Доступи посади

Тут ви вирішуєте, що бачить і що робить працівник на конкретній посаді. Сторінка відкривається значком ключа в рядку посади на сторінці «Моя команда», вкладка «Посади і доступи».

Людською мовою. Уявіть звʼязку ключів від офісу. Одні ключі відмикають бухгалтерію, інші - склад, треті - сейф. Ви вирішуєте, які ключі дати кожній посаді. Хто прийде працювати бухгалтером - отримає ту саму звʼязку, що й попередній бухгалтер: посада одна, ключі однакові.

Що є на сторінці

• «До команди» - повертає до списку посад.
• Картка посади. Назва й опис змінюються прямо тут: натисніть на текст, виправте, натисніть Enter. Поруч - бейджі стану («Активна» або «Неактивна») і кількості працівників, а також назва бізнесу.
• Смужка «Налаштовано 4 з 8 розділів». Розділ вважається налаштованим, коли в ньому відкрито хоча б щось.
• «Швидкий старт» - готові набори дозволів.
• Розділи з перемикачами - по одній картці на кожен розділ: «Аналітика», «Транзакції», «Мої рахунки», «Борги», «Імпорт даних», «Моя команда», «Довідники», «Історія дій». У кутку кожної картки - короткий підсумок: «немає доступу», «відкрито 2 з 4», «повний доступ».
• Панель «Що зможе працівник» - ваші налаштування звичайними реченнями.

Кнопки «Зберегти» немає. Кожне натискання перемикача зберігається одразу.

Головне правило: посада починається з нуля

Нова посада не має жодного дозволу. Це навмисно. Безпечніше додати дозвіл, коли він знадобився, ніж випадково лишити відкритим зайве.

Тому перше, що ви бачите на порожній посаді - блок «Швидкий старт».

Швидкий старт - готові набори

Розділи можна не проходити по черзі. Оберіть готовий набір і доналаштуйте його під себе. Одне натискання на картку - і дозволи видано.

На кожній картці два бейджі. Перший - число, наприклад «16 дозволів»: стільки окремих дозволів входить у набір. Другий - «без команди» або «з керуванням командою». Картка «Повний доступ» обведена помаранчевим: цей набір відкриває все, що можна доручити працівнику. Посади і налаштування бізнесу лишаються за вами.

Набори не відкривають рахунків. Після вибору набору відкрийте працівникові потрібні рахунки - про це нижче.

Скопіювати з посади

Остання картка блоку. Оберіть у списку іншу посаду цього ж бізнесу і натисніть «Скопіювати». Переносяться і дозволи, і відкриті рахунки тієї посади. У списку є лише активні посади, без «Власника».

Уявіть: Сергій бере другого продавця. Посада «Продавець» уже налаштована. Сергій створює посаду «Продавець на вихідні», відкриває її доступи й копіює з «Продавця». Нова посада одразу має ті самі дозволи і ті самі рахунки.

Уважно. Копіювання замінює все, що було в посади раніше: і дозволи, і відкриті рахунки. «Повернути як було» після копіювання немає.

Коли посада вже налаштована

Замість блоку ви бачите кнопку «Застосувати готовий набір…». Вона розгортає ті самі картки, а «Згорнути» ховає їх назад.

Перед заміною зʼявляється вікно «Замінити поточні налаштування?» з кнопками «Скасувати» і «Замінити». Готовий набір замінює дозволи на розділи. Відкриті рахунки лишаються як були.

Збільшити

Якщо набір не підійшов

Застосована картка отримує зелену рамку і бейдж «Застосовано». Під нею зʼявляється «Повернути як було». Натисніть - і дозволи стануть такими, якими були до вибору набору. Відкриті рахунки при поверненні теж не змінюються.

«Повернути як було» діє, поки ви на сторінці. Після оновлення сторінки правте дозволи перемикачами нижче.

Рівні доступу

Є розділи, де працівник не лише дивиться, а й працює із записами. Це транзакції, заплановані транзакції, борги і всі довідники. Там доступ задається одним перемикачем:

Кольори підказують стан з першого погляду. Сірий - закрито, блакитний - тільки дивиться, бурштиновий - працює зі своїм, зелений - працює з усім.

Збільшити

Свій набір - кожна дія окремо

Оберіть «Свій набір», і під перемикачем розгорнуться чотири дії:

• Бачить записи - «Немає», «Лише свої» або «Усі»;
• Створює нові - «Ні» або «Так»;
• Редагує - «Немає», «Лише свої» або «Усі»;
• Видаляє - «Немає», «Лише свої» або «Усі».

Наприклад: бачить усі, створює, редагує усі, але не видаляє нічого. Саме так набір «Бухгалтер» налаштовує борги і довідники. Тому після цього набору там стоїть «Свій набір».

Збільшити

Розділи, які працівник лише бачить: «Не бачить» або «Бачить»

Так вмикаються вкладки звітів, підсумкові картки, блок «Заплановані у списку» і список працівників. Змінювати там нічого, тому вибір один: показувати розділ чи ні.

Права-дії: «Немає» або «Повний доступ»

Є права, які не діляться на частини. Це «Налаштування рахунків», «Імпорт виписок з файлу», підключення Monobank і ПриватБанку і «Запрошення працівників».

Посади, їхні права і налаштування бізнесу (назва, валюта, активність) змінюєте лише ви - таких прав у списку немає. Хто змінює права всіх посад, той змінює і свої, тобто стає другим власником.

Під назвою кожного такого права написано, що в нього входить. «Повний доступ» видає все це одразу. Наприклад, з правом «Імпорт виписок з файлу» працівник завантажує виписку, зберігає операції з неї і може відкотити помилковий імпорт.

Курси валют: три рівні

У права «Курси валют» рівнів три:

• «Немає» - блоку курсів на сторінці «Мої рахунки» працівник не бачить;
• «Лише перегляд» - бачить таблицю курсів, але не змінює їх. Корисно тому, хто читає звіти в кількох валютах і хоче розуміти, за яким курсом рахуються суми;
• «Повний доступ» - додає, змінює і видаляє курси. Зміна курсу перераховує суми в усіх звітах бізнесу, тому цей рівень варто давати обачно.

Збільшити

Історія дій

У цьому розділі перемикач має два положення: «Лише свої дії» і «Усі дії бізнесу».

Сторінку «Історія дій» працівник відкриває лише з положенням «Усі дії бізнесу». З положенням «Лише свої дії» пункту «Історія дій» у меню немає, а панель праворуч показує розділ у рядку «Не бачитиме».

Два рівні: де і що

Це найважливіше місце сторінки і найчастіша причина непорозумінь.

Права на транзакції відповідають на питання, що працівник робить з операціями. Але вони не кажуть, на яких рахунках. Рахунки відкриваються окремо: картка «Мої рахунки», блок «Доступ до рахунків». Біля кожного рахунку - вибір «Не бачить» або «Бачить», а вгорі блоку лічильник «відкрито 2 з 7».

Збільшити

Уявіть: Олена - бухгалтерка у кавʼярні. Ви дали їй повний доступ до транзакцій, але жодного рахунку не відкрили. Олена заходить і бачить порожній список. Нічого не зламалося: їй дозволено працювати з операціями, але не відкрито жодного рахунку. Ви ставите «Бачить» біля «Каси» і «Приватбанку» - і Олена бачить операції по них. По решті рахунків - і далі нічого.

Тому під правами на транзакції і борги стоїть постійний синій рядок: «Діє лише на рахунки, відкриті нижче…». А якщо ви видали права, але забули про рахунки, на сторінці зʼявиться попередження.

Боргові рахунки стоять окремо: картка «Борги», блок «Доступ до окремих боргових рахунків». Це рахунки типів «Кредити», «Борги» і «Мені винні». У блоці «Доступ до рахунків» їх немає, тож відкрити їх як звичайний рахунок не вийде.

Що зможе працівник

Праворуч на сторінці є панель «Що зможе працівник». На телефоні вона згорнута в рядок під «Швидким стартом»: натисніть, щоб розгорнути. Панель переказує ваші перемикачі звичайними реченнями:

• по кожному розділу - що саме відкрито і на якому рівні;
• «Рахунки» і «Боргові рахунки» - скільки відкрито і які саме;
• рядок «Не бачитиме» - розділи, де не відкрито нічого.

Так ви перевіряєте себе, не виходячи зі сторінки. Натисніть на розділ у панелі - сторінка перемотається до нього.

Рядок «Зверніть увагу»

Якщо в налаштуваннях є на що зважити, одразу під заголовком панелі зʼявляється помаранчевий рядок «Зверніть увагу». На широкому екрані він лишається перед очима, поки ви гортаєте розділи. Числа в рядку показують, скільки застережень кожного виду:

• «Не спрацює» - поєднання, які не працюють;
• «Чутливі права» - видані чутливі права з наслідком кожного;
• «Видаляє чужі записи» - розділи, де працівник може видалити запис, який створила інша людина.

Натисніть рядок, щоб розгорнути подробиці. Натисніть пункт - сторінка перемотається до цього права.

На телефоні панель згорнута, тому кількість застережень стоїть поруч з її назвою. Коли застережень немає, рядка теж немає.

Попередження на сторінці

Деякі поєднання виглядають правильно, але не працюють. Для них ви побачите помаранчеве попередження - і в самому розділі, і в рядку «Зверніть увагу» панелі «Що зможе працівник»:

• права на транзакції є, а рахунків не відкрито - працівник побачить порожній список;
• права на борги є, а боргових рахунків не відкрито - те саме;
• відкрито вкладку «Виписка», але немає жодного рахунку - вкладка буде порожня;
• у посади немає жодного дозволу - працівник побачить порожній кабінет.

Перші три попередження зʼявляються лише тоді, коли у бізнесі вже є відповідні рахунки.

Попередження нічого не забороняє - це підказка. Ви можете лишити так навмисно, наприклад поки посада ще готується.

Чутливі права

Біля деяких дозволів стоїть помаранчевий значок щита. Це права, наслідок яких легко недооцінити з назви. Наведіть на значок (на телефоні - торкніться) і прочитайте пояснення.

Так позначено чотири права:

• Налаштування рахунків - створювати, змінювати і видаляти рахунки;
• Monobank і ПриватБанк - підключати і відключати автоматичне завантаження операцій з банку;
• Запрошення працівників - запрошувати людей у бізнес і звільняти працівників. Кожне запрошення займає місце вашого тарифу.

Видані чутливі права перелічено в панелі «Що зможе працівник», у рядку «Зверніть увагу» - разом з наслідком кожного.

Що відкриває розділ «Моя команда». «Список працівників» - сторінку «Моя команда» з командою вашого бізнесу, лише для перегляду і без пошти колег. «Запрошення працівників» - ще й запрошення, звільнення і поновлення людей. Посади і їхні доступи, тобто вкладку «Посади і доступи» і цю сторінку, бачите лише ви.

Посада «Власник»

Посада «Власник» - системна. Вона завжди має повний доступ до всього, і змінити це неможливо: бізнес не лишається без господаря. Сторінка такої посади відкривається лише для читання. Усі перемикачі неактивні, «Швидкого старту» і смужки налаштованості немає. У панелі праворуч - напис «Власник бачить усе».

Якщо підписка завершилась

Сторінка відкривається, але перемикачі й набори неактивні. На сторінці ви побачите пояснення і кнопку «Перейти до підписки». Після оплати все знову редагується. Докладніше - на сторінці «Підписка».

Звʼязок з іншими сторінками

• «Моя команда» - тут ви створюєте посади, запрошуєте людей і призначаєте їм посади.
• «Мої рахунки» - рахунки, які ви відкриваєте посаді у блоці «Доступ до рахунків».
• «Борги» - боргові рахунки відкриваються окремим блоком у картці «Борги».
• «Історія дій» - сторінка, яку відкриває положення «Усі дії бізнесу».
• «Аналітика» - вкладки звітів, які вмикаються у картці «Аналітика».

Що поки не вміємо

• Видати окремий дозвіл одній людині. Дозволи належать посаді: усі працівники на ній мають однакові. Для особливих умов створіть окрему посаду.
• Зберегти власний готовий набір. Натомість є «Скопіювати з посади».
• Повернути дозволи після копіювання з посади або після оновлення сторінки. «Повернути як було» діє лише одразу після готового набору.
• Показати працівникові тільки його власні дії в «Історії дій». Сторінка відкривається лише з положенням «Усі дії бізнесу».
• Дати працівникові сторінки «Моя команда» і «Доступи посади». Їх відкриває лише власник.

Часті запитання