Kontrola kosztów biznesu: jak rozeznać się, gdzie znikają pieniądze

Koszty za miesiąc można rozebrać w pięciu krokach: zebrać je według kategorii, uporządkować według kwoty, podzielić na grupy A, B i C, porównać z przychodem i minionym miesiącem oraz zdecydować, którym grupom się przyjrzeć. Uwagi wymaga przede wszystkim kilka kategorii, które dają główną część kosztów.

Rozłóżmy każdy krok na jednym przykładzie. Jak wprowadzać operacje i co zapisywać w ich polach, opowiadają osobne materiały. Tu zaczynamy wtedy, gdy zapisy za miesiąc już są.

Mówiąc po ludzku. Wyobraź sobie, że podsumowujesz miesiąc w domowym zeszycie: najpierw rozkładasz paragony na kupki, potem patrzysz, która kupka jest najwyższa. Rozbiór kosztów biznesu działa tak samo: każda kupka odpowiada kategorii, a jej wysokość kwocie.

Co potrzebne przed rozbiorem

Rozbiór opiera się na dwóch warunkach. Pierwszy: wszystkie koszty miesiąca są wprowadzone. Drugi: każdy koszt ma kategorię, a nazwy kategorii zostają takie same z miesiąca na miesiąc. Wtedy liczby dwóch miesięcy można porównywać, i różnica między nimi pokazuje zmianę kosztów.

Dlaczego kategorie mają zostawać takie same? Porównanie miesięcy ma sens, gdy nazwy się nie zmieniały. Jeśli w jednym miesiącu była kategoria „Marketing”, a w innym „Reklama”, wzrost jednej i spadek drugiej będą wyglądać jak zmiana kosztów, choć koszty są te same.

Jak rozebrać koszty za miesiąc

Wyobraź sobie Dmytra. Ma małą firmę sprzątającą. Przychód tego miesiąca to 200 000 zł, a minionego 160 000 zł. Wszystkie koszty za miesiąc Dmytro rozłożył na osiem kategorii. Liczby są umowne, stawki podatków i składek podstaw te, które obowiązują u ciebie.

Krok pierwszy: zbieramy koszty według kategorii. Bierzemy sumę dla każdej kategorii za pełny miesiąc. U Dmytra razem 150 000 zł.

Udział kategorii = Koszty kategorii ÷ Wszystkie koszty × 100%

Krok drugi: porządkujemy i liczymy udziały. Kategorie idą od największej do najmniejszej. Wynagrodzenia: 60 000 ÷ 150 000 = 40%. Materiały: 30 000 ÷ 150 000 = 20%. Tak liczy się każda. Obok zapisujemy udział skumulowany: do wynagrodzeń dodajemy materiały, wychodzi 60%, dalej czynsz, wychodzi 72%, i tak do 100%.

Krok trzeci: dzielimy na grupy A, B i C. To analiza ABC: znane narzędzie rozbioru kosztów. Do grupy A wchodzą kategorie, które razem dają pierwsze około 80% kosztów. Do grupy B następne, do 95%. Do grupy C reszta. Granice 80, 95 i 100% są typowe i służą jako punkt odniesienia: w niektórych metodykach są trochę inne.

Cztery kategorie z ośmiu dają 82% kosztów. Określają one główną część kosztów Dmytra, więc wygodnie je rozpatrywać jako pierwsze.

Koszty do przychodu = Wszystkie koszty ÷ Przychód × 100%

Krok czwarty: porównujemy z przychodem i z minionym miesiącem. Koszty do przychodu: 150 000 ÷ 200 000 = 75%, czyli na każdą złotówkę przychodu przypada 75 groszy kosztów. Jednej normy dla tej relacji nie ma, zależy od branży, więc przydatniej porównywać ją ze swoją minioną wartością.

Zmiana kategorii = (Ten miesiąc − Miniony miesiąc) ÷ Miniony miesiąc × 100%

Przychód wzrósł o 25%: (200 000 − 160 000) ÷ 160 000. Teraz patrzymy na grupę A. Materiały: (30 000 − 25 000) ÷ 25 000 = +20%, to mniej niż wzrost przychodu. Reklama: (15 000 − 10 000) ÷ 10 000 = +50%, to więcej niż wzrost przychodu. Wynagrodzenia i czynsz się nie zmieniły.

Krok piąty: patrzymy na „Inne”. U Dmytra to 3 000 zł, czyli 2%. Jeśli udział „Inne” rośnie, mogą w nim gromadzić się koszty bez wyjaśnienia, więc takie operacje warto rozłożyć na nowe kategorie.

Porada. Wzrost kosztów sam w sobie nie jest problemem, jeśli przyniósł przychód. W przykładzie reklama wzrosła o 50%, a przychód o 25%. To powód, żeby porównać zwrot z tego kanału, zanim zmienisz budżet.

Co robić z grupami A, B i C

Grupy są po to, żeby nie tracić czasu na drobiazgi. Każda grupa ma swój rytm przeglądu i swoje pytanie.

W grupie A proste zmiany dają zauważalny efekt: zapytanie o ceny u innego dostawcy, przegląd warunków najmu, porównanie zwrotu z kanałów reklamy. W grupie B wygodnie raz na kwartał przejść po subskrypcjach i taryfach, żeby zobaczyć, które nie są wykorzystywane. Grupa C wymaga mniej uwagi.

Jak uczynić rozbiór regularnym

Jeden rozbiór pokazuje obraz miesiąca, a regularne rozbiory pokazują kierunek. Wygodnie rozbierać koszty w ten sam dzień po zamknięciu miesiąca i zapisywać trzy liczby: udział grupy A, koszty do przychodu i kategorie, które zmieniły się najbardziej. Po trzech-czterech miesiącach te liczby składają się w szereg, w którym widać dynamikę.

Jak to wygląda w księgowości

Rozbiór opiera się na raporcie „Zyski i straty”. W tabeli „Podział według kategorii” koszty stoją według kategorii i miesięcy, strzałka przy kategorii rozwija podkategorie, a wiersz „Razem wydatki” daje łączną sumę. Na liście „TOP wydatków” kategorie są uporządkowane według kwoty, a przy każdej stoi procent wszystkich kosztów, więc drugi krok rozbioru jest już wykonany.

Po naciśnięciu przycisku „Porównanie” pod kartami „Przychód”, „Wydatki” i „Zysk netto” pojawia się zmiana względem poprzedniego takiego samego okresu. Operacje bez kategorii zebrane są w osobnym wierszu „Bez kategorii”. Jeśli kliknąć kartę „Wydatki”, otworzy się lista operacji za ten sam okres, więc widać, z jakich operacji składają się koszty. Udział skumulowany i grupy A, B i C liczysz według wzorów z artykułu: osobnych wskaźników dla nich w raporcie nie ma.

Do operacji można dołączyć paragon czy zdjęcie: jeśli kategoria wzbudziła pytania, dokument leży obok zapisu.

Uważnie. W sekcji są granice. Jednej operacji nie można podzielić na kilka kategorii (obejście: dwie osobne operacje), kategorii w kilku operacjach nie można zmienić jednym kliknięciem, a filtra operacji według tagu nie ma.

Co warto zapamiętać

• Rozbiór zaczyna się od pełnego miesiąca. Wszystkie koszty wprowadzone, kategorie takie same z miesiąca na miesiąc.

• Analiza ABC dzieli koszty na trzy grupy. Grupa A daje pierwsze około 80%, B następne do 95%, C resztę.

• Uwaga idzie na grupę A. Kilka kategorii określa główną część kosztów.

• Porównanie ma dwa oparcia. Przychód i miniony miesiąc pokazują, które kategorie rosną szybciej.

• Rozbiór działa jako nawyk. Szereg z kilku miesięcy pokazuje kierunek lepiej niż jedna liczba.

Najczęstsze pytania

Jak ustawić kontrolę kosztów biznesu?

Raz w miesiącu rozłożyć koszty według kategorii, uporządkować według kwoty, podzielić na grupy A, B i C oraz porównać z przychodem i minionym miesiącem. Przede wszystkim przyjrzeć się grupie A.

Czym jest analiza ABC kosztów?

To podział kategorii na trzy grupy według wkładu w łączną sumę: A daje pierwsze około 80% kosztów, B następne do 95%, C resztę. Granice są punktem odniesienia i zależą od metodyki.

Jak często analizować koszty?

Grupę A wygodnie co miesiąc, grupę B co kwartał, dla grupy C osobny rozbiór w większości niepotrzebny. Najważniejsze, żeby robić to w ten sam dzień, wtedy miesiące porównują się między sobą.

Jaki udział kosztów w przychodzie uważa się za normalny?

Jednej normy nie ma, zależy od branży biznesu. Porównuj ze swoją minioną wartością. W przykładzie z artykułu koszty stanowią 75% przychodu.

Jak znaleźć kategorie, które urosły szybciej niż przychód?

Policzyć zmianę każdej kategorii względem minionego miesiąca i porównać ją ze zmianą przychodu. Kategorie, których wzrost jest większy niż wzrost przychodu, warto rozpatrzyć jako pierwsze.

Co robić z kategorią „Inne”?

Pilnować jej udziału. Jeśli rośnie, rozłożyć jej operacje na osobne kategorie, żeby było widać, na co idą.