Freelancer-Stundensatz: So berechnen Sie, wie viel Sie pro Stunde verlangen sollten

Freelancer-Stundensatz: So berechnen Sie, wie viel Sie pro Stunde verlangen sollten

Ihr Stundensatz berechnet sich aus zwei Dingen: wie viel Sie im Jahr verdienen müssen und wie viele Stunden dieses Jahres tatsächlich abrechenbar sind. Die zweite Zahl fällt meist kleiner aus als die Zahl der Arbeitsstunden — und genau sie bestimmt das Ergebnis.

Gehen wir die vollständige Berechnung durch: wie Sie abrechenbare Stunden ermitteln, was zwingend in den Satz einfließen muss, und warum man ihn nicht direkt mit dem Gehalt eines Angestellten vergleichen kann.

Einfach gesagt. Stellen Sie sich ein Taxi vor. Ein Fahrer sitzt während einer Schicht acht Stunden am Steuer, fährt aber vielleicht nur fünf davon mit Fahrgast: Der Rest ist Warten, Anfahrt zum Kunden, Tanken. Der Fahrpreis muss die ganze Schicht abdecken, nicht nur die Minuten mit Fahrgast. Bei einem Freelancer funktioniert es nach demselben Prinzip.

Warum sich der Satz nicht aus allen Arbeitsstunden berechnet

Der einfachste Weg sieht so aus: das benötigte Jahreseinkommen durch die Zahl der Arbeitsstunden im Jahr teilen. Aber das Ergebnis dieser Division beschreibt eine andere Situation — eine, in der jemand für jede Arbeitsstunde bezahlt.

Bei einem Freelancer ist das nicht so. Ein Teil der Zeit geht für die Kundensuche, Abstimmungen, Unterlagen und Phasen zwischen Projekten drauf. Diese Stunden sind für die Arbeit nötig, aber niemand bezahlt sie gesondert — sie müssen in den Preis der abrechenbaren Stunden eingerechnet werden.

Wie viele Stunden im Jahr tatsächlich abrechenbar sind

Eine Berechnung in drei Schritten.

Wie viele Stunden verfügbar sind

Wir nehmen 52 Wochen im Jahr und ziehen die Zeit ab, in der Sie nicht arbeiten: Urlaub, Feiertage und eine typische Anzahl an Krankheitstagen.

Welcher Anteil davon ist abrechenbar

Das ist die Schlüsselzahl der gesamten Berechnung. Bei Selbstständigen ist etwa die Hälfte bis zwei Drittel der Arbeitszeit abrechenbar, je nach Branche und wie viel Aufwand die Kundensuche kostet.

Nehmen wir für die Berechnung 55 %: 1.880 × 0,55 ≈ 1.000 abrechenbare Stunden im Jahr. Das sind etwa 20 Stunden pro Woche.

Wohin die restliche Zeit geht

Die andere Hälfte der Woche geht für Dinge drauf, ohne die die Arbeit nicht stattfinden würde.

• Kundensuche, Beantwortung von Anfragen, Verhandlungen und Angebotserstellung.

• Korrespondenz und Abstimmungen außerhalb abrechenbarer Stunden.

• Rechnungen, Verträge, Buchhaltung und Berichterstattung.

• Weiterbildung und Erhalt der Qualifikation.

• Phasen zwischen Projekten, in denen vorübergehend keine Aufträge da sind.

Das ist keine verlorene Zeit — das ist Teil der Arbeit. Der einzige Unterschied ist, dass sie nicht gesondert bezahlt wird, sondern über den Stundensatz.

Die Formel für den Stundensatz

Stundensatz = (Benötigtes Einkommen + Ausgaben + Steuern + Reserve) ÷ Abrechenbare Stunden

Der Zähler ist alles, was Ihre Arbeit im Laufe eines Jahres einbringen muss. Der Nenner sind die Stunden, für die Sie tatsächlich bezahlt werden. Gehen wir jeden Bestandteil des Zählers durch.

Die Berechnung in Zahlen

Nehmen wir eine Fachkraft, die 3.600 € im Monat zum Leben braucht.

58.320 € ÷ 1.000 Stunden ≈ 58 € pro Stunde

Vergleichen wir das jetzt mit der einfachen Division. Hätten wir dieselben 58.320 € durch alle 1.880 Arbeitsstunden geteilt, kämen wir auf etwa 31 €. Der Unterschied ist fast doppelt so groß — und das genau deshalb, weil die Hälfte der Arbeitszeit nicht gesondert bezahlt wird.

Tipp. Berechnen Sie Ihren Stundensatz einmal nach diesem Schema und halten Sie die Zahl griffbereit. Sie ist nicht dazu da, um sie sofort zu verkünden, sondern damit Sie Ihre Untergrenze kennen: Bietet ein Kunde weniger, sehen Sie kein Bauchgefühl, sondern einen konkreten Unterschied.

Was zwingend in den Satz einfließen muss

Drei Kostengruppen, die man bei der Berechnung leicht übersieht.

Die letzte Zeile ist wichtiger als die ersten beiden. Im Angestelltenverhältnis werden Urlaub und Krankschreibung gesondert bezahlt; bei Selbstständigen müssen sie im Voraus in den Satz eingerechnet werden. Wird das versäumt, wird jede freie Woche zu einer Woche ohne Einkommen.

Freelancer-Stundensatz und Angestelltengehalt sind unterschiedliche Größen

Der Vergleich „ein Angestellter bekommt 3.600 € netto, also brauche ich genauso viel“ lässt einen großen Teil des Bildes aus.

Ein Arbeitgeber zahlt für eine Angestellte deutlich mehr, als bei ihr netto ankommt: Zusätzlich zum Gehalt kommen Abgaben, ein Arbeitsplatz, Ausstattung, bezahlter Urlaub und Zeit ohne volle Auslastung. Ein Freelancer deckt das alles selbst aus dem eigenen Satz ab.

Der korrekte Vergleich ist also nicht das Nettogehalt, sondern die vollen Kosten dieser Fachkraft für den Arbeitgeber. Genau das muss Ihr Satz abdecken, wenn Sie einen vergleichbaren Lebensstandard wollen.

Stundenhonorar oder Projektpreis

Der berechnete Satz wird in beiden Fällen gebraucht, wirkt aber unterschiedlich.

Beim Projektpreis lohnt es sich, einen Puffer für Abstimmungen und Korrekturen einzuplanen — meist etwa 20 % auf die geschätzten Stunden. Ohne diesen Puffer senkt jede zusätzliche Runde Ihren tatsächlichen Satz.

Noch eine Beobachtung aus der Praxis: Werden Sie durch Erfahrung schneller, schmälert das Stundenhonorar Ihren Verdienst, während der Projektpreis ihn erhöht. Deshalb wechseln viele Fachkräfte mit den Jahren zum zweiten Format.

Wann Sie Ihren Satz überprüfen sollten

Der Satz ist keine feste Größe — er wird aus Zahlen berechnet, die sich ändern.

• Einmal im Jahr als planmäßige Überprüfung. Ausgaben und benötigtes Einkommen steigen im Jahresverlauf meist, und der Satz muss damit Schritt halten.

• Wenn die Auslastung dauerhaft hoch ist. Wenn Sie mehrere Monate hintereinander am Limit arbeiten, übersteigt die Nachfrage Ihr Angebot.

• Wenn die Arbeitsausgaben gestiegen sind. Neue Ausstattung oder teurere Abonnements verändern den Zähler der Formel.

• Wenn eine neue Fähigkeit oder ein neues Niveau hinzugekommen ist. Die Arbeit, die Sie jetzt machen, unterscheidet sich von der, für die der alte Satz berechnet wurde.

Ein praktischer Ansatz für eine Erhöhung: Wenden Sie den neuen Satz auf neue Kunden und neue Projekte an, und informieren Sie Stammkunden im Voraus mit einer klaren Frist. So verläuft die Anpassung geordnet und erzeugt keine Überraschungen.

Wie Sie Ihre tatsächliche Auslastung herausfinden

Der Anteil abrechenbarer Stunden ist die zentrale Zahl der gesamten Berechnung, und er ist bei jedem anders. Der genaueste Weg, ihn herauszufinden, ist zu messen, nicht zu schätzen.

Es genügt, einen Monat lang zwei Zahlen zu notieren: wie viele Stunden Sie insgesamt gearbeitet haben und wie viele davon abrechenbar waren. Teilen Sie die zweite durch die erste, erhalten Sie Ihren eigenen Anteil — und können ihn anstelle der beispielhaften 55 % einsetzen.

Danach lohnt sich ein Abgleich der Berechnung mit der Realität. In BizFin werden Zahlungseingänge von Kunden unter „Transaktionen“ erfasst, und der Bericht „Gewinn und Verlust“ zeigt Ihr tatsächliches Einkommen und Ihre Arbeitsausgaben für einen beliebigen Zeitraum. Teilen Sie das Jahreseinkommen durch die abrechenbaren Stunden, sehen Sie Ihren aktuellen effektiven Satz — und können ihn mit dem berechneten vergleichen.

Dieser Abgleich liefert oft die nützlichste Information: Manchmal ist der nominelle Satz in Ordnung, der tatsächliche fällt aber niedriger aus wegen nicht mitgerechneter Zeit für Abstimmungen und Korrekturen.

Was Sie sich merken sollten

• Der Satz berechnet sich aus abrechenbaren Stunden, nicht aus allen Arbeitsstunden. Der Unterschied zwischen beiden Ansätzen liegt meist bei fast dem Doppelten.

• Etwa die Hälfte der Arbeitszeit ist abrechenbar. Der Rest ist Kundensuche, Abstimmungen, Unterlagen und Pausen zwischen Projekten.

• Urlaub und Zeit ohne Aufträge werden in den Satz eingerechnet. Sonst wird jede freie Woche zu einer Woche ohne Einkommen.

• Vergleichen Sie mit den vollen Kosten einer Angestellten. Nicht mit dem, was sie netto bekommt.

• Messen Sie Ihren eigenen Anteil abrechenbarer Stunden. Ein Monat Aufzeichnung liefert eine genauere Zahl als jeder Richtwert.

Häufig gestellte Fragen

Wie berechnet man den Stundensatz eines Freelancers?

Addieren Sie das benötigte Jahreseinkommen, die Arbeitsausgaben, Steuern und eine Reserve, und teilen Sie die Summe durch die abrechenbaren Stunden im Jahr. Abrechenbare Stunden sind nicht alle Arbeitsstunden, sondern nur der Teil, für den Kunden zahlen.

Wie viele Stunden im Jahr sollte man als abrechenbar ansehen?

Meist die Hälfte bis zwei Drittel der Arbeitszeit. Bei 1.880 Arbeitsstunden im Jahr sind das etwa 940 bis 1.250 Stunden. Den genauen Anteil misst man am besten einen Monat lang anhand eigener Aufzeichnungen.

Warum fällt der Satz fast doppelt so hoch aus wie der Stundenlohn einer vergleichbaren Angestellten?

Weil er das abdeckt, was der Arbeitgeber für eine Angestellte zusätzlich zahlt: Abgaben, Arbeitsplatz, Ausstattung, Urlaub und Zeit ohne volle Auslastung. Korrekt ist der Vergleich mit den vollen Kosten der Fachkraft für den Arbeitgeber, nicht mit dem Nettogehalt.

Was ist besser — nach Stunden oder nach Projekt abrechnen?

Stundenhonorar passt, wenn der Umfang vorher nicht bekannt ist, Projektpreis, wenn er beschrieben ist. Bei Projektarbeit lohnt sich ein Puffer von etwa 20 % für Abstimmungen und Korrekturen, sonst senkt jede Runde den tatsächlichen Satz.

Wie oft sollte man den Satz überprüfen?

Einmal im Jahr als planmäßige Kontrolle, außerdem wenn die Auslastung dauerhaft hoch ist, die Arbeitsausgaben gestiegen sind oder sich das Niveau der ausgeführten Arbeiten geändert hat.

Wie erhöht man den Satz bei Stammkunden?

Der neue Satz wird auf neue Projekte angewendet, Stammkunden werden im Voraus mit einer klaren Übergangsfrist informiert. So ist die Änderung für beide Seiten vorhersehbar.