Controlling und Buchhaltung: Was ist der Unterschied?

Die Buchhaltung wird für externe Stellen geführt: nach verbindlichen Regeln und innerhalb festgelegter Fristen, damit Steuern korrekt berechnet und vorgeschriebene Meldungen eingereicht werden. Das interne Rechnungswesen beziehungsweise Controlling führen Sie für sich selbst: in einer für Sie nützlichen Form und genau dann, wenn Sie die Zahlen brauchen, um zu verstehen, was mit dem Geld geschieht, und Entscheidungen zu treffen.

Es handelt sich um zwei unterschiedliche Systeme mit unterschiedlichen Zielen. Das eine ersetzt das andere nicht, denn beide beantworten verschiedene Fragen. Sehen wir uns an, worin der Unterschied besteht und warum Unternehmer in der Regel beides brauchen.

Einfach erklärt. Die Buchhaltung ist wie ein ärztliches Attest für eine Behörde: Es folgt einer vorgeschriebenen Form, enthält die erforderlichen Bestätigungen und ist für eine Institution bestimmt. Das Controlling ist eher wie ein persönliches Gesundheitstagebuch: Es hat keine feste Form, zeigt aber, wodurch es besser oder schlechter wurde. Das Attest bestätigt, dass auf dem Papier alles in Ordnung ist. Das Tagebuch hilft zu entscheiden, was geändert werden sollte.

Der wichtigste Unterschied: Für wen die Zahlen bestimmt sind

Der gesamte Unterschied lässt sich auf eine Frage zurückführen: Wer liest diese Zahlen?

Die Buchhaltung richtet sich an externe Adressaten: Finanzamt, Banken, Wirtschaftsprüfer und Kontrollbehörden. Deshalb gelten strenge Regeln, standardisierte Formen und feste Fristen. Ein Buchhalter kann sie nicht einfach „so führen, wie es praktisch ist“, sondern muss die gesetzlichen Vorgaben einhalten.

Das Controlling hat einen Hauptadressaten: den Inhaber und die Geschäftsleitung. Es gibt keine verpflichtende Form und keine Vorschrift, die eine bestimmte Struktur verlangt. Sie entscheiden selbst, was erfasst wird, wie die Daten gegliedert werden und wie oft Sie sie auswerten. Die einzige echte Anforderung lautet: Die Zahlen müssen Ihnen bei Entscheidungen helfen.

Sieben Unterschiede im Überblick

Die ersten beiden Zeilen sind entscheidend. Alles Weitere ergibt sich daraus: Unterschiedliche Leser und Ziele führen zu unterschiedlichen Formen, Fristen und Detailtiefen.

Warum sich aus Buchhaltungsberichten nur schwer Entscheidungen ableiten lassen

Eines sollte klar gesagt werden: Der Buchhalter kann seine Arbeit sehr gut machen. Diese Arbeit beantwortet lediglich andere Fragen als diejenigen, die den Inhaber beschäftigen.

Betrachten wir ein Beispiel.

Stellen Sie sich Anna vor, die ein Café besitzt. Das Quartal ist abgeschlossen, alle Meldungen sind eingereicht. Der Buchhalter teilt ihr mit: Der Quartalsgewinn beträgt 760 €. Die Zahl ist korrekt und daran gibt es nichts auszusetzen. Anna weiß trotzdem nicht, was sie daraus ableiten soll. Soll sie die Speisekarte erweitern? Etwas streichen? Die Preise erhöhen? Der Bericht gibt darauf keine Antwort.

Nun betrachten wir dasselbe Quartal nach Geschäftsbereichen aufgeschlüsselt, so wie es das Controlling zeigt:

Das Gesamtergebnis beträgt weiterhin 760 €, doch das Bild ist völlig anders. Die Bar trägt das gesamte Café. Die Küche arbeitet knapp an der Rentabilitätsgrenze. Die Terrasse verursacht einen Verlust von 260 €, der durch den Gewinn der Bar ausgeglichen wird.

Anna hat nun zwei konkrete Fragen: Was soll mit der Terrasse geschehen, und warum verdient die Küche so wenig? Beide Entscheidungen waren unmöglich, solange sie nur die Gesamtsumme kannte. Der Buchhaltungsbericht war nicht falsch — er betrachtet das Unternehmen lediglich als Einheit, weil externe Berichte genau das verlangen.

Was das Controlling zeigt, was in Pflichtberichten fehlt

Es gibt drei Fragen, die sich Unternehmer regelmäßig stellen und die die Buchhaltung ihrer Natur nach nicht beantwortet.

Welcher Geschäftsbereich verdient und welcher Geld verbraucht

Das zeigt Annas Beispiel. Sobald ein Unternehmen mehr als einen Bereich hat — Dienstleistungen und Produkte, zwei Abteilungen oder mehrere Kundenprojekte — beginnt eine einzige Gesamtsumme wichtige Informationen zu verdecken. Ein starker Bereich finanziert einen schwachen, während das Ergebnis von außen wie ein „ordentliches Quartal“ aussieht.

Ob im nächsten Monat genügend Geld vorhanden sein wird

Die Buchhaltung blickt auf einen abgeschlossenen Zeitraum zurück. Den Inhaber interessiert jedoch vor allem, was als Nächstes passiert: Reicht das Geld in zwei Wochen für Miete und Gehälter? Dafür braucht es eine Vorschau auf erwartete Ein- und Auszahlungen. Genau das zeigt der Cashflow und damit lässt sich eine Liquiditätslücke im Voraus erkennen — nicht erst am Tag der Zahlung.

Gewinn und Kontostand sind ebenfalls nicht dasselbe. Der Gewinn entsteht buchhalterisch mit dem Geschäft, das Geld kommt aber erst, wenn der Kunde bezahlt. Wenn ein Teil des Umsatzes in Forderungen gebunden ist, kann der Bericht einen guten Monat zeigen, obwohl das Geld für laufende Zahlungen fehlt.

Wie viel das Unternehmen heute wert ist

Diese Frage stellt sich vor einer größeren Entscheidung: dem Kauf von Ausrüstung, der Aufnahme eines Kredits oder dem Einstieg eines Partners. Die Antwort liefert die Bilanz. Sie zeigt, was das Unternehmen besitzt, wie viel es schuldet und welcher Anteil tatsächlich dem Inhaber gehört. Entscheidend ist der heutige Stand und nicht nur der Jahresabschluss.

Braucht ein kleines Unternehmen Controlling?

Wahrscheinlich betreiben Sie es bereits. Ein Notizbuch mit Umsätzen, eine Kostentabelle, Notizen auf dem Smartphone oder Kopfrechnungen am Monatsende sind bereits Formen des Controllings, nur in sehr einfacher Form. Die Frage lautet nicht, ob Sie es betreiben, sondern wie verlässlich die Zahlen sind.

Solange das Unternehmen klein ist und nur einen Geschäftsbereich hat, können Gedächtnis und Tabellen ausreichen. Typische Anzeichen dafür, dass das nicht mehr genügt, sind:

• Sie haben mehrere Geschäftsbereiche und wissen nicht, welcher davon tatsächlich Geld verdient.

• Geld ist vorhanden, aber erst kurzfristig wird klar, welche Zahlungen in der kommenden Woche damit gedeckt werden müssen.

• Sie können nicht schnell sagen, wie viel das Unternehmen im vergangenen Monat verdient hat, ohne alles neu zu berechnen.

• Im Unternehmen gibt es Kredite, Ratenzahlungen, Kundenvorauszahlungen oder andere Verpflichtungen, die sich nicht mehr bequem im Kopf behalten lassen.

Wichtig. Controlling ersetzt weder den Buchhalter noch die gesetzliche Berichterstattung. Es ist keine Alternative, sondern ein zweiter Blick auf dasselbe Geld — ein Blick, den der Staat nicht verlangt, weil er für Sie und nicht für Behörden bestimmt ist.

Womit Sie beginnen können

Controlling klingt umfangreich, beginnt aber mit einigen sehr einfachen Schritten.

• Erfassen Sie alle Transaktionen. Jede Einnahme und jede Ausgabe, auch kleine Beträge. Solange ein Teil der Geldbewegungen nur im Gedächtnis existiert, bleibt jeder Bericht ungenau.

• Trennen Sie geschäftliche und private Finanzen. Unternehmens- und Haushaltsgeld auf demselben Konto machen die Auswertung unübersichtlich.

• Ordnen Sie Transaktionen Kategorien zu. Miete, Material, Gehälter, Werbung. Ohne Kategorien sehen Sie zwar die Gesamtausgaben, aber nicht deren Zusammensetzung.

• Kennzeichnen Sie Geschäftsbereiche. Wenn es mehrere gibt, sollte jede Transaktion dem passenden Bereich zugeordnet werden. Nur so entsteht eine Aufschlüsselung wie im Café-Beispiel.

• Prüfen Sie die Zahlen regelmäßig. Wöchentlich die Liquidität, monatlich Gewinn und Geschäftsbereiche. Die Erfassung ist nur so nützlich, wie regelmäßig Sie sie auswerten.

Wie das in der Praxis aussieht

Die ersten Schritte lassen sich gut in einer Tabelle umsetzen. Schwierigkeiten entstehen später: Formeln gehen kaputt, Auswertungen müssen jeden Monat manuell neu erstellt werden, und für die Analyse einzelner Bereiche muss die Tabelle umgebaut werden. Dadurch hinkt die Erfassung der Realität genau dann hinterher, wenn sie am dringendsten gebraucht wird.

BizFin ist genau um diese Schritte herum aufgebaut. Sie erfassen Vorgänge manuell unter Transaktionen oder importieren einen Kontoauszug. Kategorien, Geschäftspartner und Bereiche richten Sie einmalig unter Stammdaten ein. Anschließend entstehen die Berichte aus denselben Daten: Gewinn und Verlust zeigt Umsätze, Kosten und Gewinn nach Monaten; Cashflow zeigt die Ein- und Auszahlungen des Zeitraums; und Projekte liefert die Aufschlüsselung nach Bereichen, durch die Anna die verlustbringende Terrasse erkannt hat.

Sie pflegen nur einen Bestand an Daten, während verschiedene Berichte unterschiedliche Fragen des Inhabers beantworten — ohne separate manuelle Zusammenfassungen.

Was Sie sich merken sollten

• Es sind zwei unterschiedliche Systeme, nicht ein besseres und ein schlechteres. Die Buchhaltung folgt Regeln für externe Stellen; das Controlling unterstützt Ihre Entscheidungen.

• Ein Buchhaltungsbericht zeigt das Ergebnis, nicht die Ursache. Hinter einer Gesamtsumme können sich zugleich ein starker und ein verlustbringender Bereich verbergen.

• Controlling blickt auch nach vorn. Es hilft zu beantworten, ob im nächsten Monat genügend Geld vorhanden sein wird.

• Sie betreiben es bereits in irgendeiner Form. Entscheidend ist, wie vollständig und verlässlich die Daten sind.

• Der Buchhalter bleibt notwendig. Interne Zahlen ersetzen keine gesetzlichen Meldungen, sondern ergänzen die Perspektive, die darin fehlt.

Häufig gestellte Fragen

Warum brauche ich Controlling, wenn ich bereits einen Buchhalter habe?

Der Buchhalter erstellt Zahlen für externe Stellen, berechnet Steuern und reicht Meldungen nach festen Regeln ein. Diese Arbeit kann vollkommen korrekt sein, doch die Berichte zeigen nicht, welcher Bereich verdient, ob in zwei Wochen genügend Geld vorhanden sein wird oder wie viel das Unternehmen heute wert ist. Diese Fragen beantwortet das Controlling.

Wie unterscheidet sich Controlling von der Finanzbuchhaltung?

Die Finanzbuchhaltung ist gesetzlich geregelt und für externe Leser bestimmt. Das Controlling ist intern, hat keine verpflichtende Form und wird auf die Entscheidungen des Inhabers ausgerichtet. Der zentrale Unterschied liegt im Adressaten und im Zweck.

Wer sollte das Controlling führen?

Die Person, die die Ergebnisse benötigt: der Inhaber oder jemand, dem er diese Aufgabe überträgt. Ein Buchhalter kann unterstützen, aber dies gehört nicht automatisch zu seinen gesetzlichen Standardaufgaben und sollte daher gesondert vereinbart werden.

Kann man Controlling in Excel führen?

Ja. Für den Einstieg ist eine Tabelle eine sinnvolle Lösung. Mit wachsendem Umfang entstehen jedoch Probleme: Auswertungen müssen manuell erstellt werden, Formeln gehen irgendwann kaputt und die Analyse einzelner Bereiche erfordert einen Umbau der Datei. Dann lohnt sich ein Werkzeug, das Berichte automatisch erstellt.

Gibt es eine vorgeschriebene Form für das Controlling?

Nein. Das Gesetz schreibt weder die Führung eines internen Rechnungswesens noch eine bestimmte Form vor. Sie entscheiden selbst, was erfasst und wie ausgewertet wird. Wichtig ist nur, dass die Informationen bei Entscheidungen helfen.

Wie viel Zeit kostet das?

Der größte Teil der Zeit entfällt auf das Erfassen der Transaktionen. Bei regelmäßiger Pflege dauert das nur wenige Minuten pro Tag. Am meisten Zeit benötigen meist diejenigen, die alles bis zum Monatsende aufschieben und die Vorgänge anschließend aus dem Gedächtnis rekonstruieren müssen.