Finanzkennzahlen für Unternehmen: Sieben Zahlen, die jeder Inhaber kennen sollte

Sieben Zahlen reichen, um den Zustand eines Unternehmens zu erkennen. Drei zeigen, wie viel Sie verdienen, zwei zeigen, wie viel Geld Sie haben, und zwei weitere zeigen, wo Ihre Grenze liegt und was Ihnen geschuldet wird. Zusammen ergeben sie ein vollständiges Bild, ohne in ausführliche Berichte eintauchen zu müssen.

Gehen wir jede kurz durch: was sie zeigt, wie sie berechnet wird und wie oft man sie prüfen sollte. Am Ende führen wir alle sieben an einem Unternehmen zusammen, um sie im Ganzen zu sehen.

Einfach gesagt. Es ist wie das Armaturenbrett im Auto. Auch dort gibt es nicht zwanzig Anzeigen, sondern nur wenige: Geschwindigkeit, Tank, Temperatur. Jede allein sagt wenig, aber zusammen zeigen sie, ob alles in Ordnung ist und was als Nächstes zu tun ist. Finanzkennzahlen funktionieren genauso.

Warum genau sieben

Man könnte Dutzende Kennzahlen berechnen, aber für die tägliche Steuerung braucht es die, die unterschiedliche Fragen beantworten. Beantworten zwei Kennzahlen dieselbe Frage, liefert die zweite keine zusätzliche Information.

Die sieben Zahlen in diesem Set decken vier verschiedene Fragen ab: wie viel das Unternehmen verdient, ob es Geld hat, wo seine Grenze liegt und ob Geld zu ihm zurückfließt. Ein kleineres Set lässt eine dieser Fragen offen, ein größeres beginnt sich zu wiederholen.

Sieben Zahlen und wie oft man sie prüft

Die Aufteilung nach Häufigkeit ist wichtiger, als es aussieht. Wöchentlich betrachtet man zwei Zahlen – sie betreffen das Geld im Moment. Der Rest wird zum Monatsende ausgewertet, weil sie über einen kürzeren Zeitraum zu zufällig sind. Und nur die Gewinnschwelle wird nur einmal im Quartal überprüft, weil sie sich langsam verändert.

Die sieben Kennzahlen im Einzelnen

1. Umsatz

Der gesamte Betrag, den Kunden über einen Zeitraum gezahlt haben. Das ist die oberste Zeile jedes Berichts und die Grundlage für alle darauf aufbauenden prozentualen Kennzahlen.

Für sich genommen sagt der Umsatz wenig über die Gesundheit eines Unternehmens aus: Er kann zusammen mit den Kosten wachsen und trotzdem keinen Gewinn abwerfen. Aber ohne ihn lässt sich keine der folgenden Kennzahlen berechnen, deshalb steht er als Erstes im Set.

Es lohnt sich, nicht auf eine einzelne Zahl zu schauen, sondern auf eine Reihe nach Monaten – so werden Saisonalität und Richtung sichtbar.

2. Bruttogewinn und Bruttomarge

Bruttogewinn = Umsatz − Direkte Kosten

Direkte Kosten sind das, was speziell für das Verkaufte ausgegeben wird: Material, Ware, Arbeit von Dienstleistern. Miete und Verwaltung gehören nicht dazu.

Die Bruttomarge ist dieselbe Kennzahl in Prozent des Umsatzes. Sie ist die empfindlichste der beiden: Sie reagiert als Erste, wenn Material teurer wird oder Sie mehr Rabatte gewähren. Der Nettogewinn kann sich in diesem Moment noch halten, gestützt durch Einsparungen an anderer Stelle, aber die Marge zeigt die Veränderung bereits.

3. Gewinnschwelle

Gewinnschwelle = Fixkosten ÷ Bruttomarge

Das ist der Umsatzbetrag, bei dem das Unternehmen genau bei null landet: Alles Verdiente deckt genau alle Kosten. Unterhalb dieser Grenze läuft der Monat mit Verlust, oberhalb mit Gewinn.

Der eigentliche Wert dieser Kennzahl zeigt sich im Vergleich mit dem tatsächlichen Umsatz. Die Differenz zwischen beiden ist Ihre Sicherheitsmarge: wie weit der Umsatz sinken könnte, bevor das Unternehmen sich nicht mehr selbst deckt.

Es lohnt sich, sie quartalsweise neu zu berechnen, oder nach jeder spürbaren Änderung der Fixkosten – Miete, Gehälter, Abonnements.

4. Nettogewinn und Rentabilität

Nettogewinn = Umsatz − Alle Kosten

Die abschließende Zahl: was nach direkten Kosten, dem Unterhalt des Unternehmens, Steuern und Zinsen übrig bleibt. Das ist es, was wirklich Ihnen gehört.

Daneben wird die Rentabilität berechnet – der Nettogewinn in Prozent des Umsatzes. Sie wird gebraucht, um Zeiträume miteinander zu vergleichen: In Euro kann der Gewinn zusammen mit dem Umsatz wachsen, während er in Prozent gleichzeitig sinkt.

5. Cashflow

Cashflow = Eingänge − Ausgänge im Zeitraum

Wie viel Geld tatsächlich auf Ihre Konten eingegangen und wieder abgeflossen ist. Anders als der Gewinn wird der Cashflow im Moment der tatsächlichen Geldbewegung erfasst, nicht im Moment des Geschäftsabschlusses.

Genau deshalb können Cashflow und Gewinn auseinanderlaufen: Ein Monat kann profitabel sein bei negativem Cashflow, wenn Kunden mit Verzögerung zahlen. Beide sollten zusammen betrachtet werden – der Gewinn zeigt die Wirtschaftlichkeit, der Cashflow zeigt, ob das Geld tatsächlich da ist.

6. Geldbestand und anstehende Zahlungen

Zwei Zahlen, die als Paar funktionieren: wie viel Geld gerade auf Konten und in der Kasse ist, und wie viel in den nächsten zwei Wochen bezahlt werden muss.

Die Differenz zwischen beiden ist Ihr Kurzstrecken-Puffer. Das ist die einzige Kennzahl in diesem Set, die wöchentlich geprüft wird, weil sie sich täglich ändert und die praktischste aller Fragen beantwortet: Reicht es.

7. Forderungen

Wie viel Geld Ihnen Kunden für bereits erledigte Arbeit schulden. Das ist bereits verdienter Gewinn, der noch nicht zu Geld geworden ist.

Zwei Aufschlüsselungen lohnen sich: der Gesamtbetrag und der Teil davon, dessen Zahlungsfrist bereits abgelaufen ist. Die zweite Zahl ist wichtiger – sie zeigt, wie viel Geld länger aussteht, als vereinbart war.

Beispiel: alle sieben an einem Unternehmen

Nehmen wir ein kleines Unternehmen und betrachten alle Kennzahlen für einen Monat.

Lesen wir das jetzt als Bild. Ein Umsatz von 8.000 € bei einer Gewinnschwelle von 5.500 € bedeutet eine Sicherheitsmarge von etwa einem Drittel: Der Umsatz könnte um 31 % sinken, und das Unternehmen würde sich immer noch selbst decken. Das ist ein komfortables Niveau.

Eine Bruttomarge von 40 % gegenüber einer Nettorentabilität von 7,5 % zeigt, wohin der Rest fließt: Der Unterhalt des Unternehmens nimmt etwa 27 % des Umsatzes, Steuern noch einmal etwa 5 %. Beide Zahlen liegen im normalen Bereich für die meisten Branchen, sollten aber über die Zeit beobachtet werden.

Ein Cashflow von +400 € gegenüber einem Nettogewinn von 600 € – eine kleine Differenz, das Geld kommt also etwa im selben Tempo herein, wie es verdient wird. Ein Saldo von 1.900 € gegenüber anstehenden Zahlungen von 1.400 € ergibt einen Zweiwochenpuffer mit einer moderaten Reserve.

Die einzige Zahl, die Aufmerksamkeit verdient, sind die 600 € überfälliger Forderungen. Das ist etwa ein Fünftel von allem, was Kunden schulden, und dieses Geld sollte bereits auf dem Konto sein.

Wie Sie die Kennzahlen zusammen lesen

Eine einzelne Kennzahl liefert selten eine Antwort. Die Diagnose zeigt sich, wenn Sie Paare betrachten.

Die letzte Zeile verdient eine gesonderte Erklärung. Ein hoher Kontostand bedeutet nicht immer einen guten Monat: Dort können Kundenanzahlungen und zurückgelegte Steuern liegen. Deshalb betrachtet man den Saldo zusammen mit den anstehenden Zahlungen, nicht für sich allein.

Womit Sie anfangen sollten

Wenn alle sieben auf einmal wie ein großes Set wirken, gibt es eine natürliche Reihenfolge.

• Erste Woche – Geldbestand und anstehende Zahlungen. Die einfachsten Zahlen und die praktischsten.

• Erster Monat – Umsatz, Bruttogewinn und Nettogewinn. Sie ergeben sich von selbst aus der Buchhaltung, sobald Buchungen erfasst sind.

• Zweiter Monat – Cashflow und Forderungen. Dafür braucht es bereits eine Historie über mehrere Zeiträume.

• Erstes Quartal – Gewinnschwelle und Rentabilität. Sie ergeben Sinn, sobald es etwas zum Vergleichen gibt.

Diese Reihenfolge ist auch aus einem anderen Grund praktisch: Jeder nächste Schritt baut auf Daten auf, die sich aus dem vorherigen bereits angesammelt haben.

Woher diese Zahlen in der Buchhaltung stammen

Alle sieben werden aus demselben Satz von Buchungen berechnet – nichts muss gesondert gesammelt werden, sofern die Buchhaltung regelmäßig geführt wird.

Der Bericht „Gewinn und Verlust“ liefert die ersten vier Kennzahlen: Umsatz, Bruttogewinn, Nettogewinn und beide prozentualen Werte. Eine Bedingung gibt es: Die direkten Kosten müssen in den „Verzeichnissen“ als eigene Kategorie ausgewiesen sein, sonst lässt sich die Bruttomarge nicht berechnen.

Den Cashflow zeigt der Bericht „Cashflow nach Zeitraum“: wie viel einging, wie viel ausging und was unter dem Strich bleibt. Konto- und Kassenbestände sehen Sie unter „Meine Konten“, und anstehende Zahlungen in der Kalenderansicht der geplanten Transaktionen, wo tageweise aufgeschlüsselt ist, was und wann zu zahlen ist.

Die Forderungen stammen aus dem Bereich „Schulden“: Die Kennzahl „Man schuldet mir“ liefert die Gesamtsumme, und ein gesonderter Zähler für überfällige Posten hebt diejenigen hervor, deren Zahlungsfrist bereits abgelaufen ist.

Die Gewinnschwelle wird nicht durch einen eigenen Bericht berechnet, lässt sich aber in einer Minute aus denselben Daten ableiten: Fixkosten für den Monat geteilt durch die Bruttomarge als Dezimalzahl. Im Beispiel oben sind das 2.200 € ÷ 0,40 = 5.500 €.

Tipp. Es lohnt sich, am Monatsende fünfzehn Minuten zu reservieren und alle sieben Zahlen an einem Ort festzuhalten – in einer Tabelle oder einer Notiz. Nach drei bis vier Monaten haben Sie Ihre eigene Reihe, an der sich die Entwicklung ablesen lässt, und das ist nützlicher als jeder einzelne Wert für sich.

Was Sie sich merken sollten

• Sieben Kennzahlen decken vier Fragen ab. Wie viel das Unternehmen verdient, ob es Geld hat, wo seine Grenze liegt und was ihm geschuldet wird.

• Zwei Zahlen werden wöchentlich geprüft. Saldo mit anstehenden Zahlungen und Forderungen – sie betreffen das Geld im Moment.

• Die Bruttomarge reagiert zuerst. Sie zeigt eine Veränderung, bevor der Nettogewinn sie zeigt.

• Die Diagnose zeigt sich in Paaren. Eine einzelne Kennzahl erklärt die Ursache selten, eine Kombination aus zweien meist schon.

• Die Entwicklung zählt mehr als ein Einzelwert. Drei bis vier Monate hintereinander sagen mehr als jede einzelne Zahl.

Häufig gestellte Fragen

Welche Finanzkennzahlen sollte ein Inhaber eines kleinen Unternehmens kennen?

Sieben: Umsatz, Bruttogewinn und -marge, die Gewinnschwelle, Nettogewinn und Rentabilität, Cashflow, Geldbestand mit anstehenden Zahlungen sowie Forderungen. Zusammen zeigen sie, wie viel das Unternehmen verdient, ob es Geld hat und wo seine Grenze liegt.

Wie oft sollte man Finanzkennzahlen prüfen?

Geldbestand und Forderungen – wöchentlich, da sie sich täglich ändern. Umsatz, Gewinn und Cashflow – zum Monatsende. Die Gewinnschwelle reicht es, einmal im Quartal oder nach einer Änderung der Fixkosten zu überprüfen.

Welche Kennzahl ist am wichtigsten?

Das hängt von der Frage ab. Für die tägliche Steuerung sind es Geldbestand und anstehende Zahlungen, für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit die Bruttomarge, für das Fazit der Nettogewinn. Am nützlichsten ist es, sie paarweise zu betrachten, denn genau die Zusammenhänge zeigen die Ursache von Veränderungen.

Wie berechnet man die Gewinnschwelle für ein Unternehmen?

Die Fixkosten für den Monat werden durch die Bruttomarge als Dezimalzahl geteilt. Zum Beispiel ergeben 2.200 € Fixkosten bei einer Marge von 40 % eine Gewinnschwelle von 5.500 € Umsatz.

Warum gibt es Gewinn, aber kein Geld auf dem Konto?

Der Gewinn wird zum Zeitpunkt des Geschäftsabschlusses erfasst, das Geld erscheint erst bei der Zahlung. Zahlen Kunden mit Verzögerung, ist der Monat profitabel, während der Cashflow negativ ist. Deshalb werden diese beiden Kennzahlen immer zusammen betrachtet.

Mit welchen Kennzahlen sollte man anfangen, wenn die Buchhaltung gerade erst aufgebaut wird?

Mit Geldbestand und anstehenden Zahlungen – sie sind sofort verfügbar. Nach einem Monat kommen Umsatz und Gewinn hinzu, nach einem weiteren Cashflow und Forderungen, und die Gewinnschwelle sowie die Rentabilität ergeben Sinn, sobald es etwas zum Vergleichen gibt.