Finanzpolster für Ihr Unternehmen: Wie viel zurücklegen und wie aufbauen

Ein Finanzpolster ist eine Reserve auf einem separaten Konto, die die Pflichtausgaben deckt, wenn der Umsatz vorübergehend niedriger ist als üblich. Die Höhe des Polsters lässt sich einfach berechnen: monatliche Pflichtausgaben, multipliziert mit der Anzahl der Monate, die Sie abdecken möchten.

Unten finden Sie eine Berechnung am Beispiel eines Studios, Richtwerte für die Anzahl der Monate, drei Wege zum Ansparen und eine Regel für die Nutzung des Polsters. Zum Schluss zeigen wir, wie Sie das Polster in der Buchhaltung führen, um zu sehen, wie viel bereits zurückgelegt ist.

Einfach gesagt. Stellen Sie sich einen Bäcker vor, der einen Mehlvorrat für einige Tage hat. Der Lieferant kann morgen oder übermorgen kommen, während das Gebäck jeden Morgen nach dem gewohnten Plan aus dem Ofen kommt. Der Vorrat verschafft dem Bäcker Zeit, solange der Lieferant unterwegs ist. Ein Finanzpolster funktioniert genauso: Es gibt Ihnen Zeit, in Ruhe zu handeln.

Was ein Finanzpolster ist

Zuerst das Wesentliche. Ein Finanzpolster ist der Teil der Mittel des Unternehmens, der auf einem separaten Konto liegt und nur für Pflichtausgaben in einer Phase mit Umsatzrückgang vorgesehen ist: Miete, Gehälter, Steuern und Abgaben, Lieferanten. Es gehört nicht zum Tagesgeschäft und ist keine Geldanlage mit erwartetem Gewinn.

Das Polster löst eine Aufgabe: Es verschafft Zeit. Ist der Umsatz in einem Monat niedriger als üblich, haben Sie Zeit, Preise, Kosten oder Vertriebskanäle in Ruhe zu überprüfen. Entscheidungen, die mit Zeit zum Nachdenken getroffen werden, sind in der Regel genauer.

Das Polster und die Mittel für die Entwicklung haben unterschiedliche Zwecke. Die Entwicklungsmittel planen Sie auszugeben: für Ausstattung, Werbung, einen neuen Mitarbeiter. Das Polster planen Sie zu haben. Deshalb liegen sie auf verschiedenen Konten und folgen unterschiedlichen Regeln.

Wie viel zurücklegen: Berechnung Schritt für Schritt

Nehmen wir ein Nagelstudio, das von Olena geführt wird. Alle Zahlen unten sind rund, damit sich die Berechnung leicht mit Ihren eigenen Daten wiederholen lässt.

Schritt eins: Pflichtausgaben auswählen. Das sind Kosten, die unabhängig davon anfallen, wie viele Kunden gekommen sind: Miete, Gehälter, Steuern und Abgaben, Nebenkosten, Abonnements, ein Mindestvorrat an Material. Werbung und der Kauf von Ausstattung, die sich pausieren lassen, gehören nicht dazu. Wozu: Das Polster deckt, was sich nicht aufschieben lässt.

Schritt zwei: Monatskosten addieren. Gibt es Zahlungen, die einmal im Jahr anfallen, zum Beispiel eine Versicherung, teilt man sie durch zwölf und addiert sie zur Monatssumme. So berücksichtigt das Polster auch Kosten, die in einem einzelnen Monat nicht sichtbar sind.

Schritt drei: Anzahl der Monate wählen. Zur Auswahl gehen wir im nächsten Abschnitt ein. Im Beispiel wählt Olena drei Monate.

Schritt vier: multiplizieren. Das Ergebnis ist das Ziel für das Polster.

Polster = Monatliche Pflichtausgaben × Anzahl der Monate

Für das Studio: 6.000 € × 3 = 18.000 €. Das ist der Betrag, der drei Monate Pflichtausgaben deckt, selbst wenn der Umsatz in dieser Zeit null beträgt.

Wie viele Monate abdecken

Ein verbreiteter Richtwert: drei bis sechs Monate. Das ist keine Norm. Die Anzahl hängt davon ab, wie planbar Ihr Umsatz ist und wie schnell Sie Ihre Kosten ändern können.

Wenn Ihre Antworten auf verschiedene Spalten verteilt sind, können Sie den Mittelwert nehmen, zum Beispiel vier Monate. Es ist praktisch, mit einem Ziel von einem Monat zu beginnen und es dann zu erhöhen. Das erste Ziel ist schnell erreichbar und deckt bereits kleine Störungen bei den Zahlungseingängen ab.

Wie Sie die Höhe an vergangenen Monaten prüfen

Den Richtwert von drei bis sechs Monaten können Sie durch eine Prüfung an den eigenen Daten ergänzen. Dazu lohnt es sich, das vergangene Jahr durchzugehen und die Monate zu finden, in denen der Umsatz niedriger war als die Pflichtausgaben. Auch ohne genaue Statistik lässt sich diese Prüfung in wenigen Minuten durchführen.

Olena hatte im vergangenen Jahr drei Monate in Folge mit einem Umsatz von 4.500 €, 4.000 € und 5.000 € bei Pflichtausgaben von 6.000 €. Die Differenzen betragen 1.500 €, 2.000 € und 1.000 €, zusammen 4.500 €. Einen längeren Einbruch gab es im Studio nicht, und seine Summe liegt unter dem berechneten Ziel von 18.000 €.

Dieses Ergebnis bedeutet nicht, dass das Ziel zu hoch ist. Es zeigt, dass die ersten 4.500 € des Polsters, also weniger als ein Monat Ausgaben von 6.000 €, den ihr bekannten Einbruch bereits abdecken. Der Rest des Polsters wirkt als Reserve für einen Fall, den es noch nicht gab: einen längeren Einbruch oder verspätete Zahlungen von Kunden.

Wie Sie das Polster aufbauen

Den Betrag kennen wir, jetzt brauchen wir eine Methode, die sich jeden Monat durchhalten lässt. Es gibt drei Ansätze, und jeder hat seinen eigenen Vorteil.

Fester Betrag jeden Monat

Sie legen einen Betrag fest, zum Beispiel 1.500 €, und überweisen ihn am ersten Arbeitstag nach den Haupteingängen. Vorteil: Einfachheit und Planbarkeit. Praktisch ist ein Betrag, den Sie auch in einem schwächeren Monat zurücklegen können, denn Regelmäßigkeit ist wichtiger als die Höhe der Einzahlung.

Prozentsatz vom Umsatz

Jeder Zahlungseingang wird aufgeteilt, und ein festgelegter Anteil, zum Beispiel 10 %, wird zurückgelegt. In einem Monat mit 10.000 € Umsatz sind das 1.000 €, in einem Monat mit 7.500 € Umsatz sind es 750 €. Vorteil: Die Einzahlung passt sich dem Monat von selbst an. Den Prozentsatz wählt man praktisch nach der eigenen Marge: Zurücklegen lässt sich nur, was nach den Pflichtausgaben übrig bleibt.

Anteil aus Spitzenmonaten

Für ein saisonales Geschäft ist es praktisch, aus den Spitzenmonaten zurückzulegen: Ein Teil des Überschusses über den üblichen Umsatz fließt sofort in das Polster. Das übliche Umsatzniveau sehen Sie an den vergangenen Monaten, sodass sich der Überschuss leicht bestimmen lässt.

Stellen Sie sich Olena vor. Sie führt ein Nagelstudio mit Pflichtausgaben von 6.000 € im Monat. Olenas Ziel sind drei Monate, also 18.000 €, und die Einzahlung ist fest: 1.500 € pro Monat. Nach vier Monaten liegen auf dem separaten Konto 6.000 €, das ist das erste Ziel, ein Monat Ausgaben. Im Januar beträgt der Umsatz des Studios 3.500 €. Die Differenz von 2.500 € zu den Pflichtausgaben wird dem Polster entnommen, und Olena überprüft in Ruhe die Preise für die Frühjahrssaison.

Wie lange das Ansparen dauert, zeigt eine einfache Formel.

Ansparzeit (Monate) = Ziel des Polsters ÷ Monatliche Rücklage

Für Olena: 18.000 € ÷ 1.500 € = 12 Monate. Die Tabelle unten zeigt, wie das Polster wächst und wie viele Monatsausgaben es bereits deckt.

Wo Sie das Polster aufbewahren

Ein Polster braucht drei Eigenschaften: Trennung, Verfügbarkeit und dieselbe Währung wie die Ausgaben.

Ein separates Konto. Liegt das Polster auf demselben Konto wie das Tagesgeschäft, sieht es wie ein Teil des Kontostands aus und fließt leicht in laufende Bedürfnisse. Ein separates Konto hält die Grenze zwischen Reserve und Tagesgeschäft.

Verfügbarkeit. Die Mittel sollten innerhalb von ein bis zwei Arbeitstagen verfügbar sein. Der Zweck des Polsters: da zu sein, wenn es gebraucht wird. Die Rendite ist hier zweitrangig.

Dieselbe Währung. Ausgaben in Euro werden mit Euro gedeckt. Fällt ein Teil der Ausgaben in einer anderen Währung an, hält man den entsprechenden Teil des Polsters praktischerweise in dieser Währung.

Warum das Polster nicht in Ware oder Ausstattung anlegen? Weil es in Form von Geld gebraucht wird. Vermieter und Mitarbeiter werden mit Geld bezahlt, während der Verkauf von Ware oder Ausstattung Zeit braucht und den Betrag, mit dem Sie gerechnet haben, nicht garantiert.

Wann Sie das Polster nutzen und wie Sie es auffüllen

Das Polster wird in zwei Fällen angetastet: Der Umsatz in einem Monat liegt unter den Pflichtausgaben, oder der Zahlungstermin eines Kunden hat sich verschoben, während die eigene Zahlung bereits fällig ist. In anderen Fällen, zum Beispiel für neue Ausstattung oder Werbung, wird ein separates Entwicklungsbudget verwendet.

Um jederzeit zu wissen, wie viel Zeit das bereits Zurückgelegte verschafft, ist eine dritte Formel nützlich.

Reserve in Monaten = Kontostand des Polsters ÷ Monatliche Pflichtausgaben

Nach acht Monaten Ansparen hat Olena 12.000 € auf dem Konto. Die Reserve beträgt 12.000 € ÷ 6.000 € = 2 Monate. Diese Zahl prüft man praktischerweise einmal im Monat: Sie zeigt sofort, wie viel Zeit für Entscheidungen bleibt, und dauert eine Minute.

Nach der Nutzung des Polsters sollte man es auffüllen. Solange das Polster kleiner als das Ziel ist, kehrt die monatliche Rücklage in gleicher Höhe in den Plan zurück. So stellt sich die Reserve ohne zusätzliche Entscheidungen wieder her.

Tipp. Es ist nützlich, die Bedingung für die Nutzung gleich zu Beginn aufzuschreiben: «Das Polster wird angetastet, wenn der Umsatz niedriger ist als die Pflichtausgaben.» Eine im Voraus festgelegte Regel hilft, das Polster nicht für laufende Anschaffungen auszugeben.

Wie Sie das Polster in der Buchhaltung führen

Wenn sich ein Polster über Monate aufbaut, ist es nützlich zu sehen, wie viel bereits zurückgelegt ist und ob das Zurücklegen nach Plan läuft. In einzelnen Notizen vergisst man leicht, diese Zahl zu aktualisieren. In der Buchhaltung lässt sich dasselbe so einrichten, dass die Zahl zusammen mit Ihren Einträgen aktualisiert wird.

In BizFin wird das Polster als separates Konto geführt. Im Bereich «Meine Konten» legen Sie ein gewöhnliches Konto an, genauso wie für die Kasse oder eine Bankkarte, nennen es zum Beispiel «Polster» und wählen auf Wunsch eine Farbe. Die monatliche Rücklage wird im Bereich «Transaktionen» als «Überweisung» vom Hauptkonto auf «Polster» erfasst.

Eine Überweisung ist weder Einnahme noch Ausgabe. Deshalb verändert das Zurücklegen weder den Bericht «Gewinn und Verlust» noch die Summen von «Cashflow nach Zeitraum» über alle Konten: Der Gewinn bleibt Gewinn, und das Polster wechselt nur auf ein anderes Konto. Wenn Sie jeden Monat zurücklegen, können Sie im Überweisungsformular «Planen» aktivieren und die Wiederholung «Monatlich» wählen. Die Erinnerung erscheint im Bereich «Geplante Transaktionen», und Sie bestätigen sie mit einem Häkchen, bei Bedarf mit geändertem Betrag oder Datum.

Das Wachstum des Polsters sehen Sie im Bericht «Kontoauszug» für dieses Konto: Der fortlaufende Saldo nach jeder Einzahlung zeigt, wie viel bereits zurückgelegt ist. Der Gesamtsaldo oben auf der Seite «Meine Konten» umfasst alle Konten für Kassen und Bankkarten, das Polster ist darin also enthalten. Das Ziel berechnen Sie mit der obigen Formel, und der Kontostand von «Polster» zeigt, wie nah Sie daran sind.

Was Sie sich merken sollten

• Das Polster wird von den Pflichtausgaben aus berechnet. Die monatlichen Pflichtausgaben werden mit der Anzahl der Monate multipliziert, die Sie abdecken möchten.

• Drei bis sechs Monate sind ein Richtwert. Die Anzahl hängt von der Stabilität des Umsatzes ab und davon, wie schnell sich die Kosten ändern lassen.

• Regelmäßigkeit ist wichtiger als die Höhe der Einzahlung. Fester Betrag, Prozentsatz vom Umsatz oder Anteil aus Spitzenmonaten: Geeignet ist die Methode, die sich jeden Monat durchhalten lässt.

• Das Polster liegt auf einem separaten Konto. Ein separates Konto mit Zugriff innerhalb von ein bis zwei Tagen bewahrt den Zweck der Mittel.

• Die Bedingung für die Nutzung legt man praktischerweise im Voraus fest. Das Polster wird angetastet, wenn der Umsatz niedriger ist als die Pflichtausgaben. Laufende Anschaffungen werden aus dem Betriebsgeld bezahlt.

Häufige Fragen

Was ist ein Finanzpolster für Unternehmen?

Es ist eine Reserve auf einem separaten Konto, die die Pflichtausgaben in einer Phase mit Umsatzrückgang deckt. Es verschafft Zeit für ruhige Entscheidungen über Preise, Kosten oder Vertriebskanäle.

Wie viele Monate Ausgaben sollte das Polster abdecken?

Ein verbreiteter Richtwert: drei bis sechs Monate. Das ist keine Norm: Bei gleichmäßigem Umsatz genügt eher drei, für ein saisonales Geschäft oder eines, das von wenigen Kunden abhängt, braucht man mehr.

Womit fange ich an, wenn die Pflichtausgaben hoch sind?

Praktisch ist es, mit einem Ziel von einem Monat Ausgaben zu beginnen. Es ist schneller erreichbar, deckt sofort kleine Störungen bei den Zahlungseingängen ab und kann dann auf die gewählte Anzahl der Monate erhöht werden.

Wo bewahre ich das Finanzpolster auf?

Auf einem separaten Konto, auf das Sie innerhalb von ein bis zwei Arbeitstagen zugreifen können. Die Trennung verhindert, dass sich das Polster mit dem Tagesgeschäft vermischt, und die Verfügbarkeit erlaubt es, rechtzeitig darauf zurückzugreifen.

Brauche ich ein Polster, wenn ich eine Kreditkarte oder einen Überziehungsrahmen habe?

Das sind verschiedene Instrumente. Das Polster besteht aus Ihren eigenen Mitteln, geliehenes Geld dagegen ist eine Schuld mit Zinsen. Das Polster gibt mehr Freiheit, weil durch seine Nutzung keine Verpflichtungen entstehen.

Kann ich das Polster für die Entwicklung verwenden?

Besser ist es, für die Entwicklung ein separates Budget einzuplanen. Dann behält das Polster seinen Zweck, und Entscheidungen über die Entwicklung werden getrennt von der Frage der Pflichtausgaben getroffen.