Історія дій

Сторінка «Історія дій» - це бортовий журнал вашого бізнесу. Тут записано, хто, коли і що зробив: додав транзакцію, змінив назву категорії, видалив контрагента, завантажив банківську виписку. Сюди заходять, коли треба знайти причину змін або зрозуміти, звідки взялися записи.

Людською мовою. Уявіть зошит у касира магазину: «10:30 - продаж 250 ₴, Олена», «11:15 - повернення товару, Сергій». Тут такий самий зошит заповнюється автоматично після кожної зміни. Ви заходите і бачите, що відбувалось.

Збільшити

Дві вкладки - два різні журнали

Зверху сторінки - дві великі картки-вкладки. Натиснули картку - відкрився її журнал.

Чому окремо? Імпорт виписки - це десятки чи сотні транзакцій за один раз. У журналі дій такий імпорт записано одним рядком, наприклад «Імпорт Monobank: 47 транзакцій у «Monobank ФОП»». Подробиці - файл, період, кількість рядків і кнопка «Відкотити» - зібрано на окремій вкладці.

Уважно. Журнал у кожного бізнесу свій. Якщо бізнесів кілька, оберіть потрібний активний бізнес у бічному меню - і журнал покаже його записи.

Вкладка «Журнал дій»

Період

Перший рядок - вибір періоду:

• Поле з датами - відкриває календар, де ви самі обираєте, з якої по яку дату дивитись.
• Чотири готові періоди: Цей місяць (за замовчуванням), Минулий місяць, Квартал, Рік.
• Хрестик біля поля з датами - повертає поточний місяць. Він зʼявляється, лише коли обрано інші дати.

Обраний період зберігається в адресі сторінки. Потрібну вибірку можна додати в закладки браузера.

Безпека. Сама адреса нікому сторонньому нічого не покаже: журнал відкривається тільки після входу у ваш обліковий запис. Закладка - лише зручність для вас.

Два фільтри під періодом

Під періодом - два ряди кнопок, які звужують список:

• Тип запису - Усі / Транзакції / Рахунки / Контрагенти / Проєкти / Категорії / Теги / Борги. Наприклад, щоб побачити лише те, що відбувалось з рахунками.
• Дія - Усі / Створення / Зміна / Видалення. Так швидко видно, що саме видаляли цього місяця.

Збільшити

Уявіть Сергія, у якого в кінці тижня не сходяться залишки. Він відкриває «Журнал дій» і обирає в календарі поточний тиждень. У фільтрі «Дія» натискає «Видалення». У списку видно: у вівторок Олена видалила транзакцію на 8 500 ₴. Сергій питає Олену про причину. Якщо транзакцію видалили помилково, її додають знову на сторінці «Транзакції».

Чотири картки підсумків

Над таблицею - чотири картки. Числа в них рахуються за обраний період і тип запису.

Картки можна натискати. Натисніть «Створено», «Змінено» або «Видалено» - у таблиці лишаться тільки такі дії. Друге натискання тієї ж картки або картка «Всього» повертає весь перелік. Числа на інших картках не зникають, тож ви завжди бачите, куди повернутись.

Картки можна згорнути. Натисніть круглу кнопку зі стрілкою під картками - вони складуться в один рядок, і нижче стане більше місця. Вибір зберігається для цієї сторінки окремо. Докладніше - у статті «Транзакції».

Таблиця подій

У таблиці пʼять колонок:

• Дата й час - коли відбулася дія, у форматі дд.мм.рррр гг:хх.
• Користувач - хто зробив дію. Імʼя записано таким, яким воно було в день події. Якщо людина пізніше змінить імʼя, старі записи лишаться з попереднім.
• Дія - кольоровий бейдж: Створення (зелений ), Зміна (синій ), Видалення (червоний ).
• Тип запису - значок і назва: «Транзакція», «Рахунок», «Контрагент», «Проєкт», «Категорія», «Тег», «Борг».
• Опис - з чим саме працювали. Для транзакції це сума і рахунок: «−480.20 на рахунку «ПриватБанк зарплатна»». Для решти - назва запису, наприклад «АТБ» для контрагента.

У деяких записах опис розповідає більше:

• перейменування: «Стара назва» → «Нова назва»;
• зміни рахунку: «активовано», «деактивовано», «колір», «початковий баланс», «мінус дозволено»;
• борги: «(закрито)», «(відкрито повторно)»;
• видалення кількох транзакцій одразу: «Масове видалення: 12 транзакцій»;
• імпорт виписки та його відкат - один рядок з назвою банку, кількістю транзакцій і рахунком.

У колонці «Користувач» не завжди стоїть людина. Якщо операції надходять із банку через пряме підключення, там написано «Monobank» або «Синхронізація ПриватБанку».

На телефоні колонка з датою лишається на місці, а решту ви гортаєте пальцем убік. Підказки до колонок і карток зʼявляються, коли ви наводите на них курсор або торкаєтесь їх.

Перехід із журналу до транзакції

Якщо рядок стосується транзакції і вона ще існує, її опис підкреслено пунктиром. При наведенні видно підказку «Відкрити транзакцію». Натискаєте опис - відкривається сторінка Транзакції. Потрібна транзакція там підсвічена приблизно три секунди. Дата і рахунок у фільтрах уже виставлені так, щоб її було видно.

Збільшити

Уявіть Анну, яка бачить у журналі: Олексій, «Зміна», «Транзакція», «−5 500.00 на рахунку «Monobank ФОП»». Анна памʼятає, що сума була 5 000 ₴. Вона натискає опис і потрапляє на цю транзакцію з підсвіткою. Відкриває її олівцем , дивиться подробиці і вирішує, яку суму лишити.

Уважно. Якщо транзакцію вже видалили, її опис у журналі - звичайний текст, без підкреслення. Запис лишається як свідчення, що подія була, але переходити вже нікуди.

Сторінки журналу

Журнал поділено на сторінки. Під таблицею ви бачите:

• підпис на зразок «1-50 з 320» - які записи зараз на екрані і скільки їх усього;
• кнопки переходу між сторінками і поле, куди можна вписати номер сторінки;
• список «Рядків на сторінці» - 25, 50 або 100. Вибір запамʼятовується на цьому пристрої.

Якщо за період дій не було, замість таблиці стоїть напис «Немає дій за цей період». Оберіть інший період або змініть фільтри.

Вкладка «Історія імпортів»

Окремий журнал про завантаження банківських виписок на сторінці Імпорт даних.

Збільшити

Три картки підсумків

• Всього імпортів - скільки завантажень виписок є в історії.
• Транзакцій імпортовано - скільки транзакцій з цих імпортів зараз лишається у вашому списку. Видалені вручну сюди не входять.
• Останній імпорт - дата і час останнього завантаження.

Картки можна згорнути. Натисніть круглу кнопку зі стрілкою під картками - вони складуться в один рядок, і нижче стане більше місця. Вибір зберігається для цієї сторінки окремо. Докладніше - у статті «Транзакції».

Таблиця імпортів

Вісім колонок:

На телефоні замість таблиці - картки, по одній на кожен імпорт. У картці ті самі відомості і кнопка «Відкотити імпорт».

Якщо імпортів ще не було, на вкладці стоїть напис «Імпортів ще не було».

Кнопка «Відкотити» - як працює

«Відкотити» означає видалити всі транзакції одного імпорту разом. Це стає в пригоді, коли:

• ви завантажили не той файл (минулий рік замість поточного);
• завантажили виписку не на той рахунок;
• хочете повторити імпорт з оновленими правилами імпорту: відкотити старий і завантажити файл знову.

Як це відбувається:

1. Ви натискаєте «Відкотити» у потрібному рядку. Відкривається вікно «Відкотити імпорт?».
2. У вікні показано рахунок, файл, період і рядок «Буде видалено: N транзакцій».
3. Нижче - поле для підтвердження. У нього ви вводите число транзакцій, яке показано у вікні.
4. Ви натискаєте «Відкотити». Кнопка стає активною лише тоді, коли число введено правильно.

Після цього:

• усі транзакції цього імпорту видаляються;
• баланси рахунків перераховуються автоматично;
• рядок імпорту зникає з «Історії імпортів»;
• у «Журналі дій» зʼявляється запис «Відкат імпорту…» з кількістю видалених транзакцій.

Збільшити

Уявіть Олексія, який завантажив виписку ПриватБанку на рахунок «Monobank ФОП». Залишок рахунку одразу виріс на 28 000 ₴, бо туди потрапили чужі операції. Олексій відкриває «Історію імпортів», знаходить цей імпорт і натискає «Відкотити». У вікні вводить 47 - стільки транзакцій буде видалено - і підтверджує. Зайві транзакції зникають, і можна завантажити файл на правильний рахунок.

Уважно. Відкат - це остаточне видалення. Скасувати його не можна, можна лише завантажити виписку знову. Тому у вікні завжди видно точну кількість транзакцій, і її треба ввести власноруч.

Коли відкат не проходить

Іноді після натискання «Відкотити» зʼявляється повідомлення: «Відкат заблоковано: після видалення транзакцій баланс одного з рахунків стане відʼємним. Видаліть пізніші транзакції вручну і спробуйте знову.» Ось як це буває:

• ви завантажили виписку з надходженнями, наприклад на 20 000 ₴;
• після цього записали з цього рахунку витрати на 18 000 ₴;
• без імпортованих надходжень рахунок пішов би в мінус, а мінус на ньому не дозволено.

Що робити. Спершу видаліть пізніші витрати з цього рахунку, потім відкотіть імпорт ще раз. Інший шлях - дозволити мінусовий залишок у налаштуваннях рахунку.

Ще одна причина: підписка завершилась. Тоді кнопка «Відкотити» неактивна, доки підписку не поновлено. Подробиці - на сторінці Підписка.

Якщо всі транзакції імпорту вже видалено вручну

У колонці «Рядків» може стояти 0 / 12. Це означає, що всі 12 транзакцій цього імпорту вже видалили по одній. Рядок імпорту все одно лишається в списку. Щоб прибрати і його, натисніть «Відкотити». У вікні буде пояснення, що всі транзакції вже видалено вручну і лишилось прибрати сам запис. Для підтвердження введіть 0.

Чого в журналі немає

• Переглядів. Ви відкрили звіт чи прогорнули список - запису про це немає. У журнал потрапляють тільки зміни.
• Входів в обліковий запис і виходів з нього.
• Змін у профілі (фото, телефон, мова). Це особисті налаштування людини, а не дії над записами бізнесу.
• Форм, закритих без збереження. Відкрили, подивились, закрили - сліду немає.
• Запланованих транзакцій, правил імпорту, запрошень у команду і змін прав. Окремих записів про них немає.
• Порівняння «було - стало». Журнал показує сам факт зміни і нову суму чи назву. Стару назву видно лише в записах про перейменування.

Чому так. Журнал відповідає на запитання «хто і що змінив», а не зберігає всі попередні версії кожного запису. Якщо вам потрібно більше - напишіть у чат підтримки.

Скасування дій з журналу

Журнал - це лише записи. Повернути з нього видалену транзакцію чи стару назву не можна. Що можна:

• Імпорт - відкотити кнопкою «Відкотити» на вкладці «Історія імпортів».
• Звичайну дію - виправити вручну на потрібній сторінці: видалену категорію створити знову, змінену назву повернути олівцем у списку.

Видалити чи виправити сам запис журналу теж не можна - ні працівнику, ні власнику. Кнопок для цього на сторінці немає.

Доступ до журналу

Якщо права на журнал немає, пункту «Історія дій» у меню не видно, а за прямою адресою відкривається повідомлення, що доступу немає.

Звʼязок з іншими сторінками

• Транзакції - натискання на опис транзакції в журналі відкриває саме цю транзакцію з підсвіткою.
• Імпорт даних - кожне завантаження виписки додає рядок на вкладку «Історія імпортів».
• Мої рахунки - створення і зміни рахунків потрапляють у журнал з типом запису «Рахунок».
• Довідники - зміни категорій, тегів, контрагентів і проєктів теж видно в журналі.
• Борги - створення, закриття, повторне відкриття і видалення боргу записуються з типом «Борг».
• Права посади - тут власник вирішує, хто з працівників бачить журнал.

Що поки не вміємо

• Збереження журналу у файл Excel чи CSV. Поки що журнал можна лише переглядати на сторінці.
• Пошук за текстом опису. Є тільки період і фільтри за типом запису та дією.
• Перегляд «було - стало» при редагуванні. Видно факт зміни і нове значення, а попередні версії запису не зберігаються.
• Сповіщення про важливі дії, наприклад про видалення кількох транзакцій за день.
• Скасування звичайної дії одним натисканням. Воно є тільки для імпортів, решту виправляють вручну.
• Перехід із журналу до рахунку, категорії чи боргу. Поки що перейти можна лише до транзакції.

Часті запитання