Олену через її email на цю посаду. Олена приймає запрошення — і в її акаунті BizFin зʼявляється бізнес «Інтернет-магазин Анни» поряд з її особистим бізнесом. У ньому Олена бачить усе, що Анна дозволила, і нічого більше.
Запрошення працівника — як це виглядає в житті
Власник вводить email працівника, обирає посаду з посад свого бізнесу — система генерує унікальний код і надсилає на цей email посилання. Працівник переходить за ним, заходить у свій акаунт BizFin (або реєструється, якщо акаунту ще немає) — і одразу стає учасником бізнесу.
Запрошення живе 48 годин. Якщо за цей час не прийняли — посилання прострочиться, і Власник може створити нове.
Уважно про безпеку. Посилання-запрошення одноразове і привʼязане до email, на який його надіслали. Якщо комусь випадково переслали посилання — він не зможе ним скористатись з іншою адресою. Так само код не дає доступу до акаунту самого Власника — лише додає працівника у конкретний бізнес з конкретною посадою.
Сторінка «Мої бізнеси» — що ви бачите
Заголовок і кнопка створення
Зверху — заголовок «Мої бізнеси» з підкресленим словом «бізнеси» (наведіть курсор — побачите коротке пояснення). Праворуч — кнопка «Створити» (тільки якщо ваш пакет підписки ще дозволяє додати ще один бізнес).
Таблиця бізнесів
Кожен рядок таблиці = один ваш бізнес. Які саме колонки видно — залежить від ширини екрана: BizFin сам ховає менш важливі на маленьких екранах.
| Колонка | На якому екрані видно | Що показує |
|---|---|---|
| ⭐ Зірка | завжди | Жовта зірочка — це бізнес «за замовчуванням», який відкривається при вході. Її немає у решти. |
| Назва | завжди | Назва бізнесу великим. Під нею — базова валюта (₴ UAH / $ USD / € EUR) і ваша роль («Власник» або «Працівник»). При наведенні на роль — пояснення. |
| Галузь | від планшета і ширше | До якої сфери відноситься бізнес: «Кафе і ресторани», «Роздрібна торгівля», «Послуги». Або «—», якщо галузь не вказали. |
| Працівників | від планшета і ширше | Скільки людей мають доступ до цього бізнесу (рахуючи Власника). |
| Рахунків | від планшета і ширше | Скільки фінансових рахунків у бізнесі — ваші картки, готівка, кредитки, активи, борги. |
| Сховище | від планшета і ширше | Прогрес-смужка: скільки місця займають ваші файли (чеки, фото, PDF). Ліміт — 500 МБ на бізнес. Жовта смужка від 75%, червона від 90% — час почистити старі документи. |
| Створено | від ноутбука і ширше | Дата заведення бізнесу у форматі дд.мм.рррр. |
| Статус | завжди | Зелений «Активний» або помаранчевий «Неактивний». На вузькому екрані — лише кольоровий кружечок без тексту. |
| Дії | завжди (для Власника) | Кнопки «Редагувати» і «Деактивувати» / «Активувати». Працівнику ці кнопки не показуються. |
Уявіть Олексія, що зайшов перевірити свої бізнеси. У нього три рядки: «ФОП Олексій» (зірка, активний, ₴, Власник, 0 працівників, 4 рахунки, 12/500 МБ), «Кавʼярня дружини» (без зірки, активний, ₴, Працівник, 3 працівники, 6 рахунків, 87/500 МБ) і «Старий проєкт» (без зірки, неактивний, ₴, Власник). Через одну сторінку Олексій бачить, скільки місця займають документи у дружининій кавʼярні (87 МБ — є запас), і що його старий проєкт чесно деактивований і не плутається у звітах.
Створення нового бізнесу — крок за кроком
Кнопка «+ Створити» зверху відкриває форму збоку. Поля розділено на два смислові блоки:
Основна інформація (обовʼязкова)
- Назва бізнесу — від 2 до 200 символів. Не може бути лише з пробілів. Буде видна вам у перемикачі бізнесів і в усіх звітах.
- Основна валюта — гривня, долар, євро тощо. Це валюта вашої щоденної звітності: усі звіти будуть зведені саме в ній, навіть якщо у вас є рахунки в інших валютах. Уважно: після створення валюту змінити вже не можна — це фундамент усього обліку бізнесу. Якщо помилились — створіть бізнес заново.
Додаткова інформація (необовʼязкова)
- Галузь — оберіть зі списку «Роздрібна торгівля», «Кафе і ресторани», «IT-послуги», «Будівництво» тощо. Допомагає у майбутньому отримувати галузеві поради і шаблони.
- Опис — короткий текст, чим займається бізнес. До 1000 символів. Бачити будете тільки ви і ваші працівники.
- Адреса — фактична адреса бізнесу (місто, вулиця, будинок). До 500 символів.
- Телефон — без знаку «+» (він додається автоматично). Цифри, пробіли, дефіси, дужки — до 20 символів.
- Email — контактний email бізнесу. Опційно.
Уважно. Якщо ваш пакет підписки вже досяг ліміту бізнесів, кнопка «Створити» поверне повідомлення «Досягнуто ліміт бізнесів (X/Y) за пакетом «...». Оновіть пакет для створення більшої кількості». Скільки бізнесів дозволено — дивіться на сторінці Тарифи.
Демо-режим. У демо-бізнесі будь-які зміни (створення нового бізнесу, редагування, деактивація) не зберігаються — побачите дружню підказку «Ви все зробили правильно 👏». Це нормально: демо створене для безпечного знайомства.
Редагування бізнесу
Кнопка з олівцем «Редагувати» у рядку — відкриває ту саму форму з заповненими полями. Можна змінити: назву, галузь, опис, адресу, телефон, email. Не можна змінити: валюту — вона зафіксована при створенні і відображається у формі як «зчитана» (без можливості переписати).
Натискаєте «Зберегти» — зміни відразу застосовуються до всіх звітів і списків. У Журналі дій залишається запис про правки.
Деактивація і активація бізнесу
Кнопка «Деактивувати» (червонувата, з іконкою вимкнення) не видаляє ваші дані. Деактивація — це спосіб тимчасово вимкнути бізнес: прибрати з перемикачів, з усіх звітів, від очей працівників — але зберегти всю історію операцій.
Коли натискаєте — зʼявляється вікно з попередженням і вимогою ввести назву бізнесу для підтвердження (захист від випадкового кліку). Якщо введена назва точно збігається — кнопка «Деактивувати» розблоковується.
Що відбувається при деактивації:
- Бізнес зникає з перемикача у сайдбарі.
- Працівники перестають бачити цей бізнес у своєму списку.
- Усі рахунки, транзакції, звіти, файли зберігаються — ви їх не втрачаєте.
- У вашій таблиці на «Мої бізнеси» бізнес залишається, але блідий і з помаранчевим статусом «Неактивний».
Активація — натискаєте кнопку «Активувати» (зелена, з іконкою увімкнення) у тому самому місці, де була «Деактивувати». Без додаткових підтверджень — бізнес одразу повертається у роботу разом з усіма даними і працівниками.
Коли деактивація доречна. Сезонний бізнес зимою закрили — деактивували. Старий проєкт, з яким ви більше не працюєте, але історію хочете зберегти — деактивували. Тестовий бізнес, який створили «спробувати» — деактивували.
Чому немає кнопки «Видалити». Бізнес містить історію ваших фінансів — це дані, які не можна випадково втратити. Якщо вам справді потрібно видалити бізнес назавжди (наприклад, ви помилились акаунтом) — пишіть у підтримку і просіть. Це обережна, але навмисна політика.
Сховище файлів — 500 МБ на бізнес
У кожному бізнесі ви можете прикріпляти до транзакцій файли — фото чеків, PDF договорів, скани квитанцій. Загальний обсяг файлів обмежено — 500 МБ на бізнес.
Прогрес-смужка у колонці «Сховище» показує, скільки вже зайнято:
- сіра — до 75% (вільно).
- жовта — від 75% до 90% (час задуматись про чистку старих файлів).
- червона — понад 90% (нові файли вже не приймуться, доки щось не видалити).
Чому 500 МБ. Цього достатньо для кількох тисяч середніх фото-чеків або кількох сотень PDF-документів. Якщо вам справді треба більше — підказуйте у підтримку, додамо опцію розширення.
Звʼязок з іншими сторінками
- Мої рахунки — рахунки створюються усередині конкретного бізнесу. Не існує «спільного» рахунку для двох бізнесів.
- Транзакції — кожна транзакція належить одному бізнесу і не видна з інших.
- Довідники — категорії, теги, контрагенти, проєкти і правила імпорту — окремі для кожного бізнесу.
- Дашборд — звіти агрегують дані тільки активного бізнесу.
- Журнал дій — історія дій ведеться по кожному бізнесу окремо.
Що поки не вміємо
- Передача прав Власника іншому користувачу — поки що тільки через підтримку.
- Зміна базової валюти після створення — навмисне обмеження, бо валюта — фундамент звітності.
- Видалення бізнесу через інтерфейс — лише деактивація. Повне видалення — через підтримку на запит.
- Спільні дані між бізнесами (наприклад, спільний список контрагентів) — навмисно ні, кожен бізнес — окремий світ.
- Обʼєднання двох бізнесів в один — поки що ні. Доводиться вручну переносити операції.
- Зміна «бізнесу за замовчуванням» через інтерфейс — поки що тільки через підтримку.
- Розширення квоти сховища понад 500 МБ — на запит у підтримку, в інтерфейсі окремої кнопки немає.
- Автоматичне резервне копіювання в зовнішнє місце на ваш вибір (Google Drive, Dropbox) — планується.