Довідники

Довідники - це ваші робочі списки, на які спирається вся ваша робота з фінансами: категорії, теги, контрагенти, проєкти і правила автоматичного розпізнавання операцій з банківських виписок. Усе разом - на сторінці «Довідники», розділеній на пʼять вкладок.

Людською мовою. Уявіть кухонну шафу зі стікерами на банках: «крупа», «спеції», «цукор». Ви один раз підписали - і потім легко знаходите, що де лежить. Довідники тут - те саме: ви один раз називаєте свої категорії і контрагентів, а далі ці ж назви вживаються скрізь, і вашим звітам можна вірити.

Збільшити

Пʼять вкладок - для чого кожна

Зверху сторінки - пʼять великих карток-перемикачів. Натиснули - побачили той довідник. Активна картка обведена і підсвічена кольором.

Чому пʼять, а не один великий список? Бо це різні речі і різні запитання у житті. «На що витратив?» - це категорія. «З ким співпрацював?» - контрагент. «Який напрям заробляє?» - проєкт. Якби все було в одному списку - швидко перетворилось би на кашу.

Уважно. Зміни, які ви робите у довідниках, стосуються тільки поточного бізнесу. Якщо у вас два бізнеси - для кожного списки свої. Це навмисно: у кавʼярні і у інтернет-магазині різні категорії і контрагенти.

Хто що може робити

• Власник бізнесу - додає, перейменовує, перетягує, вмикає/вимикає, видаляє.
• Учасник без прав власника - тільки переглядає. Кнопок «Додати», перемикачів і кошика у нього немає.

Чому так? Довідники впливають на всі звіти і на всю історію операцій бізнесу. Випадкове видалення категорії чи перейменування контрагента - це зміна, яку побачать усі. Тому редагування довірене лише власнику.

Категорії - як це працює

Категорія - це головна підказка, на що пішли гроші або звідки прийшли. Категорії розділені на дві сімʼї:

• Надходження - Дохід від послуг, Оплата від клієнта, Повернення.
• Витрати - Оренда, Зарплата, Транспорт, Продукти, Податки.

Чому розділені? У вашій формі додавання операції список категорій залежить від того, надходження це чи витрати. Це навмисно: «Оренда» нелогічно показувати у списку надходжень, а «Дохід від послуг» - у списку витрат. Ця проста хитрість оберігає вас від плутанини.

До трьох рівнів вкладеності

Категорія може мати підкатегорії, а підкатегорія - ще один рівень глибше. Усього доступно три рівні:

• Рівень 1 - категорія: «Транспорт».
• Рівень 2 - підкатегорія: «Таксі».
• Рівень 3 - підпідкатегорія: «Uber».

Створюєте підкатегорію через кнопку «+ Додати підкатегорію», яка зʼявляється всередині розгорнутої категорії. Третій рівень додається так само - всередині підкатегорії.

Уявіть Анну, власницю інтернет-магазину. У неї одна загальна категорія «Реклама». Усередині - підкатегорії «Facebook», «Instagram», «Google». Усередині «Facebook» - окремо «Кампанія Літо» і «Кампанія Чорна Пʼятниця». Тепер у звітах вона бачить не просто «реклама за квартал - 28 000 ₴», а скільки саме на яку платформу і на яку кампанію.

Уважно. Третій рівень - це опція «про запас». Більшість бізнесів обходяться двома рівнями. Не змушуйте себе придумувати ієрархію там, де її насправді немає.

Що видно у списку

Усі категорії - ваші особисті. Можна редагувати назви, іконки, переставляти порядок, додавати підкатегорії, видаляти непотрібні. Жодних спільних або «системних» у цьому списку немає - нічого не заважає.

Технічна деталь: «Переказ» і «Початковий баланс» - службові категорії, які виставляються автоматично (для переказів між рахунками і початкового залишку нового рахунку). Ви їх не побачите у списку - вони не редагуються і не плутаються.

Готові стартові набори - «Додати рекомендовані»

Поряд з кнопкою «Додати категорію» є друга кнопка - «Додати рекомендовані». Це готові набори категорій, які ви можете додати до свого списку одним кліком замість заповнення вручну:

• Базові категорії для бізнесу - Продажі (Товари, Послуги), Фіксовані витрати (Оренда, Комунальні, Звʼязок), Зарплата, Маркетинг, Закупівлі, Транспорт. Підходить для більшості видів діяльності.
• Категорії ПриватБанку - повний список категорій з мобільного застосунку ПриватБанку (АЗС, Ресторани, Супермаркети…). Корисно, якщо ви плануєте імпортувати виписки з Привату - категорії з виписки розпізнаватимуться автоматично.

Натискаєте «Додати рекомендовані» → відкривається список наборів з галочками. Можна обрати один, кілька або всі. У кожній картці є кнопка «Переглянути», яка показує повний склад набору з іконками.

Безпечно повторювати. Якщо у вас уже є категорія з такою самою назвою (плюс той самий тип і батько) - вона не дублюється: пропускається автоматично, додаються лише нові. Тож можна сміливо додавати набір, навіть якщо ви вже частково заповнили список вручну.

Все ваше - ви господар. Після додавання категорії з набору - це ваші особисті категорії. Можна перейменувати, додати підкатегорії, видалити, поміняти іконки. Ніяких обмежень.

Стартові категорії під час першого знайомства

Коли ви створюєте перший бізнес, у вступному майстрі (онбординг - кілька крок-за-кроком екранів першого знайомства) на окремому кроці зʼявляється пропозиція обрати стартові набори - щоб ви не починали з порожнього списку. На цьому кроці один набір вже попередньо обраний (галочка стоїть). Натискаєте «Додати обрані» - і ваш новий бізнес одразу з повноцінним списком категорій. Хочете розібратись з нуля - натискаєте «Додам пізніше», і ця ж кнопка чекатиме на вас на сторінці Довідників.

Інструменти у рядку категорії

Додавання нової категорії

Кнопка «+ Додати категорію» у правому верхньому куті відкриває віконце-форму збоку. У формі:

• Назва - обовʼязкова, від 2 до 100 символів.
• Іконка - оберіть з палітри.
• Тип операції - перемикач Надходження / Витрати (для нової категорії верхнього рівня; підкатегорія успадковує тип батька).

Натискаєте «Створити» - категорія зʼявляється у списку.

Що буде, якщо видалити

Категорія, яка вже використовується у транзакціях, видаляється - але самі транзакції залишаються. Просто графа «категорія» в них стане порожньою (-), і в звітах вони підуть у блок «Без категорії». Це безпечно: нічого з ваших грошей не зникає, тільки розпорошується класифікація.

Порада. Якщо ви хочете тільки сховати категорію (наприклад, перестали користуватись послугою) - вимкніть її перемикачем замість видалення. Так у старих операціях вона залишиться помічена нормально, а у формі нових операцій більше не зʼявиться.

Теги - додаткова мітка поверх категорії

Тег - це кольорова мітка, яку можна повісити поверх категорії. На відміну від категорії, тегів на одну операцію може бути скільки завгодно.

Уявіть Сергія, ФОП-консультанта, який часто буває у відрядженнях. Він уже має категорії «Транспорт», «Готель», «Кафе». Тепер ставить додатковий тег «Відрядження-Львів» на всі ці витрати за квітень. Через місяць у фільтрі обирає тег «Відрядження-Львів» - і одним кліком бачить усі витрати поїздки разом, незалежно від категорії: і таксі, і готель, і кава за робочими зустрічами.

Як виглядає рядок тегу

• Кольорова кругла плашка зліва - клік відкриває палітру з девʼяти кольорів. Колір допомагає швидко впізнавати тег у списках операцій.
• Назва - від 1 до 50 символів. Клік - редагуєте на місці.
• Перемикач - тимчасово ховає тег зі списку вибору у формі.
• Кошик - видаляє. Якщо тег був на старих операціях, вони просто перестають бути позначеними цим тегом. Самі операції - залишаються.
• Перетягувач - змінює порядок у списку.

Уважно. Назва тегу має бути унікальна у вашому бізнесі. Якщо спробуєте створити другий тег з такою самою назвою - буде показано помилку, і другий не створиться.

Категорія vs тег - у чому різниця

Контрагенти - з ким ви маєте справу

Контрагент - це людина, компанія або сервіс, з якими у вашому бізнесі є фінансові операції. Постачальник канцелярії, клієнт-замовник, оренда офісу від ТОВ Ромашка, фрилансер-дизайнер на проєкті.

Уявіть Олексія, що відкрив маленьку кавʼярню. У нього регулярно: оплати від кавомашин-постачальника, виплати орендодавцю, рахунки за каву, молоко і пакування. Він заводить контрагентів: «Кавомашина-сервіс», «ТОВ Орендодавець», «Імпорт-Кава», «Молочна Долина». Тепер у Звіті по контрагентах одразу видно: «За квартал заплатив Молочній Долині 18 400 ₴ - це найбільший витратний партнер».

Як виглядає рядок контрагента

• Назва - від 2 до 200 символів. Клік - редагуєте.
• Перемикач - тимчасово ховає зі списку вибору у формі операції.
• Кошик - видаляє. Транзакції з цим контрагентом залишаються; графа «контрагент» у них стане порожньою.
• Перетягувач - порядок у списку (для зручності - частіше використовуваних можна підняти вище).

Створення нового контрагента

Кнопка «+ Додати контрагента» розгортає міні-форму прямо у списку: одне поле «Назва нового контрагента», Enter - зберігло, Esc - скасувало. Без зайвих віконець.

Уважно. Назва контрагента унікальна у межах бізнесу. Двох «ТОВ Ромашка» одночасно не буде - другий створити не вдасться.

Порада. Не вводьте кожний дрібний магазин окремо як контрагента: для побутових покупок у супермаркетах достатньо категорії «Продукти». Контрагентів варто заводити для тих, з ким у вас повторювані або офіційні взаємини: постачальники, орендодавці, ключові клієнти, підрядники.

Проєкти - напрями вашого бізнесу

Проєкт - це окрема справа, ідея або напрям усередині бізнесу, до якого ви хочете окремо рахувати прибутки і витрати.

Уявіть Анну, що тримає кавʼярню з трьома підрозділами. Усередині бізнесу у неї: «Бар», «Кухня», «Тераса». Кожна купівля кави - на проєкт «Бар». Купівля інгредієнтів - на «Кухня». Платня прибиральниці тераси - на «Тераса». Через місяць у Звіті по проєктах видно: «Бар приніс 87 000 ₴ доходу і 42 000 ₴ витрат - у плюсі. Тераса - 18 000 ₴ доходу і 31 000 ₴ витрат, у мінусі». Висновок: «Літом тераса виправдається, але навесні треба зменшити витрати».

Як виглядає рядок проєкту

• Назва - від 2 до 200 символів. Клік - редагуєте.
• Перемикач - тимчасово ховає зі списку вибору у формі операції.
• Кошик - видаляє. Старі транзакції з цим проєктом залишаються; графа «проєкт» у них стане порожньою.
• Перетягувач - порядок у списку.

Коли проєкт потрібен, а коли - ні

Уважно. Назва проєкту унікальна у межах бізнесу - двох однакових не буде.

Правила імпорту - щоб виписка з банку розкладалась сама

Це найпотужніша вкладка. Правило - це підказка: «коли в описі операції є слово «АТБ» - це категорія Продукти». Тоді при Імпорті виписки категорія підставиться автоматично, без вашої участі.

Людською мовою. Уявіть, що ви один раз записали для себе пам'ятку: «Якщо у описі - «Uber», то це Транспорт; якщо «Київстар» - то Звʼязок». Далі під час імпорту виписки ці підказки застосовуються автоматично - як у вас уже були прописані вручну.

Збільшити

Чотири картки зверху - швидкий стан

• Всього правил - скільки разом у списку (ваші + системні).
• Активних - скільки з них зараз справді працюють під час імпорту.
• Мої - створені вами для цього бізнесу. Тільки їх ви можете міняти.
• Глобальні - готові системні правила (продукти, транспорт, звʼязок, податки тощо). Вони доступні усім бізнесам за замовчуванням, редагувати їх не можна.

Картки клікабельні. Натисніть «Активних» - у переліку лишаться тільки увімкнені правила. Картка «Всього» скидає пошук і всі відбори.

Пошук + три фільтри

Над списком - поле пошуку і три перемикачі:

• Пошук - шукає одночасно за шаблоном правила («АТБ», «Київстар») і за назвою категорії («Продукти», «Звʼязок»).
• Поле: Всі / Опис / MCC - за чим правило шукає збіг. Опис - текстова частина банківської операції. MCC-код - банківський код типу покупки (наприклад, 5411 - продуктовий магазин). Правила за MCC спрацьовують точніше, бо банк присвоює код за тип покупки незалежно від того, як саме описана операція.
• Тип: Всі / Дохід / Витрата - показати тільки правила, які відносять до надходжень або до витрат.
• Стан: Всі / Активні / Вимкнені - щоб бачити лише ті, що зараз працюють (або, навпаки, ті, що ви відключили).

Поряд - кнопка «×» для скидання усіх фільтрів. Зʼявляється тільки коли хоч один фільтр заданий.

Уявіть Сергія, у якого 80 правил. Він шукає правило для нової мережі магазинів «АШАН» і не памʼятає, чи створював. Вводить «АШАН» у пошук - або одразу знаходить існуюче правило, або переконується, що його немає, і додає нове. Без пошуку довелось би гортати весь список.

«Мої правила» - те, що створили ви

Заголовок «Мої правила» з підписом «Порядок визначає пріоритет збігів - перший збіг виграє». Знизу - ваш список з трьома колонками: Шаблон / Поле / Категорія, плюс бейдж «Дохід» або «Витрата».

Що можна робити з власним правилом:

• Олівець - увімкнути режим редагування прямо у списку. Поле розгортається у форму: вписуєте новий шаблон, обираєте поле і категорію - Зберегти або Скасувати.
• Перемикач - тимчасово вимкнути правило, не видаляючи (під час імпорту воно не спрацює).
• Кошик - видалити правило назавжди. Питає підтвердження.
• Перетягувач - поміняти позицію у списку. Це впливає на пріоритет: чим вище правило - тим раніше воно перевіряється під час імпорту.

Кнопка «+ Додати правило» додає рядок-форму згори списку. У формі три поля:

• Шаблон (обовʼязковий, мінімум 2 символи) - підстрока, яка шукатиметься у описі або у MCC-коді банківської операції. Без зайвих знаків - просто слово.
• Поле - Опис (за замовчуванням) або MCC-код.
• Категорія - обираєте з вашого повного списку категорій з пошуком; можна навіть створити нову прямо тут.

«Глобальні правила» - готові від системи

Знизу - секція «Глобальні правила» з підписом «Системні правила. Застосовуються після ваших власних - редагування заборонене». Це готовий набір правил, який доступний за замовчуванням: типові магазини, оператори звʼязку, податкові коди, транспортні служби. Окремо біля кожного - мітка «Активне» або «Вимкнене».

Якщо глобальних правил багато - внизу буде кнопка «Показати більше (+50)» для поступового розкриття. Поточна кількість показаних - у підпису «Показано X з Y».

Як підбирається категорія під час імпорту

1. Рядок виписки розбирається автоматично.
2. По черзі перевіряє ваші правила, у тому порядку, який ви виставили (зверху вниз).
3. Якщо знайшов збіг - записує цю категорію і зупиняється (далі не шукає).
4. Якщо ваші правила не дали збігу - перевіряє глобальні (теж по порядку).
5. Якщо ніщо не підійшло - рядок залишається без категорії, ви визначите її вручну у попередньому перегляді імпорту.

Уявіть Олексія, який імпортує виписку. У нього є власне правило «АТБ → Закупівлі для кавʼярні» (бо він купує там продукти для бізнесу), а у глобальних - «АТБ → Продукти» (для домашнього вжитку). Імпорт обробляє рядок «АТБ Маркет, 1 234 ₴» - спочатку перевіряє правила Олексія, бачить збіг «АТБ → Закупівлі», ставить цю категорію і зупиняється. Глобальне «АТБ → Продукти» не спрацьовує, бо власне правило вже зайняло позицію. Так і має бути: ваші правила - головні.

Уважно. Якщо ви створили шаблон «АТБ» з однією категорією, і пізніше ще один шаблон «АТБ» з іншою - спрацює той, що вище у списку. Перетягуйте, щоб правильний був перший. Це теж пояснює, чому «Мої правила» можна перетягувати, а «Глобальні» - ні: пріоритет ваших уже завжди вищий за системні.

Як довідники впливають на решту сторінок

• У формі додавання транзакції - категорії, теги, контрагенти і проєкти з довідників зʼявляються у відповідних випадаючих списках. Активні - видно, вимкнені - не видно.
• У фільтрах транзакцій - вибір категорії і пошук по контрагенту/проєкту/тегу.
• У звітах аналітики - суми групуються саме за категоріями, контрагентами і проєктами з довідників.
• У Імпорті виписки - правила підставляють категорію автоматично, без вашої участі.

Що поки не вміємо

• Експорт довідників в Excel чи окремий файл - поки що ні. Списки живуть тільки на цій сторінці.
• Імпорт довідників з файлу (наприклад, готовий список контрагентів з 1С чи Excel) - теж поки що ні. Доводиться додавати руками або по одному.
• Обʼєднання двох категорій / контрагентів в одну - наприклад, «ТОВ Ромашка» і «ТОВ «Ромашка»» опинились окремо і ви хочете злити в один. Поки що - вручну переприсвоїти у транзакціях, потім видалити дубль.
• Кольори або іконки для тегів і контрагентів (як для категорій) - для тегів є тільки колір (без іконки), для контрагентів і проєктів - поки нічого. Планується.
• Спільні довідники між кількома бізнесами - наразі кожен бізнес має свої окремі довідники.
• Історія змін у довіднику (хто і коли перейменував категорію) - основні дії є у Журналі дій, але детальна версійність - ні.

Часті запитання