Buchhaltung für mehrere Unternehmen: So sehen Sie den Gewinn jedes Geschäftsbereichs

Die Buchhaltung für mehrere Unternehmen beginnt mit einer Entscheidung: Was gilt als eigenes Unternehmen und was als Geschäftsbereich innerhalb eines Unternehmens. Ein eigenes Unternehmen hat eigene Konten, ein eigenes Team und eigene Berichte. Ein Geschäftsbereich teilt Konten und Team mit den anderen, hat aber in der Aufschlüsselung einen eigenen Gewinn.

Unten finden Sie die Kriterien für die Wahl der Form, vier Schritte zur Berechnung des Gewinns jedes Geschäftsbereichs am Beispiel eines Cafés sowie einen Abschnitt dazu, wie Sie das in der Buchhaltung führen.

Einfach gesagt. Stellen Sie sich ein Haus mit mehreren Wohnungen und eine Wohnung mit mehreren Zimmern vor. Ein eigenes Unternehmen ist eine Wohnung: eigene Schlüssel, eigener Zähler, eigene Bewohner. Ein Geschäftsbereich ist ein Zimmer: Der Zähler ist gemeinsam, aber man kann getrennt berechnen, wie viel jedes Zimmer verbraucht.

Eigenes Unternehmen oder Geschäftsbereich: So entscheiden Sie

Die Form beeinflusst, welche Berichte Sie erhalten. Ein eigenes Unternehmen liefert einen vollständigen Satz an Berichten über sich selbst. Ein Geschäftsbereich innerhalb eines Unternehmens liefert einen Vergleich mit den anderen Bereichen, aber gemeinsame Konten und das gemeinsame Team bleiben gemeinsam.

Die Faustregel ist einfach. Brauchen Sie einen eigenen Kontostand, ein eigenes Team oder eine eigene Berichtswährung, ist es ein eigenes Unternehmen. Wollen Sie nur die Rentabilität vergleichen, genügt ein Geschäftsbereich. Die Entscheidung lässt sich überprüfen, wenn ein Bereich wächst: Ein Bereich, der ein eigenes Team und eigene Konten bekommen hat, lässt sich bequemer als eigenes Unternehmen führen.

Was Sie in jedem Unternehmen getrennt halten

Bei mehreren Unternehmen hat jedes seine eigenen Listen: Konten, Kategorien, Geschäftspartner, Projekte. Das ergibt klare Zahlen, erfordert aber die Gewohnheit, alles an der richtigen Stelle zu erfassen.

Geldmittel. Jedes Unternehmen hat eigene Konten, und der Saldo des einen vermischt sich nicht mit dem des anderen. Wandern Mittel von einem Unternehmen in ein anderes, werden sie in jedem Unternehmen als eigener Vorgang mit erläuterndem Kommentar erfasst: zum Beispiel als Entnahme des Inhabers im ersten und als Einlage des Inhabers im zweiten. Handelt es sich um ein Darlehen zwischen Unternehmen, ist es ebenso wichtig, die Vereinbarungen festzuhalten. Die Regeln zur buchhalterischen Behandlung solcher Vorgänge hängen vom Land ab, prüfen Sie sie daher mit einem Juristen oder Buchhalter.

Team. Die Mitarbeiter jedes Unternehmens sehen nur dieses. Der Inhaber verwaltet die Zugriffe in jedem Unternehmen getrennt und kann für verschiedene Positionen unterschiedliche Rechte vergeben.

Geschäftspartner. Ein Lieferant, der mit beiden Unternehmen arbeitet, wird in jedem erfasst. Das ist eine Doppelung, dafür bleiben die Berichte zu Geschäftspartnern für jedes Unternehmen einzeln korrekt.

Wie Sie den Gewinn jedes Geschäftsbereichs berechnen

Die Berechnung besteht aus vier Schritten. Nehmen wir das Café von Max mit drei Bereichen: Gastraum, Lieferdienst und Catering. Die Beträge im Beispiel sind beispielhaft und gerundet, damit sich die Berechnung leicht mit Ihren eigenen Daten wiederholen lässt.

Schritt eins: direkte Vorgänge nach Bereichen

Direkte Vorgänge sind solche, die zu einem Bereich gehören: Umsatz aus dem Gastraum, Zutaten für das Catering, die Provision der Lieferplattform. Sie werden gleich bei der Eingabe mit einer Bereichsmarkierung erfasst. Wozu: Umsatz und Kosten später nach Bereichen zu trennen, ist deutlich schwieriger, als sie im Moment der Erfassung zu markieren.

Schritt zwei: gemeinsame Kosten

Gemeinsame Kosten betreffen alle Bereiche gleichzeitig: Miete, Gehalt der Verwaltungskraft, Nebenkosten. Sie werden später in einem eigenen Schritt auf die Bereiche verteilt. Für das Café von Max betragen sie 5.000 € im Monat: Miete 3.000 € und Verwaltungskraft 2.000 €.

Schritt drei: die Verteilungsbasis

Die Verteilungsbasis ist die Kennzahl, im Verhältnis zu der die gemeinsamen Kosten aufgeteilt werden. Eine einfache Basis ist der Umsatzanteil. Man kann auch eine andere wählen, zum Beispiel die Fläche, die jeder Bereich belegt, oder die Arbeitsstunden der Küche für jeden Bereich. Für jede Gruppe gemeinsamer Kosten lohnt es sich, eine passende Basis zu wählen und sie konsequent anzuwenden, dann lassen sich die Monate miteinander vergleichen. Zum Beispiel kann man die Miete nach Fläche und die Arbeit der Verwaltungskraft nach Umsatzanteil verteilen. Im Beispiel unten werden der Einfachheit halber beide Gruppen nach Umsatzanteil verteilt.

Anteil des Bereichs an den gemeinsamen Kosten = Umsatz des Bereichs ÷ Umsatz aller Bereiche × Gemeinsame Kosten

Der Umsatz des Gastraums beträgt bei Max 10.000 € von 20.000 €, also 50 %. Somit erhält der Gastraum 50 % der gemeinsamen Kosten, nämlich 2.500 €. Der Lieferdienst mit 6.000 € Umsatz hat einen Anteil von 30 % und erhält 1.500 €. Das Catering mit 4.000 € Umsatz hat einen Anteil von 20 % und erhält 1.000 €. Zusammen 2.500 € + 1.500 € + 1.000 € = 5.000 €, alle gemeinsamen Kosten sind verteilt.

Schritt vier: Gewinn und Marge des Bereichs

Gewinn des Bereichs = Umsatz des Bereichs − Direkte Kosten − Anteil an den gemeinsamen Kosten

Marge des Bereichs = Gewinn des Bereichs ÷ Umsatz des Bereichs × 100 %

Die direkten Kosten im Beispiel sind: Gastraum 4.500 €, Lieferdienst 3.600 € (Zutaten und Plattformprovision), Catering 1.400 €. Setzen wir die Zahlen von Max ein. Für den Gastraum: 10.000 € − 4.500 € − 2.500 € = 3.000 €, Marge 3.000 ÷ 10.000 = 30 %. Für den Lieferdienst: 6.000 € − 3.600 € − 1.500 € = 900 €, Marge 900 ÷ 6.000 = 15 %. Für das Catering: 4.000 € − 1.400 € − 1.000 € = 1.600 €, Marge 1.600 ÷ 4.000 = 40 %.

Kontrolle: 20.000 € − 9.500 € − 5.000 € = 5.500 €, und die Summe der Gewinne der Bereiche 3.000 € + 900 € + 1.600 € = 5.500 €. Gesamtmarge 5.500 ÷ 20.000 = 27,5 %.

Stellen Sie sich Max vor. Er führt das Café und sieht, dass der Lieferdienst 30 % des Gesamtumsatzes ausmacht, aber viel Zeit kostet. Die Berechnung zeigt, dass er 900 € Gewinn bei einer Marge von 15 % bringt, der niedrigsten der drei Bereiche. Max schließt daraus nicht, dass der Lieferdienst geschlossen werden muss. Er prüft die Plattformprovision und die Preise in der Liefer-Speisekarte, denn diese beiden Faktoren bestimmen seine Marge.

Was die Ergebnisse zeigen

Die Berechnung liefert die Grundlage für Fragen, die Entscheidung trifft der Inhaber. Ein Bereich mit hoher Marge und geringem Umsatz, wie das Catering im Beispiel, kann Wachstumspotenzial haben. Ein Bereich mit niedriger Marge und hohem Umsatz, wie der Lieferdienst, kann von einer Überprüfung der Preise oder Provisionen profitieren.

Nützlich ist es, zwei Zahlen zusammen zu betrachten: die Marge und den Anteil am Gesamtgewinn. Das Catering hat eine Marge von 40 %, liefert aber nur 1.600 ÷ 5.500, etwa 29 % des Gewinns. Der Gastraum liefert 3.000 ÷ 5.500, etwa 55 %. Diese Sicht hilft zu erkennen, wo Anstrengungen die größere Wirkung haben.

Es gibt auch eine zweite Sicht, die nicht von der Verteilungsbasis abhängt. Das ist der Gewinn des Bereichs vor gemeinsamen Kosten, also Umsatz minus direkte Kosten. Für den Gastraum sind das 5.500 €, für den Lieferdienst 2.400 €, für das Catering 2.600 €, zusammen 10.500 €. Aus diesem Betrag werden die gemeinsamen 5.000 € gedeckt, und es bleiben 5.500 € Gewinn. Diese Sicht hilft bei der Entscheidung, ob ein Bereich bleiben soll: Die gemeinsamen Kosten gibt es auch ohne ihn, und ein Bereich mit positivem Ergebnis deckt einen Teil davon.

Die Berechnung sollten Sie jeden Monat nach denselben Regeln wiederholen. Dann sieht man die Entwicklung: ob die Marge des Lieferdienstes nach einer Preisüberprüfung wächst und ob der Anteil des Caterings erhalten bleibt.

Wie Sie Unternehmen und Geschäftsbereiche in der Buchhaltung führen

Eine manuelle Berechnung funktioniert, solange es zwei oder drei Bereiche und wenige Einträge gibt. Bei Hunderten von Einträgen kostet es Zeit, sie von Hand nach Bereichen zu trennen. Genau hier hilft eine Buchhaltung mit Bereichsmarkierungen.

In BizFin hat jedes Unternehmen eigene Konten, Transaktionen, Kategorien, ein eigenes Team und eigene Berichte. Ein eigenes Unternehmen in BizFin ist eine eigene Buchhaltungseinheit. Es anzulegen bedeutet nicht, eine neue Firma oder ein Einzelunternehmen anzumelden. Ein neues Unternehmen wird im Bereich «Meine Unternehmen» mit der Schaltfläche «Erstellen» angelegt. Sie geben einen Namen und die Hauptwährung an, in der die Berichte zusammengeführt werden, sowie auf Wunsch eine Branche und ein Logo. Die Hauptwährung legen Sie am besten gleich beim Anlegen des Unternehmens fest. Zwischen den Unternehmen wechseln Sie in der Liste oben im linken Bereich. Die Verzeichnisse jedes Unternehmens sind getrennt: Ein Geschäftspartner oder ein Projekt, das in beiden gebraucht wird, wird in jedem erfasst.

Geschäftsbereiche innerhalb eines Unternehmens werden als Projekte geführt. Im Bereich «Verzeichnisse», auf dem Reiter «Projekte», fügen Sie «Gastraum», «Lieferdienst», «Catering» hinzu, und im Transaktionsformular wählen Sie das Projekt im Feld «Projekt». Im Bericht «Projekte» unter «Analytik» sehen Sie für jedes Projekt Einnahmen, Ausgaben, Gewinn und Marge. In die Zeile «Ohne Projekt» gelangen Vorgänge ohne Markierung, darunter die gemeinsamen Kosten. Auf der Karte «Durchschnittsmarge» sehen Sie die Marge aller Vorgänge des Zeitraums einschließlich dieser Zeile: Gesamtgewinn ÷ Gesamteinnahmen. Bei Max sind das 5.500 ÷ 20.000 = 27,5 %, wie im Gesamtergebnis der Berechnung.

Der Bericht zeigt den Gewinn des Bereichs nach direkten Kosten. Die Verteilung der gemeinsamen Kosten nach einer Basis, wie in der obigen Berechnung, führen Sie getrennt durch: Eine Transaktion hat ein Feld «Projekt», und eine Transaktion lässt sich noch nicht in mehrere Teile aufteilen. Muss eine gemeinsame Zahlung auf Bereiche aufgeteilt werden, trägt man sie als mehrere getrennte Transaktionen ein. Die Summe dieser Einträge muss der Zahlung entsprechen. Wurde die Zahlung bereits aus der Bank importiert, wird sie nicht erneut erfasst. Eine solche Zahlung lässt man besser ohne Projekt und verteilt sie in der Berechnung auf die Bereiche, wie in Schritt drei: im Verhältnis zu Umsatz, Fläche oder Arbeitsstunden. In der Liste «Transaktionen» gibt es noch keinen Filter nach Projekt, aber ein Projekt lässt sich über die Suche finden.

Was Sie sich merken sollten

• Die Form hängt von den benötigten Berichten ab. Ein eigener Kontostand, ein eigenes Team oder eine eigene Währung bedeuten ein eigenes Unternehmen. Für den Vergleich der Rentabilität genügt ein Geschäftsbereich.

• Den Bereich markiert man praktischerweise bei der Erfassung. Direkte Vorgänge, die sofort markiert werden, muss man am Monatsende nicht aus dem Gedächtnis trennen.

• Gemeinsame Kosten werden nach einer Basis verteilt. Für jede Gruppe gemeinsamer Kosten lohnt es sich, eine passende Basis zu wählen: Umsatzanteil, Fläche oder Arbeitsstunden. Die gewählte Basis wird jeden Monat konsequent angewendet.

• Marge und Gewinnanteil lohnt es sich zusammen zu betrachten. Ein Bereich mit hoher Marge und geringem Umsatz und ein Bereich mit niedriger Marge und hohem Umsatz erfordern unterschiedliche Entscheidungen.

• Die Berechnung sollten Sie jeden Monat wiederholen. Gleiche Regeln ergeben vergleichbare Monate und zeigen, wie sich jeder Bereich verändert.

Häufige Fragen

Was ist die Buchhaltung für mehrere Unternehmen?

Das ist eine Art, die Finanzen so zu führen, dass Sie die Zahlen jedes Unternehmens oder Bereichs einzeln und zusammen sehen. Die Grundlage: Konten und Einträge jedes Unternehmens werden getrennt gehalten, Bereiche innerhalb eines Unternehmens werden durch Projekte markiert.

Wann ist ein eigenes Unternehmen besser und wann ein Projekt?

Ein eigenes Unternehmen ist nötig, wenn es eigene Konten, ein eigenes Team, eine eigene Berichtswährung oder eine eigene Rechtsform gibt. Ein Projekt passt, wenn Sie die Rentabilität von Bereichen innerhalb eines Unternehmens vergleichen müssen.

Wie verteile ich gemeinsame Kosten auf die Geschäftsbereiche?

Zuerst wird für jede Gruppe gemeinsamer Kosten eine Basis gewählt, im Verhältnis zu der sie aufgeteilt wird: Umsatzanteil, Fläche, Arbeitsstunden. Der Anteil des Bereichs wird mit dem Betrag der gemeinsamen Kosten multipliziert, und die gewählten Basen sollten jeden Monat dieselben bleiben.

Kann ich den Gewinn mehrerer Unternehmen zusammen sehen?

Berichte werden für jedes Unternehmen einzeln erstellt, daher führen Sie die Gesamtsumme selbst zusammen. Dazu öffnen Sie am besten den Bericht «Gewinn und Verlust» jedes Unternehmens für denselben Zeitraum und addieren die Ergebnisse. Unterscheiden sich die Hauptwährungen der Unternehmen, werden die Beträge zuerst in eine Währung umgerechnet.

Was tun mit einer Ausgabe, die mehrere Bereiche betrifft?

Sie können sie als gemeinsame Ausgabe ohne Projekt lassen und in der Berechnung nach einer Basis verteilen. Muss sie in mehreren Projekten erscheinen, trägt man sie als mehrere getrennte Transaktionen mit den entsprechenden Beträgen ein. Die Summe dieser Einträge muss der Zahlung entsprechen. Wurde die Zahlung bereits aus der Bank importiert, wird sie nicht erneut erfasst: Eine solche Zahlung lässt man besser ohne Projekt und verteilt sie in der Berechnung nach einer Basis.

Wie viele Bereiche lohnt es sich getrennt zu führen?

So viele, wie bei Entscheidungen helfen. Ein Bereich, dessen Gewinn Sie nicht vergleichen wollen, muss nicht getrennt geführt werden, und seine Vorgänge bleiben in der Gesamtbuchhaltung.