Транзакції

Транзакція - це запис про рух грошей: ви заплатили за каву (витрати), отримали оплату від клієнта (надходження), перекинули 5 000 ₴ з картки на кредитку (переказ). Сторінка «Транзакції» - головне місце ваших записів: тут ви додаєте, переглядаєте, редагуєте і шукаєте всі свої операції.

Людською мовою. Уявіть свій банківський застосунок зі списком операцій. Тут - те саме, тільки ваш список і з вашими категоріями. Ви бачите, що, коли і кому платили, скільки і від кого отримали, і одним поглядом розумієте, як рухаються гроші.

Збільшити

Три типи операцій

Кожна транзакція належить до одного з трьох типів:

• Надходження (зелений ↗) - гроші прийшли до вас. Оплата від клієнта, повернення з магазину, дохід від продажу авто, поповнення картки.
• Витрати (червоний ↘) - гроші пішли від вас. Покупка кави, оплата постачальнику, оренда офісу, податки.
• Переказ (синій ↔) - гроші перейшли з одного вашого рахунку на інший. З картки на кредитку, з готівки на картку, з гривневого на валютний. У списку сума переказу завжди синього кольору - щоб одразу відрізнялась від звичайних надходжень і витрат.

Чому переказ - окремий тип, а не «витрати+надходження»? Бо це не зміна капіталу - гроші просто перейшли в іншу «кишеню». Якби це було «витрати −5 000 ₴» з картки і «надходження +5 000 ₴» на готівку - у звіті виглядало б, ніби ви водночас і витратили, і заробили 5 000. Окремий тип «Переказ» показує правду: загальна сума не змінилась, гроші лише перемістились.

Три картки підсумків зверху

Над таблицею - три підсумкові картки за обраний період і фільтри. Вони є, коли у списку є хоч одна операція і ваша посада дозволяє бачити підсумки.

Збільшити

Перемикаєте період або фільтр - картки перераховуються. Зручно, щоб одразу прикинути «скільки я витратив на каву цього місяця»: категорія = Кафе, період = цей місяць, дивитесь «Витрати».

Кредити й позики - не надходження і не витрати. Отримати кредит - не заробити, а погасити його - не витратити: це борг і його повернення. Тому отриманий кредит і повернена вам позика не входять у «Надходження», а погашення кредиту і видана позика - у «Витрати». Так само їх рахують звіти «Рух коштів» і «Прибуток і збитки», тож під словом «Надходження» ви всюди побачите одне число. Самі операції лишаються у списку «Усі», а всі разом - у відборі «Борги» перемикача напрямку. Якщо такі операції є у вибраному періоді, під карткою видно напис на зразок «Отримані кредити й повернені вам позики 50 000.00 ₴ сюди не входять». Вести самі кредити і позики - у розділі «Борги».

Уявіть Андрія, який у червні взяв кредит 50 000 ₴ на обладнання. За місяць клієнти заплатили йому 120 000 ₴, а перший платіж за кредитом був 5 000 ₴. Картка «Надходження» покаже 120 000 ₴ - стільки, скільки він заробив, а під нею буде напис про кредит на 50 000 ₴. Платіж за кредитом не потрапить у «Витрати», його видно під карткою «Витрати» і у відборі «Борги». Гроші від кредиту на рахунку при цьому є: залишок рахунку і виписка показують увесь рух грошей, як у банку.

Валюта карток. Якщо у фільтрах вибрано один рахунок - картки показуються у валюті цього рахунку (на доларовому рахунку буде $1 000, а не «у перерахунку»). Якщо рахунок не вибрано - суми переведено у базову валюту за курсом купівлі з ваших налаштувань курсів. Так зручніше: по одному рахунку - його реальні цифри, по всіх - підсумок у звичній валюті.

Уважно. Картка «Баланс» - це підсумок саме обраного періоду, а не весь ваш капітал. Загальний капітал по всіх рахунках - на сторінці Мої рахунки.

Перекази - залежить від того, чи вибрано рахунок. Поки у фільтрах стоїть «Всі рахунки», переказ не входить ні у «Надходження», ні у «Витрати», ні у «Баланс»: гроші лише перейшли між вашими ж рахунками. А щойно ви виберете один рахунок, картки дивляться його очима: переказ на цей рахунок - надходження, переказ з нього - витрата, бо змінився саме його залишок. Саму операцію переказу видно у таблиці нижче - її сума завжди синього кольору.

Що на картки не впливає. Вибір напрямку - картка «Надходження», картка «Витрати» або перемикач під ними - суми не змінює. Це задумано: інакше, вибравши «Надходження», ви побачили б у «Витратах» нуль замість щойно побаченої суми. Картки і є цим вибором, тому вони показують обидва боки завжди. Єдиний виняток - коли ви прийшли зі звіту: про нього нижче, у блоці «Ви прийшли зі звіту».

Картку можна натиснути. Натисніть «Надходження» - у таблиці нижче лишаться тільки надходження; натисніть «Витрати» - тільки витрати. Відбір діє на всю вибірку, а не лише на сторінку перед очима: під стрічкою фільтрів зʼявиться підпис «Показано лише надходження: 25 з 63» і посилання «Показати всі». Повторний натиск знімає відбір, так само як кнопка «Усі» у перемикачі. Картка «Баланс» - підсумкова, власного переліку у неї немає, тому вона не натискається. Коли ви прийшли зі звіту, картки стають довідковими - натиснути їх не вийде.

Початковий баланс рахунку - не надходження. Залишок, з яким ви завели рахунок, - це гроші, що вже були, а не ті, що зайшли за період. Тому у «Надходження», «Витрати» і «Баланс» він не входить ніде: ні тут, ні в аналітиці. У списку «Усі» рядок «Початковий баланс» лишається, але сума в ньому без кольору і без «+». Якщо такий рядок потрапив у вибраний період, під карткою «Надходження» видно напис на зразок «Початковий баланс 15 000.00 ₴ сюди не входить». Відʼємний початковий баланс кредитки так само не входить у «Витрати».

Уявіть Олену, яка завела касу 1 жовтня із залишком 15 000 ₴. За жовтень вона отримала 260 000 ₴ від клієнтів. Картка «Надходження» покаже 260 000 ₴ - стільки, скільки й звіт «Рух коштів». А 15 000 ₴ видно окремим написом під карткою і в загальному балансі каси.

Якщо вибрано рахунок для боргів. На рахунку для боргів («Мої кредити», «Мені винні») звичайних надходжень і витрат не буває, тож замість трьох карток ви побачите «Виникло», «Повернуто» і «Залишок», а перемикача напрямку там немає.

Згорнути картки в один рядок

Картки потрібні не щохвилини, а таблиці завжди бракує місця. Особливо на телефоні: там три картки займають майже весь екран. Тому під картками є кругла кнопка зі стрілкою. Натисніть її - картки складуться в один рядок: значок, назва і сума. Натисніть ще раз - повернуться повні картки з підписами.

Збільшити

• Вибір запамʼятовується. Наступного разу картки будуть такими, як ви їх лишили, і на телефоні, і на компʼютері.
• Кожна сторінка - окремо. Згорнули картки тут - у звітах аналітики, на «Боргах» і «Запланованих» вони лишаються повними, доки ви не згорнете їх і там.
• У рядку картки так само натискаються. «Надходження» і «Витрати» відбирають операції, як і повні картки.
• Повернути всі картки одразу можна у профілі: кнопка «Розгорнути всі».

Стрічка фільтрів

Під картками підсумків - стрічка фільтрів. Вони показують саме ті операції, що вам потрібні:

Збільшити

• Період - оберіть діапазон дат у календарі: натисніть першу дату, потім кінцеву, обидві підсвітяться. Обраний проміжок підпишеться у самому полі, наприклад 01.04.2026 - 30.04.2026.
• × поряд із періодом - знімає обмеження за датами: у списку знову будуть операції за всі дати. Кнопка зʼявляється, лише коли період обрано.
• Рахунок - конкретний рахунок або «Всі рахунки». Поле є, коли рахунків більше одного. Поки рахунок обрано, нова операція відкривається вже з ним у формі - детальніше в розділі «Як додати транзакцію». Цей же рахунок виділено у бічній панелі ліворуч. Натискання на рахунок у бічній панелі ставить його і в це поле.
• Категорія - конкретна категорія або «Всі категорії». У переліку - ваші категорії з довідників. Коли у перемикачі напрямку обрано «Надходження», у переліку лишаються тільки категорії надходжень; обрано «Витрати» - тільки витрат. Операції за боргами і перекази підписані власними категоріями («Виплата по боргу», «Переказ»), але у цьому переліку їх немає: вони ставляться автоматично, і обирати їх у формі не потрібно. Щоб побачити лише такі операції, є окремі кнопки перемикача напрямку - «Переказ» і «Борги».
• Пошук - шукає по всіх ваших транзакціях, а не лише по тих, що зараз на екрані. Текст звіряється з предметом, описом, коментарем до дати, назвою контрагента, проєкту, рахунку та категорії. Шукаєте «АТБ» - побачите всі операції, де «АТБ» згадано хоч в одному з цих полів.
• Напрямок - перемикач Усі / Надходження / Витрати / Переказ / Борги (один режим за раз). «Борги» - усі операції за боргами: виникнення, виплати, повернення і видача коштів у борг; якщо обрано рахунок, беруться операції, у яких він бере участь будь-якою стороною. Відбір охоплює всю вибірку: гортання сторінок і збереження у файл працюють уже всередині обраного напрямку.
• × у кінці стрічки - «Скинути фільтри»: одним натисканням повертає перелік без жодного фільтра. Кнопка зʼявляється, щойно хоч один фільтр увімкнено.

Ви прийшли зі звіту. Якщо ви натиснули підсумок у звіті «Рух коштів» чи «Прибуток і збитки», у списку буде рівно те, що порахував звіт - доходи або витрати за категоріями, без переказів і операцій за боргами. Три картки зверху показують ті самі числа, що у звіті. Тому на цей час вони довідкові - не підсвічені й не натискаються. Підпис під фільтрами про це прямо каже. Щоб повернутись до звичайного списку - натисніть «Показати всі» біля підпису або оберіть напрямок у перемикачі.

Усі активні фільтри зберігаються в адресному рядку браузера. Тому потрібну вибірку можна зберегти як закладку у браузері - наприклад, «Витрати на податки за квартал». Наступного разу ви повертаєтесь до неї одним натисканням, замість заново налаштовувати фільтри.

Уявіть Анну, яка щомісяця звіряє витрати на податки. Перший раз вона налаштувала фільтри: період = цей квартал, напрямок = Витрати, категорія = Податки. Бачить 12 операцій на 48 000 ₴. Натискає в браузері «Зберегти у закладки» - наступного разу одним натисканням знов бачить саме ці операції.

Уважно про безпеку. Адреса сторінки сама по собі нічого нікому не покаже - ваші дані захищені входом. Без входу під вашим обліковим записом і без доступу до вашого бізнесу ніхто їх не побачить. Закладка - лише зручність для вас самих, на вашому пристрої.

Завантажити список в Excel

У кінці стрічки фільтрів стоїть кнопка «Завантажити в Excel». Натисніть її - і список збережеться на ваш компʼютер окремим файлом. Це таблиця .xlsx: вона відкривається і в самому Excel, і в Google Таблицях, і в Numbers на Mac.

Збільшити

У файл потрапляють усі операції за чинними фільтрами, а не лише та сторінка, що зараз перед очима. Бачите «1-50 з 1 200» - у файлі буде всі 1 200 рядків.

Що є в кожному рядку: дата, тип операції, сума, валюта, рахунок. Далі три стовпці переказу - «Зарахування», «Валюта зарахування», «Рахунок зарахування» (у звичайних операцій вони порожні). Потім категорія, контрагент, проєкт, теги, опис, коментар до дати й автор запису.

Категорія займає три стовпці - «Категорія», «Підкатегорія» і «Підпідкатегорія», тобто ті самі назви, що й у формі операції. Кожен рівень стоїть у своєму стовпці: витрата на «Транспорт → Таксі» матиме «Транспорт» у «Категорії», а «Таксі» - у «Підкатегорії». Якщо ви обрали просто «Оренду», без уточнень, заповнений лише перший стовпець. Так у таблиці легко згорнути витрати до загальних категорій, не розбираючи назви руками.

Згори файлу - шапка: назва бізнесу, період, обрані рахунок і категорія, пошуковий запит, обраний напрямок, час збереження і кількість операцій. Через місяць видно, яку саме вибірку ви зберігали.

Обраний напрямок діє й на файл. Натиснули «Витрати» - у файлі будуть рівно ті операції, що їх порахувала картка «Витрати», з усіх сторінок. Якщо ви прийшли зі звіту, у шапці так і буде написано: «Тип: Витрати за категоріями - без переказів і операцій за боргами».

Чого у файлі немає:

• запланованих операцій - це заготовки на майбутнє, а не те, що вже сталося;
• карток «Надходження», «Витрати», «Баланс» - вони перераховані у базову валюту за курсами. Рядки у файлі лишаються у валютах своїх рахунків;
• рядка «Разом» - складати гривні з доларами в одну суму немає сенсу. Виділіть потрібні клітинки у таблиці - і побачите підсумок саме по тому, що вам потрібно.

Порада. Дати у файлі - справжні дати, а суми - справжні числа, а не текст. Тому в таблиці одразу працюють і сортування, і додавання: виділили стовпець - унизу вікна видно суму.

Як записаний переказ. На екрані переказ між рахунками однієї валюти показаний однією сумою без знака. У файлі у нього дві сторони: у стовпці «Сума» стоїть списання зі свого рахунку з мінусом, а у стовпці «Зарахування» - скільки прийшло на другий рахунок. Так рядок читається без здогадок: звідки, скільки і куди.

Копійки у файлі є завжди. Навіть якщо на екрані ви їх приховали. Файл - це ваші дані для розрахунків, і округлення там зіпсувало б підсумки.

Уважно. Поки суми приховані - ви вимкнули перемикач «Показувати суми», і замість цифр скрізь видно крапки - кнопка неактивна. Наведіть на неї або натисніть - побачите чому і кнопку «Показати суми». Файл із крапками замість чисел вам не допоміг би. А віддавати справжні суми одразу після того, як ви попросили їх сховати, було б неправильно.

Якщо за фільтрами не знайшлося жодної операції, кнопки на сторінці немає: порожній файл нікому не потрібен.

В імені файлу стоїть період, який охоплює вибірка, - так кілька збережених списків легко відрізнити один від одного. Назва бізнесу лишається всередині файлу, у шапці: імена з латинських літер надійніше відкриваються на будь-якому компʼютері.

Найближчі заплановані - у тій самій таблиці

Якщо у вас є заплановані (шаблони регулярних платежів), найближчі нагадування зʼявляються прямо у таблиці транзакцій зверху, перед фактичними операціями. Вони виглядають як звичайні рядки, але тьмяніші, з майбутньою датою, значком годинника і трьома кнопками у колонці дій:

Збільшити

• «Підтвердити» - створює реальну транзакцію за шаблоном на ту дату, що в нагадуванні.
• «Редагувати правило» - відкриває форму шаблону. Зміни торкнуться всіх майбутніх дат, уже створених операцій - ні.
• «Пропустити» - зсуває нагадування на наступний період, не створюючи транзакції (наприклад, цього місяця підписку не продовжили).

Якщо власник дозволив вам змінювати лише власні записи, олівець і «Пропустити» є тільки у правилах, які ви додали самі. У чужих правилах лишається «Підтвердити».

Скопіювати правило можна на сторінці «Заплановані»: у цьому переліку лише найближчі нагадування, повний перелік правил з усіма діями - там.

Над таблицею є рядок-перемикач із підписом «Заплановані (N):» і випадаючим списком поряд. У ньому пункти Не показувати / Наступні 3 / 7 / 14 / 30 днів. Це і є горизонт - ви обираєте, наскільки далеко наперед бачити майбутні нагадування у списку. Ваш вибір зберігається у браузері - наступного разу побачите той самий горизонт.

За замовчуванням заплановані показані згорнуто, одним підсумковим рядком: діапазон дат, сумарні надходження і витрати у вашій базовій валюті, і кількість запланованих. Натисніть на цей рядок - він розгорнеться у звичайні тьмяні рядки з усіма деталями і кнопками «Підтвердити» / «Редагувати правило» / «Пропустити». Повторне натискання - згорне назад. Стан «згорнуто/розгорнуто» теж памʼятається у браузері.

Окремий пункт у списку - «Не показувати» - повністю сховає заплановані з цієї сторінки. Корисно, коли у вибраному періоді нагадувань багато і вони відволікають від фактичних операцій. Список лишається доступним і у режимі «Не показувати» - щоб ви могли повернути заплановані назад одним натисканням.

Уважно. Цей перемикач у таблиці зʼявляється тільки коли є хоча б одне нагадування у видимому періоді - або коли ви явно обрали «Не показувати». Якщо у вас немає запланованих узагалі - рядка-перемикача тут не буде. У такому разі налаштуйте горизонт наперед через кнопку «Горизонт» у шапці сторінки «Заплановані» - вона видима завжди, навіть коли у вас іще немає жодного шаблону. Значення за замовчуванням - 7 днів.

Детально про шаблони і розклад - у статті про заплановані транзакції.

Таблиця транзакцій - як читати

Кожен рядок таблиці = одна операція. Заголовок і перші колонки (галочка, стрілка, дата) завжди залишаються на місці. Це працює і коли гортаєте список вниз, і коли прокручуєте таблицю вбік на вузькому екрані.

Збільшити

На телефоні не всі колонки вміщаються одразу. Дата, сума і найважливіші дії завжди на виду. Решту - рахунок, контрагента, категорію, проєкт, опис - прогорніть пальцем убік. Або натисніть стрілку ▶ - рядок розгорнеться і покаже все одразу.

Хто додав запис

Якщо у бізнесі працюєте не самі, записи інших людей виділені легким блакитним відтінком. У такому рядку праворуч у колонці «Опис» стоїть кружечок з фото або ініціалами людини, яка додала запис.

Натисніть кружечок - відкриється картка з імʼям, датою й часом, коли запис додано, і поясненням відтінку. Рядок не розгортається, і форма редагування не відкривається.

• Ваші записи виглядають як завжди - без відтінку і без кружечка.
• Людина видалила свій акаунт - її записи лишаються на місці, а в картці ви побачите «Акаунт видалено».
• Працюєте самі - нічого не зміниться.
• Працівник, якому власник відкрив лише власні записи, чужих рядків не бачить, тож і відтінків у нього немає.
• Підказки в профілі вимкнено - кружечок і картка працюють далі: це відомості про запис, а не підказка.

Збільшити

На телефоні колонка «Опис» - остання перед кнопками дій, тож кружечок видно після того, як прогорнете таблицю вбік. Відтінок рядка видно одразу, а автора - ще й у розгорнутому рядку.

Що показує розгорнутий рядок

Натисніть стрілку ▶ зліва. Зʼявиться панель з деталями:

• Контрагент, Категорія, Проєкт - повні назви, зручно, коли не хочеться прогортати таблицю вбік. Для підкатегорії видно й батьківську: «Таксі → Транспорт».
• Предмет - повністю, навіть якщо в рядку таблиці його обрізало.
• Коментар - ваш повний опис, навіть якщо він довгий.
• Примітка до дати - наприклад «за квітень».
• Теги - як кольорові бейджі.
• Документи - прикріплені чеки, фото, PDF - можна одразу завантажити, а якщо вам дозволено редагувати запис - і видалити.
• Оригінальна сума і курс - якщо валюта надходження або витрати відрізнялась від валюти рахунку.
• Підсумок переказу зрозумілою фразою - для переказів. Наприклад: «Переказ $100.00 з рахунку «Готівка USD» (в еквіваленті 4 365.00 ₴) на рахунок «Гривнева картка»».
• Автор і дата створення - унизу панелі дрібним: хто і коли додав операцію. Якщо людина видалила свій акаунт, поряд буде «акаунт видалено».

Як виглядає переказ у списку. Сума переказу - завжди синього кольору, щоб одразу відрізнялась від звичайних надходжень і витрат. У колонці «Рахунок» видно обидва рахунки через стрілку «→».

Переказ між рахунками однієї валюти (наприклад, з картки на готівку) - одна сума без знаку. Дублювати «−5 000» і «+5 000» у тій самій валюті немає сенсу: це просто переміщення.

Переказ між рахунками різних валют без фільтра - дві суми у стовпчик, обидві синім: зверху «−$100.00» (звідки списано), під нею «+4 365.00 ₴» (куди зараховано). Знаки лишаються, бо валюти різні і це орієнтир.

З фільтром по одному рахунку - у «Сумі» залишається лише та сторона, що стосується цього рахунку: «−$100.00», якщо ви на сторінці доларового рахунку; «+4 365.00 ₴», якщо гривневого.

У розгорнутому рядку - фраза-підсумок зрозумілою мовою: «Переказ $100.00 з рахунку «Готівка USD» (в еквіваленті 4 365.00 ₴) на рахунок «Гривнева картка» · курс 43.65». Для переказу між рахунками однієї валюти простіше: «Переказ 250.00 ₴ з рахунку «Готівка» на рахунок «Картка»».

Збільшити

Гортання списку

Список показує операції сторінками - так екран лишається швидким, навіть коли записів тисячі. Під таблицею ліворуч видно, які саме записи перед вами: «101-150 з 1 200».

Праворуч від цього підпису - усе для переходу:

• Скільки рядків показувати - 25, 50, 100 або 200. Обрали 100 - сторінок стане вдвічі менше, а кожна довшою. Вибір запамʼятовується на цьому пристрої: наступного разу список відкриється так само.
• Поле з номером - впишіть число і натисніть Enter. Це найшвидший шлях, коли сторінок кілька десятків. Вкажете більше, ніж є, - опинитесь на останній.
• Номери сторінок - перехід одним натисканням. Поточна підсвічена; далекі сторінки згорнуті у трикрапку, щоб рядок лишався коротким.
• Стрілки - сусідня сторінка, а подвійні стрілки - перша і остання.

Збільшити

Уявіть Анну, яка шукає оплату оренди за березень серед 3 000 операцій. Вона ставить період, бачить «1-50 з 180», вписує у поле 3 - і одразу потрапляє на потрібний відрізок.

Після переходу ви одразу бачите початок таблиці, а не середину попередньої сторінки.

Гортання працює разом із фільтрами: вибрали період і рахунок - сторінки рахуються вже всередині цієї вибірки, а самі фільтри при переході зберігаються. Пошук і вибраний напрямок теж охоплюють усю історію, а не лише поточну сторінку. Потрібну операцію ви знайдете, де б вона не лежала.

На вузькому екрані номери сторінок ховаються - лишаються стрілки, підпис «3 з 10» і поле для номера.

Як додати транзакцію

Кнопки «Надходження» / «Витрати» / «Переказ» у правому верхньому куті відкривають форму. На телефоні замість слів - три круглі значки тих самих кольорів. Кнопки бачить власник бізнесу і працівник, якому посада дозволяє створювати транзакції.

Форма для надходження і витрати однакова. У переказу поля інші: два рахунки, сума, дата і коментар до дати - без категорії, предмета, контрагента, проєкту, тегів і опису.

Поля надходження і витрати

1. Рахунок - куди прийшли гроші або звідки пішли. Обовʼязкове. Під полем видно поточний баланс рахунку, а якщо мінус на ньому заборонений - підпис «без овердрафту» - тобто піти в мінус на ньому не можна. Якщо у фільтрах над списком ви обрали рахунок, у полі вже стоїть саме він, а курсор - у полі «Сума». Інший рахунок можна обрати тут же. Рахунок для боргів («Мої кредити», «Мені винні») у поле не потрапляє: звичайне надходження чи витрату на нього записати не можна.
2. Сума - введіть число. Тисячі відділяються пробілом просто під час набору: наберете 10000 - побачите 10 000. Копійки відділяйте крапкою або комою - приймається і те, і те (на телефоні клавіатура пропонує саме кому). Після коми можна ввести два знаки - стільки, скільки має копійка. Наберете більше - зайве у поле не потрапить, і ви побачите про це підказку. Суму можна й вставити скопійованою з виписки: запис 10 000,50 читається правильно. Обовʼязкове.
3. Валюта - поле поряд із сумою. Зазвичай це валюта рахунку. Якщо оплата була в іншій валюті (заплатили €100 з гривневої картки), оберіть її - нижче зʼявиться блок «Конвертація валюти» з курсом і сумою у валюті рахунку. Біля курсу видно, як його читати: «1 € = 50.83 ₴» або, якщо рахунок у злотих, «1 € = 4.37 zł». Курс підставляється з налаштувань курсів - і тоді, коли обидві валюти не гривневі (оплата в євро з рахунку в злотих рахується через курси обох валют). Обидва поля можна поправити руками.
4. Дата - за замовчуванням сьогодні. Можна обрати минулу дату. Обовʼязкове.
5. Перемикач «Запланувати» - для регулярних платежів, про нього нижче.
6. Коментар до дати - для записів типу «за квітень», «передплата за травень». Не сам опис, а уточнення часу. Для регулярних платежів - особливо корисно.
7. Категорія і підкатегорія - спочатку обираєте загальну категорію («Транспорт»), а далі, якщо у неї є підкатегорії, - уточнюєте («Таксі»). Поле підкатегорії зʼявляється автоматично, тільки коли вона справді є у ваших довідниках. Для особливо детальних категорій є і третій рівень - він так само зʼявляється сам, якщо у підкатегорії є ще глибший поділ («Транспорт → Таксі → Uber»). Підкатегорії всіх рівнів - необовʼязкові: можна зберегти транзакцію і тільки з однією загальною категорією. Список категорій залежить від типу: для надходження показуються лише категорії надходжень, для витрат - лише витрат. Нової категорії у списку немає - впишіть назву і створіть її прямо тут, не виходячи з форми.
8. Предмет - за що саме гроші: домен, товар, послуга. Необовʼязково, але рятує, коли категорія, контрагент і проєкт у двох записах однакові. Наприклад, два домени в одного реєстратора: «Доменні імена» у категорії, а в предметі - bizcalc.online і bizcalc.com.ua. У таблиці предмет стоїть під категорією, тож через пів року ви одразу побачите, котрий запис за що. Якщо запланувати операцію, предмет перейде в кожну наступну.
9. Контрагент - необовʼязково, але корисно. Допомагає у звіті по контрагентах бачити «скільки я заплатив ТОВ Ромашка за квартал». Список у полі підлаштовується під обрану категорію: угорі - ті, з ким у ній уже були операції. Обрали «Зарплата» - першими побачите працівників, яким уже платили; обрали «Оренда» - орендодавців. Поки категорію не обрано, угорі просто ті, з ким уже були будь-які операції. Пошук у полі шукає по всіх контрагентах, незалежно від порядку у списку.
10. Проєкт - необовʼязково. Якщо ви ведете кілька проєктів і хочете бачити витрати по кожному окремо.
11. Теги - кілька міток для подвійної класифікації. Наприклад, категорія «Транспорт», а тег «Відрядження» - щоб потім зібрати всі транспортні витрати у відрядженнях.
12. Коментар - короткий опис. Через місяць ви оціните, бо «Витрати 5 000 ₴» без коментаря незрозуміло.

Контрагента, проєкт і тег теж можна створити прямо у полі форми - впишіть назву, і вона зʼявиться у довідниках.

Унизу форми три кнопки: «Додати» - зберегти і закрити; «Додати + файли» - зберегти й одразу прикріпити чеки; «Скасувати».

Документи (чеки, фото, PDF) додаються після збереження. Натисніть «Додати + файли» - або відкрийте вже збережену операцію на редагування. Унизу форми зʼявиться зона для файлів: перетягніть їх туди або натисніть на неї, щоб обрати з компʼютера. Підходять фото (JPEG, PNG, WebP, HEIC), PDF, документи Word і таблиці Excel - до 5 файлів на операцію, разом не більше ніж 5 МБ. Зручно: не потрібно готувати документи перед записом, можна додати пізніше.

Уважно про гроші на рахунку. Якщо рахунок не дозволяє мінус, а витрата більша за його баланс, форма попередить ще до збереження: «Недостатньо коштів…». Запис не збережеться, поки сума або рахунок не зміняться. Якщо мінус дозволений, ви побачите вікно з новим балансом і підтвердите операцію. Дозвіл на мінус вмикається у налаштуваннях рахунку.

Збільшити

Особливі поля для переказу

Для переказу потрібні щонайменше два рахунки. Поки у вас лише один, кнопка «Переказ» сіра: переказувати гроші немає куди. Натисніть на неї - побачите пояснення і кнопку «Відкрити «Мої рахунки»», де можна додати другий рахунок. Рахунки для боргів з розділу «Борги» («Мої кредити», «Мої борги», «Мені винні») тут не рахуються, бо переказувати на них не можна. Працівник рахує лише рахунки, які йому відкрила посада: якщо відкрито один, попросіть власника бізнесу відкрити ще один.

Замість одного рахунку - два:

• Рахунок - звідки списується. Якщо у фільтрах над списком обрано рахунок, тут уже стоїть він, а курсор - у полі «Рахунок зарахування».
• Рахунок зарахування - куди надходить. Під кожним із полів видно поточний баланс.
• Сума - скільки списується з першого рахунку, у його валюті.

Далі, як і в інших операціях, - дата, перемикач «Запланувати» і коментар до дати. Категорії, контрагента, проєкту, тегів і опису у переказу немає: це переміщення між своїми ж рахунками, класифікувати тут нічого.

Якщо рахунки однієї валюти - це все. Сума зарахування дорівнює сумі списання, форма більше нічого не питає.

Якщо рахунки різних валют - між рахунком зарахування і сумою зʼявляється блок «Конвертація валюти переказу» з двома полями:

• Курс - підставляється з налаштувань курсів (ваш власний курс або курс обраного банку). Читається так: скільки одиниць валюти зарахування дає одна одиниця валюти списання. Переказуєте долари на гривневий рахунок - побачите звичні 44.05. У зворотний бік, з гривні на доларовий рахунок, той самий курс виглядає дробом (0.0227): одна гривня - це трохи більше ніж два центи.
• Сума зарахування - рахується автоматично за курсом, у валюті рахунку зарахування.

Уявіть переказ з доларового рахунку на гривневу картку. Сума: $1 000.00, курс - 44.05 (підставився сам). Сума зарахування - 44 050 ₴. Якщо в обміннику курс відрізнявся - поправте поле «Курс» або «Сума зарахування»: друге поле перерахується. Користуєтесь налаштованим курсом - нічого не чіпаєте.

Збільшити

Перемикач «Запланувати»

У формі є перемикач «Запланувати». Увімкніть його - зʼявляться поля повторення (щомісяця, щотижня, кожні N днів) і дата завершення, а кнопка стане називатись «Додати та запланувати». Натиснете - створиться і реальна транзакція, і шаблон для майбутніх повторень. Зручно, коли ви саме щойно заплатили оренду і хочете отримати нагадування наступного місяця. Якщо наступне повторення вже в минулому (давня дата операції), під перемикачем ви побачите пояснення, і запис не збережеться. Деталі - у статті про заплановані транзакції.

Перехід з журналу дій

Якщо ви прийшли сюди з Журналу дій (натиснули «Відкрити транзакцію» біля запису), ви побачите:

• саме цю транзакцію, підсвічену жовтим на кілька секунд;
• фільтри, які зробили її видимою: період = її дата, рахунок = її рахунок (його ж виділено у бічній панелі).

Це допомагає, коли в журналі бачите «Олексій створив 5 000 ₴ на рахунку «Каса»». Одне натискання - і ви вже там, де можна її редагувати, видалити або просто розглянути.

Редагування і видалення

Натискаєте на рядок або на олівець - відкривається та сама форма, що й при створенні, але з заповненими полями і кнопкою «Зберегти». Натиснути можна будь-де на рядку, окрім стрілки ▶, кружечка автора і кнопок у колонці «Дії». Міняєте, зберігаєте - баланс рахунку перераховується автоматично, а у Журналі дій зʼявляється запис: хто, коли і яку операцію змінив.

Видалення (кошик) - з підтвердженням «Видалити транзакцію?». У вікні одразу написано, що станеться: баланс рахунку буде перераховано, запис зникне зі звітів. Видалена транзакція не відновлюється - будьте уважні.

Уважно. Якщо рахунок не дозволяє мінусовий баланс, видалення надходження може заблокуватись. Уявіть: 1-го числа прийшло 10 000 ₴, потім ви витратили 8 000. Тепер ви хочете видалити надходження. Ви побачите: «Неможливо видалити транзакцію: після видалення баланс рахунку «Каса» стане відʼємним (−8 000.00). Рахунок не дозволяє відʼємний баланс». Спочатку видаліть витрати, потім надходження.

Операції за боргами (виникнення боргу, списання залишку) тут не редагуються і не видаляються - олівець і кошик у них сірі, а натискання пояснює чому. Ними керує сторінка «Борги». Виплати за боргом редагувати можна - відкриється форма платежу.

Копіювання транзакції

Коли нова операція майже така сама, як уже записана, не вводьте все заново. У колонці «Дії» натисніть значок із двома квадратиками - «Скопіювати транзакцію». Відкриється форма нової операції з заголовком «Копія транзакції», і всі поля вже заповнені як у вихідній.

Змініть лише те, що відрізняється, і натисніть «Додати». Курсор одразу стоїть у полі суми, а сума виділена: можна просто вписати нову.

Збільшити

Що переходить у копію:

• тип операції, рахунок, а для переказу - і рахунок зарахування;
• сума, валюта, курс і сума у валюті рахунку;
• категорія разом із підкатегорією, контрагент, проєкт, теги;
• опис і коментар до дати;
• дата - та сама, що у вихідній операції. Якщо копія стосується іншого дня - поміняйте дату у формі.

Що не переходить:

• файли (чеки, рахунки). Щоб прикласти їх до копії, натисніть «Додати + файли»;
• рахунок, категорія, контрагент чи проєкт, яких уже немає у списках (наприклад, рахунок деактивували). Таке поле лишиться порожнім - оберіть інше.

Вихідна операція не змінюється. Копія - звичайна нова транзакція: вона зʼявиться у списку і в Журналі дій як створена, баланс рахунку перерахується автоматично.

Уявіть Олену. Пʼятеро учасників гуртка платять по 100 ₴ за місяць. Олена записує перше надходження: рахунок, сума, категорія «Гурток», контрагент - Андрій. Далі чотири рази натискає значок копіювання, у кожній копії змінює лише контрагента і натискає «Додати». Пʼять операцій - без повторного вводу рахунку, суми й категорії.

Кнопки копіювання немає в операцій за боргами (вони створюються на сторінці «Борги») і в «Початкового балансу» рахунку: другий початковий баланс звичайною операцією лише заплутав би підсумки. Якщо підписка завершилась, значок видно, але він неактивний - як і решта дій.

Кілька операцій одним натисканням

Іноді треба видалити одразу багато рядків - наприклад, помилково завантажили виписку двічі, або вирішили перезібрати дані за минулий місяць. Для цього зліва від кожного рядка є галочка. Позначте потрібні операції (або галочку у заголовку - виділиться все, що зараз на сторінці) - над таблицею зʼявиться панель з підсумками.

Збільшити

Що там видно:

• Вибрано: 8 - скільки рядків ви позначили.
• Зелений блок ⬇ - скільки серед них надходжень і на яку суму (зі знаком «+»).
• Червоний блок ⬆ - скільки витрат і на яку суму (зі знаком «−»).
• Синій блок ⇄ - скільки переказів між власними рахунками і на яку суму.

Суми наведені у тій же валюті, що й картки підсумків угорі. Якщо ви фільтруєте список по одному рахунку - у валюті того рахунку. Якщо без фільтра - у базовій валюті (інші валюти перераховані за курсом купівлі з ваших налаштувань).

Це швидка самоперевірка перед видаленням: бачите «5 платежів на суму −12 400 ₴» - і одразу розумієте, чи правильні рядки виділили. Якщо щось не те - кнопка «Скасувати» знімає всі позначки. Якщо все правильно - «Видалити (8)». У вікні підтвердження треба вписати число обраних записів - це захист від випадкового натискання.

Уважно. Видалення без можливості відновити - як і для одного рядка. Баланси рахунків автоматично перерахуються, у Журналі дій залишиться запис про кожну видалену транзакцію. Записи виникнення боргу позначити не вийде: галочка у них сіра, ними керує сторінка «Борги».

Імпорт виписки замість ручного вводу

Якщо у вас уже багато операцій у банку - не вводьте їх руками. Сторінка Імпорт виписки дозволяє:

• завантажити файл виписки з вашого банку;
• або підключити Monobank API (пряме підключення до банку) і отримувати операції автоматично.

Кожен рядок виписки розбирається автоматично, категорії підставляються за вашими правилами, дублі (одна й та сама операція двічі) відмічаються. Ви перевіряєте список і натискаєте «Імпортувати» - усі позначені операції додаються разом. Це найшвидший спосіб наповнити робочий простір реальними даними.

Сценарії з життя

«Заплатив постачальнику з картки»

1. Кнопка «Витрати».
2. Рахунок = картка ФОП, сума = 8 500 ₴, категорія = «Закупівлі», контрагент = «ТОВ Ромашка».
3. Коментар = «Партія канцелярії на квітень».
4. «Додати».

Баланс картки ФОП зменшився на 8 500 ₴, у звіті по контрагентах у ТОВ Ромашка зʼявилось 8 500 ₴ за цей місяць.

«Клієнт переказав на ФОП-рахунок»

1. Кнопка «Надходження».
2. Рахунок = картка ФОП, сума = 15 000 ₴, категорія = «Дохід від послуг», контрагент = «Сергій Коваленко».
3. Коментар = «Розробка сайту, етап 1 з 3».
4. «Додати».

Баланс картки ФОП виріс на 15 000 ₴, у «Прибутку і збитках» додалось +15 000 ₴ доходу за квітень.

«Перевів частину доходу на кредитку, щоб закрити борг»

1. Кнопка «Переказ».
2. Рахунок = картка ФОП, рахунок зарахування = кредитка.
3. Сума = 4 000 ₴ (одна валюта - сума зарахування така сама).
4. Коментар до дати = «часткове погашення».
5. «Додати».

З картки ФОП пішло 4 000, на кредитці борг скоротився з −7 500 до −3 500. Загальний капітал не змінився - гроші перейшли з одного рахунку на інший.

«Купив долари в обміннику - переказ з гривневого на доларовий»

1. Кнопка «Переказ».
2. Рахунок = Готівка ₴, рахунок зарахування = Готівка $.
3. Оскільки рахунки різних валют, зʼявляється блок «Конвертація валюти переказу». Курс підставляється з налаштувань курсів дробом, наприклад 0.0227: стільки доларів дає одна гривня (це ті самі 44.05 ₴ за долар).
4. Сума = 44 050 ₴. Сума зарахування рахується сама: $1 000.
5. Якщо в обміннику курс відрізнявся - поправте поле «Курс» або «Сума зарахування»: друге поле перерахується автоматично.
6. «Додати».

З гривневого рахунку списалось 44 050 ₴, на доларовому додалось $1 000. Загальна сума у базовій валюті майже не змінилась - гроші просто перейшли в іншу валюту.

«Купив каву за готівку - забув записати, через тиждень згадав»

1. Кнопка «Витрати».
2. Рахунок = Готівка, сума = 75 ₴, категорія = «Кафе».
3. Дата - обираєте той день, коли пили каву, а не сьогодні.
4. Коментар = «Капучино, перерва».
5. «Додати».

Транзакція стала на своє місце за датою події, і баланс готівки на той день показує на 75 ₴ менше.

Звʼязок з іншими сторінками

• Мої рахунки - джерело рахунків для форми. Створюйте рахунок раніше, ніж першу транзакцію на ньому.
• Заплановані - шаблони регулярних транзакцій. Підтвердження шаблону створює реальну транзакцію тут.
• Імпорт виписки - швидкий спосіб додати багато транзакцій з банку.
• Довідники - категорії, контрагенти, проєкти, теги, правила автокатегоризації - усе, що ви обираєте у формі транзакції.
• Аналітика - звіти, які збирають ваші транзакції у підсумки: прибуток і збитки, рух коштів, баланс, контрагенти, проєкти, виписка.
• Борги - кредити і позики. Їхні операції видно тут у списку, а керуються вони там.
• Журнал дій - історія всіх змін: хто і коли створив, відредагував, видалив транзакцію.

Що поки не вміємо

• Масове редагування - змінити категорію у 20 транзакціях одним натисканням поки що не можна. Тільки по одній або через правила імпорту.
• Відновлення видаленої - після видалення не повертається. Доводиться створити заново.
• Фільтр за тегом і проєктом - у стрічці фільтрів їх немає. Проєкт можна знайти через пошук, теги видно у розгорнутому рядку і у файлі Excel.
• Вибір, які саме стовпці зберігати у файл - файл Excel завжди містить повний набір стовпців. Прибрати зайві можна вже у самій таблиці після відкриття.
• Кілька копій за раз - наприклад, одразу пʼять однакових операцій. Поки що кожну копію ви додаєте окремо.
• Розщеплення транзакції на кілька категорій (купив на 1 000 - 600 продуктів і 400 побутова хімія). Спосіб обходу: створити дві окремі транзакції.

Часті запитання