Buchhaltung für ein kleines Unternehmen: Womit Sie anfangen sollten

Buchhaltung beginnt mit drei Dingen: privates und geschäftliches Geld trennen, jede Buchung erfassen und diese Buchungen in Kategorien einordnen. Alles andere - Berichte, Analyse, Planung - baut erst auf dieser Grundlage auf.

Das dauert etwa fünf Minuten am Tag. Gehen wir durch, womit Sie anfangen, was genau Sie erfassen sollten und was Sie davon schon nach einem Monat sehen werden.

Einfach gesagt. Buchhaltung ist wie ein Heft für eine Wohnungsrenovierung. Solange Sie Belege hineinstecken, ist es nur ein Stapel. Aber wenn am Ende sichtbar wird, wie viel für Material und wie viel für Arbeit draufging und wo Sie das Budget überschritten haben, wird klar, was als Nächstes zu tun ist. Bei einem Unternehmen ist es genauso: erst die Aufzeichnungen, dann das Bild.

Was Buchhaltung einem Inhaber bringt

Buchhaltung beantwortet die Fragen, die täglich auftauchen, und zwar mit Zahlen statt mit Gefühl.

Der eigentliche Wert liegt nicht in einer einzelnen Antwort, sondern darin, dass alle aus demselben Datensatz stammen. Erfassen Sie Ihre Buchungen einmal, und Sie haben das Material für jede dieser Fragen.

Drei Dinge, mit denen alles beginnt

Das minimale Arbeitsset. Darauf ruhen alle späteren Berichte.

Privates und geschäftliches Geld trennen

Der wichtigste und zugleich einfachste Schritt. Sie brauchen ein eigenes Konto oder eine eigene Karte für das Unternehmen, über die alle Einnahmen und Ausgaben des Geschäfts laufen.

Liegt das Geld zusammen, verlangt jede Buchung eine eigene Entscheidung - „ist das meins oder das des Unternehmens“ —, und ein Teil der Ausgaben geht dabei zwangsläufig verloren. Sind die Konten getrennt, sortiert sich der Großteil der Buchungen von selbst - allein dadurch, über welches Konto sie liefen.

Auch eine Überweisung an sich selbst wird so zu einer Buchung, und dadurch sehen Sie, wie viel Sie im Monat tatsächlich aus dem Unternehmen entnommen haben. Diese Zahl unterscheidet sich meist von der, die Sie im Kopf hatten.

Jede Buchung erfassen

Jeder Zahlungseingang und jede Ausgabe kommen in die Aufzeichnungen. Kleine Ausgaben sind dabei nicht weniger wichtig als große: Sie sind es, die am leichtesten in Vergessenheit geraten, und über einen Monat summieren sie sich zu einem spürbaren Betrag.

Entscheidend ist Regelmäßigkeit, nicht Vollständigkeit vom ersten Tag an. Täglich ein paar Buchungen zu erfassen ist einfach; einen Monat am Ende aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren ist langwierig und ungenau.

Buchungen in Kategorien einordnen

Eine Kategorie beantwortet die Frage „wofür genau“: Miete, Material, Gehälter, Werbung, Steuern. Ohne sie sehen Sie die Gesamtsumme der Ausgaben, aber nicht, woraus sie sich zusammensetzt.

Für den Start reichen acht bis zwölf Kategorien. Entscheidend ist, die direkten Kosten für Ware oder Arbeit von den Kosten für den Unterhalt des Unternehmens zu trennen. Genau diese Trennung erlaubt es später, den Bruttogewinn zu erkennen und zu verstehen, was das Ergebnis tatsächlich beeinflusst.

Fünf Schritte zum Start

Schritt vier verdient besondere Beachtung: Die Buchhaltung beginnt mit dem heutigen Datum, nicht mit der Rekonstruktion vergangener Zeiträume. Der Versuch, zuerst ein halbes Jahr rückwirkend zu erfassen, ist der häufigste Grund, warum die Buchhaltung die zweite Woche nicht übersteht. Die Historie lässt sich später ergänzen, wenn das System bereits läuft.

Tipp. Beginnen Sie mit einem minimalen Set an Kategorien und fügen Sie bei Bedarf neue hinzu. Eine lange Liste zu Beginn verlangsamt die Erfassung: Jede Buchung wird zur Wahl zwischen dreißig statt zehn Optionen.

Was Sie bei jeder Buchung erfassen sollten

Das minimale Set an Feldern, das für alle grundlegenden Berichte ausreicht.

Die ersten fünf Felder sind Pflicht, die letzten beiden nützlich. Den Kontakt brauchen Sie, sobald Sie sehen wollen, wie viel ein bestimmter Kunde einbringt. Ein Kommentar dauert fünf Sekunden und erspart die Frage „was waren diese 480 € im März“.

Wie viel Zeit das kostet

Eine ehrliche Einschätzung für ein Unternehmen mit zehn bis zwanzig Buchungen pro Woche.

Drei Stunden im Monat sind weniger, als man üblicherweise braucht, um die Frage „wie viel haben wir eigentlich im März verdient“ zu beantworten, wenn es keine Aufzeichnungen gibt. Im zweiten Fall geht die meiste Zeit nicht in die Berechnung, sondern in die Rekonstruktion dessen, was bereits vergessen wurde.

Was Sie nach einem Monat, einem Quartal und einem Jahr sehen

Der erste Monat bringt die meisten Überraschungen, und das ist ein normaler Teil des Prozesses: Vor der Buchhaltung werden die meisten Ausgaben aus dem Gedächtnis geschätzt, und das Gedächtnis behält große Beträge, während es regelmäßige kleine übersieht.

Was auf später warten kann

Damit der Start einfach bleibt, lohnt es sich, einige Dinge bewusst auszuklammern. Sie werden später gebraucht und nichts geht kaputt, wenn sie vorerst fehlen.

• Rekonstruktion vergangener Zeiträume. Die Historie lässt sich ergänzen, sobald die laufende Buchhaltung bereits zur Gewohnheit geworden ist.

• Detaillierte Unterkategorien. Zunächst „Marketing“ als eine Kategorie, erst später die Aufteilung in Werbung, Design und Dienstleister.

• Buchhaltung nach Geschäftsbereichen. Relevant, sobald es tatsächlich mehrere Bereiche gibt und Sie sie vergleichen möchten.

• Planung und Prognosen. Sie bauen auf tatsächlichen Daten auf, daher brauchen Sie zuerst einige Monate an Aufzeichnungen.

• Komplexe Berichte. Am Anfang reichen zwei Fragen: wie viel haben wir verdient und wie viel Geld ist gerade vorhanden.

Tabelle oder Software

Am Anfang funktioniert beides. Der Unterschied zeigt sich mit zunehmendem Umfang.

Der praktische Richtwert ist einfach: Solange die Zusammenfassung am Monatsende weniger als eine halbe Stunde dauert, reicht eine Tabelle. Dauert es länger, spart der Wechsel zu einem Tool, in dem sich Berichte von selbst erstellen, Zeit.

Wie Sie heute anfangen

Der kürzeste Weg von der Entscheidung zu einer funktionierenden Buchhaltung sieht so aus.

Zuerst werden Konten angelegt - dieselbe Geldtrennung, mit der alles beginnt. In BizFin ist das der Bereich „Meine Konten“: Firmenkarte, Kasse, persönliches Konto, bei Bedarf separate Konten für Steuern und Reserve. Danach wird in den „Verzeichnissen“ die Kategorienliste festgelegt und, falls nötig, Kontakte - eine einmalige Arbeit von etwa zwanzig Minuten.

Danach beginnt der tägliche Teil: Jede Buchung wird unter „Transaktionen“ mit Datum, Betrag, Kategorie und Konto erfasst. Läuft das Geschäft über eine Bank, lässt sich statt manueller Eingabe ein Kontoauszug importieren - dann bleibt nur noch, Kategorien zuzuordnen. Wiederkehrende Zahlungen wie Miete oder Abonnements richtet man bequem einmal als geplante Transaktionen ein, damit sie nicht vergessen werden.

Nach einem Monat solcher Aufzeichnungen werden die ersten Berichte verfügbar. „Gewinn und Verlust“ zeigt, wie viel das Unternehmen verdient hat und wofür das Geld nach Kategorien ausgegeben wurde. „Cashflow nach Zeitraum“ zeigt, wie viel Geld tatsächlich ein- und ausgegangen ist. Diese beiden Berichte reichen für die ersten paar Monate; der Rest wird später gebraucht.

Die nützlichste Gewohnheit zu Beginn ist die wöchentliche Prüfung. Fünfzehn Minuten am Freitag: Sind alle Buchungen erfasst, stimmen die Salden mit der Realität überein. Genau diese Prüfung hält die Buchhaltung genau.

Was Sie sich merken sollten

• Drei Grundlagen: getrenntes Geld, erfasste Buchungen, Kategorien. Alles andere baut darauf auf.

• Beginnen Sie mit dem heutigen Datum. Die Rekonstruktion der Vergangenheit kann später erfolgen.

• Acht bis zwölf Kategorien zu Beginn. Eine lange Liste verlangsamt die Erfassung.

• Regelmäßigkeit ist wichtiger als Vollständigkeit. Fünf Minuten täglich bringen mehr als ein ganzer Tag am Monatsende.

• Der erste Monat zeigt am meisten Neues. Genau dann wird die tatsächliche Zusammensetzung der Ausgaben sichtbar.

Häufig gestellte Fragen

Womit fängt man mit der Buchhaltung an?

Mit drei Dingen: ein eigenes Konto für das Unternehmen eröffnen, eine Kategorienliste erstellen und ab dem heutigen Datum jede Buchung erfassen. Das reicht, um nach einem Monat die ersten Berichte zu erhalten.

Wie viel Zeit kostet die Buchhaltung?

Für ein Unternehmen mit zehn bis zwanzig Buchungen pro Woche - etwa drei Stunden im Monat: 3-5 Minuten täglich für die Erfassung, eine Viertelstunde für die wöchentliche Prüfung und zwanzig Minuten für die Berichte am Monatsende.

Wie viele Ausgabenkategorien braucht man?

Für den Start reichen acht bis zwölf. Entscheidend ist, die direkten Kosten für Ware oder Arbeit von den Kosten für den Unterhalt des Unternehmens zu trennen. Unterkategorien kommen später hinzu, sobald klar wird, wo mehr Detailtiefe nötig ist.

Muss man vergangene Monate rekonstruieren?

Am Anfang nicht. Die Buchhaltung beginnt mit dem heutigen Datum, und die Historie lässt sich später ergänzen, sobald die laufenden Aufzeichnungen zur Gewohnheit geworden sind. Der Versuch, mit der Rekonstruktion eines halben Jahres zu beginnen, bringt den Prozess am häufigsten zum Erliegen.

Reicht eine Tabelle für die Buchhaltung?

Solange es wenige Buchungen gibt und die Zusammenfassung am Monatsende weniger als eine halbe Stunde dauert - ja. Gibt es mehr Buchungen oder werden Aufschlüsselungen nach Kunden und Geschäftsbereichen benötigt, ist ein Tool praktischer, in dem sich Berichte aus denselben Aufzeichnungen zusammensetzen.

Wozu Buchhaltung, wenn es einen Steuerberater gibt?

Ein Steuerberater führt die Aufzeichnungen für das Finanzamt: berechnet Steuern und reicht Erklärungen ein. Seine Berichte zeigen nicht, welcher Geschäftsbereich profitabler ist, wohin das Geld fließt und wie viel Sie sich selbst entnehmen können. Diese Fragen beantwortet die eigene Buchhaltung.