Довідники

Довідники — це ваші робочі списки, на які спирається весь облік: категорії, теги, контрагенти, проєкти і правила автоматичного розпізнавання операцій з банківських виписок. Усе разом — на сторінці «Довідники», розділеній на пʼять вкладок.

Людською мовою. Уявіть кухонну шафу зі стікерами на банках: «крупа», «спеції», «цукор». Ви один раз підписали — і потім легко знаходите, що де лежить. Довідники у BizFin — те саме: ви один раз називаєте свої категорії і контрагентів, а далі програма скрізь використовує ті ж назви, і вашим звітам можна вірити.

Збільшити

Пʼять вкладок — для чого кожна

Зверху сторінки — пʼять великих карток-перемикачів. Натиснули — побачили той словник. Активна картка обведена і підсвічена кольором.

Чому пʼять, а не один великий список? Бо це різні речі і різні запитання у житті. «На що витратив?» — це категорія. «З ким співпрацював?» — контрагент. «Який напрям заробляє?» — проєкт. Якби все було в одному списку — швидко перетворилось би на кашу.

Уважно. Зміни, які ви робите у довідниках, стосуються тільки поточного бізнесу. Якщо у вас два бізнеси — для кожного списки свої. Це навмисно: у кавʼярні і у інтернет-магазині різні категорії і контрагенти.

Хто що може робити

• Власник бізнесу — додає, перейменовує, перетягує, вмикає/вимикає, видаляє.
• Учасник без прав власника — тільки переглядає. Кнопок «Додати», перемикачів і кошика у нього немає.

Чому так? Довідники впливають на всі звіти і на всю історію операцій бізнесу. Випадкове видалення категорії чи перейменування контрагента — це зміна, яку побачать усі. Тому редагування довірене лише власнику.

Категорії — як це працює

Категорія — це головна підказка, на що пішли гроші або звідки прийшли. Категорії розділені на дві сімʼї:

• Прихід — Дохід від послуг, Оплата від клієнта, Повернення.
• Розхід — Оренда, Зарплата, Транспорт, Продукти, Податки.

Чому розділені? У вашій формі додавання операції список категорій залежить від того, прихід це чи розхід. Це навмисно: «Оренда» нелогічно показувати у списку приходу, а «Дохід від послуг» — у списку розходу. Ця проста хитрість оберігає вас від плутанини.

До трьох рівнів вкладеності

Категорія може мати підкатегорії, а підкатегорія — ще один рівень глибше. Усього доступно три рівні:

• Рівень 1 — категорія: «Транспорт».
• Рівень 2 — підкатегорія: «Таксі».
• Рівень 3 — підпідкатегорія: «Uber».

Створюєте підкатегорію через кнопку «+ Додати підкатегорію», яка зʼявляється всередині розгорнутої категорії. Третій рівень додається так само — всередині підкатегорії.

Уявіть Анну, власницю інтернет-магазину. У неї одна загальна категорія «Реклама». Усередині — підкатегорії «Facebook», «Instagram», «Google». Усередині «Facebook» — окремо «Кампанія Літо» і «Кампанія Чорна Пʼятниця». Тепер у звітах вона бачить не просто «реклама за квартал — 28 000 ₴», а скільки саме на яку платформу і на яку кампанію.

Уважно. Третій рівень — це опція «про запас». Більшість бізнесів обходяться двома рівнями. Не змушуйте себе придумувати ієрархію там, де її насправді немає.

Що видно у списку

• Категорії бізнесу — те, що ви створили самі. Можна редагувати, переставляти, вмикати/вимикати.
• Загальні категорії — окремий згорнутий блок знизу, з іконкою глобуса і написом «Загальні категорії (N)». Це готові категорії від системи. Їх не редагують, але можна їх використовувати у формі операції.

Інструменти у рядку категорії

Додавання нової категорії

Кнопка «+ Додати категорію» у правому верхньому куті відкриває віконце-форму збоку. У формі:

• Назва — обовʼязкова, від 2 до 100 символів.
• Іконка — оберіть з палітри.
• Тип операції — перемикач Прихід / Розхід (для нової категорії верхнього рівня; підкатегорія успадковує тип батька).

Натискаєте «Створити» — категорія зʼявляється у списку.

Що буде, якщо видалити

Категорія, яка вже використовується у транзакціях, видаляється — але самі транзакції залишаються. Просто графа «категорія» в них стане порожньою (—), і в звітах вони підуть у блок «Без категорії». Це безпечно: нічого з ваших грошей не зникає, тільки розпорошується класифікація.

Порада. Якщо ви хочете тільки сховати категорію (наприклад, перестали користуватись послугою) — вимкніть її перемикачем замість видалення. Так у старих операціях вона залишиться помічена нормально, а у формі нових операцій більше не зʼявиться.

Теги — додаткова мітка поверх категорії

Тег — це кольорова мітка, яку можна повісити поверх категорії. На відміну від категорії, тегів на одну операцію може бути скільки завгодно.

Уявіть Сергія, ФОП-консультанта, який часто буває у відрядженнях. Він уже має категорії «Транспорт», «Готель», «Кафе». Тепер ставить додатковий тег «Відрядження-Львів» на всі ці витрати за квітень. Через місяць у фільтрі обирає тег «Відрядження-Львів» — і одним кліком бачить усі витрати поїздки разом, незалежно від категорії: і таксі, і готель, і кава за робочими зустрічами.

Як виглядає рядок тегу

• Кольорова кругла плашка зліва — клік відкриває палітру з девʼяти кольорів. Колір допомагає швидко впізнавати тег у списках операцій.
• Назва — від 1 до 50 символів. Клік — редагуєте на місці.
• Перемикач — тимчасово ховає тег зі списку вибору у формі.
• Кошик — видаляє. Якщо тег був на старих операціях, вони просто перестають бути позначеними цим тегом. Самі операції — залишаються.
• Перетягувач — змінює порядок у списку.

Уважно. Назва тегу має бути унікальна у вашому бізнесі. Якщо спробуєте створити другий тег з такою самою назвою — система не дасть і покаже помилку.

Категорія vs тег — у чому різниця

Контрагенти — з ким ви маєте справу

Контрагент — це людина, компанія або сервіс, з якими у вашому бізнесі є фінансові операції. Постачальник канцелярії, клієнт-замовник, оренда офісу від ТОВ Ромашка, фрилансер-дизайнер на проєкті.

Уявіть Олексія, що відкрив маленьку кавʼярню. У нього регулярно: оплати від кавомашин-постачальника, виплати орендодавцю, рахунки за каву, молоко і пакування. Він заводить контрагентів: «Кавомашина-сервіс», «ТОВ Орендодавець», «Імпорт-Кава», «Молочна Долина». Тепер у Звіті по контрагентах одразу видно: «За квартал заплатив Молочній Долині 18 400 ₴ — це найбільший витратний партнер».

Як виглядає рядок контрагента

• Назва — від 2 до 200 символів. Клік — редагуєте.
• Перемикач — тимчасово ховає зі списку вибору у формі операції.
• Кошик — видаляє. Транзакції з цим контрагентом залишаються; графа «контрагент» у них стане порожньою.
• Перетягувач — порядок у списку (для зручності — частіше використовуваних можна підняти вище).

Створення нового контрагента

Кнопка «+ Додати контрагента» розгортає міні-форму прямо у списку: одне поле «Назва нового контрагента», Enter — зберігло, Esc — скасувало. Без зайвих віконець.

Уважно. Назва контрагента унікальна у межах бізнесу. Двох «ТОВ Ромашка» одночасно не буде — система не дозволить.

Порада. Не вводьте кожний дрібний магазин окремо як контрагента: для побутових покупок у супермаркетах достатньо категорії «Продукти». Контрагентів варто заводити для тих, з ким у вас повторювані або офіційні взаємини: постачальники, орендодавці, ключові клієнти, підрядники.

Проєкти — напрями вашого бізнесу

Проєкт — це окрема справа, ідея або напрям усередині бізнесу, до якого ви хочете окремо рахувати прибутки і витрати.

Уявіть Анну, що тримає кавʼярню з трьома підрозділами. Усередині бізнесу у неї: «Бар», «Кухня», «Тераса». Кожна купівля кави — на проєкт «Бар». Купівля інгредієнтів — на «Кухня». Платня прибиральниці тераси — на «Тераса». Через місяць у Звіті по проєктах видно: «Бар приніс 87 000 ₴ доходу і 42 000 ₴ витрат — у плюсі. Тераса — 18 000 ₴ доходу і 31 000 ₴ витрат, у мінусі». Висновок: «Літом тераса виправдається, але навесні треба зменшити витрати».

Як виглядає рядок проєкту

• Назва — від 2 до 200 символів. Клік — редагуєте.
• Перемикач — тимчасово ховає зі списку вибору у формі операції.
• Кошик — видаляє. Старі транзакції з цим проєктом залишаються; графа «проєкт» у них стане порожньою.
• Перетягувач — порядок у списку.

Коли проєкт потрібен, а коли — ні

Уважно. Назва проєкту унікальна у межах бізнесу — двох однакових не буде.

Правила імпорту — щоб виписка з банку розкладалась сама

Це найпотужніша вкладка. Правило — це підказка для BizFin: «коли в описі операції є слово «АТБ» — це категорія Продукти». Тоді при Імпорті виписки BizFin сам поставить категорію без вашої участі.

Людською мовою. Уявіть, що ви кажете програмі: «Якщо побачиш у описі «Uber» — то це Транспорт, а якщо «Київстар» — то Звʼязок». Програма запамʼятала і виконує — як кмітливий стажер, який вчиться розпізнавати ваші типові витрати.

Збільшити

Чотири картки зверху — швидкий стан

• Всього правил — скільки разом у списку (ваші + системні).
• Активних — скільки з них зараз справді працюють під час імпорту.
• Мої — створені вами для цього бізнесу. Тільки їх ви можете міняти.
• Глобальні — готові правила від системи (продукти, транспорт, звʼязок, податки тощо). Вмонтовані у BizFin, редагувати їх не можна.

Пошук + три фільтри

Над списком — поле пошуку і три перемикачі:

• Пошук — шукає одночасно за шаблоном правила («АТБ», «Київстар») і за назвою категорії («Продукти», «Звʼязок»).
• Поле: Всі / Опис / MCC — за чим правило шукає збіг. Опис — текстова частина банківської операції. MCC-код — банківський код типу покупки (наприклад, 5411 — продуктовий магазин). Правила за MCC спрацьовують точніше, бо банк присвоює код за тип покупки незалежно від того, як саме описана операція.
• Тип: Всі / Дохід / Витрата — показати тільки правила, які відносять до приходу або до розходу.
• Стан: Всі / Активні / Вимкнені — щоб бачити лише ті, що зараз працюють (або, навпаки, ті, що ви відключили).

Поряд — кнопка «×» для скидання усіх фільтрів. Зʼявляється тільки коли хоч один фільтр заданий.

Уявіть Сергія, у якого 80 правил. Він шукає правило для нової мережі магазинів «АШАН» і не памʼятає, чи створював. Вводить «АШАН» у пошук — або одразу знаходить існуюче правило, або переконується, що його немає, і додає нове. Без пошуку довелось би гортати весь список.

«Мої правила» — те, що створили ви

Заголовок «Мої правила» з підписом «Порядок визначає пріоритет збігів — перший збіг виграє». Знизу — ваш список з трьома колонками: Шаблон / Поле / Категорія, плюс бейдж «Дохід» або «Витрата».

Що можна робити з власним правилом:

• Олівець — увімкнути режим редагування прямо у списку. Поле розгортається у форму: вписуєте новий шаблон, обираєте поле і категорію — Зберегти або Скасувати.
• Перемикач — тимчасово вимкнути правило, не видаляючи (під час імпорту воно не спрацює).
• Кошик — видалити правило назавжди. Питає підтвердження.
• Перетягувач — поміняти позицію у списку. Це впливає на пріоритет: чим вище правило — тим раніше воно перевіряється під час імпорту.

Кнопка «+ Додати правило» додає рядок-форму згори списку. У формі три поля:

• Шаблон (обовʼязковий, мінімум 2 символи) — підстрока, яку BizFin шукатиме у описі або у MCC-коді банківської операції. Без зайвих знаків — просто слово.
• Поле — Опис (за замовчуванням) або MCC-код.
• Категорія — обираєте з вашого повного списку категорій з пошуком; можна навіть створити нову прямо тут.

«Глобальні правила» — готові від системи

Знизу — секція «Глобальні правила» з підписом «Seed-правила від системи. Застосовуються після ваших власних — редагування заборонене». Це готовий набір правил, який BizFin ставить за замовчуванням: типові магазини, оператори звʼязку, податкові коди, транспортні служби. Окремо біля кожного — мітка «Активне» або «Вимкнене».

Якщо глобальних правил багато — внизу буде кнопка «Показати більше (+50)» для поступового розкриття. Поточна кількість показаних — у підпису «Показано X з Y».

Як відбувається матчинг під час імпорту

1. BizFin читає рядок виписки.
2. По черзі перевіряє ваші правила, у тому порядку, який ви виставили (зверху вниз).
3. Якщо знайшов збіг — записує цю категорію і зупиняється (далі не шукає).
4. Якщо ваші правила не дали збігу — перевіряє глобальні (теж по порядку).
5. Якщо ніщо не підійшло — рядок залишається без категорії, ви визначите її вручну у попередньому перегляді імпорту.

Уявіть Олексія, який імпортує виписку. У нього є власне правило «АТБ → Закупівлі для кавʼярні» (бо він купує там продукти для бізнесу), а у глобальних — «АТБ → Продукти» (для домашнього вжитку). Імпорт обробляє рядок «АТБ Маркет, 1 234 ₴» — спочатку перевіряє правила Олексія, бачить збіг «АТБ → Закупівлі», ставить цю категорію і зупиняється. Глобальне «АТБ → Продукти» не спрацьовує, бо власне правило вже зайняло позицію. Так і має бути: ваші правила — головні.

Уважно. Якщо ви створили шаблон «АТБ» з однією категорією, і пізніше ще один шаблон «АТБ» з іншою — спрацює той, що вище у списку. Перетягуйте, щоб правильний був перший. Це теж пояснює, чому «Мої правила» можна перетягувати, а «Глобальні» — ні: пріоритет ваших уже завжди вищий за системні.

Як впливають довідники на решту BizFin

• У формі додавання транзакції — категорії, теги, контрагенти і проєкти зі словників зʼявляються у відповідних випадаючих списках. Активні — видно, вимкнені — не видно.
• У фільтрах транзакцій — вибір категорії і пошук по контрагенту/проєкту/тегу.
• У звітах аналітики — суми групуються саме за категоріями, контрагентами і проєктами зі словників.
• У Імпорті виписки — правила підставляють категорію автоматично, без вашої участі.

Що поки не вміємо

• Експорт довідників в Excel чи окремий файл — поки що ні. Списки живуть тільки всередині BizFin.
• Імпорт довідників з файлу (наприклад, готовий список контрагентів з 1С чи Excel) — теж поки що ні. Доводиться додавати руками або по одному.
• Обʼєднання двох категорій / контрагентів в одну — наприклад, «ТОВ Ромашка» і «ТОВ «Ромашка»» опинились окремо і ви хочете злити в один. Поки що — вручну переприсвоїти у транзакціях, потім видалити дубль.
• Кольори або іконки для тегів і контрагентів (як для категорій) — для тегів є тільки колір (без іконки), для контрагентів і проєктів — поки нічого. Планується.
• Спільні довідники між кількома бізнесами — наразі кожен бізнес має свої окремі словники.
• Історія змін у довіднику (хто і коли перейменував категорію) — основні дії є у Журналі дій, але детальна версійність — ні.

Часті запитання