Zahlungsaufschub: Wie Sie mit einem Lieferanten verhandeln und den Bedarf frühzeitig erkennen

Ein Zahlungsaufschub ist eine Vereinbarung mit einem Lieferanten, die Zahlung auf ein späteres Datum zu verschieben, bevor die Frist abläuft. Eine Einigung fällt leichter, wenn die Bitte konkret ist: Die Summe ist genannt, das neue Datum ist genannt, der Grund ist benannt, und ein Teil der Zahlung geht pünktlich ein. Je früher ein Fehlbetrag sichtbar ist, desto mehr Optionen gibt es für das Gespräch.

Gehen wir durch, wie Sie berechnen, wie viel und für wie lange Sie bitten sollten, was Sie dem Lieferanten im Gegenzug anbieten und wie Sie die Bitte formulieren, mit einem Musterschreiben. Am Ende geht es darum, wie Sie den Bedarf an einem Aufschub frühzeitig sehen. Der Artikel handelt von einem Aufschub, um den Sie bitten. Über den, den Sie Kunden gewähren, gibt es ein eigenes Material.

Einfach gesagt. Ein Aufschub ist wie ein Anruf bei einem Freund: „Wir treffen uns um sieben, aber ich komme um halb acht.“ Eine Vorwarnung eine Stunde vorher erlaubt ihm, seinen Abend zu planen. Eine Vorwarnung fünf Minuten vorher teilt nur eine Tatsache mit. Beim Lieferanten ist es genauso: Ein frühes Gespräch mit einem konkreten neuen Datum gibt Zeit für eine Einigung, ein spätes stellt ihn vor vollendete Tatsachen.

Wie sich ein Aufschub von einer überfälligen Zahlung unterscheidet

Ein Aufschub wird vor dem Zahlungsdatum vereinbart: Der Lieferant kennt das neue Datum und hat zugestimmt. Ein Verzug tritt ein, wenn das Datum ohne Vereinbarung verstrichen ist.

Für den Lieferanten ist der Unterschied spürbar. Im ersten Fall plant er den Eingang zum neuen Datum. Im zweiten weiß er nicht, wann er die Zahlung erwarten kann. Die Folgen eines Verzugs (Vertragsstrafe, Verzugszinsen, Lieferstopp) sind meist im Vertrag geregelt, und ihre Höhe hängt vom Vertrag und vom Recht Ihres Landes ab, klären Sie sie also mit einem Rechtsanwalt.

Wie viel und für wie lange Sie bitten

Eine konkrete Bitte beginnt mit drei Zahlen: wie viel sich pünktlich zahlen lässt, wie viel verschoben wird und für wie viele Tage.

Stellen Sie sich Bohdan vor. Er hat ein Blumengeschäft. Sein Lieferant hat Blumen im Wert von 4.800 € geliefert, zahlbar am 14. Tag, also am 15. Der Zahlungskalender zeigt, dass der Saldo vor dieser Zahlung am 15. bei 3.600 € liegen wird. Bohdan möchte mindestens 800 € für die täglichen Ausgaben auf dem Konto halten. Ein Firmenkunde, der die Dekoration von Büros bestellt hat, zahlt am 22. 4.000 €.

Schritt eins: wie viel sich pünktlich zahlen lässt. Vom Saldoprognosewert ziehen wir den Mindestsaldo ab. Wozu: Nach der Zahlung muss auf dem Konto ein Betrag für den täglichen Bedarf bleiben.

Pünktliche Zahlung = Saldoprognose − Mindestsaldo

Im Beispiel: 3.600 − 800 = 2.800 €.

Schritt zwei: wie viel Sie zu verschieben bitten. Von der Zahlung ziehen wir ab, was sich pünktlich zahlen lässt.

Aufschubbetrag = Zahlung − Pünktliche Zahlung

Im Beispiel: 4.800 − 2.800 = 2.000 €.

Schritt drei: für wie viele Tage. Wir zählen die Tage bis zum Eingang und addieren einen Puffer. Wozu der Puffer: Kunden zahlen manchmal ein paar Tage später, und der Puffer erlaubt es, das neue Datum einzuhalten, das Sie genannt haben.

Aufschubdauer = Tage bis zum Eingang + Puffer

Im Beispiel: Vom 15. bis zum 22. sind es sieben Tage, der Puffer beträgt drei Tage, zusammen 10 Tage. Das neue Datum für den zweiten Teil der Zahlung: der 25. Die Größe des Puffers ist ein Richtwert und hängt davon ab, wie pünktlich Ihre Kunden zahlen.

Schritt vier: den Kalender prüfen. Am 15. beträgt der Saldo nach der Zahlung von 2.800 € 800 €. Am 22. gehen 4.000 € ein, der Saldo liegt bei 4.800 €. Am 25. wird der Rest von 2.000 € gezahlt, der Saldo beträgt 2.800 €. Kein Tag fällt unter den Mindestsaldo.

Was Sie im Gegenzug anbieten

Einem Lieferanten fällt die Zustimmung leichter, wenn die Bitte auch ein Angebot im Gegenzug enthält. Es gibt vier Dinge, die Sie bereithalten können.

Die Zahlung eines Teils pünktlich

Einem Lieferanten fällt die Zustimmung leichter, wenn der größere Teil der Zahlung pünktlich eingeht. Im Beispiel sind das 2.800 € von 4.800 €, also mehr als die Hälfte.

Ein genaues Datum

Die Formulierung „Ende des Monats“ lässt dem Lieferanten eine Frage offen. Die Formulierung „am 25.“ gibt ihm ein Datum für seinen eigenen Plan. Es lohnt sich, ein Datum zu nennen, das Sie sicher einhalten.

Eine schriftliche Bestätigung

Eine Vereinbarung, die in einem Brief oder einer Nachricht festgehalten ist, steht beiden Seiten zur Verfügung und hängt nicht vom Gedächtnis ab. Ändern sich die Vertragsbedingungen, lässt sich das bequem in einem Nachtrag festhalten. Welches Format in Ihrem Land üblich ist und was es rechtlich ändert, klären Sie mit einem Rechtsanwalt.

Die nächste Bestellung

Für einen Lieferanten ist wichtig, dass die Zusammenarbeit weitergeht. Planen Sie die nächste Lieferung, nennen Sie ungefähre Menge und Datum. Versprechen Sie nur, was Sie wirklich vorhaben.

Wie Sie die Bitte formulieren

Eine Bitte besteht aus vier Teilen: der Tatsache (was und über welchen Betrag), dem Angebot (welcher Teil wann), dem Grund (kurz und wahrheitsgemäß) und der Frage (passt es). Diese Reihenfolge erlaubt dem Lieferanten, mit einem Wort zu antworten.

So sieht das in Bohdans Brief aus.

Guten Tag, Ivan,

Die Lieferung vom 1. über 4.800 € müssen wir am 15. bezahlen. 2.800 € zahlen wir an diesem Tag. Für den Rest, 2.000 €, bitten wir um Zahlung am 25.: Am 22. erwarten wir eine Zahlung von einem Kunden, und drei weitere Tage nehmen wir als Puffer.

Passt Ihnen diese Regelung? Wenn ja, bestätigen Sie bitte per Antwort auf diesen Brief, und wir tragen die Termine in unseren Zeitplan ein. Die nächste Bestellung planen wir für den 5. des nächsten Monats im gleichen Umfang.

Vielen Dank für die Zusammenarbeit.

Tipp. Ein Telefonat und ein Brief ergänzen sich: Im Gespräch fällt die Einigung leichter, im Brief lässt sie sich festhalten. Nach einem Anruf lohnt es sich, einen kurzen Brief mit dem Vereinbarten zu schicken.

Was den Bedarf an einem Aufschub verringert

Die Bitte um einen Aufschub kommt seltener vor, wenn drei Dinge im Voraus eingerichtet sind.

Ein Fehlbetrag ist Wochen im Voraus sichtbar

Eine Bitte zwei Wochen vor der Zahlung und eine zwei Tage vorher klingen unterschiedlich. Zahlungen, die noch nicht stattgefunden haben, werden im Voraus in den Kalender eingetragen, und der Tag mit dem Fehlbetrag ist frühzeitig sichtbar. Wie ein solcher Kalender aufgebaut wird, ist in einem eigenen Artikel behandelt.

Zahlungstermine sind auf die Eingänge abgestimmt

Zahlen Kunden eher um den 20., lässt sich der Zahltermin für den Lieferanten bequemer auf den 25. legen als auf den 10. Eine solche Vereinbarung fällt beim Vertragsabschluss oder bei der Aktualisierung der Konditionen leichter.

Zahlungsbedingungen sind im Voraus besprochen

Zahlungsbedingungen, zum Beispiel „innerhalb von 30 Tagen“ statt „innerhalb von 14“, lassen sich verhandeln. Sie sind zu Beginn der Zusammenarbeit oder bei einer neuen Lieferung leichter zu ändern als mittendrin.

Lieferanten bieten manchmal einen Rabatt für Zahlung vor Fristablauf an. Die Angabe „2/10 net 30“ bedeutet 2 % Rabatt bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen und den vollen Betrag innerhalb von 30. Vergleichen Sie einen solchen Rabatt mit dem Nutzen eines längeren Aufschubs, wenn Sie Ihre Bedingungen wählen.

Wie das in der Buchhaltung aussieht

Eine Zahlung an einen Lieferanten, die noch nicht stattgefunden hat, wird im Bereich „Geplante Transaktionen“ als Ausgabe eingetragen: Konto, Betrag, Datum, Geschäftspartner. Im Modus „Kalender“ sehen Sie eine Saldoprognose für jeden Tag, ausgehend vom tatsächlichen Saldo heute. Ein Tag ist rot, wenn mindestens ein Konto ins Minus gehen kann, und der Hinweis nennt das Konto, das ins Minus geht. So ist der Fehlbetrag aus Bohdans Beispiel schon vor dem 15. sichtbar.

Hat der Lieferant einem neuen Datum zugestimmt, ziehen Sie den Betrag im Kalender auf den richtigen Tag, und das Datum ändert sich sofort. Bei einer Teilzahlung wird die Zahlung mit einem kleineren Betrag bestätigt: Im Bestätigungsfenster lassen sich sowohl der Betrag als auch das Zahlungsdatum korrigieren. Eine einmalige Vorlage schließt sich nach der Bestätigung, deshalb wird der Rest von 2.000 € als neue geplante Ausgabe für den 25. eingetragen.

Eine Zahlung wird nicht automatisch ausgeführt: Die Buchung erscheint in Ihrer Buchhaltung, nachdem Sie sie bestätigt haben, sodass der Eintrag immer dem entspricht, was geschehen ist. Erinnerungen sind in der Glocke oben und in der Transaktionstabelle sichtbar. Per E-Mail oder Telefon werden sie nicht zugestellt.

Tipp. Das Zahlungsdatum trägt man bequem gleich nach der Lieferung in den Kalender ein, bevor der Zahlungstermin eintritt. Dann erscheint der Fehlbetrag in der Prognose, wenn noch mehrere Wochen bis dahin bleiben.

Was Sie sich merken sollten

• Ein Aufschub wird vor dem Zahlungsdatum vereinbart. Ein Verzug tritt ein, wenn das Datum ohne Vereinbarung verstrichen ist.

• Eine Bitte beginnt mit drei Zahlen. Wie viel pünktlich gezahlt wird, wie viel verschoben wird und für wie viele Tage.

• Im Gegenzug bietet man etwas Konkretes an. Einen Teil der Zahlung pünktlich, ein genaues Datum und, wenn es stimmt, die nächste Bestellung.

• Die Vereinbarung sollte schriftlich festgehalten werden. Ein Brief oder Nachtrag steht beiden Seiten zur Verfügung.

• Der Bedarf entsteht seltener, wenn ein Fehlbetrag im Voraus sichtbar ist. Kalender, auf Eingänge abgestimmte Termine und Zahlungsbedingungen wirken zusammen.

Häufig gestellte Fragen

Wie bittet man einen Lieferanten um einen Zahlungsaufschub?

Den Betrag nennen, den Sie pünktlich zahlen, den Betrag, den Sie zu verschieben bitten, und das neue Datum. Den Grund kurz erklären und fragen, ob die Regelung passt. Das Gespräch lässt sich bequem mit einem Brief festhalten.

Wie viele Tage vor der Zahlung sollte man um einen Aufschub bitten?

So früh wie möglich, sobald der Kalender einen Fehlbetrag zeigt. Eine einheitliche Frist gibt es nicht: Je mehr Zeit bleibt, desto mehr Optionen haben der Lieferant und Sie.

Was schreibt man in einen Brief über einen Zahlungsaufschub?

Vier Teile: was und über welchen Betrag, welcher Teil wann, der Grund und die Frage. Zum Beispiel: Wir zahlen 2.800 € am 15., den Rest von 2.000 € am 25., passt Ihnen das.

Kann man nur einen Teil einer Zahlung bezahlen?

Ja, und ein solches Angebot stößt meist auf mehr Verständnis. Der Hauptteil geht pünktlich ein, der Rest an einem vereinbarten Tag. Die Bedingungen sollte man schriftlich festhalten.

Wie unterscheidet sich ein Aufschub von einer Ratenzahlung?

Ein Aufschub verschiebt das Zahlungsdatum, meist für den gesamten Betrag oder einen Teil davon. Eine Ratenzahlung teilt den Betrag in mehrere Zahlungen an verschiedenen Tagen. Beide Varianten werden mit dem Lieferanten vereinbart.

Was tun, wenn der Lieferant ablehnt?

Einen größeren Teil der Zahlung pünktlich oder ein anderes Datum anbieten. Hilft das nicht, gibt es andere Schritte: einen Kunden um frühere Zahlung bitten, eine Rücklage nutzen oder eine andere Zahlung verschieben.