Wie viel sollten Sie sich als Unternehmer selbst zahlen?

Wie viel sollten Sie sich als Unternehmer selbst zahlen?

Die kurze Antwort: zunächst so viel, wie Ihre Arbeit kosten würde, wenn Sie dafür eine andere Person einstellen müssten. Und getrennt davon: Gewinn, sofern das Unternehmen tatsächlich Gewinn erwirtschaftet. Das sind zwei unterschiedliche Zahlungen, und beide sollten regelmäßig erfolgen – nicht nur dann, wenn sich gerade Geld auf dem Konto angesammelt hat.

Die Frage „Wie viel soll ich mir selbst zahlen?“ klingt persönlich, ist aber in Wahrheit eine Frage der Unternehmenssteuerung. Sehen wir uns an, aus welchen Zahlen sich die Antwort zusammensetzt, welche Prozentwerte als Orientierung dienen können und welches Geld Sie niemals entnehmen sollten, auch wenn es bereits auf dem Konto liegt.

Einfach erklärt. Stellen Sie sich vor, Sie vermieten eine Wohnung und renovieren sie gleichzeitig selbst. Die Miete ist der Ertrag daraus, dass Ihnen die Wohnung gehört. Die handwerkliche Arbeit ist dagegen eine Leistung, für die Sie sonst einen Fachbetrieb bezahlen würden. Im Unternehmen ist es genauso: Sie sind gleichzeitig Eigentümer und Arbeitskraft. Das sind zwei verschiedene Rollen, und beide sollten getrennt vergütet werden.

Zwei verschiedene Zahlungen, die ständig verwechselt werden

Solange beides in einem unscharfen „Ich nehme Geld aus der Firma“ zusammenfällt, lässt sich keine saubere Rechnung aufstellen.

Die praktische Folge dieser Trennung ist wichtig. Wenn Sie sich kein Gehalt anrechnen und stattdessen einfach „Gewinn“ entnehmen, wirkt das Unternehmen profitabler, als es tatsächlich ist. Ihre Arbeit hat einen realen Wert – er taucht nur nicht in der Rechnung auf. Sobald Sie krank werden und jemanden einstellen müssen, der Sie ersetzt, verschwindet dieser unsichtbare Gewinn.

Drei Zahlen, mit denen die Berechnung beginnt

Um einen sinnvollen Betrag festzulegen, brauchen Sie drei Orientierungsgrößen. Jede wird separat berechnet und anschließend mit den anderen abgeglichen.

Ihr persönliches Minimum

Wie viel Geld brauchen Sie jeden Monat zum Leben: Wohnen, Lebensmittel, Mobilität, Kinder, Kredite und andere Verpflichtungen? Das ist Ihre Untergrenze. Rechnen Sie ehrlich und mit einem kleinen Puffer. Wenn das Unternehmen diesen Betrag nicht tragen kann, werden Sie früher oder später unregelmäßig Geld herausnehmen – unabhängig davon, welche Regeln Sie sich vorgenommen haben.

Was Ihre Arbeit am Markt kosten würde

Das ist die wichtigste Orientierungsgröße. Schreiben Sie auf, was Sie im Unternehmen tatsächlich jeden Tag tun, und prüfen Sie, was diese Rollen am Arbeitsmarkt kosten würden.

Diese 4.500 € sind der reale Marktwert Ihrer Arbeit. Ungefähr diesen Betrag müsste das Unternehmen ausgeben, wenn Sie diese Aufgaben nicht selbst übernehmen würden. Damit ist er ein sinnvoller Richtwert für Ihr Inhabergehalt.

Was das Unternehmen tragen kann

Die dritte Zahl beschreibt die Möglichkeiten des Unternehmens selbst. Sie hängt weder davon ab, wie viel Sie gern verdienen würden, noch davon, was Ihre Arbeit am Markt wert ist. Berechnet wird sie mit der folgenden Formel.

Formel für den verfügbaren Betrag

Für die Auszahlung verfügbar = Rohertrag − Laufende Betriebskosten − Steuern − Rücklage

Nehmen wir ein Unternehmen mit 30.000 € Monatsumsatz.

Jetzt führen wir die drei Zahlen zusammen. Persönliches Minimum: beispielsweise 3.000 €. Marktwert Ihrer Arbeit: 4.500 €. Was das Unternehmen tragen kann: 3.500 €.

Entscheidung: Sie zahlen sich 3.500 € aus, weil das aktuell der maximale Betrag ist, den das Unternehmen sicher tragen kann. Ihr Minimum ist gedeckt – das ist zunächst das Wichtigste. Gleichzeitig wissen Sie genau, dass Sie 1.000 € unter dem Marktwert Ihrer Arbeit liegen. Das ist nicht mehr einfach „so passiert“, sondern eine bewusste, vorübergehende Entscheidung mit einer konkreten Zahl. Wenn das Unternehmen wächst, wissen Sie, wohin Sie die Auszahlung entwickeln möchten.

Tipp. Berechnen Sie den verfügbaren Betrag nicht nur für einen einzelnen Monat, sondern als Durchschnitt der letzten drei oder vier Monate. Ein außergewöhnlich guter Monat ist kein Grund, das eigene Gehalt sofort zu erhöhen, und ein schwacher Monat kein Grund, es ganz auszusetzen.

Wie viel Prozent sind das? Profit-First-Richtwerte

Die Formel oben liefert eine genaue Antwort für das konkrete Unternehmen. Zusätzlich ist ein grober Richtwert hilfreich: Welcher Anteil der verfügbaren Mittel sollte grundsätzlich an den Inhaber gehen? Ein bekanntes Modell dafür ist Profit First, die Methode des US-Unternehmers Mike Michalowicz.

Die Idee besteht darin, Geld schon beim Eingang nach festen Prozentsätzen aufzuteilen, anstatt am Monatsende nur den Rest zu betrachten. Die Methode schlägt je nach Unternehmensgröße folgende Zielwerte vor.

So ist die Tabelle zu lesen: Im kleinsten Unternehmen erledigt der Inhaber fast die gesamte Arbeit selbst, deshalb geht ein großer Anteil an ihn. Das ist Bezahlung für Arbeit, kein Luxus. Mit wachsendem Unternehmen übernehmen Angestellte mehr Aufgaben, daher sinkt der Anteil des Inhabergehalts, während der Kostenanteil steigt. Der Gewinn als eigene Position nimmt dagegen zu.

Wichtig. Die Prozentsätze werden nicht auf den gesamten Umsatz angewendet. Ausgangspunkt ist eher der Betrag nach Material- und Fremdleistungskosten, also eine Größe in der Nähe des Rohertrags. Würden Sie die Prozentsätze auf den vollen Umsatz anwenden, wären die Ergebnisse zu hoch. Außerdem stammen diese Richtwerte aus dem US-Markt. Verstehen Sie sie deshalb als Orientierung, nicht als Norm. Ihre eigene Berechnung nach der Formel oben ist genauer.

Warum „Ich nehme etwas, wenn Geld da ist“ das schlechteste System ist

Der häufigste Ansatz lautet: Ich schaue auf den Kontostand und nehme, was gerade möglich ist. Das wirkt vorsichtig, hat aber drei große Nachteile.

• Sie sehen die tatsächliche Rentabilität nicht. Ihre eigene Arbeit taucht nicht als Aufwand auf, deshalb wirkt das Unternehmen profitabler, als es ist. Entscheidungen auf dieser Grundlage sind verzerrt.

• Der Kontostand ist nicht Ihr Gewinn. Darin können Steuergelder, Kundenvorauszahlungen oder Beträge liegen, die morgen an Lieferanten gehen.

• Ihnen fehlt eine Vergleichsgröße. Ohne festen Betrag können Sie kaum sagen, ob sich Ihre Situation im Laufe des Jahres verbessert hat. Ein guter Monat verdeckt einen schlechten, und die Unterschiede verschwimmen.

Ein funktionierender Ansatz ist einfach: ein fester Betrag zu denselben Terminen jeden Monat, wie bei einem normalen Gehalt. Überprüfung einmal pro Quartal oder halbjährlich auf Basis des Durchschnitts, nicht eines einzelnen Monats. Gewinn oberhalb dieses Betrags wird separat und bewusst verteilt.

Geld, das Sie nicht entnehmen dürfen

Auf dem Konto liegt oft mehr Geld, als Ihnen tatsächlich zur freien Verfügung steht. Die folgenden Beträge sehen frei aus, sind es aber nicht.

• Geld für Steuern. Die Verpflichtung besteht bereits, auch wenn der Zahlungstermin noch nicht erreicht ist. Am besten legen Sie diesen Betrag sofort separat zurück.

• Vorauszahlungen und Anzahlungen von Kunden. Das ist noch kein vollständig verdienter Umsatz, sondern eine Verpflichtung: Die Leistung muss noch erbracht werden und verursacht Material- und Arbeitskosten.

• Geld für verkaufte Gutscheine, Pakete oder Abonnements, die noch nicht eingelöst wurden. Die Logik ist dieselbe: Sie haben eine zukünftige Leistung verkauft und schulden sie noch.

• Beträge, die in den nächsten Tagen an Lieferanten gehen. Die Rechnung ist vielleicht noch nicht fällig, wirtschaftlich ist das Geld aber bereits gebunden.

Solche Beträge zu entnehmen ist eine der häufigsten Ursachen dafür, dass ein Unternehmen heute gesund aussieht und zwei Monate später die Miete nicht zahlen kann. Das Geld war auf dem Konto – aber es gehörte Ihnen nicht wirklich.

Was tun, wenn das Unternehmen Ihr Gehalt nicht tragen kann?

Das ist in der Startphase und nach größeren Investitionen normal. Wichtig ist, die Lücke nicht zu ignorieren.

• Machen Sie die Lücke zu einer konkreten Zahl. Marktwert Ihrer Arbeit: 4.500 €. Das Unternehmen kann 3.500 € tragen. Differenz: 1.000 €. Jetzt ist es eine konkrete Aufgabe und kein Gefühl.

• Zahlen Sie sich wenigstens Ihr Minimum, aber regelmäßig. Selbst ein kleinerer fester Betrag ist besser als unregelmäßige Entnahmen: Er schafft Disziplin und zeigt ein realistisches Bild.

• Legen Sie einen Termin zur Überprüfung fest. „Sechs Monate lang arbeite ich für 3.500 €, danach prüfen wir neu“ ist ein Plan. „Irgendwann wird es besser“ ist keiner.

• Suchen Sie die Ursache weiter oben in der Gewinnrechnung. Wenn für die Auszahlung zu wenig übrig bleibt, liegt das Problem meist beim Rohertrag: Die Preise sind zu niedrig oder die direkten Kosten zu hoch. Einsparungen bei Kleinigkeiten lösen diese Lücke nicht.

So sollte es in der Buchführung aussehen

Damit das System funktioniert, brauchen Sie zwei Dinge: getrennte Geldflüsse und einen sichtbaren Wert Ihrer eigenen Arbeit.

Erstens sollten Zahlungen an Sie selbst als eigene Kategorie erfasst werden und nicht zwischen anderen Buchungen verschwinden. In BizFin legen Sie dafür einmalig in den Stammdaten zwei Kategorien an: eine für das Inhabergehalt und eine für Gewinnentnahmen. Jede spätere Zahlung wird über Transaktionen der passenden Kategorie zugeordnet.

Zweitens muss das Ergebnis sichtbar sein. Der Bericht Gewinn und Verlust zeigt, wie viel das Unternehmen verdient, nachdem Ihr Gehalt als Aufwand berücksichtigt wurde. Das ist die ehrliche Rentabilität – also der Betrag, der übrig bliebe, wenn an Ihrer Stelle ein angestellter Manager arbeiten müsste. Der Cashflow-Bericht zeigt zusätzlich, ob für die Auszahlung tatsächlich liquide Mittel vorhanden sind, denn Gewinn in der Auswertung und Geld auf dem Konto sind nicht dasselbe.

Wenn Ihre Auszahlungen eine eigene Kategorie haben, sehen Sie in wenigen Sekunden, wie viel Sie im Jahr entnommen haben und ob Sie sich an die vereinbarte Summe gehalten haben. Ohne diese Trennung muss selbst die einfache Frage „Wie viel habe ich mir dieses Jahr ausgezahlt?“ mühsam rekonstruiert werden.

Was Sie sich merken sollten

• Es sind zwei unterschiedliche Zahlungen. Gehalt ist die Vergütung für Ihre Arbeit, Gewinn die Vergütung für Eigentum und Kapital. Wer beides vermischt, sieht die echte Rentabilität nicht.

• Die wichtigste Orientierung ist der Marktwert Ihrer Arbeit. So viel würde eine angestellte Person in Ihrer Rolle kosten.

• Zahlen Sie sich regelmäßig einen festen Betrag. „Ich nehme etwas, wenn Geld da ist“ nimmt Ihnen die Vergleichsgröße und verzerrt die Auswertungen.

• Der Kontostand gehört nicht vollständig Ihnen. Steuern, Anzahlungen und noch nicht erbrachte Leistungen können auf Ihrem Konto liegen, ohne frei verfügbar zu sein.

• Wenn das Unternehmen den Zielbetrag nicht tragen kann, machen Sie die Differenz zu einer konkreten Zahl und setzen Sie einen Termin zur Überprüfung.

Häufige Fragen

Wie viel Prozent vom Umsatz darf ein Inhaber entnehmen?

Es gibt keinen universellen Prozentsatz, weil direkte Kosten und laufende Betriebskosten stark variieren. Die Profit-First-Richtwerte sehen bei sehr kleinen Unternehmen ungefähr die Hälfte des Betrags nach Material- und Fremdleistungskosten für das Inhabergehalt vor; mit wachsender Unternehmensgröße sinkt dieser Anteil. Genauer ist die Berechnung: Rohertrag minus laufende Kosten, Steuern und Rücklage.

Muss sich ein Einzelunternehmer formal selbst ein Gehalt zahlen?

Ein Einzelunternehmer stellt sich in der Regel nicht als separaten Arbeitnehmer ein, daher gibt es häufig kein klassisches Gehalt im lohnabrechnungstechnischen Sinn. In der internen Unternehmensrechnung sollte der Wert der eigenen Arbeit trotzdem als Kostenfaktor sichtbar sein, sonst wird die Rentabilität überschätzt.

Worin unterscheidet sich das Inhabergehalt von Dividenden oder Gewinnentnahmen?

Das Gehalt vergütet die Arbeit, die Sie tatsächlich leisten, und gehört zu den Kosten des Unternehmens. Dividenden oder Gewinnentnahmen verteilen dagegen ein bereits erwirtschaftetes Ergebnis und werden aus dem Betrag gezahlt, der nach allen Kosten einschließlich Ihres Gehalts übrig bleibt.

Was tun, wenn das Unternehmen profitabel ist, aber kein Geld für meine Auszahlung hat?

Häufig steckt der Gewinn in offenen Kundenforderungen oder wurde bereits in Waren und Beschaffung gebunden. Gewinn entsteht in der Rechnung beim Verkauf, liquide Mittel entstehen erst bei Zahlung. Deshalb sollten Sie vor einer Auszahlung nicht nur auf den Gewinn, sondern auch auf den Cashflow schauen.

Wie zahlt man sich aus, wenn es mehrere Inhaber gibt?

Nach demselben Prinzip, aber für jede Person separat. Das Gehalt richtet sich nach der tatsächlich geleisteten Arbeit und kann unterschiedlich hoch sein, wenn Partner unterschiedlich stark eingebunden sind. Der Gewinn wird nach den Eigentumsanteilen verteilt. Die Vermischung beider Größen ist eine der häufigsten Ursachen für Konflikte zwischen Partnern.

Kann ich mir im ersten Jahr überhaupt nichts zahlen?

Das kommt vor, besonders wenn Sie eine andere Einkommensquelle haben. Trotzdem sollte der Marktwert Ihrer Arbeit in den Berechnungen berücksichtigt werden. Sonst treffen Sie Entscheidungen auf Basis eines Gewinns, der verschwinden würde, sobald jemand für Ihre Aufgaben eingestellt werden müsste.