Мої бізнеси

Бізнес - це окремий робочий простір: свої рахунки, свої транзакції, свої категорії, свої працівники, своя валюта і свої звіти. В одному обліковому записі може бути кілька бізнесів - наприклад, ваш ФОП окремо і кавʼярня окремо. Між собою вони не змішуються. На сторінці «Мої бізнеси» ви бачите їх усі списком і керуєте кожним.

Людською мовою. Уявіть полицю з окремими папками. На кожній папці - наклейка з назвою: «ФОП Сергій», «Кавʼярня «Затишок», «Особисті фінанси». Усередині кожної папки - свої документи, свої гроші, свої люди. Тут та сама полиця, тільки на екрані: відкриваєте потрібну папку і бачите лише те, що до неї належить.

Збільшити

Навіщо мати кілька бізнесів

Кілька бізнесів в одному обліковому записі зручні у трьох ситуаціях:

• Ви фізична особа і ФОП. Особисті витрати - один бізнес, ФОП - інший. Кожен має свій звіт.
• У вас кілька різних справ. Магазин і консультації, кавʼярня і онлайн-курси - кожна справа окремою папкою.
• Ви допомагаєте комусь із записами. Власник запрошує вас як працівника у свій бізнес. Ви бачите його у списку «Мої бізнеси» поряд зі своїми.

Уявіть Сергія. Він тримає кавʼярню «Затишок» і консультує клієнтів як ФОП. У нього два бізнеси: «Кавʼярня «Затишок» і «ФОП Сергій». У кавʼярні він перемикається на її бізнес і бачить лише її рахунки, операції і людей. Отримав 5 000 ₴ за консультацію - перемикається на «ФОП Сергій» і вносить туди. У звітах нічого не змішується.

Уважно. Бізнеси не діляться даними між собою. Категорії, контрагенти, проєкти, теги - у кожного свої. Якщо постачальники у двох бізнесах ті самі, їх треба завести у кожному окремо. Так дві ваші справи лишаються незалежними одна від одної.

Як перемикатись між бізнесами

У лівій бічній панелі зверху стоїть перемикач бізнесу: логотип, назва і ваша роль. Натискаєте на назву - відкривається список усіх ваших бізнесів. Обираєте потрібний - і всі сторінки показують дані саме цього бізнесу: транзакції, рахунки, звіти.

Поточний бізнес у списку позначений галочкою. Вимкнений бізнес теж лишається у списку - з бейджем «Неактивний». Натискання на сам логотип відкриває сторінку «Транзакції» поточного бізнесу.

Збільшити

Перемикатись ви можете завжди, навіть коли підписка завершилась. Вибір діє, доки відкритий браузер. Закрили його - і наступного разу першим відкриється бізнес за замовчуванням. У бізнесі без чинної підписки ви бачите всі дані, але змінити їх не можете, доки підписку не поновлено.

Бізнес за замовчуванням

Бізнес за замовчуванням - той, що відкривається першим після входу. У таблиці він позначений жовтою зірочкою у першій колонці. Спочатку зірочка стоїть на вашому першому бізнесі: на тому, який ви створили, або на тому, куди вас запросили.

Як змінити. У рядку потрібного бізнесу натисніть сіру порожню зірочку. Вона стане жовтою, а з попереднього бізнесу зірочка зникне. Наступного разу після входу першим відкриється саме цей бізнес.

Зірочка не натискається у двох випадках:

• бізнес неактивний - спершу активуйте його у колонці «Дії»;
• підписка за цим бізнесом завершилась - зірочка стане доступною після поновлення.

На перемикання це не впливає: подивитись такий бізнес ви можете будь-коли. Чому зірочка сіра, пояснює підказка при наведенні на неї.

Ваші ролі в бізнесі - Власник і Працівник

У кожному бізнесі ви або Власник, або Працівник. Роль написана під назвою бізнесу у таблиці та у перемикачі.

Уважно. Власник у бізнесу один - той, хто його створив. Передати бізнес іншій людині поки не можна.

Уявіть Анну, яка відкрила інтернет-магазин і найняла бухгалтерку Олену. Анна - Власник бізнесу «Інтернет-магазин Анни». Вона створює посаду «Бухгалтер» і дозволяє їй бачити рахунки, вносити транзакції і дивитись звіти. Потім запрошує Олену на цю посаду за її електронною адресою. Олена приймає запрошення - і у її списку поряд з особистим бізнесом зʼявляється «Інтернет-магазин Анни». Там вона бачить лише те, що дозволила Анна.

Запрошення працівника - як це виглядає в житті

Запрошення Власник створює на сторінці «Моя команда»: вводить електронну адресу людини, обирає посаду і вписує імʼя. На цю адресу одразу йде лист із посиланням і кодом запрошення.

Людина відкриває посилання і входить у свій обліковий запис або реєструється. Далі натискає кнопку «Приєднатися до …» - і бізнес зʼявляється у її списку. Якщо посилання загубилось, підійде код із листа: вісім латинських літер і цифр.

Запрошення діє 48 годин. Не встигли - Власник створює нове.

Уважно про безпеку. Запрошення одноразове і привʼязане до адреси, на яку його надіслали. Якщо ви увійшли під іншою адресою, на сторінці запрошення зʼявиться попередження з обома адресами. Запрошення не відкриває обліковий запис Власника. Воно лише додає людину в один бізнес на одну посаду.

Сторінка «Мої бізнеси» - що ви бачите

Заголовок і кнопка створення

Зверху - заголовок «Мої бізнеси». Слово «бізнеси» підкреслене крапками: наведіть на нього - побачите коротке пояснення. Праворуч - кнопка «Створити». Новий бізнес працює за вашою власною підпискою, тож кнопка стає сірою, коли завершилась саме вона. Працюєте в чужому бізнесі? Підписка його власника на кнопку не впливає. Якщо кнопка сіра, натисніть її - побачите пояснення і перехід до підписки.

Якщо бізнесів ще немає, замість таблиці ви бачите напис «У вас ще немає бізнесів» і кнопку «Створити бізнес».

Таблиця бізнесів

Кожен рядок таблиці - один ваш бізнес. На телефоні видно всі колонки: зірочка і назва стоять на місці, а решту ви гортаєте пальцем убік.

Рядок неактивного бізнесу блідіший за інші. Назву кожної кнопки і її наслідок пояснює підказка при наведенні - коли підказки увімкнено значком-бульбашкою у верхній частині екрана.

Уявіть Олексія, який зайшов перевірити свої бізнеси. У нього три рядки. «ФОП Олексій» - із жовтою зірочкою, активний, Власник, 4 рахунки. «Кавʼярня Олени» - активний, Працівник, 3 працівники, 6 рахунків, 87/500 МБ. «Старий проєкт» - неактивний, Власник, блідий рядок. З однієї сторінки Олексій бачить, що у кавʼярні ще багато місця для файлів. А старий проєкт вимкнений, але його історія на місці.

Створення нового бізнесу - крок за кроком

Кнопка «Створити» відкриває форму у бічній панелі (на телефоні - знизу екрана). У формі три блоки.

Логотип

Необовʼязковий. Натисніть на квадрат з літерами і оберіть зображення: JPEG, PNG або WebP, до 10 МБ. Зображення обрізається по центру до квадрата, тож найкраще виглядають квадратні картинки. Логотип видно у перемикачі бізнесу і у списку «Мої бізнеси». Без логотипа бізнес позначається першими літерами назви.

Основна інформація (обовʼязкова)

1. Назва бізнесу - від 2 до 200 символів, не лише пробіли. Ви побачите її у перемикачі бізнесу і у списку. Поки назва порожня, кнопка «Створити» внизу форми неактивна.
2. Основна валюта - гривня, долар, євро або інша зі списку. У ній зводяться підсумки і звіти, навіть коли рахунки у вас у різних валютах. Обирайте уважно - це основа всіх розрахунків у бізнесі.

Додаткова інформація (необовʼязкова)

3. Галузь - оберіть зі списку або знайдіть пошуком. Її видно у таблиці бізнесів.

Натискаєте «Створити» - бізнес зʼявляється у таблиці і у перемикачі. Кнопка «Скасувати» закриває форму без збереження.

Збільшити

Уважно. Кількість бізнесів залежить від вашого пакета підписки. Якщо її вичерпано, після натискання «Створити» у формі ви побачите повідомлення «Досягнуто ліміт бізнесів …» з назвою пакета. Скільки бізнесів дозволяє кожен пакет - дивіться на сторінці «Підписка».

Демо-режим. У демо-бізнесі створення, редагування, деактивація і видалення не зберігаються. Вікно видалення чи деактивації не відкривається - ви одразу побачите підказку «Ви все зробили правильно 👏 Проте у демо-режимі зміни не зберігаються». Демо потрібне, щоб спокійно все спробувати.

Редагування бізнесу

Кнопка у рядку (підказка - «Редагувати бізнес») відкриває ту саму форму із заповненими полями. Ви можете змінити назву, основну валюту, галузь і логотип. Логотип можна додати, замінити або видалити - тоді бізнес знову позначається літерами.

Натискаєте «Зберегти» - нова назва і логотип одразу видно у таблиці і у перемикачі.

Уважно. Основну валюту краще не чіпати, коли у бізнесі вже є операції. У ній зводяться всі підсумки і звіти.

Деактивація і активація бізнесу

Червона кнопка (підказка - «Деактивувати бізнес») не видаляє ваші дані. Деактивація - це спосіб відкласти бізнес убік, зберігши всю його історію.

Після натискання зʼявляється вікно з переліком наслідків. Вводити назву бізнесу не треба: дію легко скасувати. Досить прочитати перелік і натиснути «Деактивувати».

Збільшити

Що змінюється після деактивації:

• У таблиці рядок бізнесу блідне, статус стає помаранчевим «Неактивний».
• У перемикачі бізнес лишається, але з бейджем «Неактивний». Ви можете перемкнутись на нього і переглянути дані.
• Зробити такий бізнес бізнесом за замовчуванням не можна.
• Усі рахунки, транзакції, звіти і файли зберігаються.

Активація - зелена кнопка (підказка - «Активувати бізнес») на тому самому місці. Підтверджень немає: бізнес одразу стає активним з усіма даними.

Коли деактивація доречна. Сезонну справу взимку закрили. Зі старим проєктом більше не працюєте, але історію хочете зберегти. Створили бізнес, щоб спробувати, і поки не знаєте, чи він знадобиться.

Видалення бізнесу - остаточна дія

Якщо бізнес вам більше не потрібен і його дані не знадобляться, у рядку є кнопка (підказка - «Видалити бізнес»). Це повне видалення без вороття. На відміну від деактивації, тут нічого не зберігається.

Що буде стерто: рахунки, записи операцій, заплановані операції, категорії, контрагенти, проєкти, теги, історія дій та імпортів, файли. Учасники команди втратять доступ до цього бізнесу.

Захист від випадкового натискання - у три кроки.

1. Перелік наслідків. Після натискання кнопки відкривається вікно «Видалення бізнесу». У блоці «Буде видалено:» - точні числа: скільки рахунків, записів операцій, учасників команди, файлів. Поки числа рахуються, там написано «Підраховую…».
2. Введення назви бізнесу. Нижче є поле, куди треба ввести точну назву бізнесу. Без збігу кнопка «Видалити назавжди» неактивна.
3. Червона кнопка. Натискаєте «Видалити назавжди» - на мить зʼявляється напис «Видалення…», і бізнес зникає зі списку.

Збільшити

Як попрощатися з командою

Якщо у бізнесі є інші люди, у вікні зʼявляється галочка «Повідомити команду листом» - одразу увімкнена. Під нею - поле «Повідомлення команді (необовʼязково)», до 500 символів.

• Лишите галочку - кожен, хто працював у бізнесі, отримає лист із назвою бізнесу і вашим текстом.
• Знімете галочку - листа не буде. Сповіщення у застосунку люди отримають у будь-якому разі.

Ваші слова приходять окремим блоком «Повідомлення від власника». У листі поруч стоїть пояснення: це слова власника бізнесу. Так людина розуміє, хто до неї звертається.

Що тут написати. Найкорисніше - що буде далі: «закриваємо цю точку, запрошення в новий бізнес надішлю завтра». Людина втрачає робочий простір, і два речення від вас рятують її від здогадок.

Хто може видалити. Тільки Власник бізнесу. У Працівника цієї кнопки немає, хоч які права дає його посада.

Якщо це ваш єдиний бізнес. Одразу після видалення відкривається сторінка «Оберіть спосіб, з чого почати». На ній три картки: створити свій бізнес, увести код запрошення або подивитись демо. Ваш обліковий запис і профіль лишаються з вами.

Що бачать працівники. Якщо у людини є інші бізнеси, видалений просто зникає з її списку, а сповіщення чекає у Центрі сповіщень. Якщо це був її єдиний бізнес, після входу вона бачить картку «Бізнес … видалено» з датою і вашим повідомленням. Нижче - ті самі три картки, з чого почати далі.

Збільшити

Коли видалення доречне. Створили бізнес, щоб спробувати, і він більше не потрібен. Помилково завели не той бізнес і вже почали інший. Закрили справу остаточно, і її історія вам не потрібна. Сумніваєтесь - деактивуйте: дані лишаться, активувати можна будь-коли.

Сховище файлів - 500 МБ на бізнес

До транзакцій ви можете прикріплювати файли: фото чеків, договори, квитанції. Разом файли одного бізнесу можуть займати до 500 МБ.

Смужка у колонці «Сховище» показує, скільки вже зайнято:

• звичайна - до 75%, місця вдосталь;
• жовта - від 75% до 90%, час подумати про старі файли;
• червона - понад 90%, місце закінчується.

Коли новий файл уже не вміщається у 500 МБ, він не додається. Ви побачите повідомлення про те, скільки місця лишилось. Видаліть непотрібні файли зі старих транзакцій - і місце звільниться.

Керування командою бізнесу

Усе про людей у ваших бізнесах - посади, права, запрошення, звільнення - зібрано на сторінці «Моя команда». Там дві вкладки:

• «Працівники» - учасники команди, запрошення, що чекають відповіді, і звільнені. Для кожного вашого бізнесу - окрема секція з кнопкою «Запросити».
• «Посади і доступи» - створення посад і налаштування їхніх прав. Теж окремою секцією на кожен бізнес.

Порада. «Моя команда» показує всі ваші бізнеси одразу, перемикатись не треба. На сторінці «Мої бізнеси» команду не налаштувати: тут лише самі бізнеси та їхні назва, валюта, галузь і логотип.

Звʼязок з іншими сторінками

• Мої рахунки - рахунки створюються усередині конкретного бізнесу. Спільного рахунку для двох бізнесів не існує.
• Транзакції - кожна транзакція належить одному бізнесу і не видна з інших.
• Довідники - категорії, теги, контрагенти, проєкти і правила імпорту окремі для кожного бізнесу.
• Аналітика - звіти рахуються за даними того бізнесу, який обрано у перемикачі.
• Журнал дій - історія дій ведеться у кожному бізнесі окремо.
• Моя команда - посади, права доступу, запрошення і звільнення в усіх ваших бізнесах.
• Підписка - від пакета залежить, скільки бізнесів ви можете створити.

Що поки не вміємо

• Передача бізнесу іншому Власнику - поки немає.
• Спільні дані між бізнесами (наприклад, один список контрагентів на два бізнеси) - навмисно ні: кожен бізнес окремий.
• Обʼєднання двох бізнесів в один - поки немає. Операції доводиться переносити вручну.
• Більше ніж 500 МБ для файлів одного бізнесу - поки немає.
• Відновлення видаленого бізнесу кнопкою в інтерфейсі - немає, видалення остаточне.

Часті запитання