Odroczenie płatności: jak dogadać się z dostawcą i widzieć potrzebę z wyprzedzeniem

Odroczenie płatności to ustalenie z dostawcą, że zapłata zostanie przesunięta na późniejszą datę, zanim nadejdzie termin. Dogadać się łatwiej, gdy prośba jest konkretna: nazwana jest suma, nowa data i powód, a część płatności wpływa w terminie. Im wcześniej widać niedobór, tym więcej jest wariantów do rozmowy.

Rozłóżmy, jak policzyć, ile i na jak długo prosić, co zaproponować dostawcy w zamian i jak sformułować prośbę, z przykładem listu. Na koniec o tym, jak widzieć potrzebę odroczenia z wyprzedzeniem. Artykuł jest o odroczeniu, o które prosisz ty. O tym, które udzielasz klientom, jest osobny materiał.

Mówiąc po ludzku. Odroczenie jest podobne do telefonu do przyjaciela: „spotykamy się o siódmej, ale będę o wpół do ósmej”. Uprzedzenie godzinę wcześniej pozwala mu zaplanować wieczór. Uprzedzenie pięć minut wcześniej tylko informuje o fakcie. Z dostawcą jest tak samo: wczesna rozmowa z konkretną nową datą daje czas na porozumienie, a późna stawia go przed faktem dokonanym.

Czym odroczenie różni się od zaległej płatności

Odroczenie uzgadnia się przed datą płatności: dostawca zna nową datę i się na nią zgodził. Zwłoka następuje, gdy data minęła bez porozumienia.

Dla dostawcy różnica jest odczuwalna. W pierwszym przypadku planuje wpływ na nową datę. W drugim nie wie, kiedy spodziewać się zapłaty. Skutki zwłoki (kara umowna, odsetki za opóźnienie, wstrzymanie dostaw) zwykle są zapisane w umowie, a ich wysokość zależy od umowy i przepisów twojego kraju, więc sprawdzaj je z prawnikiem.

Ile i na jak długo prosić

Konkretna prośba zaczyna się od trzech liczb: ile można zapłacić w terminie, ile odłożyć i na ile dni.

Wyobraź sobie Bohdana. Ma kwiaciarnię. Dostawca przywiózł kwiaty za 24 000 zł z płatnością na 14. dzień, czyli 15-go. Kalendarz płatności pokazuje, że 15-go saldo przed tą płatnością wyniesie 18 000 zł. Bohdan chce trzymać na koncie minimum 4 000 zł na codzienne wydatki. Klient korporacyjny, który zamówił dekoracje biur, zapłaci 20 000 zł 22-go.

Krok pierwszy: ile można zapłacić w terminie. Od prognozy salda odejmujemy minimalne saldo. Po co: po płatności na koncie musi zostać suma na codzienne potrzeby.

Płatność w terminie = Prognoza salda − Minimalne saldo

W przykładzie: 18 000 − 4 000 = 14 000 zł.

Krok drugi: ile prosić odłożyć. Od płatności odejmujemy to, co można zapłacić w terminie.

Kwota odroczenia = Płatność − Płatność w terminie

W przykładzie: 24 000 − 14 000 = 10 000 zł.

Krok trzeci: na ile dni. Liczymy dni do wpływu i dodajemy zapas. Po co zapas: klienci czasem płacą kilka dni później, i zapas pozwala dotrzymać nowej daty, którą podałeś.

Okres odroczenia = Dni do wpływu + Zapas

W przykładzie: od 15-go do 22-go jest siedem dni, zapas to trzy dni, razem 10 dni. Nowa data dla drugiej części płatności: 25-go. Wielkość zapasu to punkt odniesienia i zależy od tego, jak terminowo płacą twoi klienci.

Krok czwarty: sprawdzamy kalendarz. 15-go saldo po zapłacie 14 000 zł wynosi 4 000 zł. 22-go wpływa 20 000 zł, saldo 24 000 zł. 25-go płacona jest reszta, 10 000 zł, saldo 14 000 zł. Żaden dzień nie schodzi poniżej minimalnego salda.

Co zaproponować w zamian

Dostawcy łatwiej się zgodzić, gdy prośba zawiera też propozycję w odpowiedzi. Są cztery rzeczy, które można mieć w pogotowiu.

Płatność części w terminie

Dostawcy łatwiej się zgodzić, gdy większa część płatności wpływa w terminie. W przykładzie to 14 000 zł z 24 000 zł, czyli ponad połowa.

Dokładną datę

Sformułowanie „pod koniec miesiąca” zostawia dostawcy pytanie. Sformułowanie „25-go” daje mu datę do własnego planu. Datę warto podawać taką, którą pewnie dotrzymasz.

Pisemne potwierdzenie

Ustalenie zapisane w liście czy wiadomości jest dostępne obu stronom i nie zależy od pamięci. Jeśli zmieniają się warunki umowy, wygodnie sformalizować to aneksem. Jaki format jest przyjęty w twoim kraju i co zmienia prawnie, ustal z prawnikiem.

Następne zamówienie

Dostawcy zależy na tym, żeby współpraca trwała. Jeśli planujesz kolejną dostawę, podaj orientacyjną wielkość i datę. Obiecywać warto tylko to, co naprawdę planujesz.

Jak sformułować prośbę

Prośba składa się z czterech części: faktu (co i na jaką kwotę), propozycji (jaka część kiedy), powodu (krótko i zgodnie z prawdą) i pytania (czy pasuje). Taka kolejność pozwala dostawcy odpowiedzieć jednym słowem.

Oto jak to wygląda w liście Bohdana.

Dzień dobry, Iwanie,

Dostawę z 1-go na 24 000 zł mamy zapłacić 15-go. 14 000 zł zapłacimy tego dnia. Resztę, 10 000 zł, prosimy zapłacić 25-go: 22-go spodziewamy się płatności od klienta, i jeszcze trzy dni bierzemy z zapasem.

Czy taki układ pasuje Państwu? Jeśli tak, prosimy o potwierdzenie odpowiedzią na ten list, a my zapiszemy daty w harmonogramie. Kolejne zamówienie planujemy na 5-go następnego miesiąca w takiej samej wielkości.

Dziękujemy za współpracę.

Porada. Rozmowa telefoniczna i list się uzupełniają: w rozmowie łatwiej się dogadać, w liście łatwiej utrwalić. Po telefonie wygodnie wysłać krótki list z tym, co ustalono.

Co zmniejsza potrzebę odroczenia

Prośba o odroczenie pojawia się rzadziej, gdy trzy rzeczy są ustawione z wyprzedzeniem.

Niedobór widać na kilka tygodni wcześniej

Prośba na dwa tygodnie przed płatnością i na dwa dni przed brzmią różnie. Płatności, które jeszcze się nie odbyły, wprowadza się do kalendarza z góry, i dzień z niedoborem widać z wyprzedzeniem. Jak układa się taki kalendarz, omówiono w osobnym artykule.

Daty płatności uzgodnione z wpływami

Jeśli klienci płacą bliżej 20-go, datę zapłaty dostawcy wygodniej ustawić na 25-go niż na 10-go. Takie ustalenie łatwiej zrobić przy zawieraniu umowy albo aktualizacji warunków.

Warunki płatności omówione z wyprzedzeniem

Warunki płatności, na przykład „w ciągu 30 dni” zamiast „w ciągu 14”, można negocjować. Łatwiej je zmienić na początku współpracy albo przy nowej dostawie niż w jej trakcie.

Dostawcy czasem proponują rabat za płatność przed terminem. Zapis „2/10 net 30” oznacza rabat 2% przy płatności w 10 dni i pełną kwotę w 30. Porównaj taki rabat z korzyścią z dłuższego odroczenia, gdy wybierasz warunki.

Jak to wygląda w księgowości

Płatność dla dostawcy, której jeszcze nie było, wprowadza się do sekcji „Zaplanowane transakcje” jako wydatek: konto, kwota, data, kontrahent. W trybie „Kalendarz” widać prognozę salda na każdy dzień od faktycznego salda dzisiaj. Dzień jest czerwony, jeśli choć jedno konto może pójść na minus, a podpowiedź wskazuje konto, które idzie na minus. Tak niedobór z przykładu Bohdana widać jeszcze przed 15-tym.

Gdy dostawca zgodził się na nową datę, kwotę w kalendarzu przeciąga się na właściwy dzień, i data zmienia się od razu. Przy płatności częściowej płatność potwierdza się z mniejszą kwotą: w oknie potwierdzenia można poprawić i kwotę, i datę zapłaty. Jednorazowy szablon po potwierdzeniu się zamyka, dlatego resztę, 10 000 zł, wprowadza się nowym zaplanowanym wydatkiem na 25-go.

Płatność nie jest wykonywana automatycznie: operacja pojawia się w księgowości po twoim potwierdzeniu, więc zapis zawsze odpowiada temu, co się stało. Przypomnienia widać w dzwonku u góry i w tabeli transakcji. Na pocztę czy telefon nie przychodzą.

Porada. Datę zapłaty wygodnie wprowadzać do kalendarza od razu po dostawie, przed nadejściem terminu płatności. Wtedy niedobór pojawia się w prognozie, gdy do niego jest jeszcze kilka tygodni.

Co warto zapamiętać

• Odroczenie uzgadnia się przed datą płatności. Zwłoka następuje, gdy data minęła bez porozumienia.

• Prośba zaczyna się od trzech liczb. Ile zapłacić w terminie, ile odłożyć i na ile dni.

• W zamian proponuje się coś konkretnego. Część płatności w terminie, dokładną datę i, jeśli to prawda, następne zamówienie.

• Ustalenie warto utrwalić pisemnie. List czy aneks są dostępne obu stronom.

• Potrzeba pojawia się rzadziej, gdy niedobór widać z góry. Kalendarz, daty pod wpływy i warunki płatności działają razem.

Najczęstsze pytania

Jak poprosić dostawcę o odroczenie płatności?

Podać kwotę, którą zapłacisz w terminie, kwotę, którą prosisz odłożyć, i nową datę. Krótko wyjaśnić przyczynę i zapytać, czy układ pasuje. Rozmowę wygodnie utrwalić listem.

Na ile dni przed płatnością prosić o odroczenie?

Jak najwcześniej, gdy tylko kalendarz pokazał niedobór. Jednego terminu nie ma: im więcej czasu zostaje, tym więcej wariantów u dostawcy i u ciebie.

Co napisać w liście o odroczeniu płatności?

Cztery części: co i na jaką kwotę, jaka część kiedy, przyczyna i pytanie. Na przykład: zapłacimy 14 000 zł 15-go, resztę 10 000 zł 25-go, czy Państwu to pasuje.

Czy można zapłacić tylko część płatności?

Tak, i taka propozycja zwykle spotyka się z większym zrozumieniem. Główna część wpływa w terminie, reszta w uzgodnionym dniu. Warunki warto zapisać na piśmie.

Czym odroczenie różni się od rozłożenia na raty?

Odroczenie przesuwa datę zapłaty, zwykle całej sumy lub jej części. Raty dzielą sumę na kilka płatności w różne dni. Oba warianty uzgadnia się z dostawcą.

Co robić, jeśli dostawca odmówił?

Zaproponować większą część płatności w terminie albo inną datę. Jeśli to nie zadziałało, są inne kroki: poprosić klienta o wcześniejszą zapłatę, skorzystać z rezerwy albo przesunąć inną płatność.