Abschreibung: So berechnen Sie den Verschleiß von Ausstattung und beziehen ihn in Entscheidungen ein

Abschreibung ist die schrittweise Übertragung des Werts von Ausstattung, einem Fahrzeug oder anderem langfristigem Vermögen auf die Kosten über die Jahre seiner Nutzung. Die Grundberechnung: Von den Anschaffungskosten wird der Restwert abgezogen, und das Ergebnis wird durch die Anzahl der Nutzungsjahre geteilt.

Unten erläutern wir, welche Vermögenswerte abgeschrieben werden, die drei Eingangsgrößen der Berechnung und drei Berechnungsarten am Beispiel einer Kaffeemaschine. Zum Schluss zeigen wir, wie Sie das Ergebnis bei der Preisbildung und im Plan für den Ersatz von Ausstattung nutzen.

Einfach gesagt. Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Kaffeemaschine für 7.500 € gekauft und arbeiten fünf Jahre damit. Wenn Sie den ganzen Betrag als Kosten eines einzigen Monats erfassen, wirkt dieser Monat verlustreich, obwohl die Maschine alle sechzig Monate arbeitet. Die Abschreibung verteilt den Wert der Maschine auf alle Monate, in denen sie Umsatz bringt.

Was Abschreibung ist und wozu sie dient

Zuerst das Wesentliche. Abschreibung ist die planmäßige Verteilung des Werts eines langfristigen Vermögenswerts auf die Zeiträume seiner Nutzung. Sie ist ein Aufwand, mit dem in diesem Moment keine Zahlung verbunden ist: Das Geld wurde früher ausgegeben, beim Kauf.

Wozu dient sie? Ohne Abschreibung wirkt der Monat des Kaufs von Ausstattung verlustreich und die folgenden Monate übermäßig erfolgreich, denn die Ausstattung arbeitet schon, ihr Wert aber ist nirgends angekommen. Mit Abschreibung trägt jeder Monat seinen eigenen Wertanteil, und der Gewinn verschiedener Monate lässt sich vergleichen.

Es gibt auch einen praktischen Grund. Wenn Sie die monatliche Abschreibung kennen, wissen Sie, wie viel Geld Sie für den Ersatz der Ausstattung zurücklegen sollten, um am Ende der Nutzungsdauer den nötigen Betrag zu haben.

Welche Vermögenswerte abgeschrieben werden

Abgeschrieben werden langfristige Vermögenswerte, die länger als ein Jahr genutzt werden und einen spürbaren Wert haben: Ausstattung, Fahrzeuge, Möbel, Computertechnik, Umbauten in gemieteten Räumen. Material, Verbrauchsgüter und Handelsware werden nicht abgeschrieben. Material und Verbrauchsgüter werden als Aufwand erfasst, wenn sie verbraucht werden, Handelsware, wenn sie verkauft wird. Geringwertige Gegenstände, die länger als ein Jahr genutzt werden, aber unter dem Schwellenwert liegen, werden meist sofort bei Nutzungsbeginn als Aufwand erfasst.

Den Schwellenwert, ab dem ein Gegenstand als langfristiger Vermögenswert gilt, legen die Regeln der Bilanzierungspolitik und die Gesetzgebung Ihres Landes fest. Deshalb sollten Sie dies mit einem Buchhalter oder Juristen in Ihrem Land klären. In diesem Artikel betrachten wir das Prinzip der Berechnung, das für jeden Schwellenwert gleich ist.

Drei Eingangsgrößen für die Berechnung

Die meisten Methoden brauchen drei Grundzahlen, und es lohnt sich, sie vor Beginn der Berechnung festzulegen. Für die Leistungsabschreibung braucht man zusätzlich die Gesamtleistung der Ausstattung und die Leistung in der Periode. Bei der doppelt degressiven Methode geht der Restwert nicht in die Formel ein, aber der Restbuchwert fällt nicht unter ihn.

Schritt eins: die Anschaffungskosten. Das ist der Betrag, den Sie für den Vermögenswert bezahlt haben, einschließlich Lieferung, Montage und Einrichtung. Für unsere Kaffeemaschine sind das 7.500 €. Wozu Lieferung und Montage einrechnen: Ohne sie funktioniert die Maschine nicht, also gehören sie zu ihren Kosten.

Schritt zwei: der Restwert. Das ist der Betrag, für den sich der Vermögenswert nach Ablauf der Nutzungsdauer Ihrer Einschätzung nach verkaufen lässt. Für die Kaffeemaschine nehmen wir 1.500 € an. Ist das schwer einzuschätzen, können Sie null ansetzen, dann wird die Berechnung einfacher.

Schritt drei: die Nutzungsdauer. Das ist die Anzahl der Jahre, in denen Sie den Vermögenswert zu nutzen planen. Für die Kaffeemaschine nehmen wir fünf Jahre an. Die Dauer hängt von Auslastung und Pflege ab, daher lässt sie sich gut mit der eigenen Erfahrung mit ähnlicher Ausstattung abgleichen.

Drei Wege, die Abschreibung zu berechnen

Es gibt mehrere Methoden. Für ein kleines Unternehmen genügen oft drei, und jede beantwortet eine eigene Frage.

Die lineare Methode

Die Abschreibung ist jedes Jahr gleich. Das ist ein einfacher Weg, und er passt, wenn die Ausstattung gleichmäßig genutzt wird.

Jährliche Abschreibung = (Anschaffungskosten − Restwert) ÷ Nutzungsdauer

Für die Kaffeemaschine: (7.500 € − 1.500 €) ÷ 5 = 1.200 € pro Jahr, also 100 € pro Monat. Die Tabelle zeigt, wie der Wert der Maschine über die Jahre sinkt.

Nach fünf Jahren entspricht der Buchwert dem Restwert, also 1.500 €. Die Berechnung geht auf.

Die doppelt degressive Methode

Die Abschreibung ist in den ersten Jahren höher und sinkt mit der Zeit. Im Beispiel unten wird der doppelte lineare Satz verwendet. Manche nationalen Rechnungslegungsstandards führen dies als eigene Methode neben der gewöhnlichen degressiven Methode, bei der der Satz anders berechnet wird und den Restwert berücksichtigt. Die Methode passt für Ausstattung, die schnell an Wert verliert oder zu Beginn am stärksten ausgelastet ist, wie Technik, die schnell veraltet.

Abschreibung des Jahres = Restbuchwert zu Jahresbeginn × Abschreibungssatz

Der Satz wird oft als das Doppelte des linearen Satzes angesetzt: linearer Satz 1 ÷ 5 Jahre = 20 % pro Jahr, doppelt 2 ÷ 5 = 40 % pro Jahr. Erstes Jahr: 7.500 € × 40 % = 3.000 €, der Restbuchwert beträgt dann 4.500 €. Zweites Jahr: 4.500 € × 40 % = 1.800 €, Restbuchwert 2.700 €. In zwei Jahren wurden 4.800 € abgeschrieben, während die lineare Methode im selben Zeitraum 2.400 € ergeben hätte. Der Restbuchwert fällt nicht unter den Restwert, daher wird die Abschreibung in den letzten Jahren verringert.

Die Methode nach Leistung (Leistungsabschreibung)

Die Abschreibung hängt davon ab, wie viel die Ausstattung tatsächlich geleistet hat: zubereitete Tassen, gefahrene Kilometer, geleistete Stunden. Die Methode ist genauer, wenn die Auslastung von Jahr zu Jahr unterschiedlich ist.

Abschreibung der Periode = (Anschaffungskosten − Restwert) × (Leistung in der Periode ÷ Gesamtleistung)

Für das Beispiel nehmen wir eine Gesamtleistung der Kaffeemaschine von 300.000 Tassen an, also 5.000 Tassen pro Monat über fünf Jahre. Im ersten Jahr, stärker ausgelastet als im Durchschnitt, hat sie 75.000 zubereitet. Der Anteil beträgt 75.000 ÷ 300.000 = 25 %. Abschreibung des Jahres: 6.000 € × 25 % = 1.500 €. In einem Jahr, in dem die Maschine weniger gearbeitet hat, fällt der Betrag ebenfalls geringer aus.

Zum Vergleich: Das ergeben die drei Methoden im ersten Jahr für dieselbe Kaffeemaschine.

Welche Ansätze in der Buchführung und in der steuerlichen Erfassung zulässig sind, bestimmt die Gesetzgebung Ihres Landes, daher sollten Sie die Methode für die Berichterstattung mit einem Buchhalter abstimmen. Für die im Folgenden besprochenen Managemententscheidungen liefert jede der drei Methoden ein nützliches Bild.

Wie Sie die Abschreibung in Entscheidungen nutzen

Eine Berechnung ist sinnvoll, wenn man aus ihr eine Handlung ablesen kann. Hier sind drei Möglichkeiten, die Abschreibung zu nutzen.

In den Preis einrechnen. Die monatliche Abschreibung der Kaffeemaschine beträgt 100 €. Bereitet sie 5.000 Tassen im Monat zu, entfallen auf eine Tasse 100 ÷ 5.000 = 0,02 €. Dieser Anteil geht neben Bohnen und Milch in die Kosten einer Tasse ein. So berücksichtigt der Preis sowohl das Material als auch die Kosten der Nutzung der Ausstattung.

Für den Ersatz zurücklegen. Die monatliche Abschreibung von 100 € lässt sich jeden Monat auf ein separates Konto überweisen. In fünf Jahren sammeln sich 100 € × 60 = 6.000 € an, und zusammen mit dem Erlös aus dem Verkauf der alten Maschine, 1.500 €, sind das bereits 7.500 €. Der Betrag deckt einen Ersatz zum selben Preis. Steigen die Preise für Ausstattung, sollte man mehr zurücklegen.

Kaufentscheidungen vergleichen. Für eine Kaffeemaschine für 7.500 € mit fünf Jahren Nutzungsdauer und 1.500 € Restwert beträgt die Abschreibung 100 € pro Monat. Dieser Betrag geht in die Selbstkosten ein. Die Amortisation des Kaufs berechnet man anders: Der Kaufpreis wird durch die zusätzlichen Mittel geteilt, die die Ausstattung monatlich nach Material und Wartung bringt. Bringt die Maschine zum Beispiel 500 € im Monat zusätzlich, hat sich der Kauf nach 7.500 ÷ 500 = 15 Monaten amortisiert.

Stellen Sie sich Anna vor. Sie führt ein Café und hat eine Kaffeemaschine für 7.500 € gekauft. Im Monat des Kaufs zeigt ihr Bericht einen Verlust, obwohl das Café wie gewohnt läuft. Anna berechnet die Abschreibung von 100 € pro Monat und fügt sie der Kostenrechnung für eine Tasse hinzu. Jetzt trägt in ihrer Rechnung jeder Monat seinen eigenen Anteil am Wert der Maschine, und der Unterschied zwischen den Monaten hängt nicht mehr mit dem einmaligen Kauf zusammen.

Wie Sie Vermögen und Verschleiß in der Buchhaltung abbilden

Sind mehrere Vermögenswerte vorhanden, ist es schwierig, die Anschaffungskosten jedes einzelnen und ihre Nutzungsdauern im Kopf zu behalten. Hier hilft eine Buchhaltung, in der das Vermögen seinen eigenen Platz hat.

In BizFin legen Sie für Ausstattung, Fahrzeuge oder Immobilien im Bereich «Meine Konten» ein Konto vom Typ «Vermögen (Ausstattung, Fahrzeuge)» an. Ein solches Konto geht nicht in den «Gesamtsaldo» oben auf der Seite ein und vermischt sich daher nicht mit den Mitteln für den täglichen Bedarf. Im Bericht «Bilanz» gelangt es in den Block «Aktiva» als Anlagevermögen, und der Wert des Kontos wird sowohl in der eigenen Währung als auch in der Basiswährung angezeigt.

Eine automatische Berechnung der Abschreibung oder Neubewertung des Vermögens gibt es noch nicht: Im Bericht «Bilanz» wird das Vermögen mit dem auf dem Konto erfassten Wert angezeigt. Die Berechnung nach den obigen Formeln führen Sie also getrennt durch, und den Wert auf dem Konto können Sie manuell verringern, indem Sie eine Ausgabe vom Vermögenskonto in Höhe der Abschreibung erfassen.

Das Ansparen für den Ersatz lässt sich genauso führen wie jede andere Rücklage. Praktisch ist es, ein separates Konto anzulegen, zum Beispiel «Ersatz der Ausstattung», und im Bereich «Transaktionen» eine «Überweisung» vom Hauptkonto darauf hinzuzufügen. Im Überweisungsformular können Sie «Planen» aktivieren und die Wiederholung «Monatlich» wählen: Die Erinnerung erscheint im Bereich «Geplante Transaktionen», und Sie bestätigen sie mit einer grünen Markierung, wenn die Überweisung erfolgt ist. Eine Überweisung ist weder Einnahme noch Ausgabe, daher ändern sich die Gewinnberichte nicht.

Was Sie sich merken sollten

• Abschreibung verteilt den Wert auf Jahre. Sie macht die Monate vergleichbar, weil der Kauf von Ausstattung nicht einen einzelnen Monat verzerrt.

• Die meisten Methoden brauchen drei Grundzahlen. Anschaffungskosten, Restwert und Nutzungsdauer werden vor Beginn der Berechnung festgelegt. Für die Leistungsabschreibung braucht man zusätzlich Gesamtleistung und Leistung in der Periode.

• Die Methode hängt von der Auslastung ab. Gleichmäßige Nutzung passt zur linearen Methode, ungleichmäßige zur Methode nach Leistung, schnell veraltende Technik zur doppelt degressiven Methode.

• Die Abschreibung sollten Sie in den Preis einrechnen. Die monatliche Abschreibung, geteilt durch die Menge, zeigt den Anteil der Ausstattungskosten an einer Leistung oder einer Tasse.

• Für den Ersatz legt man praktischerweise rechtzeitig zurück. Wenn Sie die monatliche Abschreibung auf ein separates Konto überweisen, reicht der Betrag am Ende der Nutzungsdauer zusammen mit dem Erlös aus dem Verkauf der alten Ausstattung für neue Ausstattung zum selben Preis. Steigen die Preise für Ausstattung, sollte man mehr zurücklegen.

Häufige Fragen

Was ist Abschreibung in einfachen Worten?

Das ist die Verteilung des Werts von Ausstattung auf die Jahre, in denen sie genutzt wird. Statt einer großen Ausgabe im Monat des Kaufs sehen Sie in jedem Monat der Nutzung einen gleichmäßigen Wertanteil.

Ist Abschreibung ein Aufwand?

Ja, aber in diesem Moment ist keine Zahlung damit verbunden: Das Geld wurde beim Kauf ausgegeben. Deshalb wird die Abschreibung in der Berechnung von Gewinn und Selbstkosten berücksichtigt, aber nicht im Cashflow.

Was tun, wenn der Restwert unbekannt ist?

Sie können ihn mit null ansetzen, dann reduziert sich die Formel auf die Anschaffungskosten geteilt durch die Nutzungsdauer. Der Jahresbetrag fällt höher aus: für die Kaffeemaschine 7.500 ÷ 5 = 1.500 € statt 1.200 €, dafür ist die Berechnung einfacher.

Welche Abschreibungsmethode soll ich wählen?

Für Ausstattung mit gleichmäßiger Auslastung passt die lineare, für Technik, die schnell an Wert verliert, die doppelt degressive, für Ausstattung mit ungleichmäßiger Auslastung die Methode nach Leistung. Welche Methoden in der Buchführung zulässig sind, hängt von der Gesetzgebung Ihres Landes ab.

Muss ich die gesamte Ausstattung abschreiben?

Abgeschrieben wird langfristiges Vermögen, das länger als ein Jahr genutzt wird und einen spürbaren Wert hat. Verbrauchsmaterial wird bei Verbrauch als Aufwand erfasst, geringwertige Gegenstände unter dem Schwellenwert meist sofort bei Nutzungsbeginn. Den Wertschwellenwert legen die Bilanzierungspolitik und die Gesetzgebung Ihres Landes fest.

Wie bilde ich die Abschreibung in der Buchhaltung ab?

Die Berechnung führen Sie am besten getrennt nach den Formeln dieses Artikels durch. In der Buchhaltung wird der Wert der Ausstattung auf einem separaten Vermögenskonto geführt, und die monatliche Rücklage für den Ersatz wird als Überweisung auf ein separates Konto erfasst.