Poduszka finansowa firmy: ile odłożyć i jak ją zbudować

Poduszka finansowa firmy to zapas środków na osobnym koncie, który pokrywa obowiązkowe wydatki, gdy przychód jest tymczasowo niższy niż zwykle. Wielkość poduszki liczy się prosto: miesięczne obowiązkowe wydatki pomnożone przez liczbę miesięcy, które chcesz pokryć.

Poniżej znajdziesz obliczenia na przykładzie studia, wskazówki dotyczące liczby miesięcy, trzy sposoby gromadzenia poduszki oraz zasadę jej używania. Na końcu pokazujemy, jak prowadzić poduszkę w ewidencji, żeby widzieć, ile już odłożono.

Mówiąc po ludzku. Wyobraź sobie piekarza, który trzyma zapas mąki na kilka dni. Dostawca może przyjechać jutro albo pojutrze, a pieczywo wychodzi codziennie rano według zwykłego grafiku. Zapas daje piekarzowi czas, dopóki dostawca jest w drodze. Poduszka finansowa działa tak samo: daje ci czas na spokojne działanie.

Czym jest poduszka finansowa

Zacznijmy od sedna. Poduszka finansowa to część środków firmy, wydzielona na osobne konto i przeznaczona wyłącznie na obowiązkowe wydatki w okresie spadku przychodu: czynsz, pensje, podatki i składki, dostawców. Nie trafia do codziennego obrotu i nie jest inwestycją, od której oczekuje się zysku.

Poduszka rozwiązuje jedno zadanie: daje czas. Jeśli przychód w danym miesiącu jest niższy niż zwykle, masz czas, żeby spokojnie przejrzeć ceny, koszty lub kanały sprzedaży. Decyzje podjęte z czasem na namysł są zazwyczaj trafniejsze.

Poduszka i środki na rozwój mają różne przeznaczenie. Środki na rozwój planujesz wydać: na sprzęt, reklamę, nowego pracownika. Poduszkę planujesz mieć. Dlatego leżą na różnych kontach i podlegają różnym zasadom.

Ile odłożyć: obliczenia krok po kroku

Weźmy studio manicure, które prowadzi Olena. Wszystkie liczby poniżej są okrągłe, żebyś mógł łatwo powtórzyć obliczenia na własnych danych.

Krok pierwszy: wybierz obowiązkowe wydatki. To koszty, które pojawiają się niezależnie od tego, ilu klientów przyszło: czynsz, pensje, podatki i składki, media, subskrypcje, minimalny zapas materiałów. Reklama i zakup sprzętu, które można wstrzymać, tu nie wchodzą. Po co: poduszka pokrywa to, czego nie da się odłożyć na później.

Krok drugi: zsumuj koszty za miesiąc. Jeśli są płatności, które pojawiają się raz w roku, na przykład ubezpieczenie, dzieli się je przez dwanaście i dodaje do sumy miesięcznej. Dzięki temu poduszka uwzględnia także koszty, których w pojedynczym miesiącu nie widać.

Krok trzeci: wybierz liczbę miesięcy. O wyborze piszemy w następnym rozdziale. W przykładzie Olena wybiera trzy miesiące.

Krok czwarty: pomnóż. Wynik to cel poduszki.

Poduszka = Obowiązkowe wydatki miesięczne × Liczba miesięcy

Dla studia: 12 000 zł × 3 = 36 000 zł. To kwota, która pokrywa trzy miesiące obowiązkowych wydatków, nawet jeśli przychód w tym czasie będzie zerowy.

Ile miesięcy pokrywać

Powszechna wskazówka: od trzech do sześciu miesięcy. To nie norma. Liczba zależy od tego, jak przewidywalny jest twój przychód i jak szybko możesz zmienić koszty.

Jeśli odpowiedzi rozeszły się między kolumnami, możesz wziąć wartość pośrednią, na przykład cztery miesiące. Wygodnie zacząć od celu jednego miesiąca, a potem go zwiększać. Pierwszy cel jest osiągalny szybko i od razu pokrywa drobne zaburzenia we wpływach.

Jak sprawdzić wielkość na podstawie minionych miesięcy

Wskazówkę trzech do sześciu miesięcy można uzupełnić sprawdzeniem na własnych danych. W tym celu warto przejrzeć miniony rok i znaleźć miesiące, w których przychód był niższy niż obowiązkowe wydatki. Nawet bez dokładnej statystyki takie sprawdzenie zajmie kilka minut.

W zeszłym roku Olena miała trzy miesiące z rzędu z przychodem 9 000 zł, 8 000 zł i 10 000 zł przy obowiązkowych wydatkach 12 000 zł. Różnice wyniosły 3 000 zł, 4 000 zł i 2 000 zł, razem 9 000 zł. Dłuższego spadku w studiu nie było, a jego suma jest mniejsza niż wyliczony cel 36 000 zł.

Taki wynik nie oznacza, że cel jest zawyżony. Pokazuje, że pierwsze 9 000 zł poduszki, czyli mniej niż jeden miesiąc wydatków w wysokości 12 000 zł, już pokrywa znany jej spadek. Reszta poduszki działa jako zapas na przypadek, który jeszcze się nie zdarzył: dłuższy spadek lub opóźnienie płatności od klientów.

Jak gromadzić poduszkę

Kwotę już znamy, teraz potrzebny jest sposób, który uda się realizować co miesiąc. Są trzy podejścia i każde ma swoją zaletę.

Stała kwota co miesiąc

Ustalasz kwotę, na przykład 3 000 zł, i przelewasz ją pierwszego dnia roboczego po głównych wpływach. Zaleta: prostota i przewidywalność. Wygodnie wybrać kwotę, którą uda się odkładać nawet w mniej obfitym miesiącu, bo regularność jest ważniejsza niż wielkość wpłaty.

Procent od przychodu

Każdy wpływ jest dzielony, a ustalona część, na przykład 10%, jest odkładana. W miesiącu z przychodem 20 000 zł to 2 000 zł, w miesiącu z przychodem 15 000 zł to 1 500 zł. Zaleta: wpłata sama dostosowuje się do miesiąca. Procent wygodnie dobierać według własnej marży: odkładać można tylko z tego, co zostaje po obowiązkowych wydatkach.

Część miesięcy szczytowych

W firmie sezonowej wygodnie odkładać ze szczytowych miesięcy: część nadwyżki ponad zwykły przychód od razu trafia do poduszki. Zwykły poziom przychodu widzisz z minionych miesięcy, więc nadwyżkę łatwo określić.

Wyobraź sobie Olenę. Prowadzi studio manicure z obowiązkowymi wydatkami 12 000 zł miesięcznie. Cel Oleny to trzy miesiące, czyli 36 000 zł, a wpłata jest stała: 3 000 zł co miesiąc. Po czterech miesiącach na osobnym koncie będzie 12 000 zł, to pierwszy cel, jeden miesiąc wydatków. W styczniu przychód studia wynosi 7 000 zł. Różnica z obowiązkowymi wydatkami, 5 000 zł, jest pobierana z poduszki, a Olena spokojnie przegląda ceny na sezon wiosenny.

Jak długo potrwa gromadzenie, pokazuje prosty wzór.

Czas gromadzenia (miesięcy) = Cel poduszki ÷ Miesięczne odkładanie

Dla Oleny: 36 000 zł ÷ 3 000 zł = 12 miesięcy. Tabela poniżej pokazuje, jak rośnie poduszka i ile miesięcy wydatków już pokrywa.

Gdzie trzymać poduszkę

Poduszka potrzebuje trzech cech: odrębności, dostępności i tej samej waluty co wydatki.

Osobne konto. Jeśli poduszka leży na tym samym koncie co codzienny obrót, wygląda jak część salda i łatwo idzie na bieżące potrzeby. Osobne konto utrzymuje granicę między zapasem a obrotem.

Dostępność. Środki powinny być dostępne w ciągu jednego lub dwóch dni roboczych. Cel poduszki: być na miejscu, kiedy jest potrzebna. Dochodowość jest tu drugorzędna.

Ta sama waluta. Wydatki w złotych pokrywa się złotymi. Jeśli część wydatków jest w innej walucie, w tej walucie wygodnie trzymać odpowiednią część poduszki.

Dlaczego nie włożyć poduszki w towar lub sprzęt? Bo jest potrzebna w postaci pieniędzy. Wynajmującemu i pracownikom płaci się pieniędzmi, a sprzedaż towaru czy sprzętu zajmuje czas i nie gwarantuje kwoty, na którą liczyłeś.

Kiedy korzystać z poduszki i jak ją uzupełniać

Poduszkę otwiera się w dwóch przypadkach: przychód w miesiącu jest niższy niż obowiązkowe wydatki albo termin płatności od klienta się przesunął, a twoja płatność już nadeszła. W innych przypadkach, na przykład na nowy sprzęt czy reklamę, używa się osobnego budżetu rozwoju.

Żeby w każdej chwili wiedzieć, ile czasu daje to, co już odłożono, przydaje się trzeci wzór.

Zapas w miesiącach = Saldo poduszki ÷ Obowiązkowe wydatki miesięczne

Po ośmiu miesiącach gromadzenia Olena ma na koncie 24 000 zł. Zapas wynosi 24 000 zł ÷ 12 000 zł = 2 miesiące. Tę liczbę wygodnie sprawdzać raz w miesiącu: od razu pokazuje, ile czasu jest na decyzje, i zajmuje minutę.

Po wykorzystaniu poduszki warto ją uzupełnić. Dopóki poduszka jest mniejsza niż cel, miesięczne odkładanie wraca do planu w tej samej wysokości. W ten sposób zapas odnawia się bez dodatkowych decyzji.

Porada. Warto zapisać warunek użycia na początku: «poduszka otwiera się, gdy przychód jest niższy niż obowiązkowe wydatki». Reguła ustalona z góry pomaga nie wydawać poduszki na bieżące zakupy.

Jak prowadzić poduszkę w ewidencji

Kiedy poduszka gromadzi się miesiącami, warto widzieć, ile już odłożono i czy odkładanie idzie zgodnie z planem. W osobnych notatkach tę liczbę łatwo zapomnieć zaktualizować. W ewidencji to samo można zrobić tak, żeby liczba aktualizowała się razem z twoimi zapisami.

W BizFin poduszkę prowadzi się jako osobne konto. W sekcji «Moje konta» tworzysz zwykłe konto, takie samo jak dla kasy czy karty bankowej, nazywasz je na przykład «Poduszka» i opcjonalnie wybierasz kolor. Miesięczne odkładanie zapisuje się w sekcji «Transakcje» jako «Przelew» z konta głównego na «Poduszkę».

Przelew nie jest ani przychodem, ani wydatkiem. Dlatego odkładanie nie zmienia raportu «Zyski i straty» ani sum «Przepływów pieniężnych za okres» dla wszystkich kont: zysk pozostaje zyskiem, a poduszka tylko przenosi się na inne konto. Jeśli odkładasz co miesiąc, w formularzu przelewu możesz włączyć «Zaplanuj» i wybrać powtarzanie «Co miesiąc». Przypomnienie pojawi się w sekcji «Zaplanowane transakcje», a ty potwierdzasz je ptaszkiem, w razie potrzeby zmieniając kwotę lub datę.

Wzrost poduszki widać w raporcie «Wyciąg» dla tego konta: narastające saldo po każdej wpłacie pokazuje, ile już odłożono. Łączne saldo u góry strony «Moje konta» obejmuje wszystkie konta kas i kart bankowych, więc poduszka jest w nim uwzględniona. Cel liczysz według wzoru powyżej, a saldo konta «Poduszka» pokazuje, jak blisko niego jesteś.

Co warto zapamiętać

• Poduszkę liczy się od obowiązkowych wydatków. Miesięczne obowiązkowe wydatki mnoży się przez liczbę miesięcy, które chcesz pokryć.

• Od trzech do sześciu miesięcy to wskazówka. Liczba zależy od stabilności przychodu i od tego, jak szybko można zmienić koszty.

• Regularność jest ważniejsza niż wielkość wpłaty. Stała kwota, procent od przychodu czy część miesięcy szczytowych: pasuje sposób, który uda się realizować co miesiąc.

• Poduszka żyje na osobnym koncie. Osobne konto z dostępem w ciągu jednego lub dwóch dni zachowuje przeznaczenie środków.

• Warunek użycia wygodnie określić z góry. Poduszka otwiera się, gdy przychód jest niższy niż obowiązkowe wydatki. Bieżące zakupy idą z obrotu.

Często zadawane pytania

Czym jest poduszka finansowa firmy?

To zapas środków na osobnym koncie, który pokrywa obowiązkowe wydatki w okresie spadku przychodu. Daje czas na spokojne decyzje o cenach, kosztach czy kanałach sprzedaży.

Ile miesięcy wydatków powinna pokrywać poduszka?

Powszechna wskazówka: od trzech do sześciu miesięcy. To nie norma: przy równym przychodzie wystarcza bliżej trzech, a dla firmy sezonowej lub zależnej od kilku klientów potrzeba więcej.

Od czego zacząć, jeśli obowiązkowe wydatki są duże?

Wygodnie zacząć od celu jednego miesiąca wydatków. Jest osiągalny szybciej, od razu pokrywa drobne zaburzenia we wpływach, a potem można go zwiększać do wybranej liczby miesięcy.

Gdzie przechowywać poduszkę finansową?

Na osobnym koncie, do którego można mieć dostęp w ciągu jednego lub dwóch dni roboczych. Odrębność nie pozwala poduszce wymieszać się z obrotem, a dostępność pozwala skorzystać z niej na czas.

Czy potrzebna jest poduszka, jeśli mam kartę kredytową lub debet?

To różne narzędzia. Poduszka składa się z twoich własnych środków, a środki kredytowe są długiem z odsetkami. Poduszka daje więcej swobody, bo jej użycie nie rodzi zobowiązań.

Czy można użyć poduszki na rozwój?

Lepiej wydzielić na rozwój osobny budżet. Wtedy poduszka zachowuje swoje przeznaczenie, a decyzje o rozwoju zapadają oddzielnie od kwestii obowiązkowych wydatków.