Forderungen: Ihr Geld in fremden Taschen

Forderungen: Ihr Geld in fremden Taschen

Forderungen sind Geldbeträge oder andere Vermögenswerte, die Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter oder andere Personen und Unternehmen Ihrem Unternehmen zurückzahlen beziehungsweise übergeben müssen.

Das einfachste Beispiel: Sie haben eine Ware bereits geliefert oder eine Leistung erbracht, doch der Kunde bezahlt erst später. Der Verkauf hat stattgefunden, die Rechnung wurde ausgestellt, aber das Geld befindet sich noch nicht auf Ihrem Bankkonto.

In der Buchhaltung gelten Forderungen als Vermögenswert des Unternehmens. Miete, Gehälter oder Steuern lassen sich damit jedoch nicht bezahlen, solange der Schuldner seine Verpflichtung nicht tatsächlich erfüllt. Genau deshalb kann ein Unternehmen in seinen Berichten gut dastehen und gleichzeitig unter Geldmangel leiden.

Wir erklären in einfachen Worten, was Forderungen sind, wie sie sich von Verbindlichkeiten unterscheiden, wann sie ein normaler Bestandteil des Geschäfts sind und wann sie gefährlich werden.

Was sind Forderungen – einfach erklärt?

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Auftrag abgeschlossen und der Kunde sagt:

„Vielen Dank. Ich bezahle in zwei Wochen.“

Ab diesem Moment schuldet Ihnen der Kunde Geld. Sie haben Ihren Teil der Vereinbarung bereits erfüllt, warten aber noch auf die Zahlung.

Einfach gesagt befindet sich Ihr Geld gewissermaßen noch in der Tasche des Kunden. Es soll zu Ihnen zurückkehren, aber solange das nicht passiert ist, können Sie es nicht verwenden.

Genau das sind Forderungen.

Als Schuldner oder Debitoren bezeichnet man Personen oder Unternehmen, die Ihrem Unternehmen etwas schulden. Dabei muss es sich nicht nur um Geld handeln, sondern auch um Waren, Dienstleistungen oder andere Vermögenswerte. Deshalb können zu den Forderungen gehören:

• Schulden von Kunden für Waren oder Leistungen, die Sie bereits geliefert beziehungsweise erbracht haben;

• Vorauszahlungen an Lieferanten, wenn Sie bereits bezahlt, die Ware oder Dienstleistung aber noch nicht erhalten haben;

• Darlehen an Mitarbeiter oder andere Personen, die noch nicht zurückgezahlt wurden;

• andere Beträge oder Werte, die Ihrem Unternehmen zurückgegeben werden müssen.

Wenn im Geschäftsalltag von Forderungen gesprochen wird, sind damit meistens unbezahlte Kundenrechnungen gemeint.

Forderungen und Verbindlichkeiten: Wo liegt der Unterschied?

Diese Begriffe werden leicht verwechselt, obwohl der Unterschied einfach ist:

• Forderungen: Andere schulden Ihnen etwas;

• Verbindlichkeiten: Sie schulden anderen etwas.

Ein Kunde muss Ihnen beispielsweise noch 30.000 ₴ für einen abgeschlossenen Auftrag bezahlen. Das ist eine Forderung Ihres Unternehmens.

Gleichzeitig müssen Sie einem Lieferanten 20.000 ₴ für Materialien bezahlen. Das ist eine Verbindlichkeit Ihres Unternehmens.

In einem finanziell gesunden Unternehmen müssen beide Kennzahlen gleichzeitig kontrolliert werden:

• wie viel andere Ihrem Unternehmen noch zahlen müssen;

• wie viel und zu welchem Zeitpunkt Ihr Unternehmen selbst zahlen muss.

Ein Problem entsteht, wenn Ihre eigenen Verpflichtungen bereits heute fällig sind, das Geld Ihrer Kunden aber erst in einigen Wochen eingeht.

Die größte Falle: Verkäufe sind da, aber das Geld fehlt

Betrachten wir ein einfaches Beispiel.

Sie haben einen Auftrag im Wert von 40.000 ₴ ausgeführt. Laut Vereinbarung muss der Kunde innerhalb von 30 Tagen bezahlen.

Der Auftrag ist abgeschlossen. In der Finanzbuchhaltung des Unternehmens kann der Verkauf bereits als Ertrag erfasst worden sein. Die 40.000 ₴ befinden sich jedoch noch nicht auf dem Konto.

Mit diesem Geld können Sie derzeit nicht:

• Gehälter bezahlen;

• Miete überweisen;

• Materialien einkaufen;

• Lieferanten bezahlen;

• Steuern oder Bankgebühren begleichen.

Stellen Sie sich nun vor, Sie haben zehn solcher Kunden. Innerhalb eines Monats verkauft das Unternehmen Waren und Dienstleistungen im Wert von 400.000 ₴, doch die meisten Rechnungen wurden noch nicht bezahlt.

Auf dem Papier kann das Unternehmen Umsatz und sogar Gewinn ausweisen. Für die täglichen Zahlungen fehlt trotzdem das Geld.

Auf diese Weise können Forderungen einen Liquiditätsengpass verursachen: Sie müssen bereits heute zahlen, während sich Ihr Geld noch bei den Kunden befindet.

Gleichzeitig müssen das jeweilige Buchhaltungs- und Steuersystem des Unternehmens berücksichtigt werden. Bei ukrainischen Einheitssteuerzahlern wird der steuerpflichtige Umsatz beispielsweise grundsätzlich nach dem Zeitpunkt des tatsächlichen Zahlungseingangs und nicht allein nach der Lieferung einer Ware oder der Erbringung einer Leistung bestimmt. Die Aussage „Der Verkauf wurde bereits zu steuerpflichtigem Einkommen“ trifft deshalb nicht auf alle Unternehmer zu.

Die wichtigste Regel bleibt dennoch einfach:

Verkauf und Zahlungseingang sind zwei verschiedene Ereignisse.

Die Forderung zeigt den Betrag zwischen diesen beiden Ereignissen: Sie haben bereits das Recht auf das Geld, haben es aber noch nicht erhalten.

Ein Zahlungsaufschub ist ein Kredit für den Kunden

Wenn Sie einem Kunden erlauben, später zu bezahlen, finanzieren Sie ihn faktisch mit Ihrem eigenen Geld.

Der Kunde hat Ihre Ware oder das Ergebnis Ihrer Arbeit bereits erhalten, während Sie Ihr Geld erst nach 7, 30 oder 60 Tagen bekommen.

Ein Zahlungsaufschub kann ein nützliches Instrument sein:

• um einen großen Kunden zu gewinnen;

• um die Zusammenarbeit mit einem langjährigen Partner zu vereinfachen;

• um Ihr Angebot attraktiver zu machen;

• um langfristige Geschäftsbeziehungen zu unterstützen.

Für Ihr Unternehmen hat eine solche Vereinbarung jedoch ihren Preis.

Solange der Kunde nicht bezahlt hat:

• arbeitet das Geld nicht in Ihrem Unternehmen;

• kann Geld für laufende Zahlungen fehlen;

• besteht das Risiko einer verspäteten Zahlung oder eines Zahlungsausfalls;

• müssen Sie möglicherweise selbst Geld leihen.

Deshalb sollte ein Zahlungsaufschub bewusst gewährt werden: für einen klar definierten Zeitraum, an geprüfte Kunden und nur bis zu einer Höhe, auf die Ihr Unternehmen vorübergehend verzichten kann.

Wann werden Forderungen gefährlich?

Das bloße Vorhandensein von Forderungen bedeutet noch nicht, dass ein Unternehmen ein Problem hat.

Wenn Kunden innerhalb der vereinbarten Fristen bezahlen und das Unternehmen genügend Geld für seine eigenen Zahlungen besitzt, kann ein Zahlungsaufschub ein normaler Bestandteil der Geschäftstätigkeit sein.

In einigen Situationen sollten Sie jedoch aufmerksam werden.

Die Forderungen wachsen schneller als die Verkäufe

Die Verkäufe verändern sich kaum, aber die Summe der Kundenschulden steigt jeden Monat.

Das kann bedeuten, dass Kunden immer langsamer bezahlen oder dass das Unternehmen zu leicht bereit ist, ohne Vorauszahlung zu arbeiten.

Die Zahl überfälliger Zahlungen steigt

Eine Rechnung, deren Zahlungsfrist noch nicht erreicht ist, ist etwas völlig anderes als eine Schuld, die bereits vor einem Monat hätte bezahlt werden müssen.

Je länger ein Kunde nicht bezahlt, desto mehr Aufmerksamkeit benötigt diese Forderung.

Es entstehen schwer einbringliche Forderungen

Der Kunde reagiert nicht mehr, hat ernsthafte finanzielle Probleme, stellt seine Tätigkeit ein oder weigert sich ausdrücklich zu bezahlen.

In diesem Fall kann eine Forderung zweifelhaft und später uneinbringlich werden.

Ein großer Teil der Forderungen hängt von einem einzigen Kunden ab

Angenommen, Kunden schulden Ihnen insgesamt 300.000 ₴, davon entfallen 250.000 ₴ auf ein einziges Unternehmen.

Selbst wenn dieser Kunde bisher immer pünktlich bezahlt hat, trifft eine Verzögerung sofort das gesamte Unternehmen.

Je stärker die Forderungen auf einen einzelnen Kunden konzentriert sind, desto höher ist das Risiko.

Welche Arten von Forderungen gibt es?

Für die tägliche Steuerung ist es sinnvoll, Forderungen nach ihrem aktuellen Status zu unterscheiden.

Laufende Forderungen

Die Zahlungsfrist ist noch nicht erreicht oder die Forderung soll in naher Zukunft beglichen werden.

Ein Kunde hat beispielsweise eine Rechnung mit Zahlungsfrist bis zum 15. August erhalten, heute ist aber erst der 5. August.

Diese Forderung ist noch nicht überfällig.

Überfällige Forderungen

Das Zahlungsdatum ist bereits verstrichen, aber das Geld ist nicht eingegangen.

Das bedeutet noch nicht zwangsläufig, dass der Kunde gar nicht bezahlen wird. Vielleicht hat er die Rechnung vergessen, einen Fehler gemacht oder die Zahlung verzögert sich nur um wenige Tage.

Eine solche Forderung erfordert jedoch bereits eine Erinnerung und eine engere Kontrolle.

Zweifelhafte Forderungen

Es bestehen Zweifel daran, dass der Schuldner die Forderung vollständig begleichen wird.

Der Kunde verschiebt beispielsweise wiederholt die Zahlungsfrist, reagiert nicht auf Nachrichten oder hat erkennbare finanzielle Schwierigkeiten.

Uneinbringliche Forderungen

Es gibt ausreichende Gründe anzunehmen, dass die Forderung nicht mehr eingezogen werden kann, oder die gesetzliche Verjährungsfrist ist abgelaufen.

Für zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen gelten in der Buchhaltung besondere Regeln zur Bewertung und Abschreibung. In einer konkreten Situation sollten Sie sich deshalb an einen Buchhalter oder Steuerberater wenden und die Forderung nicht einfach aus Ihren Unterlagen löschen. Die offiziellen Vorschriften unterscheiden außerdem zwischen kurzfristigen und langfristigen Forderungen, abhängig vom Geschäftszyklus und der erwarteten Rückzahlungsfrist.

So behalten Sie Ihre Forderungen unter Kontrolle

Legen Sie ein konkretes Zahlungsdatum fest

Jede Vereinbarung sollte eine eindeutige Frist enthalten.

Nicht:

„Der Kunde bezahlt später.“

Sondern:

„Zahlung bis zum 20. August.“

Ohne ein genaues Datum lässt sich schwer feststellen, ob eine Forderung überfällig ist und wann der Kunde erinnert werden sollte.

Vereinbaren Sie eine Vorauszahlung

Eine vollständige oder teilweise Vorauszahlung verringert den Betrag, den Sie möglicherweise nicht erhalten.

Mit einem neuen Kunden können Sie beispielsweise vereinbaren:

• 50 % vor Beginn der Arbeit;

• 50 % nach Abschluss.

Das beseitigt das Risiko nicht vollständig, reduziert es aber deutlich.

Erinnern Sie vor Ablauf der Zahlungsfrist

Eine höfliche Erinnerung einige Tage vor dem Zahlungsdatum ist normale Geschäftspraxis.

Zum Beispiel:

„Guten Tag! Wir möchten Sie daran erinnern, dass die Zahlungsfrist für Rechnung Nr. 125 über 18.000 ₴ am 12. August endet.“

Eine solche Nachricht beschuldigt den Kunden nicht und hilft dabei, Situationen zu vermeiden, in denen eine Rechnung lediglich übersehen wurde.

Prüfen Sie neue Kunden

Bevor Sie einen großen Auftrag ohne Vorauszahlung ausführen, sollten Sie prüfen:

• wie lange der Kunde bereits tätig ist;

• ob öffentlich erkennbare finanzielle Probleme bestehen;

• wie zuverlässig er andere Geschäftspartner bezahlt hat;

• ob er bereit ist, einen Vertrag mit klaren Zahlungsbedingungen zu unterzeichnen.

Legen Sie ein Kreditlimit fest

Bestimmen Sie den Höchstbetrag, den ein bestimmter Kunde Ihrem Unternehmen gleichzeitig schulden darf.

Zum Beispiel:

„Wir können mit Zahlungsaufschub arbeiten, solange die gesamte offene Forderung 50.000 ₴ nicht übersteigt.“

Wenn der Kunde dieses Limit erreicht, wird der nächste Auftrag erst nach Bezahlung der vorherigen Rechnungen ausgeführt.

Prüfen Sie Forderungen regelmäßig

Warten Sie nicht bis zum Jahresende oder bis der Moment kommt, in dem Sie Ihre Lieferanten nicht mehr bezahlen können.

Kontrollieren Sie mindestens einmal pro Woche:

• die Gesamtsumme der Forderungen;

• die nächsten Zahlungsfristen;

• überfällige Zahlungen;

• die größten Schuldner;

• Forderungen, deren Rückzahlung fraglich erscheint.

Woran erkennen Sie, ob Kunden langsamer bezahlen?

Dafür werden Kennzahlen zur Forderungsumschlagshäufigkeit beziehungsweise zur durchschnittlichen Zahlungsdauer verwendet.

Einfach ausgedrückt beantworten sie die Frage:

Wie viel Zeit vergeht durchschnittlich zwischen dem Verkauf und dem Zahlungseingang?

Früher haben Ihre Kunden beispielsweise durchschnittlich innerhalb von 20 Tagen bezahlt, heute benötigen sie 38 Tage.

Selbst wenn sich die Verkaufssumme nicht verändert hat, wartet Ihr Unternehmen beinahe doppelt so lange auf sein Geld.

Kleine Unternehmen müssen nicht sofort komplizierte Kennzahlen berechnen. Zu Beginn genügt es, monatlich zu vergleichen:

• wie viel Kunden Ihnen insgesamt schulden;

• welcher Betrag bereits überfällig ist;

• wie viele Tage Kunden tatsächlich für die Zahlung benötigen;

• welchen Anteil der Gesamtforderungen die größten Kunden ausmachen.

Wenn sich diese Kennzahlen verschlechtern, geraten Ihre Forderungen schrittweise außer Kontrolle.

So sehen Sie, wer Ihnen wie viel schuldet

Das Problem liegt meistens nicht in einer einzelnen Forderung.

Schwierig wird es, wenn es viele Kunden gibt und Sie sich merken müssen:

• wer Ihnen Geld schuldet;

• um welchen Betrag es geht;

• wofür die Forderung entstanden ist;

• wann bezahlt werden muss;

• wie viel bereits zurückgezahlt wurde;

• wer die Zahlungsfrist überschritten hat;

• wen Sie bereits erinnert haben.

Wenn diese Informationen über Notizbücher, Excel-Dateien, Banking-Apps und Nachrichten in Messengern verteilt sind, können einzelne Forderungen leicht verloren gehen.

In BizFin gibt es dafür den Bereich „Schulden“ und die Registerkarte „Mir geschuldet“.

Jede Forderung kann als eigener Eintrag mit Betrag, Zahlungsfrist und Rückzahlungsstatus gespeichert werden. Dadurch sehen Sie nicht nur eine Gesamtsumme, sondern ein konkretes Bild:

• wer Geld zurückzahlen muss;

• welcher Betrag noch offen ist;

• wann die Zahlungsfrist endet;

• welche Forderungen bereits überfällig sind;

• welche Zahlungen zuerst kontrolliert werden müssen.

Die Kennzahl „Mir geschuldet“ zeigt die Gesamtsumme Ihrer Forderungen. Die Kennzahl „Überfällig“ macht sofort sichtbar, bei welchen Schulden die Zahlungsfrist bereits abgelaufen ist.

Im Bericht „Bilanz“ werden Forderungen unter den Vermögenswerten des Unternehmens angezeigt. Daneben sehen Sie auch Ihre eigenen Verbindlichkeiten – also nicht nur, wie viel andere Ihnen schulden, sondern auch, wie viel Sie selbst zurückzahlen müssen.

Statt Informationen in verschiedenen Notizen zu suchen, erhalten Sie einen zentralen und verständlichen Ort zur Kontrolle sämtlicher Schulden.

Was Sie sich merken sollten

Ein Verkauf bedeutet noch nicht, dass das Geld bereits eingegangen ist.
Sie können einen Auftrag vollständig abgeschlossen haben und trotzdem noch mehrere Wochen auf die Zahlung warten.

Forderungen sind Vermögenswerte, aber kein frei verfügbares Geld.
Solange der Kunde nicht bezahlt hat, können Sie mit diesem Betrag keine eigenen Rechnungen begleichen.

Ein Zahlungsaufschub bedeutet, dass Sie den Kunden finanzieren.
Treffen Sie diese Entscheidung bewusst, mit einer klaren Frist und nur in einer Höhe, auf die Ihr Unternehmen vorübergehend verzichten kann.

Überfällige und zweifelhafte Forderungen benötigen die größte Aufmerksamkeit.
Je früher Sie solche Schulden erkennen, desto größer ist die Chance, das Geld zurückzuerhalten.

Betrachten Sie nicht nur die Verkäufe, sondern auch die Zahlungsfristen.
Ein Unternehmen kann viel verkaufen und gleichzeitig unter akutem Geldmangel leiden.

Häufig gestellte Fragen

Worin unterscheiden sich Forderungen von Verbindlichkeiten?

Forderungen sind Beträge oder Werte, die andere Ihrem Unternehmen schulden.

Verbindlichkeiten sind Beträge oder Werte, die Ihr Unternehmen anderen schuldet.

Eine unbezahlte Kundenrechnung ist beispielsweise eine Forderung Ihres Unternehmens. Eine unbezahlte Lieferantenrechnung ist eine Verbindlichkeit.

Sind Forderungen gut oder schlecht?

Forderungen sind an sich weder gut noch schlecht.

Ein Zahlungsaufschub kann ein normaler Bestandteil der Zusammenarbeit mit Kunden sein. Problematisch wird es, wenn zu viele Forderungen entstehen, Zahlungsfristen regelmäßig überschritten werden oder dem Unternehmen Geld für eigene Zahlungen fehlt.

Gesunde Forderungen sind Forderungen, die innerhalb der vereinbarten Frist bezahlt werden.

Sind Forderungen gleichbedeutend mit Gewinn?

Nein, das sind unterschiedliche Kennzahlen.

Eine Forderung ist ein Vermögenswert: ein Geldbetrag oder ein anderer Wert, den Ihr Unternehmen noch erhalten soll.

Der Gewinn ist das finanzielle Ergebnis nach Berücksichtigung von Einnahmen und Ausgaben.

Ein Verkauf mit Zahlungsaufschub kann sich in der Buchhaltung auf Ertrag und Gewinn auswirken. Die Forderung selbst ist jedoch nicht gleichbedeutend mit Gewinn.

Was sind uneinbringliche Forderungen?

Das sind Schulden, die voraussichtlich nicht mehr eingezogen werden können oder bei denen die gesetzliche Verjährungsfrist abgelaufen ist.

Ein Schuldner hat beispielsweise seine Tätigkeit eingestellt, verfügt über kein pfändbares Vermögen oder es bestehen andere rechtlich vorgesehene Gründe, die Forderung als uneinbringlich einzustufen.

Die buchhalterische Behandlung, Besteuerung und Abschreibung hängt von der konkreten Situation ab. Vor einer Abschreibung sollten Sie deshalb einen Buchhalter oder Steuerberater konsultieren.

Gehört eine Vorauszahlung an einen Lieferanten zu den Forderungen?

Ja.

Sie haben das Geld bereits überwiesen, während der Lieferant seinen Teil der Vereinbarung noch erfüllen muss: die Ware liefern, die Arbeit ausführen oder die Dienstleistung erbringen.

Er schuldet Ihnen also nicht zwangsläufig Geld, sondern möglicherweise eine Ware oder ein Arbeitsergebnis.

Was bedeutet Forderungsumschlag?

Diese Kennzahl zeigt, wie schnell Kundenschulden in tatsächlich verfügbares Geld umgewandelt werden.

Einfach gesagt hilft sie zu erkennen, wie viel Zeit Kunden durchschnittlich für die Zahlung benötigen.

Je schneller Ihre Kunden bezahlen, desto weniger Geld bleibt in Forderungen gebunden.

Warum zeigt der Bericht einen Gewinn, obwohl wenig Geld auf dem Konto ist?

Ein möglicher Grund sind unbezahlte Kundenrechnungen.

Der Verkauf kann bereits in das finanzielle Ergebnis eingeflossen sein, obwohl das Geld noch nicht eingegangen ist.

Weitere mögliche Gründe sind:

• der Einkauf von Waren oder Ausrüstung;

• die Rückzahlung von Krediten;

• Vorauszahlungen an Lieferanten;

• die Begleichung älterer Schulden;

• zeitliche Unterschiede zwischen Erträgen, Aufwendungen und tatsächlichen Zahlungen.

Deshalb sollten Sie neben der Gewinn-und-Verlust-Rechnung auch den Cashflow und die Höhe der Forderungen betrachten.

Fazit

Forderungen zeigen, wie viel Geld oder welche anderen Vermögenswerte Ihr Unternehmen noch erhalten muss.

Sie können ein normaler Bestandteil des Verkaufsprozesses sein – allerdings nur dann, wenn Sie die Zahlungsfristen kontrollieren, Ihre Kunden pünktlich zahlen und dem Unternehmen genügend Geld für den täglichen Betrieb zur Verfügung steht.

Die Gefahr beginnt nicht in dem Moment, in dem ein Kunde um einen Zahlungsaufschub bittet. Sie beginnt dann, wenn Sie nicht mehr genau wissen, wer Ihnen wie viel und seit wann schuldet.

In BizFin können Sie sämtliche Forderungen zentral speichern, die Gesamtsumme sehen, überfällige Zahlungen rechtzeitig erkennen und verhindern, dass bereits verdientes Geld unbemerkt aus Ihrem Blickfeld verschwindet.