Was tun, wenn eine Schlüsselkraft kündigt: So schützen Sie die Prozesse Ihres Unternehmens

Kündigt eine Schlüsselkraft, sollte die Zeit bis zu ihrem letzten Tag auf drei Dinge verwendet werden: die Prozesse aufschreiben, die sie betreut, dem Nachfolger Zugänge und Absprachen übergeben und die Finanzvorgänge abschließen, die noch bei ihr liegen. Dann läuft das Unternehmen im gewohnten Rhythmus weiter, und die neue Person bekommt vom ersten Tag an ein klares Bild.

Gehen wir durch, was genau mit einer Person mitgeht, wie Sie einen Übergabeplan aufbauen und was die Übergangszeit kostet, an einem Beispiel. Am Ende sehen wir, wie Sie das Unternehmen so vorbereiten, dass die nächste Veränderung im Team ruhig verläuft.

Einfach gesagt. Stellen Sie sich ein Familienrezept für Gulaschsuppe vor, das nur die Großmutter kennt. Solange sie in der Küche steht, schmeckt die Suppe immer gleich. Ist das Rezept auf einer Karte notiert und liegt in der Schublade, kann es jeder in der Familie kochen, und der Geschmack bleibt derselbe. Unternehmensprozesse funktionieren genauso: Ein aufgeschriebener Prozess geht unverändert von Mensch zu Mensch.

Wer eine Schlüsselkraft ist

Als Schlüsselkraft bezeichnet man eine Person, auf der ein Prozess beruht, den im Unternehmen bislang niemand sonst ausführt. Position und Gehaltshöhe spielen dabei keine Rolle. Oft ist es die Verwaltungskraft, die alle Zahlungstermine für Lieferanten kennt, oder der Buchhalter, der als Einziger den Zugang zum Onlinebanking hat.

In Finanzwesen und Versicherung gibt es dafür einen eigenen Begriff: Schlüsselpersonenrisiko (Key Person Risk). Er bezeichnet die Abhängigkeit des Geschäftsergebnisses von einer bestimmten Person. Der Begriff beschreibt den aktuellen Zustand: Ein Teil des Wissens im Unternehmen existiert bislang in einem einzigen Exemplar.

Schlüsselkräfte lassen sich mit einer einzigen Frage finden. Gehen Sie alle regelmäßigen Prozesse durch und fragen Sie sich bei jedem, wer ihn morgen ausführt, wenn die zuständige Person im Urlaub ist. Wo es bislang keine Antwort gibt, liegt ein Schlüsselbereich.

Was mit der Person mitgeht

Mit einer Mitarbeiterin geht alles, was sie während ihrer Zeit angesammelt hat. Das sind vier verschiedene Dinge, und jedes wird auf seine eigene Art übergeben.

Prozesswissen

Wie und wann jede regelmäßige Tätigkeit erledigt wird: an welchem Tag die Miete bezahlt wird, wie die Kasse am Tagesende abgeschlossen wird, wem die Bestellung beim Lieferanten in welchem Format geht. Solches Wissen ist selten irgendwo notiert. Die Person macht es täglich, deshalb kann es ihr selbstverständlich erscheinen.

Zugänge

Passwörter für Bankportale, E-Mail, Buchhaltungsprogramme, Lieferantenseiten. Ist ein Login auf das private Telefon oder die private E-Mail der Mitarbeiterin angelegt, lässt er sich im Voraus leichter übergeben als nach dem Weggang wiederherstellen.

Absprachen und Kontakte

Mündliche Absprachen mit Lieferanten über Zahlungsziele oder Rabatte, Kontakte von Stammkunden, das Wissen, welchen Kunden man besser anruft und welchem man besser schreibt. Diese Informationen leben im Telefon und im Gedächtnis, deshalb lohnt es sich, sie an einen gemeinsamen Ort zu übertragen: eine Liste der Geschäftspartner mit einer kurzen Notiz zu den Absprachen mit jedem.

Offene Finanzvorgänge

Bargeld, das die Mitarbeiterin erhalten und noch nicht abgegeben hat. Belege, die noch nicht in die Buchhaltung eingetragen sind. Anzahlungen an Lieferanten, für die noch keine Ware da ist. Kunden zugesagte Rückerstattungen. Jeden dieser Vorgänge sollte man bis zum letzten Arbeitstag abschließen oder einer bestimmten Person übergeben. Dann stimmen die Zahlen in der Buchhaltung und der tatsächliche Bestand überein.

Ein Übergabeplan bis zum letzten Tag

Die Zeit zwischen Kündigung und letztem Arbeitstag hängt vom Arbeitsvertrag und den Gesetzen Ihres Landes ab. Die formalen Schritte des Ausscheidens (Unterlagen, Abrechnung, Fristen) sollten Sie mit einem Rechtsanwalt oder der Personalabteilung abstimmen. Hier geht es um die Geschäftsprozesse, und ihre Übergabe lässt sich bequem in vier Phasen einteilen.

Die dritte Phase nennt man Überlappung: Die alte und die neue Mitarbeiterin arbeiten eine Zeit lang gleichzeitig. In dieser Zeit zahlt das Unternehmen zwei Gehälter, deshalb sollte man die Dauer der Überlappung im Voraus berechnen. Wie das geht, zeigen wir weiter unten.

Ist noch kein Nachfolger gefunden, lässt sich die zweite Hälfte des Zeitraums an eine temporäre Vertretung übergeben: einen Kollegen oder den Inhaber. Die in der zweiten Phase geschriebenen Anleitungen werden ihm genauso nützlich sein wie einer künftigen neuen Kraft.

Tipp. Die Prozessliste lässt sich bequem gemeinsam mit der Mitarbeiterin erstellen, indem Sie mit ihr eine gewöhnliche Arbeitswoche von Montag bis Freitag durchgehen. So gelangen sowohl tägliche als auch einmal wöchentlich auftretende Tätigkeiten in die Liste. Monatliche Prozesse sollten Sie separat ergänzen, indem Sie die Zahlungen des letzten Monats durchsehen.

Achtung. Zugänge schließt man am besten am letzten Arbeitstag, gleichzeitig mit dem Kassenabgleich. Passwörter gemeinsamer Portale werden geändert, und Logins, die auf das Telefon oder die E-Mail der Mitarbeiterin angelegt waren, werden auf das Unternehmen umgestellt. So bleibt der Zugang zu den Finanzen bei denen, die jetzt im Team sind.

Was die Übergangszeit kostet

In der Personalpraxis werden die Kosten für den Ersatz einer Mitarbeiterin aus mehreren Bestandteilen berechnet: Suche, Überlappungszeit und die geringere Leistung der neuen Kraft in den ersten Wochen. Für ein kleines Unternehmen reichen diese drei Bestandteile, um eine praktikable Summe zu erhalten.

Kosten der Übergangszeit = Überlappung + Suche + Entgangener Bruttogewinn

Stellen Sie sich Iryna vor. Sie besitzt ein Kosmetikstudio mit 30.000 € Monatsumsatz und einer Bruttomarge von 40 %. Die Verwaltungskraft Oksana führt die Kundentermine, die Kasse und die Zahlungen an Lieferanten. Oksana hat angekündigt, dass sie in einem Monat geht. Iryna möchte wissen, welche Summe sie für die Übergangszeit einplanen sollte.

Schritt eins: Überlappung. Die neue Verwaltungskraft beginnt zwei Wochen vor Oksanas letztem Tag, um die Prozesse unter Aufsicht zu übernehmen. Die vollen Kosten einer Verwaltungskraft für das Unternehmen, also Gehalt samt Steuern und Abgaben, betragen im Beispiel 3.000 € im Monat. Zwei Wochen sind ein halber Monat, die Überlappung kostet also 1.500 €.

Schritt zwei: Suche. Die Stellenanzeige und die bezahlten Probetage der Kandidatinnen kosten im Beispiel 400 €. Hier lässt sich auch die Gebühr einer Personalagentur ergänzen, falls Sie mit einer arbeiten.

Schritt drei: entgangener Bruttogewinn. Im ersten Monat arbeitet die neue Verwaltungskraft langsamer: Sie verpasst einen Teil der Anrufe und füllt den Terminplan weniger dicht. Iryna geht davon aus, dass der Umsatz dieses Monats um 5 % niedriger ausfällt, also um 1.500 €. Das Unternehmen verliert dabei nur den Bruttogewinn aus diesem Betrag: Material für Leistungen, die nicht stattgefunden haben, wird ebenfalls nicht verbraucht.

Entgangener Bruttogewinn = Umsatzrückgang × Bruttomarge

Für Iryna sind das 1.500 × 0,4 = 600 €. Der Rückgang von 5 % ist hier Irynas Annahme, eine Norm dafür gibt es nicht. Setzen Sie für Ihr eigenes Unternehmen eine Schätzung ein, die sich darauf stützt, wie frühere Veränderungen im Team verlaufen sind.

Schritt vier: zusammenrechnen. 1.500 + 400 + 600 = 2.500 €. Das ist die Summe, die Iryna für den Übergangsmonat einplant. Zum Vergleich: Der Bruttogewinn des Studios im Monat beträgt 12.000 €, der Übergang nimmt also etwa ein Fünftel des monatlichen Bruttogewinns.

Warum sollte man diese Summe im Voraus berechnen? Jeder Bestandteil hängt von der Vorbereitung ab. Sind die Prozesse aufgeschrieben, genügt dem Nachfolger eine kürzere Überlappung. Kennen Kunden und Lieferanten eine zweite Ansprechperson, hängen Termine und Zahlungen weniger davon ab, wer am Empfang sitzt. Die Berechnung zeigt, an welchem Bestandteil man zuerst arbeiten sollte.

Wie Sie das Unternehmen weniger von einer Person abhängig machen

Sich auf Veränderungen im Team vorzubereiten geht am bequemsten dann, wenn niemand geht: Es ist Zeit da, und nichts drängt. Vier Werkzeuge machen jede künftige Übergabe kürzer.

Die Austauschbarkeitsmatrix

Das ist eine Liste auf einer Seite: Für jeden Prozess ist angegeben, wer ihn ausführt, wer ihn vertreten kann und wo die Anleitung steht. Dieses Werkzeug wird in der Personalplanung verwendet. So sah Irynas Matrix an dem Tag aus, an dem Oksana ihre Kündigung ankündigte.

Die Zeile, in der in der Spalte „Kann vertreten werden von“ „Niemand“ steht, zeigt, wo man anfangen sollte: bei den Zahlungen an Lieferanten. Die Zeilen mit dem Wort „Nirgends“ zeigen, welche Anleitungen als Nächstes geschrieben werden sollten.

Aufgeschriebene Anleitungen

Für jeden Prozess aus der Matrix ist eine kurze Anleitung auf einer Seite nützlich: was wir tun, wann, in welcher Reihenfolge und was wir am Ende prüfen. In der Managementpraxis nennt man ein solches Dokument eine Standardarbeitsanweisung.

Die Anleitung schreibt bequemerweise die Person, die den Prozess ausführt, denn sie kennt die Details. Prüfen sollte sie jemand, der den Prozess nicht kennt: Konnte er den Prozess nach der Anleitung ausführen, ist die Anleitung fertig.

Zugänge nach Rolle

Zugriffsrechte lassen sich bequem an eine Rolle knüpfen. Dann erhält ein neuer Buchhalter denselben Satz an Rechten wie sein Vorgänger, und beim Ausscheiden wird der Zugang der konkreten Person geschlossen, während die Rolle eingerichtet bleibt. Gemeinsame Portale, das Postfach für Rechnungen und die Bank-Logins sollten ebenfalls auf das Unternehmen angelegt werden.

Eine zweite Person bei jedem Prozess

Für Prozesse, bei denen Geld bewegt wird, gibt es in der internen Kontrolle das Vier-Augen-Prinzip: Eine Person bereitet eine Zahlung vor, eine zweite prüft oder bestätigt sie. Es ist auch für die Austauschbarkeit nützlich: Die zweite Person kennt den Prozess bereits und kann ihn ohne gesonderte Vorbereitung übernehmen.

In einem kleinen Unternehmen ist das zweite Augenpaar oft der Inhaber, der einmal pro Woche die Zahlungen durchsieht. Das genügt, damit es in jedem Finanzprozess zwei Personen gibt, die ihn kennen.

Wie das in der Buchhaltung aussieht

Führt eine einzige Person die Finanzen, kann die Buchhaltung in ihren Dateien, ihrem Telefon und ihrem Gedächtnis bleiben. Selbst eine ausführliche Anleitung zeigt dann nicht, welche Zahlungen nächste Woche anstehen und wer die letzten Änderungen vorgenommen hat. Bequemer ist es, wenn diese Antworten in der Buchhaltung selbst stehen.

In BizFin werden Zugänge über Rollen im Bereich „Mein Team“ eingerichtet. Eine Rolle ist ein Satz an Rechten: Sie wählen, welche Bereiche die Mitarbeiterin sieht und mit welchen Konten sie arbeitet. Eine neue Verwaltungskraft, die in dieselbe Rolle eingeladen wird, erhält sofort denselben Satz. Scheidet jemand aus, klicken Sie auf „Entlassen“, und die Person sieht das Unternehmen nicht mehr, während alle von ihr erstellten Transaktionen mit ihrem Namen signiert bleiben.

Im „Aktionsverlauf“ sehen Sie, wer wann was erstellt, geändert oder gelöscht hat. Vor dem letzten Tag einer Mitarbeiterin lohnt es sich, das Protokoll für den laufenden Monat durchzusehen, einschließlich aller Löschungen. Das Protokoll zeigt, was genau sich geändert hat, und den neuen Wert. Frühere Versionen eines Eintrags und Logins ins Konto enthält es nicht.

Regelmäßige Zahlungen, deren Termine früher nur eine Person kannte, lassen sich bequem in „Geplante Transaktionen“ übertragen. Eine Vorlage mit Betrag, Konto und Zeitplan steht in der Liste, eine Erinnerung erscheint, wenn der Termin näher rückt, und im Modus „Kalender“ sehen Sie alle Zahlungen des Monats nach Tagen. Der Nachfolger sieht dieselben Termine, die der Vorgänger sah.

Was Sie sich merken sollten

• Eine Schlüsselkraft bestimmt sich über den Prozess. Es ist eine Person, deren Prozess bislang niemand sonst im Unternehmen ausführt, unabhängig von der Position.

• Vier Dinge gehen mit der Person mit. Prozesswissen, Zugänge, Absprachen und offene Finanzvorgänge, und jedes wird gesondert übergeben.

• Die Übergangszeit hat einen Preis. Überlappung, Suche und entgangener Bruttogewinn ergeben eine Summe, die sich im Voraus planen lässt.

• Knüpfen Sie Zugänge an die Rolle. Dann erhält die neue Kraft einen fertigen Satz an Rechten, und der Zugang der ausgeschiedenen Person wird mit einer einzigen Entscheidung geschlossen.

• Es ist bequemer, sich vor der Kündigung vorzubereiten. Die Austauschbarkeitsmatrix zeigt, mit welchem Prozess man beginnen sollte.

Häufig gestellte Fragen

Was tun, wenn eine Schlüsselkraft kündigt?

Eine Liste ihrer Prozesse, Zugänge und offenen Finanzvorgänge erstellen, um schriftliche Anleitungen bitten, eine Überlappung mit dem Nachfolger organisieren und am letzten Tag die Kasse abgleichen und die Zugänge schließen. Die Dauer jeder Phase hängt davon ab, wie viel Zeit bis zum letzten Tag bleibt.

Wie erkennt man, wer im Unternehmen die Schlüsselkraft ist?

Fragen Sie bei jedem regelmäßigen Prozess, wer ihn morgen ausführt, wenn die zuständige Person im Urlaub ist. Gibt es bislang keine Antwort, ist die Person bei diesem Prozess eine Schlüsselkraft. Bequem ist es, die Antworten in einer Austauschbarkeitsmatrix zu sammeln.

Wie lange sollte die Überlappung von alter und neuer Mitarbeiterin dauern?

Eine einheitliche Norm gibt es nicht: Die Dauer hängt von der Zahl der Prozesse ab und davon, wie viele davon schon aufgeschrieben sind. Ein praktischer Richtwert: Der Nachfolger sollte jeden regelmäßigen Prozess mindestens einmal selbst ausführen, solange der Vorgänger noch daneben ist.

Wie berechnet man die Kosten für den Ersatz einer Mitarbeiterin?

Drei Beträge zusammenzählen: die Überlappung der Gehälter, die Suchkosten und den entgangenen Bruttogewinn im ersten Monat. Der letzte Bestandteil entspricht dem erwarteten Umsatzrückgang multipliziert mit der Bruttomarge. Im Beispiel des Artikels sind das 1.500 + 400 + 600 = 2.500 €.

Wann sollte man einer ausscheidenden Mitarbeiterin die Zugänge schließen?

Am letzten Arbeitstag, gleichzeitig mit dem Abgleich von Kasse und offenen Vorgängen. Gemeinsame Passwörter werden geändert, und Logins, die auf das private Telefon oder die private E-Mail der Mitarbeiterin angelegt waren, werden auf das Unternehmen umgestellt.

Wie verringert man die Abhängigkeit des Unternehmens von einer einzelnen Mitarbeiterin?

Eine Austauschbarkeitsmatrix erstellen, Anleitungen zu den Prozessen schreiben, Zugänge an Rollen knüpfen und jedem Prozess, bei dem Geld bewegt wird, eine zweite Person geben. Bequem ist es, mit den Prozessen zu beginnen, bei denen in der Spalte „Kann vertreten werden von“ „Niemand“ steht.