Мої бізнеси

Бізнес - це окремий робочий простір: свої рахунки, свої транзакції, свої категорії, свої працівники, своя валюта і свої звіти. В одному обліковому записі може жити кілька бізнесів (наприклад, ваш ФОП окремо і кавʼярня вашої дружини окремо), і вони не змішуються між собою. На сторінці «Мої бізнеси» ви бачите їх усі списком, керуєте налаштуваннями і перемикаєтесь між ними.

Людською мовою. Уявіть полицю з окремими папками. На кожній папці - наклейка з назвою: «ФОП Сергій», «Кавʼярня «Затишок», «Особисті фінанси». Усередині кожної папки - свої документи, свої гроші, свої співробітники. Тут - та сама полиця, тільки на екрані: відкриваєте потрібну папку - і бачите тільки те, що до неї належить.

Збільшити

Навіщо мати кілька бізнесів в одному акаунті

Один обліковий запис може утримувати кілька бізнесів. Це зручно у трьох ситуаціях:

• Ви фізична особа і ФОП. Особисті витрати - окремий бізнес, ФОП - окремий бізнес. Не плутаються, кожному звіт окремо.
• У вас кілька напрямів, юридично різних. Магазин і консалтинг, кавʼярня і онлайн-курси - кожен окремою папкою.
• Ви ведете чужі записи. Власник просить вас допомогти - він запрошує вас як працівника у свій бізнес, ви бачите його у своєму списку «Мої бізнеси» разом зі своїми.

Уявіть Сергія. Він тримає кавʼярню «Затишок» і паралельно консультує клієнтів як ФОП. У нього два бізнеси: «Кавʼярня «Затишок» і «ФОП Сергій». Коли він на роботі у кавʼярні - перемикається на її бізнес і бачить тільки рахунки, операції і працівників кавʼярні. Коли отримав консалтинговий гонорар - перемикається на «ФОП Сергій», вносить туди. У звітах нічого не змішується.

Уважно. Бізнеси не діляться даними між собою. Категорії, контрагенти, проєкти, теги - у кожного свої окремі. Якщо у вас одні й ті самі постачальники у двох бізнесах - їх доведеться завести у кожному окремо. Так навмисно, щоб ваші дві справи були справді незалежні одна від одної.

Як перемикатись між бізнесами

У лівій бічній панелі зверху є перемикач активного бізнесу. Натиснули - побачили список усіх ваших бізнесів - і обрали потрібний. Решта сторінок миттєво перемикається на нього: транзакції, рахунки, аналітика, звіти - усе показує дані саме цього бізнесу.

Перемикатись між бізнесами ви можете завжди, навіть коли підписка завершилась. Вибір діє до кінця роботи у програмі: закрили її - і наступного разу відкриється бізнес за замовчуванням. У бізнесі без чинної підписки ви побачите всі дані, але змінити їх не зможете, доки її не поновите.

Бізнес за замовчуванням - той, що відкривається першим при вході в програму. У таблиці на сторінці «Мої бізнеси» він позначений ⭐ жовтою зірочкою у першій колонці. Спочатку зірочка стоїть на бізнесі, який ви створили першим (або на тому, куди вас перший раз запросили як працівника).

Як змінити бізнес за замовчуванням. У рядку потрібного бізнесу натисніть сіру порожню зірочку - вона перетвориться на жовту, а з попереднього бізнесу зірочка зникне. Все, наступного разу при вході в програму першим відкриється саме цей бізнес. На неактивному бізнесі зірочка натиснутись не дасть - спершу його треба активувати у колонці «Дії». Те саме з бізнесом, підписка за який завершилась: зірочка стане доступною після поновлення підписки. На перемикання це не впливає - подивитись такий бізнес ви можете будь-коли, просто при вході першим відкриється інший.

Ваші ролі в бізнесі - Власник і Працівник

У кожному бізнесі ви - або Власник, або Працівник. Це два дуже різні рівні доступу:

Важливо. Власник завжди один - це той, хто створив бізнес. Передачу прав власника іншій людині поки що не реалізовано. Якщо ви створили бізнес під неправильним акаунтом - пишіть у підтримку.

Уявіть Анну, що відкрила інтернет-магазин і найняла бухгалтерку Олену. Анна - Власник бізнесу «Інтернет-магазин Анни». Вона створює посаду «Бухгалтер» і виставляє там доступи: бачити всі рахунки, заводити транзакції, переглядати звіти, але не може змінювати налаштування бізнесу і запрошувати інших працівників. Потім Анна запрошує Олену через її email на цю посаду. Олена приймає запрошення - і в її обліковому записі зʼявляється бізнес «Інтернет-магазин Анни» поряд з її особистим бізнесом. У ньому Олена бачить усе, що Анна дозволила, і нічого більше.

Запрошення працівника - як це виглядає в житті

Запрошення Власник створює на сторінці «Моя команда»: вводить email працівника, обирає посаду зі списку (або створює нову прямо у формі, якщо потрібної посади ще нема). Унікальний код генерується автоматично, і на email одразу надсилається посилання. Працівник переходить за ним, входить у свій обліковий запис (або реєструється, якщо облікового запису ще немає) - і одразу стає учасником бізнесу.

Запрошення живе 48 годин. Якщо за цей час не прийняли - посилання прострочиться, і Власник може створити нове.

Уважно про безпеку. Посилання-запрошення одноразове і привʼязане до email, на який його надіслали. Якщо комусь випадково переслали посилання - він не зможе ним скористатись з іншою адресою. Так само код не дає доступу до акаунту самого Власника - лише додає працівника у конкретний бізнес з конкретною посадою.

Сторінка «Мої бізнеси» - що ви бачите

Заголовок і кнопка створення

Зверху - заголовок «Мої бізнеси» з підкресленим словом «бізнеси» (наведіть курсор - побачите коротке пояснення). Праворуч - кнопка «Створити» (тільки якщо ваш пакет підписки ще дозволяє додати ще один бізнес).

Таблиця бізнесів

Кожен рядок таблиці = один ваш бізнес. На телефоні видно всі колонки: назва лишається на видноті, а решту ви гортаєте пальцем убік.

Уявіть Олексія, що зайшов перевірити свої бізнеси. У нього три рядки: «ФОП Олексій» (зірка, активний, ₴, Власник, 0 працівників, 4 рахунки, 12/500 МБ), «Кавʼярня дружини» (без зірки, активний, ₴, Працівник, 3 працівники, 6 рахунків, 87/500 МБ) і «Старий проєкт» (без зірки, неактивний, ₴, Власник). Через одну сторінку Олексій бачить, скільки місця займають документи у дружининій кавʼярні (87 МБ - є запас), і що його старий проєкт чесно деактивований і не плутається у звітах.

Створення нового бізнесу - крок за кроком

Кнопка «+ Створити» зверху відкриває форму збоку. Поля розділено на два смислові блоки:

Основна інформація (обовʼязкова)

1. Назва бізнесу - від 2 до 200 символів. Не може бути лише з пробілів. Буде видна вам у перемикачі бізнесів і в усіх звітах.
2. Основна валюта - гривня, долар, євро тощо. Це валюта вашої щоденної звітності: усі звіти будуть зведені саме в ній, навіть якщо у вас є рахунки в інших валютах. Уважно: після створення валюту змінити вже не можна - це фундамент усіх ваших розрахунків у цьому бізнесі. Якщо помилились - створіть бізнес заново.

Додаткова інформація (необовʼязкова)

3. Галузь - оберіть зі списку «Роздрібна торгівля», «Кафе і ресторани», «IT-послуги», «Будівництво» тощо. Допомагає у майбутньому отримувати галузеві поради і шаблони.
4. Логотип - зображення бізнесу. Оберіть файл до 10 МБ - логотип зʼявиться на перемикачі бізнесів зліва та у списку «Мої бізнеси» поряд із назвою. Якщо логотип не додавати, бізнес показується зі стандартною позначкою з першими літерами назви. Зображення обрізається по центру у квадрат, тож найкраще виглядають саме квадратні картинки.

Уважно. Якщо ваш пакет підписки вже досяг ліміту бізнесів, кнопка «Створити» поверне повідомлення «Досягнуто ліміт бізнесів (X/Y) за пакетом «...». Оновіть пакет для створення більшої кількості». Скільки бізнесів дозволено - дивіться на сторінці Тарифи.

Демо-режим. У демо-бізнесі будь-які зміни (створення нового бізнесу, редагування, деактивація) не зберігаються - побачите дружню підказку «Ви все зробили правильно 👏». Це нормально: демо створене для безпечного знайомства.

Редагування бізнесу

Кнопка з олівцем у рядку (підказка при наведенні - «Редагувати») - відкриває ту саму форму з заповненими полями. Можна змінити: назву, галузь, а також логотип - додати, замінити чи видалити (тоді бізнес повернеться до стандартної позначки). Не можна змінити: валюту - вона зафіксована при створенні і відображається у формі як «зчитана» (без можливості переписати).

Натискаєте «Зберегти» - зміни відразу застосовуються до всіх звітів і списків. У Журналі дій залишається запис про правки.

Деактивація і активація бізнесу

Червонувата кнопка з іконкою вимкнення (підказка при наведенні - «Деактивувати») не видаляє ваші дані. Деактивація - це спосіб тимчасово вимкнути бізнес: прибрати з перемикачів, з усіх звітів, від очей працівників - але зберегти всю історію операцій.

Коли натискаєте - зʼявляється вікно з попередженням і переліком того, що зміниться. Вводити назву бізнесу не треба: дія зворотна, і поруч завжди є кнопка «Активувати». Досить прочитати перелік і натиснути «Деактивувати».

Що відбувається при деактивації:

• Бізнес зникає з перемикача у сайдбарі.
• Працівники перестають бачити цей бізнес у своєму списку.
• Усі рахунки, транзакції, звіти, файли зберігаються - ви їх не втрачаєте.
• У вашій таблиці на «Мої бізнеси» бізнес залишається, але блідий і з помаранчевим статусом «Неактивний».

Активація - натискаєте зелену кнопку з іконкою увімкнення (підказка - «Активувати») у тому самому місці, де була кнопка деактивації. Без додаткових підтверджень - бізнес одразу повертається у роботу разом з усіма даними і працівниками.

Коли деактивація доречна. Сезонний бізнес зимою закрили - деактивували. Старий проєкт, з яким ви більше не працюєте, але історію хочете зберегти - деактивували. Тестовий бізнес, який створили «спробувати» - деактивували.

Видалення бізнесу - остаточна дія

Якщо бізнес вам більше не потрібен і ви впевнені, що його дані не знадобляться - у рядку є кнопка з іконкою смітника (підказка при наведенні - «Видалити»). Це повне і незворотне видалення: на відміну від деактивації, тут нічого не зберігається, відновити дані вже не вдасться.

Що буде стерто: рахунки, записи операцій, заплановані операції, категорії, контрагенти, проєкти, теги, історія дій, сесії імпорту, файли. Учасники команди втратять доступ до цього бізнесу.

Захист від випадкового кліку - у три кроки.

1. Перелік наслідків. Після натискання кнопки зі смітником відкривається вікно з точним переліком: скільки рахунків, скільки записів операцій, скільки учасників буде видалено. Числа збігаються з реальним станом - щоб ви знали обсяг дії перед підтвердженням.
2. Введення назви бізнесу. Нижче є поле з підписом «Введіть назву …» - потрібно ввести точну назву бізнесу. Без точного збігу кнопка «Видалити назавжди» лишається неактивною.
3. Червона кнопка з паузою. Сама кнопка підтвердження - червона, з написом «Видалити назавжди». При натисканні короткий час відображається статус «Видаляю…», після чого бізнес зникає зі списку.

Як попрощатися з командою

Якщо у бізнесі є інші люди, у вікні підтвердження зʼявляється галочка «Повідомити команду листом» - одразу увімкнена. Поруч - поле для вашого повідомлення на кілька рядків.

• Лишите галочку - кожен, хто працював у бізнесі, отримає лист із назвою справи і вашим текстом.
• Знімете галочку - листа не буде, але сповіщення в програмі люди отримають у будь-якому разі: мовчазна втрата доступу нікому не допомагає.

Ваші слова приходять окремим блоком - і в листі, і у сповіщенні. Поруч стоїть підпис: це слова власника, а не повідомлення від продукту. Так людина розуміє, хто до неї звертається.

Що тут написати. Найкорисніше - що буде далі: «закриваємо цю точку, запрошення в новий бізнес надішлю завтра». Людина втрачає робочий простір, і два речення від вас рятують її від здогадок.

Хто може видалити. Тільки Власник бізнесу. Працівник із будь-якими правами видалити бізнес не може - кнопки в його інтерфейсі просто немає.

Якщо це ваш єдиний бізнес. Після видалення наступного входу відкриється сторінка з поясненням: яку справу видалено і коли. Нижче - вибір: створити новий бізнес або приєднатися до чужого за запрошенням. Заново вводити імʼя, контакти й телефон не доведеться: ви це вже проходили.

Що відбувається з працівниками, яких ви запрошували. Якщо у працівника є інші бізнеси - видалений вами бізнес просто зникне з його переліку. Сповіщення про це він знайде у Центрі сповіщень. Якщо це був його єдиний бізнес - наступного входу він побачить сторінку з поясненням «бізнес видалено» і вашим повідомленням. Там же - вибір, з чого почати далі.

Коли видалення доречне. Створили бізнес «спробувати» - більше не потрібен. Помилково завели не той тип бізнесу і вже почали інший. Закрили справу остаточно і не маєте звітних зобовʼязань щодо її історії. У сумнівних випадках - деактивуйте: дані залишаться, активувати можна будь-коли.

Сховище файлів - 500 МБ на бізнес

У кожному бізнесі ви можете прикріпляти до транзакцій файли - фото чеків, PDF договорів, скани квитанцій. Загальний обсяг файлів обмежено - 500 МБ на бізнес.

Прогрес-смужка у колонці «Сховище» показує, скільки вже зайнято:

• сіра - до 75% (вільно).
• жовта - від 75% до 90% (час задуматись про чистку старих файлів).
• червона - понад 90% (нові файли вже не приймуться, доки щось не видалити).

Чому 500 МБ. Цього достатньо для кількох тисяч середніх фото-чеків або кількох сотень PDF-документів. Якщо вам справді треба більше - підказуйте у підтримку, додамо опцію розширення.

Керування командою бізнесу

Усе, що стосується людей у ваших бізнесах - посади, права доступу, запрошення, звільнення - живе на окремій сторінці «Моя команда». Там дві вкладки:

• «Працівники» - список усіх учасників команди, очікуючі запрошення, звільнені. Для кожного вашого бізнесу - окрема секція з власною кнопкою «Запросити».
• «Посади і доступи» - створення і редагування посад, налаштування прав доступу. Теж секцією на кожен бізнес.

«Моя команда» показує всі ваші бізнеси одразу - не треба перемикатися. Якщо у вас три кафе і одна крамниця - побачите всі чотири секції на одній сторінці. На цій сторінці «Мої бізнеси» команду не налаштувати - тут лише картки бізнесів і їхні налаштування, а кадри - окрема сторінка.

Звʼязок з іншими сторінками

• Мої рахунки - рахунки створюються усередині конкретного бізнесу. Не існує «спільного» рахунку для двох бізнесів.
• Транзакції - кожна транзакція належить одному бізнесу і не видна з інших.
• Довідники - категорії, теги, контрагенти, проєкти і правила імпорту - окремі для кожного бізнесу.
• Аналітика - звіти агрегують дані тільки активного бізнесу.
• Журнал дій - історія дій ведеться по кожному бізнесу окремо.
• Моя команда - відділ кадрів усіх ваших бізнесів: посади, права доступу, запрошення, звільнення.

Що поки не вміємо

• Передача прав Власника іншому користувачу - поки що тільки через підтримку.
• Зміна базової валюти після створення - навмисне обмеження, бо валюта - фундамент звітності.
• Спільні дані між бізнесами (наприклад, спільний список контрагентів) - навмисно ні, кожен бізнес - окремий світ.
• Обʼєднання двох бізнесів в один - поки що ні. Доводиться вручну переносити операції.
• Розширення квоти сховища понад 500 МБ - на запит у підтримку, в інтерфейсі окремої кнопки немає.
• Автоматичне резервне копіювання в зовнішнє місце на ваш вибір (Google Drive, Dropbox) - планується.

Часті запитання