Automatyzacja księgowości finansowej: jak skrócić ręczne wprowadzanie danych

Ręczne wprowadzanie skraca się tam, gdzie operacje zostały już zapisane przez kogoś innego: przez bank, harmonogram płatności albo osobę, u której powstają. Zaczynać wygodnie od źródła, które daje najwięcej operacji, zwykle są to bezgotówkowe. Gotówka zostaje przy człowieku, ale jej wprowadzanie można rozdzielić.

Rozłóżmy, jak policzyć oszczędność czasu, jakie są cztery narzędzia automatyzacji i co zostaje przy człowieku. Obliczenia przeprowadzimy na przykładzie małego sklepu.

Mówiąc po ludzku. Wyobraź sobie samochód ze skrzynią automatyczną. Trasę wybierasz ty, a zmiana biegów odbywa się bez twojego udziału. Automatyzacja księgowości działa tak samo: decyzje zostają przy tobie, a część mechaniczna, przepisywanie tego, co już zapisano, wykonuje się bez ciebie.

Co warto automatyzować

Mechaniczna część księgowości polega na przepisywaniu tego, co już zapisano gdzie indziej: operacji bankowych z wyciągu, regularnych płatności z kalendarza. Część, która wymaga decyzji, automatyzuje się gorzej: kategoria nowej operacji, gotówka bez paragonu, sprawdzenie podsumowań.

Dlatego automatyzacja nie zastępuje właściciela ani księgowego. Zabiera część mechaniczną i zostawia czas na decyzje.

Ile czasu zabiera ręczne wprowadzanie

Wyobraź sobie Jarosława. Ma mały sklep. W ciągu miesiąca ma około 300 operacji: 250 bezgotówkowych, 30 gotówkowych i 20 regularnych płatności (czynsz, pensje, subskrypcje). Jarosław wprowadza je wszystkie ręcznie.

Krok pierwszy: liczymy operacje według źródeł. 250 + 30 + 20 = 300 operacji. Źródło jest ważne, bo automatyzacja z każdym działa inaczej.

Krok drugi: szacujemy czas na jedną operację. Przyjmujemy 1 minutę na wprowadzenie albo poprawienie jednej operacji i 0,5 minuty na potwierdzenie gotowego szablonu. To założenie na potrzeby przykładu. Swój czas wygodnie zmierzyć na dwudziestu operacjach.

Czas na księgowość za miesiąc = Liczba operacji × Czas na jedną operację

Przed automatyzacją: 300 × 1 = 300 minut, czyli 5 godzin miesięcznie.

Krok trzeci: liczymy czas po automatyzacji. Operacje bezgotówkowe są ładowane z banku. Ręcznie zostaje poprawić kategorię w tych wierszach, dla których nie ma reguły. Przyjmujemy, że takich jest 20%: 250 × 0,2 = 50 wierszy, czyli 50 minut. Gotówka zostaje ręcznie: 30 minut. Regularne płatności wprowadza się szablonami, zostaje potwierdzić każdą: 20 × 0,5 = 10 minut. Razem 50 + 30 + 10 = 90 minut.

Skrócenie czasu = (Czas przed − Czas po) ÷ Czas przed × 100%

Krok czwarty: liczymy skrócenie. (300 − 90) ÷ 300 × 100% = 70%. Oszczędność 210 minut, czyli 3,5 godziny miesięcznie. Udział poprawek 20% zależy od reguł: w pierwszym miesiącu jest wyższy, a potem maleje, bo dla nowych opisów pojawiają się reguły.

Cztery narzędzia automatyzacji

Każde narzędzie usuwa swój rodzaj ręcznej pracy. Wygodnie dodawać je po kolei.

Źródło danych: wyciąg albo połączenie z bankiem

Bank już zapisał każdą operację. Wyciąg za okres można wczytać plikiem, a stałe połączenie przekazuje nowe operacje automatycznie. Oba sposoby usuwają przepisywanie dat, kwot i opisów. Przed zapisaniem zapisy warto przejrzeć.

Reguły kategorii

Reguła działa tak: jeśli w opisie jest określone słowo, operacji przypisywana jest określona kategoria. Po ustawieniu te same opisy trafiają do tych samych kategorii za każdym razem. Zaczynać wygodnie od dostawców i usług, którym płacisz regularnie.

Regularne płatności według harmonogramu

Czynsz, pensje i subskrypcje powtarzają się co miesiąc. Szablon z harmonogramem przechowuje kwotę, konto i datę, a tobie zostaje potwierdzić płatność. Tak te operacje nie są wprowadzane od nowa.

Rozdzielenie wprowadzania między ludzi

Gotówkę wygodniej wprowadza ten, u kogo powstaje: kasjer swoją kasę, administrator swój obszar. Uprawnienia takiej osoby ogranicza się do jej obszaru, widzi i zmienia ona tylko swoje zapisy. Właściciel otrzymuje zapisy bez własnego wprowadzania i sprawdza podsumowania.

Co zostaje przy człowieku

Automatycznie wprowadzone zapisy też wymagają przeglądu. Kategoria, która podstawiła się według reguły, czasem wymaga poprawki, a nowa operacja bez reguły wymaga wyboru. Gotówka bez paragonu wymaga zapisu z pamięci albo z notatki pracownika.

Raz w miesiącu warto zweryfikować saldo w księgowości z saldem w banku. Taka weryfikacja zamyka pytanie o pominięte i zdublowane operacje.

Od czego zacząć

Kolejność wygodnie budować według zysku czasu. W przykładzie najwięcej daje źródło danych: 200 minut z 210. Dlatego zaczyna się od wyciągu albo połączenia z bankiem. Dalej dodaje się reguły dla najczęstszych opisów, potem regularne płatności szablonami, a na końcu rozdziela się wprowadzanie gotówki.

Jak to wygląda w księgowości

W BizFin sekcja «Import danych» ma dwa sposoby pobrania operacji z banku. «Plik wyciągu» działa z wyciągami szeregu banków, a lista jest widoczna na stronie importu i stopniowo się rozszerza. Bezpośrednie połączenie jest dostępne dla obsługiwanych banków. Po podłączeniu i włączeniu powiadomień na żywo nowe operacje pojawiają się w kilka sekund po płatności kartą w przypadku niektórych banków. W przypadku innych, przy włączonej autosynchronizacji, operacje są pobierane kilka razy dziennie. Token potrzebny do połączenia daje dostęp tylko do przeglądania operacji.

Przed zapisaniem otwiera się podgląd: cztery karty z podsumowaniami, duplikaty są oznaczone i nie są importowane, a wiersze z oznakami przelewu między własnymi kontami otrzymują oznaczenie «Możliwy przelew» i proponują wybór konta docelowego. Błędny import można cofnąć na karcie «Historia importów» strony «Historia działań».

Kategorie podstawiane są według reguł importu. Ustawia się je w «Słownikach»: słowo w opisie albo kod MCC, a kolejność reguł określa, która zadziała pierwsza. Regularne płatności dodaje się do «Zaplanowanych transakcji» szablonami z harmonogramem, a do potwierdzenia wystarcza jeden przycisk.

Do rozdzielenia wprowadzania właściciel w «Uprawnieniach stanowiska» wybiera dla stanowiska poziom «Własne zapisy» i osobno otwiera potrzebne konta, na przykład kasę. Pracownik na tym stanowisku wprowadza operacje na tych kontach, a widzi, edytuje i usuwa tylko to, co sam utworzył. Prawo do importu wyciągów też określa się stanowiskiem.

Porada. Pierwszy import wymaga więcej uwagi, bo reguł jeszcze nie ma. Każdą poprawkę kategorii w podglądzie wygodnie utrwalić regułą w «Słownikach»: w następnym miesiącu takie wiersze ułożą się same.

Uważnie. W sekcji są granice. Kategorii nie można przypisać jednym kliknięciem wszystkim jednakowym wierszom w podglądzie (obejście: reguła w «Słownikach» i ponowne wczytanie pliku) ani zmienić w kilku operacjach listy jednym kliknięciem. Zaplanowane płatności wykonywane są tylko po potwierdzeniu, a przypomnienia na pocztę czy telefon nie przychodzą. Jeśli twojego banku nie ma wśród obsługiwanych, zostaje ręczne wprowadzanie. Czas operacji z wyciągu nie jest zapisywany, na liście stoi tylko data.

Co warto zapamiętać

• Automatyzuje się część mechaniczną. Przepisywanie tego, co już zapisał bank czy harmonogram, a decyzje zostają przy człowieku.

• Oszczędność można policzyć. Operacje według źródeł, pomnożone przez czas, dają godziny przed automatyzacją i po niej.

• W przykładzie najwięcej czasu oszczędza źródło danych. Operacje bezgotówkowe zwykle stanowią większą część, dlatego zaczyna się od nich.

• Reguły utrwalają poprawki. Każda poprawiona kategoria zamienia się w regułę na następny miesiąc.

• Przegląd i weryfikacja zostają. Automatycznie wprowadzone zapisy się sprawdza, a saldo weryfikuje z bankiem raz w miesiącu.

Najczęstsze pytania

Co można zautomatyzować w księgowości finansowej?

Wprowadzanie operacji bankowych z wyciągu czy połączenia, kategorie według reguł, regularne płatności według harmonogramu. Gotówka i decyzje o nowych kategoriach zostają przy człowieku.

Jak skrócić ręczne wprowadzanie operacji z banku?

Wczytywać wyciąg plikiem albo podłączyć bank bezpośrednio, a dla najczęstszych opisów ustawić reguły kategorii. Wtedy ręcznie zostaje przejrzeć zapisy i poprawić kategorię tam, gdzie reguły nie ma.

Czy można zautomatyzować księgowość gotówki?

W całości nie, bo operacja powstaje poza bankiem. Wprowadzanie można rozdzielić: osoba, u której powstaje gotówka, wprowadza swój obszar, a właściciel sprawdza podsumowania.

Jak policzyć, ile czasu oszczędza automatyzacja?

Policzyć operacje według źródeł, pomnożyć przez czas na jedną operację przed automatyzacją i po niej, i porównać. W przykładzie z artykułu to 300 minut wobec 90, skrócenie o 70%.

Czy trzeba sprawdzać automatycznie wprowadzone operacje?

Tak. Kategorię, która podstawiła się według reguły, czasem warto poprawić, a nowa operacja bez reguły wymaga wyboru. Raz w miesiącu warto zweryfikować saldo z bankiem.

Od czego zacząć automatyzację księgowości?

Od źródła, które daje najwięcej operacji, zwykle od banku. Potem dodaje się reguły kategorii, regularne płatności szablonami i rozdzielenie wprowadzania gotówki.