Automatisierung der Finanzbuchhaltung: So verringern Sie die manuelle Dateneingabe

Die manuelle Eingabe schrumpft dort, wo Buchungen bereits von jemand anderem erfasst wurden: von der Bank, von einem Zahlungsplan oder von der Person, bei der sie entstehen. Bequem beginnt man mit der Quelle, die die meisten Buchungen liefert, meist sind das die unbaren. Bargeld bleibt bei einer Person, aber seine Erfassung lässt sich verteilen.

Gehen wir durch, wie Sie die Zeitersparnis berechnen, welche vier Automatisierungswerkzeuge es gibt und was bei einer Person bleibt. Die Berechnungen führen wir am Beispiel eines kleinen Ladens durch.

Einfach gesagt. Stellen Sie sich ein Auto mit Automatikgetriebe vor. Die Route wählen Sie, und das Schalten der Gänge geschieht ohne Ihr Zutun. Die Automatisierung der Buchhaltung funktioniert genauso: Die Entscheidungen bleiben bei Ihnen, während der mechanische Teil, das Abtippen dessen, was bereits erfasst ist, ohne Sie erledigt wird.

Was sich automatisieren lässt

Der mechanische Teil der Buchhaltung besteht im Abtippen dessen, was anderswo bereits erfasst ist: Bankbuchungen aus einem Kontoauszug, regelmäßige Zahlungen aus einem Kalender. Der Teil, der eine Entscheidung braucht, lässt sich schlechter automatisieren: die Kategorie einer neuen Buchung, Bargeld ohne Beleg, die Kontrolle der Summen.

Deshalb ersetzt die Automatisierung weder den Inhaber noch den Buchhalter. Sie nimmt den mechanischen Teil ab und lässt Zeit für Entscheidungen.

Wie viel Zeit die manuelle Eingabe kostet

Stellen Sie sich Jaroslaw vor. Er hat einen kleinen Laden. Im Monat fallen bei ihm etwa 300 Buchungen an: 250 unbare, 30 bare und 20 regelmäßige Zahlungen (Miete, Gehälter, Abonnements). Jaroslaw gibt sie alle von Hand ein.

Schritt eins: die Buchungen nach Quellen zählen. 250 + 30 + 20 = 300 Buchungen. Die Quelle ist wichtig, weil die Automatisierung bei jeder anders wirkt.

Schritt zwei: die Zeit pro Buchung schätzen. Wir nehmen 1 Minute für die Eingabe oder Korrektur einer Buchung an und 0,5 Minuten für die Bestätigung einer fertigen Vorlage. Das ist eine Annahme für das Beispiel. Die eigene Zeit lässt sich bequem an zwanzig Buchungen messen.

Zeit für die Buchhaltung pro Monat = Anzahl der Buchungen × Zeit pro Buchung

Vor der Automatisierung: 300 × 1 = 300 Minuten, also 5 Stunden im Monat.

Schritt drei: die Zeit nach der Automatisierung berechnen. Unbare Buchungen werden aus der Bank geladen. Von Hand bleibt, die Kategorie in den Zeilen zu korrigieren, für die es keine Regel gibt. Wir nehmen an, dass das 20 % sind: 250 × 0,2 = 50 Zeilen, also 50 Minuten. Bargeld bleibt manuell: 30 Minuten. Regelmäßige Zahlungen werden über Vorlagen erfasst, es bleibt, jede zu bestätigen: 20 × 0,5 = 10 Minuten. Insgesamt 50 + 30 + 10 = 90 Minuten.

Zeitverkürzung = (Zeit vorher − Zeit nachher) ÷ Zeit vorher × 100%

Schritt vier: die Verkürzung berechnen. (300 − 90) ÷ 300 × 100 % = 70 %. Das ist eine Ersparnis von 210 Minuten, also 3,5 Stunden im Monat. Der Anteil der Korrekturen von 20 % hängt von den Regeln ab: Im ersten Monat ist er höher, später sinkt er, weil für neue Beschreibungen Regeln entstehen.

Vier Automatisierungswerkzeuge

Jedes Werkzeug beseitigt seine eigene Art manueller Arbeit. Bequem ist es, sie nacheinander hinzuzufügen.

Die Datenquelle: Kontoauszug oder Bankanbindung

Die Bank hat jede Buchung bereits erfasst. Ein Kontoauszug für einen Zeitraum lässt sich als Datei hochladen, und eine dauerhafte Anbindung übergibt neue Buchungen automatisch. Beide Wege beseitigen das Abtippen von Datum, Betrag und Beschreibung. Vor dem Speichern sollten Sie die Einträge durchsehen.

Kategorieregeln

Eine Regel funktioniert so: Enthält eine Beschreibung ein bestimmtes Wort, wird der Buchung eine bestimmte Kategorie zugewiesen. Nach der Einrichtung landen dieselben Beschreibungen jedes Mal in denselben Kategorien. Bequem beginnt man mit den Lieferanten und Diensten, die Sie regelmäßig bezahlen.

Regelmäßige Zahlungen nach Zeitplan

Miete, Gehälter und Abonnements wiederholen sich jeden Monat. Eine Vorlage mit Zeitplan speichert Betrag, Konto und Datum, und Ihnen bleibt nur, die Zahlung zu bestätigen. So werden diese Buchungen nicht jedes Mal neu erfasst.

Die Eingabe auf Personen verteilen

Bargeld gibt man bequemer dort ein, wo es entsteht: der Kassierer seine Kasse, die Verwaltungskraft ihren Bereich. Die Rechte einer solchen Person werden auf ihren Bereich beschränkt, sie sieht und ändert nur ihre eigenen Einträge. Der Inhaber erhält Einträge, ohne selbst einzugeben, und prüft die Summen.

Was bei einer Person bleibt

Automatisch erfasste Einträge brauchen ebenfalls eine Durchsicht. Eine Kategorie, die nach einer Regel eingesetzt wurde, muss manchmal korrigiert werden, und eine neue Buchung ohne Regel braucht eine Auswahl. Bargeld ohne Beleg braucht einen Eintrag aus dem Gedächtnis oder aus der Notiz einer Mitarbeiterin.

Einmal im Monat lohnt es sich, den Saldo in der Buchhaltung mit dem Saldo bei der Bank abzugleichen. Dieser Abgleich klärt die Frage nach übersehenen und doppelten Buchungen.

Womit Sie beginnen

Die Reihenfolge baut man bequem nach dem Zeitgewinn auf. Im Beispiel bringt die Datenquelle am meisten: 200 Minuten von 210. Deshalb beginnt man mit einem Kontoauszug oder einer Bankanbindung. Dann fügt man Regeln für die häufigsten Beschreibungen hinzu, danach regelmäßige Zahlungen über Vorlagen, und zum Schluss verteilt man die Eingabe des Bargelds.

Wie das in der Buchhaltung aussieht

In BizFin hat der Bereich «Datenimport» zwei Wege, Buchungen von einer Bank zu übernehmen. «Kontoauszugsdatei» funktioniert mit Kontoauszügen einer Reihe von Banken, die Liste ist auf der Importseite sichtbar und wird schrittweise erweitert. Eine direkte Anbindung gibt es für unterstützte Banken. Nach dem Verbinden und dem Aktivieren von Live-Benachrichtigungen erscheinen bei manchen Banken neue Buchungen wenige Sekunden nach einer Kartenzahlung. Bei anderen werden bei aktivierter Autosynchronisierung Buchungen mehrmals täglich abgerufen. Der für die Anbindung benötigte Token gewährt nur Zugriff zum Ansehen der Buchungen.

Vor dem Speichern öffnet sich eine Vorschau: vier Karten mit Summen, Duplikate sind markiert und werden nicht importiert, und Zeilen mit Anzeichen einer Überweisung zwischen eigenen Konten erhalten die Markierung «Mögliche Überweisung» und bieten die Wahl eines Zielkontos an. Ein fehlerhafter Import lässt sich auf dem Reiter «Importverlauf» der Seite «Aktionsverlauf» rückgängig machen.

Kategorien werden nach Importregeln eingesetzt. Sie werden in den «Stammdaten» eingerichtet: ein Wort in der Beschreibung oder ein MCC-Code, und die Reihenfolge der Regeln bestimmt, welche zuerst greift. Regelmäßige Zahlungen werden in «Geplante Transaktionen» als Vorlagen mit Zeitplan hinzugefügt, und zur Bestätigung genügt eine Schaltfläche.

Zur Verteilung der Eingabe wählt der Inhaber in den «Rollenrechten» für eine Rolle die Stufe «Eigene Einträge» und öffnet gesondert die benötigten Konten, zum Beispiel die Kasse. Eine Mitarbeiterin in dieser Rolle erfasst Buchungen auf diesen Konten, sieht, bearbeitet und löscht aber nur, was sie selbst erstellt hat. Das Recht zum Import von Kontoauszügen wird ebenfalls über die Rolle festgelegt.

Tipp. Der erste Import braucht mehr Aufmerksamkeit, weil es noch keine Regeln gibt. Jede Kategoriekorrektur in der Vorschau lässt sich bequem durch eine Regel in den «Stammdaten» festhalten: Im nächsten Monat ordnen sich solche Zeilen von selbst ein.

Achtung. Der Bereich hat Grenzen. Eine Kategorie lässt sich in der Vorschau nicht mit einem Klick allen gleichen Zeilen zuweisen (Umgehung: eine Regel in den «Stammdaten» und erneutes Hochladen der Datei) und in mehreren Buchungen der Liste nicht mit einem Klick ändern. Geplante Zahlungen werden erst nach Bestätigung ausgeführt, und Erinnerungen werden nicht per E-Mail oder Telefon zugestellt. Steht Ihre Bank nicht unter den unterstützten, bleibt die manuelle Eingabe. Die Uhrzeit einer Buchung aus dem Kontoauszug wird nicht gespeichert, in der Liste steht nur das Datum.

Was Sie sich merken sollten

• Automatisiert wird der mechanische Teil. Das Abtippen dessen, was Bank oder Zeitplan bereits erfasst haben, während die Entscheidungen bei einer Person bleiben.

• Die Ersparnis lässt sich berechnen. Buchungen nach Quellen, multipliziert mit der Zeit, ergeben die Stunden vor und nach der Automatisierung.

• Im Beispiel spart die Datenquelle am meisten Zeit. Unbare Buchungen machen meist den größeren Teil aus, deshalb beginnt man mit ihnen.

• Regeln halten Korrekturen fest. Jede korrigierte Kategorie wird zu einer Regel für den nächsten Monat.

• Durchsicht und Abgleich bleiben. Automatisch erfasste Einträge werden geprüft, und der Saldo wird einmal im Monat mit der Bank abgeglichen.

Häufig gestellte Fragen

Was lässt sich in der Finanzbuchhaltung automatisieren?

Die Erfassung von Bankbuchungen aus einem Kontoauszug oder einer Anbindung, Kategorien nach Regeln, regelmäßige Zahlungen nach Zeitplan. Bargeld und Entscheidungen über neue Kategorien bleiben bei einer Person.

Wie verringert man die manuelle Eingabe von Bankbuchungen?

Den Kontoauszug als Datei hochladen oder die Bank direkt anbinden und für die häufigsten Beschreibungen Kategorieregeln einrichten. Dann bleibt von Hand nur, die Einträge durchzusehen und die Kategorie dort zu korrigieren, wo es keine Regel gibt.

Lässt sich die Bargeldbuchhaltung automatisieren?

Nicht vollständig, weil die Buchung außerhalb der Bank entsteht. Die Eingabe lässt sich verteilen: Die Person, bei der das Bargeld entsteht, erfasst ihren Bereich, und der Inhaber prüft die Summen.

Wie berechnet man, wie viel Zeit die Automatisierung spart?

Die Buchungen nach Quellen zählen, mit der Zeit pro Buchung vor und nach der Automatisierung multiplizieren und vergleichen. Im Beispiel des Artikels sind das 300 Minuten gegenüber 90, eine Verkürzung um 70 %.

Muss man automatisch erfasste Buchungen prüfen?

Ja. Eine Kategorie, die nach einer Regel eingesetzt wurde, sollte manchmal korrigiert werden, und eine neue Buchung ohne Regel braucht eine Auswahl. Einmal im Monat lohnt es sich, den Saldo mit der Bank abzugleichen.

Womit beginnt man die Automatisierung der Buchhaltung?

Mit der Quelle, die die meisten Buchungen liefert, meist mit der Bank. Dann fügt man Kategorieregeln, regelmäßige Zahlungen über Vorlagen und die Verteilung der Bargeldeingabe hinzu.