Was ein Mitarbeiter wirklich kostet

Was ein Mitarbeiter wirklich kostet

Ein Mitarbeiter kostet das Unternehmen deutlich mehr als sein Gehalt. Die Differenz entsteht durch Steuern und Abgaben, den Arbeitsplatz und bezahlte Zeit, in der keine Arbeit anfällt. In der westlichen Managementpraxis arbeitet man dafür mit einem Kostenfaktor — als Basisrichtwert gelten 1,25–1,4 des Gehalts, noch ohne den Arbeitsplatz.

Ein fremder Faktor hilft allerdings nicht weiter: Jedes Unternehmen hat seinen eigenen. Wir gehen die vier Werkzeuge durch, mit denen man das rechnet, und leiten in fünf Schritten Ihre eigene Zahl ab.

Einfach gesagt. Stellen Sie sich vor, Sie kaufen ein Auto. Der Preis im Vertrag ist nicht der Preis des Besitzens: Es folgen Versicherung, Kraftstoff, Wartung und der Stellplatz. Nach einem Jahr zeigt sich, dass das Auto deutlich mehr kostet, als auf der Rechnung stand. Mit einem Mitarbeiter ist es genauso: Die vereinbarte Summe ist der Anfang der Rechnung, nicht die ganze Rechnung.

Warum das Gehalt noch nicht die Kosten eines Mitarbeiters ist

Wird ein Gehalt vereinbart, nennt man die Summe, die die Person erhält. Für den Mitarbeiter ist das sein Einkommen. Für das Unternehmen — nur die erste Zeile der Rechnung.

Hier lohnt es sich, gleich zwei verschiedene Dinge zu trennen, die oft vermischt werden.

Bei Gehaltsgesprächen sollte man sofort klären, um welche Summe es geht: brutto oder das, was auf dem Konto ankommt. Das sind unterschiedliche Zahlen, und eine Verwechslung ist hier teuer — besonders bei der Planung der jährlichen Personalkosten.

Achtung. Die konkreten Steuer- und Abgabensätze unterscheiden sich von Land zu Land und ändern sich von Zeit zu Zeit. Deshalb nennt dieser Artikel keine: Statt fertiger Prozentsätze bekommen Sie einen Weg, Ihren eigenen Faktor mit den Sätzen zu berechnen, die bei Ihnen gerade gelten.

Der Kostenfaktor: das Basiswerkzeug der Rechnung

Das verbreitetste Werkzeug zur Bewertung von Personalkosten. Die Idee ist einfach: Alle Nebenkosten werden zu einem einzigen Multiplikator auf das Gehalt zusammengefasst.

Vollkosten eines Mitarbeiters = Gehalt × Kostenfaktor

In der westlichen Managementrechnung gilt als Basisrichtwert ein Faktor von 1,25 bis 1,4 — ein Mitarbeiter kostet also ein Viertel bis ein Drittel mehr als sein Gehalt. Das betrifft vor allem Steuern, Abgaben und Pflichtzahlungen. Sobald Arbeitsplatz, Ausstattung und Abos dazukommen, steigt der Faktor üblicherweise auf 1,5–1,8, in Unternehmen mit teurer Ausstattung auch darüber.

Was in den Faktor einfließt

So berechnen Sie Ihren eigenen Faktor

Faktor = (Gehalt + alle Nebenkosten) ÷ Gehalt

Einmal für eine typische Rolle im eigenen Unternehmen berechnet, dient er danach für schnelle Überschläge. Kommt bei Ihnen ein Faktor von 1,7 heraus, wird jedes besprochene Gehalt mit 1,7 multipliziert — und Sie sehen sofort die tatsächliche Summe, um die es geht.

So leiten Sie Ihre Zahl ab: fünf Schritte

Dieselbe Rechnung, nur der Reihe nach. Tragen Sie in die rechte Spalte Ihre eigenen Zahlen ein.

So sieht das in Zahlen aus. Jahresgehalt — 42.000 €. Steuern und Abgaben — 9.100 €. Arbeitsplatz — 8.400 € pro Jahr. Einstellung und Einarbeitung — 2.800 €, verteilt auf zwei Jahre, also 1.400 € pro Jahr.

Ein Mitarbeiter mit 3.500 € Monatsgehalt kostet das Unternehmen also rund 5.100 €. Ihre Zahlen werden andere sein — aber die Methode ist dieselbe, und genau sie liefert eine Zahl, der man vertrauen kann.

Die Produktivzeitquote

Das zweite Werkzeug. Sie bezahlen alle Arbeitsstunden, aber nur ein Teil davon ist mit produktiver Arbeit gefüllt — der Rest geht in Urlaub, Krankheit, Weiterbildung, Besprechungen und Leerlauf.

Produktivzeitquote = Produktive Stunden ÷ Bezahlte Stunden

Gerechnet wird so: Man nimmt alle bezahlten Arbeitsstunden des Jahres und zieht Urlaub, Feiertage, typische Krankheitstage, Weiterbildung und regelmäßige Besprechungen ab. In kleinen Unternehmen liegt die produktive Zeit meist bei 70–85% der bezahlten Zeit, je nach Rolle. In ausführenden Rollen ist sie höher, in administrativen niedriger.

Diese Quote ist für sich genommen wichtig: Ist sie bei Ihnen sehr niedrig, liegt das Problem nicht am Menschen, sondern daran, wie seine Arbeit aufgebaut ist.

Die Kosten einer produktiven Stunde

Das dritte Werkzeug — und das nützlichste für alltägliche Entscheidungen.

Stundenkosten = Volle Jahreskosten ÷ Produktive Stunden pro Jahr

Führen wir das Beispiel fort. Vollkosten — 60.900 € pro Jahr. Rund 2.000 bezahlte Arbeitsstunden, Produktivzeitquote 0,8, also 1.600 produktive Stunden.

60.900 € ÷ 1.600 Std. ≈ 38 € pro Stunde

Vergleichen Sie das mit dem, was Sie beim Blick auf das Gehalt allein vermuten würden: Dort kämen etwa 21 € heraus. Die tatsächliche Zahl ist fast doppelt so hoch — und genau sie brauchen Sie, wenn Sie entscheiden, ob eine Aufgabe an die eigene Person geht oder nach außen. Verlangt ein Auftragnehmer weniger als Ihre Stundenkosten, ist Auslagern günstiger.

Die Drittel-Regel: wie viel ein Mitarbeiter einbringen sollte

Das vierte Werkzeug — ein Rentabilitätsrichtwert, verbreitet in Agenturen und Dienstleistungsunternehmen. Er besagt, dass sich der Ertrag, den ein Mitarbeiter erwirtschaftet, in etwa drei gleiche Teile teilt.

Daraus folgt ein einfacher Richtwert: Ein Mitarbeiter sollte etwa das Dreifache seines Gehalts einbringen — oder etwa das Doppelte seiner Vollkosten. In unserem Beispiel sind das rund 10.500 € Rohertrag pro Monat bei 3.500 € Gehalt.

Wichtig: Gezählt wird der Rohertrag, nicht der Umsatz. Nimmt man den Umsatz, wirkt die Zahl trügerisch attraktiv, weil darin noch Material und andere direkte Kosten stecken.

Achtung. Die Drittel-Regel ist ein Richtwert, kein Gesetz. Ein margenstarkes Geschäft kommt mit einem kleineren Multiplikator aus, ein margenschwaches braucht einen größeren. Die genaue Antwort liefert Ihre eigene Rechnung: wie viel Rohertrag nach den direkten Kosten bleibt und ob er den Betrieb des Unternehmens samt dieser Person trägt.

Bei ausführenden Rollen rechnet man das direkt — über die Aufträge oder Verkäufe der konkreten Person. Bei administrativen ist es schwieriger: Sie bringen kein Geld direkt ein. Dann stellt man die Frage anders: Wie viel Ihrer Zeit wurde frei, und was haben Sie damit gemacht? Floss diese Zeit in Arbeit, die mehr einbringt als die Vollkosten der Person, trägt sich die Rolle.

Festanstellung oder Auftragnehmer

Mit den Kosten einer produktiven Stunde wird diese Entscheidung zu Arithmetik statt Intuition.

Vergleichen Sie den Satz des Auftragnehmers mit Ihren Kosten einer produktiven Stunde, nicht mit dem Gehalt. Ein Auftragnehmer, der 35 € pro Stunde verlangt, ist bei Ihren Kosten von 38 € günstiger — obwohl er im Vergleich zum bloßen Gehalt deutlich teurer wirken würde.

Zwei Vorbehalte. Ist die Arbeit dauerhaft und arbeitet die Person faktisch täglich bei Ihnen nach Ihrem Zeitplan, kann die Zusammenarbeit als verdecktes Arbeitsverhältnis eingestuft werden — das sollte man mit einem Anwalt im eigenen Land klären. Und in dauerhaften Rollen taucht ein Auftragnehmer seltener tief ins Geschäft ein, sodass die Ersparnis am Ende manchmal teurer kommt.

Anzeichen, dass sich eine Rolle nicht trägt

Das bedeutet fast nie, dass der Mensch schlecht ist. Häufiger bedeutet es, dass die Rolle schlecht gebaut ist.

• Der Rohertrag des Bereichs ist geringer als die Vollkosten der Person. Das direkteste Signal überall dort, wo sich die Rolle messen lässt.

• Sie haben jemanden eingestellt, aber Ihre Zeit wurde nicht frei. Typisch für administrative Rollen: Tun Sie dasselbe wie vor der Einstellung, funktioniert die Rolle nicht.

• Die Produktivzeitquote ist sehr niedrig. Sie bezahlen einen Monat, Auslastung gibt es für zwei Wochen. Vielleicht lohnt sich ein Teilzeitformat.

• Arbeit wird doppelt gemacht. Zwei Personen tun dasselbe, oder jemand erledigt, was längst automatisiert ist.

In jedem dieser Fälle liegt die Lösung meist nicht in der Kündigung, sondern im Umbau der Rolle: Aufgaben ergänzen, das Format ändern, Zuständigkeiten neu verteilen. Sehen kann man das aber nur mit der Vollkostenzahl — sonst fällt die Entscheidung nach Gefühl.

Personalkosten in der Buchführung sichtbar machen

Damit diese Rechnungen nicht jedes Mal von Hand zusammengetragen werden müssen, braucht es zwei Dinge.

Erstens — die Zahlungen müssen nach Kategorien aufgeschlüsselt sein. In BizFin legen Sie im Bereich „Verzeichnisse“ einmalig eigene Kategorien an: Gehälter, Steuern und Abgaben, Miete, Ausstattung, Abos. Danach wird jede Operation unter „Transaktionen“ erfasst oder aus dem Kontoauszug übernommen und landet sofort in ihrer Kategorie.

Zweitens — das Ergebnis muss je Zeitraum sichtbar sein. Der Bericht „Gewinn und Verlust“ zeigt, wie viel im Monat oder Jahr tatsächlich ins Personal floss und welchen Anteil an den Kosten das ausmachte. Führen Sie mehrere Geschäftsbereiche, zeigt der Bericht „Projekte“ die Personalkosten für jeden einzeln — und dann ist sichtbar, welcher Bereich sein Team trägt und welcher nicht.

Die einfachste Kontrolle einmal pro Quartal: den Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten ansehen und mit den Vorquartalen vergleichen. Wächst dieser Anteil, der Umsatz aber nicht, sieht man das sofort.

Was Sie sich merken sollten

• Das Gehalt ist die erste Zeile der Rechnung, nicht die ganzen Kosten. Die reale Zahl ist meist anderthalb- bis zweimal höher.

• Berechnen Sie Ihren eigenen Kostenfaktor. Die fremden 1,25–1,4 sind ein Richtwert; Ihr eigener Multiplikator ist genauer.

• Entscheidungen fallen über die Kosten der produktiven Stunde. Eine Monatssumme taugt dafür nicht.

• Die Drittel-Regel gibt einen Rentabilitätsrichtwert. Etwa das Dreifache des Gehalts, im Rohertrag.

• Eine Rolle, die sich nicht trägt, wird meist umgebaut, nicht gestrichen. Zuerst braucht es aber die Zahl.

Häufige Fragen

Wie schätze ich die Vollkosten eines Mitarbeiters schnell ab?

Multiplizieren Sie das Gehalt mit Ihrem Kostenfaktor. Haben Sie noch keinen berechnet, nimmt man für die erste Schätzung 1,5–1,8 — die typische Spanne für kleine Unternehmen inklusive Arbeitsplatz. Die genaue Zahl liefert die Fünf-Schritte-Rechnung aus diesem Artikel.

Was ist der Kostenfaktor?

Ein Multiplikator, der zeigt, um wie viel die Vollkosten eines Mitarbeiters sein Gehalt übersteigen. Berechnet wird er als alle Kosten für den Mitarbeiter geteilt durch das Gehalt. In der westlichen Praxis gilt ohne Arbeitsplatz ein Basisrichtwert von 1,25–1,4.

Gehört die Miete zu den Kosten eines Mitarbeiters?

Ja, als Anteil. Ist das Büro für fünf Personen ausgelegt, gehört ein Fünftel der Miete zu den Kosten eines Arbeitsplatzes. Für die Managementrechnung ist das korrekt, auch wenn die Miete in der Buchhaltung eine eigene Position bleibt.

Wie viel muss ein Mitarbeiter einbringen, um sich zu tragen?

Nach der Drittel-Regel — etwa das Dreifache seines Gehalts im Rohertrag: Ein Drittel geht an ihn, ein Drittel in die Kosten des Unternehmens, ein Drittel in den Gewinn. Ein Richtwert, den man an die eigene Marge anpasst.

Woran erkenne ich, ob sich eine Assistenz oder Verwaltungskraft trägt?

Sie bringen kein Geld direkt ein, deshalb stellt man die Frage anders: Wie viel Ihrer Zeit wurde frei, und was machen Sie damit? Fließt diese Zeit in Arbeit, die mehr einbringt als die Vollkosten der Person, trägt sich die Rolle.

Ist ein Auftragnehmer günstiger als ein Festangestellter?

Vergleichen Sie seinen Satz mit Ihren Kosten einer produktiven Stunde, nicht mit dem Gehalt. Bei einmaligen Aufträgen ist der Auftragnehmer meist im Vorteil, weil Sie weder Leerlauf noch Arbeitsplatz bezahlen. In dauerhaften Rollen verschwindet der Unterschied oft.