Kostenkontrolle im Unternehmen: So finden Sie heraus, wohin das Geld verschwindet

Die Kosten eines Monats lassen sich in fünf Schritten durchgehen: nach Kategorien zusammentragen, nach Betrag ordnen, in die Gruppen A, B und C einteilen, mit dem Umsatz und dem Vormonat vergleichen und entscheiden, welche Gruppen man genauer ansieht. Aufmerksamkeit brauchen vor allem die wenigen Kategorien, die den Hauptteil der Kosten ausmachen.

Gehen wir jeden Schritt an einem einzigen Beispiel durch. Wie man Buchungen eingibt und was in deren Feldern erfasst wird, behandeln eigene Materialien. Hier beginnen wir dann, wenn die Einträge für den Monat bereits vorliegen.

Einfach gesagt. Stellen Sie sich vor, Sie ziehen in einem Haushaltsbuch die Monatsbilanz: Zuerst sortieren Sie die Belege zu Stapeln, dann schauen Sie, welcher Stapel am höchsten ist. Die Kostenanalyse im Unternehmen funktioniert genauso: Jeder Stapel entspricht einer Kategorie, seine Höhe dem Betrag.

Was vor der Analyse nötig ist

Die Analyse beruht auf zwei Voraussetzungen. Erstens: Alle Kosten des Monats sind eingetragen. Zweitens: Jede Ausgabe hat eine Kategorie, und die Kategoriebezeichnungen bleiben von Monat zu Monat gleich. Dann lassen sich die Zahlen zweier Monate vergleichen, und der Unterschied zeigt die Veränderung der Kosten.

Warum sollten die Kategorien gleich bleiben? Der Vergleich von Monaten ist sinnvoll, wenn sich die Bezeichnungen nicht geändert haben. Gab es in einem Monat die Kategorie „Marketing“ und im anderen „Werbung“, würden der Anstieg der einen und der Rückgang der anderen wie eine Veränderung der Kosten aussehen, obwohl die Kosten dieselben sind.

Wie Sie die Kosten eines Monats analysieren

Stellen Sie sich Dmytro vor. Er hat eine kleine Reinigungsfirma. Der Umsatz dieses Monats beträgt 40.000 €, der des vergangenen 32.000 €. Alle Kosten des Monats hat Dmytro in acht Kategorien aufgeteilt. Die Zahlen sind beispielhaft, setzen Sie die Steuer- und Abgabensätze ein, die bei Ihnen gelten.

Schritt eins: die Kosten nach Kategorien zusammentragen. Wir nehmen den Betrag je Kategorie für einen vollen Monat. Bei Dmytro sind es zusammen 30.000 €.

Anteil der Kategorie = Kosten der Kategorie ÷ Alle Kosten × 100%

Schritt zwei: ordnen und die Anteile berechnen. Die Kategorien gehen von der größten zur kleinsten. Gehälter: 12.000 ÷ 30.000 = 40 %. Material: 6.000 ÷ 30.000 = 20 %. So wird jede berechnet. Daneben schreiben wir den kumulierten Anteil: Zu den Gehältern addieren wir das Material, das ergibt 60 %, dann die Miete, das ergibt 72 %, und so weiter bis 100 %.

Schritt drei: in die Gruppen A, B und C einteilen. Das ist die ABC-Analyse: ein bekanntes Werkzeug der Kostenanalyse. In die Gruppe A gehören die Kategorien, die zusammen die ersten etwa 80 % der Kosten ausmachen. In die Gruppe B die nächsten, bis 95 %. In die Gruppe C der Rest. Die Grenzen von 80, 95 und 100 % sind typisch und dienen als Richtwert: In manchen Methoden sind sie etwas anders.

Vier von acht Kategorien machen 82 % der Kosten aus. Sie bestimmen den Hauptteil von Dmytros Kosten, deshalb betrachtet man sie bequemerweise zuerst.

Kosten zum Umsatz = Alle Kosten ÷ Umsatz × 100%

Schritt vier: mit dem Umsatz und mit dem Vormonat vergleichen. Kosten zum Umsatz: 30.000 ÷ 40.000 = 75 %, also entfallen auf jeden Euro Umsatz 75 Cent Kosten. Eine einheitliche Norm für dieses Verhältnis gibt es nicht, es hängt von der Branche ab, deshalb ist es nützlicher, es mit dem eigenen früheren Wert zu vergleichen.

Änderung der Kategorie = (Dieser Monat − Vormonat) ÷ Vormonat × 100%

Der Umsatz ist um 25 % gewachsen: (40.000 − 32.000) ÷ 32.000. Jetzt schauen wir auf die Gruppe A. Material: (6.000 − 5.000) ÷ 5.000 = +20 %, das ist weniger als das Umsatzwachstum. Werbung: (3.000 − 2.000) ÷ 2.000 = +50 %, das ist mehr als das Umsatzwachstum. Gehälter und Miete haben sich nicht geändert.

Schritt fünf: auf „Sonstiges“ schauen. Bei Dmytro sind das 600 €, also 2 %. Wächst der Anteil von „Sonstiges“, können sich darin Ausgaben ohne Erklärung ansammeln, deshalb sollte man solche Buchungen auf neue Kategorien verteilen.

Tipp. Steigende Kosten sind für sich genommen kein Problem, wenn sie Umsatz gebracht haben. Im Beispiel ist die Werbung um 50 % gewachsen, der Umsatz um 25 %. Das ist ein Anlass, den Ertrag dieses Kanals zu vergleichen, bevor Sie das Budget ändern.

Was Sie mit den Gruppen A, B und C tun

Die Gruppen sind dazu da, keine Zeit auf Kleinigkeiten zu verwenden. Jede Gruppe hat ihren eigenen Rhythmus der Durchsicht und ihre eigene Frage.

In der Gruppe A bringen einfache Änderungen einen spürbaren Effekt: Preise bei einem anderen Lieferanten anfragen, die Mietbedingungen überprüfen, den Ertrag der Werbekanäle vergleichen. In der Gruppe B lohnt es sich, einmal im Quartal Abonnements und Tarife durchzugehen, um zu sehen, welche nicht genutzt werden. Die Gruppe C braucht weniger Aufmerksamkeit.

Wie Sie die Analyse regelmäßig machen

Eine einzelne Analyse zeigt das Bild eines Monats, regelmäßige Analysen zeigen die Richtung. Bequem ist es, die Kosten jeden Monat am selben Tag nach dem Monatsabschluss zu analysieren und drei Zahlen aufzuschreiben: den Anteil der Gruppe A, die Kosten zum Umsatz und die Kategorien, die sich am stärksten verändert haben. Nach drei bis vier Monaten fügen sich diese Zahlen zu einer Reihe zusammen, in der die Entwicklung sichtbar wird.

Wie das in der Buchhaltung aussieht

Die Analyse stützt sich auf den Bericht „Gewinn und Verlust“. In der Tabelle „Aufschlüsselung nach Kategorien“ stehen die Kosten nach Kategorien und Monaten, ein Pfeil neben einer Kategorie klappt die Unterkategorien auf, und die Zeile „Ausgaben gesamt“ gibt den Gesamtbetrag. In der Liste „Top-Ausgaben“ sind die Kategorien nach Betrag geordnet, bei jeder steht der Prozentsatz an allen Kosten, sodass der zweite Schritt der Analyse bereits erledigt ist.

Nach dem Klick auf die Schaltfläche „Vergleich“ erscheint unter den Karten „Einnahmen“, „Ausgaben“ und „Nettogewinn“ die Veränderung gegenüber dem vorherigen gleichen Zeitraum. Buchungen ohne Kategorie sind in einer eigenen Zeile „Ohne Kategorie“ gesammelt. Klicken Sie auf die Karte „Ausgaben“, öffnet sich eine Liste der Buchungen desselben Zeitraums, sodass sichtbar ist, aus welchen Buchungen sich die Kosten zusammensetzen. Den kumulierten Anteil und die Gruppen A, B und C berechnen Sie mit den Formeln aus dem Artikel: Eigene Kennzahlen dafür gibt es im Bericht nicht.

An eine Buchung lässt sich ein Beleg oder Foto anhängen: Wirft eine Kategorie Fragen auf, liegt das Dokument direkt neben dem Eintrag.

Achtung. Der Bereich hat Grenzen. Eine Buchung lässt sich nicht auf mehrere Kategorien aufteilen (Umgehung: zwei getrennte Buchungen), die Kategorie in mehreren Buchungen lässt sich nicht mit einem Klick ändern, und einen Filter für Buchungen nach Tag gibt es nicht.

Was Sie sich merken sollten

• Die Analyse beginnt mit einem vollen Monat. Alle Kosten sind eingetragen, die Kategorien sind von Monat zu Monat gleich.

• Die ABC-Analyse teilt die Kosten in drei Gruppen. Die Gruppe A macht die ersten etwa 80 % aus, B die nächsten bis 95 %, C den Rest.

• Die Aufmerksamkeit gilt der Gruppe A. Wenige Kategorien bestimmen den Hauptteil der Kosten.

• Der Vergleich hat zwei Stützen. Umsatz und Vormonat zeigen, welche Kategorien schneller wachsen.

• Die Analyse wirkt als Gewohnheit. Eine Reihe aus mehreren Monaten zeigt die Richtung besser als eine einzelne Zahl.

Häufig gestellte Fragen

Wie richtet man die Kostenkontrolle im Unternehmen ein?

Einmal im Monat die Kosten nach Kategorien aufteilen, nach Betrag ordnen, in die Gruppen A, B und C einteilen und mit dem Umsatz und dem Vormonat vergleichen. Vor allem die Gruppe A genauer ansehen.

Was ist eine ABC-Analyse der Kosten?

Das ist die Einteilung der Kategorien in drei Gruppen nach ihrem Beitrag zur Gesamtsumme: A macht die ersten etwa 80 % der Kosten aus, B die nächsten bis 95 %, C den Rest. Die Grenzen sind ein Richtwert und hängen von der Methode ab.

Wie oft sollte man Kosten analysieren?

Die Gruppe A bequem monatlich, die Gruppe B vierteljährlich, für die Gruppe C ist eine gesonderte Analyse meist nicht nötig. Wichtig ist, es immer am selben Tag zu tun, dann sind die Monate miteinander vergleichbar.

Welcher Kostenanteil am Umsatz gilt als normal?

Eine einheitliche Norm gibt es nicht, sie hängt von der Branche ab. Vergleichen Sie mit Ihrem früheren Wert. Im Beispiel des Artikels betragen die Kosten 75 % des Umsatzes.

Wie findet man Kategorien, die schneller gewachsen sind als der Umsatz?

Die Änderung jeder Kategorie gegenüber dem Vormonat berechnen und mit der Änderung des Umsatzes vergleichen. Kategorien, deren Wachstum größer ist als das Umsatzwachstum, sollte man zuerst betrachten.

Was tun mit der Kategorie „Sonstiges“?

Ihren Anteil beobachten. Wächst er, die Buchungen auf eigene Kategorien verteilen, damit sichtbar wird, wofür sie ausgegeben werden.