Довідники

Довідники - це ваші робочі списки: категорії, теги, контрагенти, проєкти і правила імпорту. З них ви обираєте значення, коли записуєте операцію. Усе разом - на сторінці «Довідники», у пʼяти вкладках.

Людською мовою. Уявіть кухонну шафу з підписаними банками: «крупа», «спеції», «цукор». Ви один раз підписали - і далі легко знаходите потрібне. Тут так само: ви один раз називаєте свої категорії і контрагентів, а далі ті самі назви стоять скрізь.

Збільшити

Пʼять вкладок - для чого кожна

Зверху сторінки - пʼять великих карток. Натискаєте картку - нижче відкривається її список. Активна картка обведена і підсвічена кольором.

Чому пʼять, а не один великий список? Бо це різні запитання. «На що витратив?» - це категорія. «З ким мав справу?» - контрагент. «Який напрям заробляє?» - проєкт. В одному списку все це швидко перемішалось би.

Уважно. Довідники належать поточному бізнесу. Якщо у вас два бізнеси - списки у кожного свої. У кавʼярні та інтернет-магазину різні категорії і різні контрагенти.

Хто що може робити

• Власник бізнесу - додає, перейменовує, перетягує, вмикає і вимикає, видаляє.
• Працівник - рівно те, що дозволяє його посада. Власник задає рівень окремо для кожної з пʼяти вкладок на сторінці «Доступи посади».

Що це означає для працівника:

• Вкладки, до якої доступу немає, він не бачить узагалі.
• З рівнем «Лише перегляд» він бачить список без кнопок «Додати» і кошика. Перемикач показує, чи запис увімкнений, але змінити його не можна - чому, видно в підказці на ньому.
• З рівнем «Свої записи» він бачить і змінює лише те, що додав сам.

Чому так? Довідники впливають на всі звіти бізнесу. Перейменували категорію - нову назву побачать усі. Тому власник сам вирішує, кому довірити ці списки.

Якщо підписка бізнесу завершилась, кнопки додавання неактивні. Причину пояснює смуга вгорі сторінки.

Категорії - як це працює

Категорія - головна відповідь на запитання, на що пішли гроші або звідки прийшли. Кожна категорія належить до одного з двох типів:

• Надходження - наприклад, «Продажі», «Внесок власника».
• Витрати - наприклад, «Оренда», «Зарплата», «Транспорт», «Податки».

Над списком є перемикач Усі / Надходження / Витрати. Він лишає у списку категорії лише одного типу.

Чому типи розділені? У формі операції список категорій залежить від того, надходження це чи витрата. «Оренду» немає сенсу показувати серед надходжень, а «Продажі» - серед витрат. Так менше шансів помилитись.

До трьох рівнів вкладеності

Категорія може мати підкатегорії, а підкатегорія - ще один рівень. Усього рівнів три:

• Рівень 1 - категорія: «Транспорт».
• Рівень 2 - підкатегорія: «Таксі».
• Рівень 3 - ще глибше: «Uber».

Натисніть стрілку на початку рядка - рядок розгорнеться. Згори зʼявиться кнопка «Додати підкатегорію», нижче - уже створені підкатегорії. Третій рівень додається так само, всередині підкатегорії. Підкатегорія завжди має той самий тип, що й категорія над нею.

Збільшити

Уявіть Анну, власницю інтернет-магазину. У неї категорія «Реклама». Усередині - підкатегорії «Facebook», «Instagram», «Google». Усередині «Facebook» - «Кампанія Літо» і «Кампанія Чорна пʼятниця». Тепер Анна бачить не просто «реклама - 28 000 ₴», а скільки пішло на кожну платформу і кампанію.

Уважно. Третій рівень - «про запас». Більшості вистачає двох. Не вигадуйте рівні там, де їх насправді немає.

Що видно у списку

У списку - лише ваші власні категорії. Усі можна перейменувати, вимкнути чи видалити.

Чого у списку немає. «Переказ» і «Початковий баланс» - службові категорії. Вони ставляться автоматично: для переказів між рахунками і для початкового залишку нового рахунку. У довіднику їх не видно, і змінити їх не можна.

Готові набори - «Додати рекомендовані»

Поруч з кнопкою «Додати категорію» є кнопка «Додати рекомендовані». Вона відкриває бічну панель «Стартові набори категорій». Набір - це готовий список категорій, який додається до вашого одним натисканням:

• Базові категорії для бізнесу - типові надходження і витрати: продажі, оренда, зарплата, маркетинг, закупівлі, транспорт.
• Категорії ПриватБанку - ті самі назви, що у виписках ПриватБанку: «АЗС», «Ресторани», «Супермаркети». Корисно, якщо ви плануєте імпортувати виписки з Привату.

Ставите галочки біля одного чи кількох наборів і натискаєте «Додати обрані». У кожній картці є кнопка «Переглянути повний список» - вона показує всі категорії набору з іконками.

Збільшити

Можна повторювати. Категорія з такою самою назвою, типом і місцем у списку вдруге не додається - вона пропускається. Тож набір можна додати й тоді, коли частину списку ви вже заповнили вручну.

Усе ваше. Категорії з набору стають вашими власними. Перейменовуйте, додавайте підкатегорії, міняйте іконки, видаляйте зайве.

Стартові категорії під час першого знайомства

Коли ви створюєте перший бізнес, серед вступних кроків є пропозиція обрати стартові набори. Набір «Базові категорії для бізнесу» там уже позначений галочкою. Натискаєте «Додати обрані» - і починаєте не з порожнього списку. Натискаєте «Додам пізніше» - ті самі набори чекатимуть на вас у довідниках.

Що є у рядку категорії

Додавання нової категорії

Натискаєте «Додати категорію» - над списком зʼявляється рядок-форма. У ньому:

• Іконка - оберіть з палітри.
• Назва - обовʼязкова, від 2 до 100 символів.
• Тип - перемикач Надходження / Витрати. У підкатегорії його немає: тип береться від категорії над нею.

Enter або галочка - категорія зʼявляється у списку. Esc або хрестик - рядок закривається без збереження.

Порада. Нову категорію можна створити і прямо у формі транзакції: впишіть назву у поле категорії. Вона одразу зʼявиться і тут.

Що буде, якщо видалити

Транзакції з видаленою категорією залишаються. Графа «Категорія» у них стає порожньою (-), а у звітах такі суми йдуть у рядок «Без категорії». Гроші нікуди не зникають - зникає лише підпис.

Разом з категорією видаляються і правила імпорту, які на неї вказували.

Якщо у категорії є підкатегорії, вікно підтвердження попередить: вони видаляться разом з нею. Операції всіх цих категорій лишаються у списку, просто без категорії.

Порада. Хочете лише сховати категорію - вимкніть її перемикачем. У старих операціях вона лишиться підписаною, а у формі нових - більше не зʼявиться.

Теги - додаткова мітка поверх категорії

Тег - кольорова мітка, яку ви ставите на додачу до категорії. Категорія в операції одна, а тегів може бути кілька.

Уявіть Сергія, консультанта, який часто їздить у відрядження. У нього вже є категорії «Транспорт», «Готель», «Кафе». На всі витрати квітневої поїздки він додатково ставить тег «Відрядження-Львів». Тепер у розгорнутому рядку кожної такої операції видно кольорову мітку поїздки - хоч би якою була категорія.

Теги видно у розгорнутому рядку транзакції як кольорові бейджі. У файлі Excel зі списком операцій у них окремий стовпець.

Як додати тег

Кнопка «Додати тег» розгортає рядок-форму: назва і колір. У палітрі девʼять кольорів і варіант «Без кольору». Enter зберігає, Esc скасовує.

Що є у рядку тегу

• Перетягувач - змінює порядок у списку.
• Кольоровий кружечок - натискаєте і обираєте інший колір.
• Назва - до 50 символів. Стоїть у полі: змінили, Enter - збережено.
• Перемикач - ховає тег зі списку вибору у формі операції. На старих операціях тег лишається.
• Кошик - видаляє тег. Операції залишаються, просто без цієї мітки.

Збільшити

Уважно. Назва тегу у межах бізнесу одна. Другий тег з такою самою назвою не створиться - ви побачите повідомлення про помилку.

Категорія і тег - у чому різниця

Контрагенти - з ким ви маєте справу

Контрагент - це людина, компанія або сервіс, з якими у вас є операції. Постачальник, клієнт, орендодавець, дизайнер на підряді.

Уявіть Олексія, що відкрив маленьку кавʼярню. Він платить за оренду, каву, молоко і пакування. Заводить контрагентів: «ТОВ Орендодавець», «Імпорт-Кава», «Молочна Долина». Тепер у звіті по контрагентах видно: за квартал «Молочній Долині» пішло 18 000 ₴ - більше, ніж будь-кому.

Як додати контрагента

Кнопка «Додати контрагента» розгортає одне поле - «Назва нового контрагента». Enter або галочка - збережено, Esc - скасовано. Нового контрагента можна вписати й прямо у формі транзакції.

Що є у рядку контрагента

• Перетягувач - порядок у списку. Частих контрагентів зручно підняти вище.
• Назва - від 2 до 200 символів. Стоїть у полі: змінили, Enter - збережено.
• Перемикач - ховає контрагента зі списку вибору у формі. У старих операціях він лишається.
• Кошик - видаляє. Транзакції залишаються, графа «Контрагент» у них стає порожньою.

Уважно. Назва контрагента у межах бізнесу одна. Другого «ТОВ Ромашка» створити не вдасться.

Порада. Не заводьте контрагентом кожен магазин біля дому - для таких покупок вистачить категорії. Контрагенти потрібні для тих, з ким у вас постійні або офіційні взаємини: постачальники, орендодавці, ключові клієнти, підрядники.

Проєкти - напрями вашого бізнесу

Проєкт - це окремий напрям або справа, для яких ви хочете окремо бачити надходження і витрати.

Уявіть Анну, що тримає кавʼярню з трьома напрямами. Вона створює проєкти «Бар», «Кухня», «Тераса» і в кожній операції обирає один з них. Через місяць у звіті по проєктах видно: «Бар» - 87 000 ₴ надходжень і 42 000 ₴ витрат. «Тераса» - 18 000 ₴ надходжень і 31 000 ₴ витрат. Анна бачить, який напрям поки що у мінусі.

Вкладка влаштована так само, як «Контрагенти». Кнопка «Додати проєкт» розгортає одне поле. У рядку - перетягувач, назва (від 2 до 200 символів), перемикач і кошик. Після видалення проєкту транзакції залишаються, а графа «Проєкт» у них стає порожньою.

Коли проєкт потрібен, а коли - ні

Уважно. Назва проєкту у межах бізнесу одна - двох однакових не буде.

Правила імпорту - щоб виписка з банку розкладалась сама

Правило - це ваша памʼятка: «коли в описі операції є «АТБ» - це категорія Закупівлі». Під час імпорту виписки категорія у таких рядках підставляється автоматично.

Людською мовою. Уявіть, що ви один раз записали на папірці: «Uber - це Транспорт, Київстар - це Звʼязок». Далі під час кожного імпорту цей папірець застосовується сам. Вам лишається перевірити результат.

Збільшити

Чотири картки зверху

• Всього правил - скільки правил у списку разом.
• Активних - скільки з них зараз увімкнені і працюють під час імпорту.
• Мої - правила, створені у цьому бізнесі. Тільки їх можна змінювати.
• Глобальні - готові правила, спільні для всіх бізнесів. Змінити їх не можна.

Дві картки натискаються. «Активних» лишає у списку тільки увімкнені правила; друге натискання повертає всі. «Всього правил» скидає пошук і всі фільтри.

Картки можна згорнути. Натисніть круглу кнопку зі стрілкою під картками - вони складуться в один рядок, і нижче стане більше місця. Вибір зберігається для цієї сторінки окремо. Докладніше - у статті «Транзакції».

Пошук і три фільтри

• Пошук - шукає одночасно за шаблоном правила («АТБ») і за назвою категорії («Закупівлі»).
• Поле: Усі / Опис / MCC - де правило шукає збіг. «Опис» - це текст банківської операції. MCC - банківський код типу покупки: наприклад, 5411 - продуктовий магазин.
• Тип: Усі / Надходження / Витрати - до категорій якого типу ведуть правила.
• Стан: Усі / Активні / Вимкнені.

Кнопка «×» поруч скидає все одразу. Вона зʼявляється, коли задано пошук або хоч один фільтр.

Уявіть Сергія, у якого 80 правил. Він не памʼятає, чи є правило для мережі «АШАН». Вписує «АШАН» у пошук. Правило або знаходиться одразу, або список порожній - тоді Сергій додає нове.

«Мої правила» - те, що створили ви

У кожному рядку: шаблон, поле («Опис» або «MCC-код»), категорія і бейдж «Надходження» або «Витрати». На вузькому екрані телефона лишається тільки шаблон.

Що можна зробити з правилом:

• Перетягувач - змінює місце у списку. Що вище правило, то раніше воно перевіряється.
• Олівець - рядок стає формою: шаблон, поле, категорія. Далі «Зберегти» або «Скасувати».
• Перемикач - вимикає правило, не видаляючи. Під час імпорту воно не працює.
• Кошик - видаляє назавжди, після підтвердження.

Кнопка «Додати правило» відкриває рядок-форму згори списку. У ній три поля:

• Шаблон - обовʼязковий, щонайменше 2 символи. Це частина тексту, яка шукається в описі або в MCC-коді. Великі й малі літери вважаються однаковими.
• Поле - «Опис» (за замовчуванням) або «MCC-код».
• Категорія - обовʼязкова. Обираєте зі списку з пошуком або створюєте нову прямо тут.

Збільшити

Уважно. Правило діє лише на операції свого типу. Правило з категорією витрат не спрацює на надходження, навіть якщо шаблон збігся.

«Глобальні правила» - готові, спільні для всіх

Під вашими правилами може бути розділ «Глобальні правила». Він зʼявляється лише тоді, коли такі правила є. Картка «Глобальні» показує 0 - отже, розділу немає, і під час імпорту працюють тільки ваші правила.

Глобальні правила не редагуються і не перетягуються. Біля кожного - мітка «Активне» або «Вимкнене». Якщо їх понад 50, унизу є кнопка «Показати більше (+50)» і підпис «Показано X з Y».

Як підбирається категорія під час імпорту

1. По черзі перевіряються ваші увімкнені правила - згори вниз, у вашому порядку.
2. Перший збіг ставить категорію. Далі перевірка цього рядка не йде.
3. Якщо ваші правила не підійшли - перевіряються глобальні, теж по порядку.
4. Нічого не підійшло - рядок лишається без категорії. Ви обираєте її вручну у попередньому перегляді імпорту.

У деяких виписках банк сам підписує категорію. Як вона поєднується з правилами - описано у довідці «Імпорт виписки».

Уявіть Олексія, який імпортує виписку кавʼярні. У нього два правила: «АТБ → Закупівлі» і нижче «АТБ → Продукти». Рядок «АТБ Маркет, 1 200 ₴» отримує категорію «Закупівлі», бо це правило стоїть вище. Якщо Олексію потрібне інше - він перетягує правила місцями.

Як довідники повʼязані з іншими сторінками

• У формі транзакції категорії, теги, контрагенти і проєкти стоять у списках вибору. Увімкнені - видно, вимкнені - ні.
• У фільтрах транзакцій є вибір категорії. Пошук звіряє текст з назвами категорії, контрагента і проєкту.
• У звітах аналітики суми групуються за вашими категоріями, контрагентами і проєктами.
• Під час імпорту виписки правила підставляють категорію автоматично.
• Хто з працівників бачить і змінює довідники - задається у «Доступах посади».

Що поки не вміємо

• Фільтр транзакцій за тегом - поки що ні. Теги видно у розгорнутому рядку операції та у файлі Excel.
• Збереження довідників у файл - поки що ні.
• Завантаження довідників з файлу (наприклад, готовий список контрагентів з Excel) - поки що ні. Записи додаються по одному.
• Обʼєднання двох записів в один - наприклад, «ТОВ Ромашка» і «Ромашка ТОВ». Зараз - вручну змінити контрагента у транзакціях, потім видалити зайвий запис.
• Перетягування підкатегорій - порядок змінюється лише у категорій першого рівня.
• Іконки чи кольори для контрагентів і проєктів - поки що ні. Іконка є у категорій, колір - у тегів.
• Спільні довідники для кількох бізнесів - у кожного бізнесу списки свої.

Часті запитання