Finanzmodell für ein Unternehmen: So erstellen Sie es ohne Finanzfachkraft

Finanzmodell für ein Unternehmen: So erstellen Sie es ohne Finanzfachkraft

Ein Finanzmodell ist eine vorausschauende Berechnung Ihres Unternehmens, so aufgebaut, dass sich jede Annahme ändern lässt und das Ergebnis sofort aktualisiert wird. Erhöhen Sie einen Preis um 10 % — Sie sehen den neuen Gewinn. Stellen Sie jemanden ein — Sie sehen, wann sich die Investition amortisiert.

Für ein kleines Unternehmen passt das in vier Blöcke und eine Seite. Gehen wir die Struktur durch, bauen ein Modell für ein Jahr und sehen, welche Annahmen das Ergebnis am stärksten beeinflussen.

Einfach gesagt. Es ist wie die Planung einer Reise vor dem Urlaub. Sie überschlagen: so viel für die Anreise, so viel für die Unterkunft, so viel pro Tag. Dann ändern Sie eine Sache — nicht eine Woche, sondern zehn Tage — und sehen sofort die neue Summe. Ein Finanzmodell macht dasselbe mit einem Unternehmen: Sie ändern eine Bedingung und sehen, was mit dem Ergebnis passiert.

Was ein Finanzmodell ist

Es ist eine Tabelle, in der Ihr Unternehmen in Bestandteile zerlegt ist und das Ergebnis automatisch aus diesen Bestandteilen berechnet wird. Es gibt eine entscheidende Eigenschaft: Annahmen und Ergebnis sind miteinander verknüpft.

Deshalb beantwortet ein Modell nicht die Frage „wie viel werden wir verdienen“, sondern die Frage „was passiert, wenn“. Und genau diese zweite Frage stellt sich immer dann, wenn eine Entscheidung ansteht: Preise erhöhen oder nicht, einstellen oder warten, einen zweiten Standort eröffnen oder den ersten weiterentwickeln.

Wie sich ein Modell von einem Budget unterscheidet

Ein Budget ist eine Entscheidung, in Zahlen festgehalten. Ein Modell ist das Werkzeug, mit dem diese Entscheidung getroffen wird. Meist wird zuerst das Modell gebaut, ein Szenario ausgewählt, und erst daraus wird das Jahresbudget erstellt.

Das Grundprinzip: Ein Modell wird aus Annahmen aufgebaut

Das ist es, was ein Modell von einer gewöhnlichen Prognosetabelle unterscheidet. In einer Tabelle schreiben Sie „Umsatz im März — 6.000 €“. In einem Modell schreiben Sie „60 Kunden, durchschnittlicher Bon 250 €“ — und der Umsatz berechnet sich von selbst.

Der Unterschied zeigt sich in dem Moment, in dem sich etwas ändert. In der Tabelle müssten Sie alle Zellen von Hand neu schreiben. Im Modell ändern Sie eine Zahl in den Annahmen, und das ganze Jahr wird neu berechnet.

Achtung. Daraus folgt eine praktische Regel: Im Modell sollte keine einzige Zahl „einfach so“ stehen. Jede Zahl ist entweder eine Annahme, die Sie begründen können, oder sie wird aus anderen Zahlen berechnet. Sobald in der Tabelle ein Betrag auftaucht, ohne dass klar ist, woher er kommt, hört das Modell auf, ein Werkzeug zu sein.

Vier Blöcke des Modells

Die Struktur ist für jedes kleine Unternehmen gleich.

Block 1. Annahmen

Der wichtigste Block und der einzige, den Sie von Hand ausfüllen. Hier stehen alle Ausgangsbedingungen, jede in einer eigenen Zeile.

Block 2. Umsatz

Hier wird nichts von Hand eingegeben — alles wird aus den Annahmen berechnet.

Umsatz = Anzahl der Kunden × Durchschnittlicher Bon

Haben Sie mehrere Bereiche oder Tarife, wird jeder in einer eigenen Zeile berechnet und dann summiert. So sehen Sie nicht nur den Gesamtumsatz, sondern auch den Beitrag jedes einzelnen Bereichs.

Block 3. Kosten

Unterteilt sich in zwei Teile, und diese Trennung ist entscheidend.

• Variable Kosten — wachsen mit dem Volumen. Berechnet als Prozentsatz des Umsatzes oder als Betrag pro Kunde.

• Fixkosten — hängen nicht von der Kundenzahl ab. Als Monatsbeträge eingetragen.

Genau diese Trennung verleiht dem Modell die Fähigkeit zu zeigen, was bei einer Volumenänderung passiert: Die variablen Kosten folgen dem Umsatz, die Fixkosten bleiben, wo sie sind.

Block 4. Ergebnis

Eine monatliche Zusammenfassung, berechnet aus den vorherigen Blöcken: Bruttogewinn, operativer Gewinn, Nettogewinn und das kumulierte Ergebnis. Diese letzte Zeile ist besonders nützlich — sie zeigt genau, wann das Unternehmen seine anfänglichen Verluste ausgleicht.

Beispiel: ein Modell für ein Jahr

Nehmen wir ein Dienstleistungsunternehmen. Zunächst die Annahmen.

Jetzt das Ergebnis. Ich zeige drei Kontrollmonate — im vollständigen Modell werden alle zwölf berechnet.

Das zeigt dieses Modell sofort. Der erste Monat läuft mit Verlust, und das ist normal: Der Bruttogewinn deckt genau die Fixkosten, und die Steuer drückt ins Minus. Danach wächst die Kundenzahl, die Fixkosten bleiben gleich — und fast jeder neue Kunde fließt fast vollständig in den Gewinn. Bis zum zwölften Monat erreicht der Nettogewinn 2.640 €.

Dieses gesamte Bild ist aus sechs Annahmen aufgebaut. Ändern Sie eine davon — und alle zwölf Monate werden neu berechnet.

Drei Szenarien statt eines

Ein einzelnes Modell liefert ein einzelnes Ergebnis, und es als Plan zu behandeln, ist riskant: Die Realität stimmt selten exakt mit den Annahmen überein. Deshalb erstellt man drei Versionen.

Eine Faustregel für das vorsichtige Szenario: Nehmen Sie die Basisannahmen und verschlechtern Sie sie um etwa ein Drittel. In unserem Beispiel bedeutet das 2 % Wachstum statt 5 % und einen Bon von 202 € statt 220 €. Dann liefert Monat 12 nicht 2.640 €, sondern etwa 220 € Nettogewinn.

Das ist eine wichtige Erkenntnis: Das Unternehmen bleibt selbst bei einer deutlich schlechteren Entwicklung im Plus. Hätte das vorsichtige Szenario einen Verlust gezeigt, wäre das ein Grund gewesen, die Fixkosten noch vor dem Start zu überdenken.

Welche Annahme am schwersten wiegt

Nicht alle Annahmen wirken sich gleich stark auf das Ergebnis aus. Das lässt sich einfach prüfen: Ändern Sie sie einzeln um denselben Betrag und beobachten Sie, wie der Gewinn reagiert.

Dieselbe Änderung um 10 % führt zu unterschiedlichen Effekten: Der Bon wirkt sich fast doppelt so stark aus wie die Fixkosten. Das zeigt, wohin Sie Ihre Aufmerksamkeit lenken sollten — in diesem Unternehmen bringt die Arbeit an Preis und Wert der Leistung mehr als das Sparen beim Unterhalt.

Jedes Unternehmen hat seine eigene Version dieser Aufschlüsselung, und es lohnt sich, sie einmal zu erstellen. Sie zeigt Ihre tatsächlichen Hebel statt allgemeiner Ratschläge.

Was ein Modell in der Praxis nützlich macht

• Annahmen sind getrennt gehalten. Alle Ausgangszahlen stehen in einem Block, nicht über die Tabelle verstreut. So dauert eine Änderung nur Sekunden.

• Jede Annahme hat eine Begründung. Neben jeder Zahl lohnt sich ein kurzer Vermerk, woher sie stammt: ein Halbjahresdurchschnitt, eine Vereinbarung mit einem Lieferanten, Daten aus der Buchhaltung.

• Der Horizont beträgt zwölf Monate. Für ein kleines Unternehmen reicht das. Darüber hinaus sinkt die Genauigkeit so stark, dass die Berechnung ihren Sinn verliert.

• Der Schritt ist ein Monat. Eine Jahreszahl verbirgt die Saisonalität und den Moment, in dem das Unternehmen ins Plus dreht.

• Die Kosten sind in variabel und fix unterteilt. Ohne diese Trennung kann das Modell nicht zeigen, was bei einem anderen Volumen passiert.

Wie Sie das Modell mit der Realität abgleichen

Ein Modell wird genauer dadurch, dass Sie es mit der Realität vergleichen. Einmal im Monat lohnt sich ein Blick auf zwei Dinge: wie weit die Realität vom Plan abgewichen ist, und bei welcher Annahme genau der Fehler lag.

Die zweite Frage ist wichtiger. Fiel der Umsatz niedriger aus, kann die Ursache in der Kundenzahl oder im durchschnittlichen Bon liegen — und das sind zwei unterschiedliche Probleme. Das Modell lässt Sie erkennen, welche Annahme genau nicht zutraf, statt nur eine Abweichung in der Summe festzustellen.

Nach ein paar solchen Abgleichen werden die Annahmen realistischer, und die nächsten Modelle fallen genauer aus. Das ist ein normaler Arbeitszyklus: Das Modell wird durch die Realität präzisiert, die Realität wird mit dem Modell geplant.

Woher Sie die Zahlen für Ihre Annahmen nehmen

Ein Modell ist nur so zuverlässig wie die Zahlen, die hineingehen. Die beste Quelle sind Ihre eigenen Daten aus vergangenen Zeiträumen.

In BizFin liefert der Bericht „Gewinn und Verlust“ den durchschnittlichen Umsatz, die Kostenstruktur und den Anteil der variablen Kosten am Umsatz — drei der vier zentralen Annahmen. Die Fixkosten sind dort ebenfalls als eigene Gruppe sichtbar, sofern die Kategorien in den „Verzeichnissen“ getrennt sind. Kundenzahl und durchschnittlicher Bon werden aus den Buchungen unter „Transaktionen“ berechnet.

Ein praktischer Ansatz: Nehmen Sie den Durchschnitt der letzten drei bis sechs Monate, nicht nur eines einzigen. Ein einzelner Monat kann untypisch sein, während ein Durchschnitt Schwankungen glättet und eine realistischere Grundlage liefert.

Ist das Modell fertig, lohnt sich zusätzlich ein Blick über den Cashflow: Gewinn im Modell und Geld auf dem Konto sind zwei verschiedene Dinge, und ein Monat mit gutem Gewinn kann sich trotzdem als finanziell angespannt herausstellen.

Was Sie sich merken sollten

• Ein Modell wird aus Annahmen aufgebaut, nicht aus fertigen Zahlen. Jede Zahl ist entweder begründet oder aus anderen berechnet.

• Vier Blöcke: Annahmen, Umsatz, Kosten, Ergebnis. Nur der erste wird von Hand ausgefüllt.

• Drei Szenarien sind nützlicher als eines. Das vorsichtige wird gebildet, indem die Basisannahmen um etwa ein Drittel verschlechtert werden.

• Prüfen Sie, welche Annahme am schwersten wiegt. Das zeigt Ihre tatsächlichen Hebel.

• Gleichen Sie es jeden Monat mit der Realität ab. Das Modell wird durch die Realität präzisiert und genauer.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Finanzmodell, einfach erklärt?

Es ist eine vorausschauende Berechnung Ihres Unternehmens, bei der sich das Ergebnis aus Annahmen berechnet. Sie ändern eine Annahme — Umsatz, Preis, Kundenzahl — und sehen sofort, was mit dem Gewinn passiert.

Wie unterscheidet sich ein Finanzmodell von einem Businessplan?

Ein Businessplan ist ein Dokument mit der Beschreibung von Idee, Markt und Strategie, in dem das Modell den finanziellen Teil darstellt. Das Modell ist die Berechnung selbst, und Sie brauchen es nicht nur zum Start, sondern vor jeder größeren Entscheidung.

Für wie viele Monate sollte man ein Modell erstellen?

Für ein kleines Unternehmen liegt der Arbeitshorizont bei zwölf Monaten mit monatlichem Schritt. Darüber hinaus sinkt die Genauigkeit der Annahmen so stark, dass die Berechnung wenig Nutzen bringt.

Kann man ein Modell in Excel erstellen?

Ja, und für ein kleines Unternehmen reicht das völlig aus. Entscheidend ist, alle Annahmen in einem eigenen Block zu bündeln und die Formeln daran zu knüpfen, sodass die Änderung einer Zahl die gesamte Tabelle neu berechnet.

Wie viele Szenarien braucht man?

Drei reichen aus: Basis, vorsichtig und optimistisch. Das vorsichtige wird gebildet, indem die Basisannahmen um etwa ein Drittel verschlechtert werden — es zeigt, ob das Unternehmen eine schlechtere Entwicklung übersteht.

Was tun, wenn die Realität nicht mit dem Modell übereinstimmt?

Das ist normal und nützlich. Entscheidend ist, herauszufinden, welche Annahme genau nicht zutraf: Kundenzahl, Bon oder Kosten. Nach ein paar solchen Abgleichen werden die Annahmen realistischer.