Saisonalität im Unternehmen: So bereiten Sie sich auf die Nebensaison vor

Auf die Nebensaison bereitet man sich in drei Schritten vor: Man bestimmt die Saisonalität anhand der Zahlen vergangener Jahre, berechnet, was die schwachen Monate kosten, und legt diese Summe in den Monaten zurück, in denen der Umsatz höher ist. Dann sind die Fixkosten über das ganze Jahr gedeckt.

Gehen wir durch, wie man einen Saisonindex berechnet, wie sich daraus die Rücklage ergibt und was das Jahr außer einer Rücklage noch ausgleicht. Alle Berechnungen führen wir an einem einzigen Beispiel durch: einem Café am Park.

Einfach gesagt. Stellen Sie sich einen Gärtner vor, der Äpfel einmal im Jahr erntet, aber jede Woche Brot kauft. Damit es jede Woche Brot gibt, wird die Ernte auf das ganze Jahr verteilt: Ein Teil wird sofort verkauft, ein Teil kommt ins Lager und wird gestreckt. Ein saisonales Unternehmen funktioniert genauso: Der Umsatz kommt ungleichmäßig, die Kosten gleichmäßig, also werden die Einnahmen der starken Monate auf das ganze Jahr verteilt.

Was Saisonalität ist

Saisonalität nennt man Anstiege und Rückgänge des Umsatzes, die sich Jahr für Jahr in denselben Monaten wiederholen. Die Ursachen sind verschieden: Wetter, Feiertage, Schuljahr, Urlaubszeiten, Termine, an denen Kunden ihre eigenen Einnahmen erhalten.

Von einer zufälligen Schwankung unterscheidet sich die Saisonalität durch die Wiederholung. Ein Einbruch im Januar, der sich in drei Januaren hintereinander wiederholt, deutet auf eine Saison hin. Ein Einbruch im März nur in einem Jahr hängt höchstwahrscheinlich mit einem Ereignis dieses Jahres zusammen: Die Werbung hat sich geändert, die Preise haben sich geändert, nebenan hat ein neuer Wettbewerber eröffnet.

Die Fixkosten hängen nicht von der Saison ab: Miete, Gehälter und Abonnements sind jeden Monat gleich. Deshalb schlägt sich der Unterschied zwischen einem starken und einem schwachen Monat im Kontostand nieder.

Wie man den Saisonindex berechnet

Saisonalität lässt sich mit einer einzigen Kennzahl messen, die Saisonindex heißt. Sie vergleicht jeden Monat mit einem gewöhnlichen Monat des Jahres.

Saisonindex des Monats = Umsatz des Monats ÷ Durchschnittlicher Monatsumsatz × 100%

Ein Index von 100 % bedeutet einen gewöhnlichen Monat: Ein Wert über 100 % zeigt einen stärkeren Monat an, unter 100 % einen schwächeren.

Stellen Sie sich Maksym vor. Er betreibt ein kleines Café am Park. Die Fixkosten des Cafés (Miete, Gehälter, Abonnements, Steuern und Abgaben) betragen 10.000 € im Monat. Die Bruttomarge nach direkten Kosten für Kaffee, Milch und Gebäck beträgt 50 %. Setzen Sie die Steuer- und Abgabensätze ein, die bei Ihnen gelten. Den Umsatz des vergangenen Jahres hat Maksym nach Monaten aufgeschrieben.

Schritt eins: den Umsatz jedes Monats nehmen. Der Index braucht eine vollständige Reihe von zwölf Monaten. Am besten nimmt man zwei bis drei Jahre und mittelt gleiche Monate. Gibt es nur ein Jahr, ist der Index eine Orientierung: In diesem Jahr können einmalige Ereignisse aufgetreten sein. Im Beispiel gibt es ein Jahr, der Gesamtumsatz beträgt 300.000 €.

Schritt zwei: den durchschnittlichen Monatsumsatz berechnen. 300.000 ÷ 12 = 25.000 €. Das ist der gewöhnliche Monat, mit dem wir den Rest vergleichen.

Schritt drei: den Umsatz jedes Monats durch den Durchschnitt teilen. Für Januar sind das 15.000 ÷ 25.000 = 0,6, also ein Index von 60 %. Genauso wird jeder Monat berechnet.

Schritt vier: das Ergebnis lesen. Maksym sieht einen Höhepunkt im Juli (160 %), drei schwache Monate (Januar, Februar und November, je 60 %) und drei gewöhnliche Monate: April, September und Dezember.

Was die Nebensaison kostet

Der Index zeigt, welche Monate schwach sind. Was das kostet, zeigt die Gewinnschwelle: der Umsatz, bei dem ein Monat bei null landet.

Gewinnschwelle = Fixkosten ÷ Bruttomarge

Schritt eins: die Gewinnschwelle berechnen. 10.000 ÷ 0,5 = 20.000 €. In Indexbegriffen sind das 80 %: Ist der Index niedriger, ist der Monat im Minus, ist er höher, im Plus.

Schritt zwei: das Ergebnis jedes Monats berechnen. Den Umsatz mit der Bruttomarge multiplizieren und die Fixkosten abziehen. Für Januar: 15.000 × 0,5 = 7.500, minus 10.000, ergibt −2.500 €. Für Juli: 40.000 × 0,5 = 20.000, minus 10.000, ergibt +10.000 €.

Schritt drei: die Fehlbeträge addieren. Januar, Februar und November ergeben je −2.500 €, zusammen −7.500 €. März und Oktober liegen genau bei null.

Schritt vier: mit dem Überschuss vergleichen. Sieben Monate im Plus ergeben +37.500 €. Das Jahr insgesamt schließt mit +30.000 € ab.

Jetzt ist klar, dass das Jahr im Plus liegt, drei Monate aber im Minus. Wird der Überschuss des Sommers im Sommer ausgegeben, fehlen im Januar 2.500 € auf dem Konto. Diese Differenz schließt die Rücklage.

Rücklage für die Nebensaison = Summe der Fehlbeträge in Monaten unterhalb der Gewinnschwelle

Im Beispiel beträgt die Rücklage 7.500 €. Ein Richtwert: Zur berechneten Summe wird üblicherweise ein Puffer für Abweichungen addiert, denn das nächste Jahr wird keine Kopie des vorherigen sein. Wie viel genau, hängt davon ab, wie ähnlich die vergangenen Jahre waren. Eine Norm gibt es dafür nicht.

Warum das ganze Jahr betrachten? Ein einzelner Monat im Minus bedeutet nicht, dass das Unternehmen unprofitabel ist. Genauso bedeutet ein starker Monat nicht, dass sich das ganze Geld ausgeben lässt. Die Rücklage verbindet diese beiden Tatsachen: Sie überträgt einen Teil des Überschusses der starken Monate in die schwachen.

Was das Jahr noch ausgleicht

Die Rücklage schließt den Fehlbetrag, und der Fehlbetrag selbst kann ebenfalls kleiner werden. Es gibt vier Richtungen, und es ist bequem, sie zu kombinieren.

Ein Zahlungsplan für die schwachen Monate

Die Zahlungen der Nebensaison sind im Voraus bekannt: Miete, Gehälter, Abonnements, Kredite. Sie werden mehrere Monate im Voraus in einen Zahlungskalender eingetragen, und man sieht, an welchen Tagen der Saldo unter null fällt. Dann hat die Rücklage eine konkrete Summe und ein konkretes Datum.

Eine Rücklage aus den starken Monaten

Die Summe der Fehlbeträge wird in Teilen aus den Monaten mit hohem Umsatz zurückgelegt. Im Beispiel teilen wir 7.500 € auf vier Monate von Mai bis August auf: 7.500 ÷ 4 = 1.875 € pro Monat. Die Rücklage hält man bequem auf einem eigenen Konto, damit sie sich nicht mit dem laufenden Betrieb vermischt.

Flexible Kosten

Einen Teil der Fixkosten kann man variabel machen: die Bezahlung eines Teils des Teams an den Umsatz koppeln, die Arbeitszeiten in schwachen Monaten kürzen, Saisonkräfte nur für die Spitze einsetzen. Jede solche Änderung verringert den Fehlbetrag und damit auch die Rücklage. Änderungen bei Bezahlung und Arbeitszeit der Mitarbeiter sollten Sie mit dem Arbeitsrecht Ihres Landes abstimmen.

Nachfrage in den schwachen Monaten

Schwache Monate lassen sich füllen: in der Hochsaison Abonnements oder Gutscheine verkaufen, die in der Nebensaison eingelöst werden, gesonderte Angebote für die Zwischensaison machen, Leistungen ergänzen, die weniger von der Saison abhängen. Eine Vorauszahlung ist noch kein Verdienst: Die Leistung muss noch erbracht werden, deshalb zählt das Geld aus Abonnements nicht zur Rücklage. Diese Richtung wirkt langsam, das Ergebnis zeigt sich im nächsten Jahr, sie wird also zusammen mit der Rücklage geplant.

Wie Sie die Saisonalität in Ihrer Buchhaltung sehen

Für den Saisonindex brauchen Sie eine einzige Reihe: den Umsatz jedes Monats. In BizFin steht diese Reihe im Bericht „Gewinn und Verlust“. Standardmäßig öffnet sich der Bericht für die letzten 12 Monate, und im Kalender lässt sich ein anderer Zeitraum wählen, zum Beispiel das vergangene Jahr. In der Tabelle „Aufschlüsselung nach Kategorien“ zeigt die Zeile „Einnahmen gesamt“ den Umsatz jedes Monats: Daraus stammen die Zahlen für die Indexformel aus dem Artikel.

Der Saisonindex selbst wird im Bericht nicht als eigene Kennzahl angezeigt: Sie berechnen ihn mit der Formel aus dem Artikel aus den Zahlen, die in der Tabelle stehen. Den Vergleich mit dem Vorjahr sehen Sie bequem über die Schaltfläche „Vergleich“: Unter den Karten „Einnahmen“, „Ausgaben“ und „Nettogewinn“ erscheint die Veränderung gegenüber dem vorherigen gleichen Zeitraum.

Achtung. Die Einnahmen im Bericht werden nach dem Eingangsdatum gezählt. Eine Vorauszahlung für ein Abonnement landet im Monat der Zahlung, wenn die Leistung noch nicht erbracht wurde. Gibt es viele Vorauszahlungen, zeigt der Index ein Bild der Zahlungseingänge, das sich vom Bild der geleisteten Arbeit unterscheiden kann.

Pläne für die schwachen Monate tragen Sie im Bereich „Geplante Transaktionen“ ein. Miete, Gehälter und Abonnements fügen Sie als Vorlagen mit dem Zeitplan „Monatlich“ hinzu, erwartete Eingänge als Eingangsvorlagen. Im Modus „Kalender“ blättern Sie durch die Monate und sehen eine Saldoprognose für jeden Tag, berechnet vom tatsächlichen Saldo heute. Ein Tag ist grün, wenn kein Konto ins Minus geht, und rot, wenn eines ins Minus gehen kann.

Im Kalender sehen Sie nur das, was Sie selbst geplant haben, deshalb tragen Sie erwartete Eingänge nach dem Saisonindex von Hand ein. Eine Umsatzprognose für kommende Monate und einen Vergleich von Plan und Ist gibt es in den Berichten nicht. Vorlagen werden nicht automatisch ausgeführt: Eine Buchung erscheint in Ihrer Buchhaltung, nachdem Sie sie bestätigt haben.

Tipp. Den Index aktualisiert man bequem einmal im Jahr, wenn die Saison beendet ist: das neue Jahr zur Reihe hinzufügen und gleiche Monate mitteln. Nach zwei bis drei Jahren wird das Bild der Saisonalität verlässlicher.

Was Sie sich merken sollten

• Saisonalität wiederholt sich. Ein Einbruch, der mehrere Jahre hintereinander in denselben Monaten wiederkehrt, deutet auf eine Saison hin.

• Der Saisonindex vergleicht Monate. Der Umsatz eines Monats geteilt durch den durchschnittlichen Monatsumsatz ergibt eine Zahl, die sich leicht vergleichen lässt.

• Die Gewinnschwelle teilt die Monate. Alles darunter braucht einen Puffer, alles darüber ergibt einen Überschuss.

• Die Rücklage entspricht der Summe der Fehlbeträge. Sie wird in Teilen aus den starken Monaten zurückgelegt, und zur berechneten Summe wird ein Puffer für Abweichungen addiert.

• Das Jahr wird auf mehrere Arten ausgeglichen. Rücklage, Zahlungsplan, flexible Kosten und Nachfrage in den schwachen Monaten wirken zusammen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Saisonalität im Unternehmen?

Das sind Anstiege und Rückgänge des Umsatzes, die sich Jahr für Jahr in denselben Monaten wiederholen. Die Ursache können Wetter, Feiertage, Schuljahr oder Urlaubszeiten sein. Die Wiederholung unterscheidet eine Saison von einer einmaligen Schwankung.

Wie berechnet man den Saisonindex?

Der Umsatz des Monats wird durch den durchschnittlichen Monatsumsatz des Jahres geteilt und mit 100 % multipliziert. Für Januar mit einem Umsatz von 15.000 € bei einem Durchschnitt von 25.000 € beträgt der Index 60 %.

Wie viele Jahre Daten braucht man für den Index?

Mindestens zwölf Monate, am besten zwei bis drei Jahre mit gemittelten gleichen Monaten. Ein Jahr ergibt ein Orientierungsergebnis, da darin einmalige Ereignisse gewesen sein können.

Wie berechnet man eine Rücklage für die Nebensaison?

Das Ergebnis jedes Monats berechnen, die Fehlbeträge der Monate unterhalb der Gewinnschwelle addieren und die Summe auf die starken Monate verteilen. Im Beispiel sind das 7.500 €, die mit je 1.875 € über vier Monate zurückgelegt werden.

Was tun, wenn der Umsatz in den schwachen Monaten unter der Gewinnschwelle liegt?

Den Fehlbetrag mit der Rücklage schließen und ihn dann verkleinern: einen Teil der Fixkosten in variable umwandeln und die schwachen Monate über Abonnements und gesonderte Angebote für die Zwischensaison mit Nachfrage füllen.

Kann man die Saisonalität in der BizFin-Buchhaltung sehen?

Ja, der Umsatz nach Monaten ist im Bericht „Gewinn und Verlust“ in der Tabelle „Aufschlüsselung nach Kategorien“ sichtbar. Der Saisonindex selbst wird im Bericht nicht als eigene Kennzahl angezeigt: Man berechnet ihn mit der Formel aus dem Artikel.