Schuldenverwaltung: Wie Sie Schulden in beide Richtungen im Griff behalten

Die Schuldenverwaltung funktioniert, wenn jede Schuld gesondert erfasst ist, mit Betrag, Geschäftspartner und Frist, und wenn Schulden, die Sie schulden, und Schulden, die Ihnen geschuldet werden, nebeneinanderstehen. Dann sehen Sie die Nettoposition des Unternehmens, die nächsten Zahlungen und die Einträge, deren Frist bereits abgelaufen ist.

Gehen wir fünf Bedingungen durch, unter denen die Schuldenverwaltung funktioniert, berechnen eine Schuldenposition an einem Beispiel und sehen, was mit dem Gewinn passiert, wenn eine Schuldenzahlung gesondert von den Ausgaben erfasst wird. Die Begriffe selbst (Verbindlichkeiten und Forderungen) behandeln wir hier nicht: Sie sind in eigenen Materialien erklärt.

Einfach gesagt. Stellen Sie sich ein Notizbuch in einem kleinen Laden vor. Es hat zwei Abschnitte: Im ersten steht, wer dem Laden etwas schuldet, im zweiten, wem der Laden etwas schuldet. Neben jedem Eintrag stehen ein Betrag und ein Datum. Dieses Notizbuch beantwortet drei Fragen: wer, wie viel und bis wann. Die Schuldenverwaltung im Unternehmen ist genauso aufgebaut, es gibt nur mehr Einträge.

Warum man Schulden in beide Richtungen führt

Beide Richtungen wirken sich auf denselben Kontostand aus. Ein Kunde, der die Zahlung verzögert, und ein Lieferant, dem die Zahlung bereits zusteht, stehen im selben Kalender. Führt man die Verwaltung nur in eine Richtung, sieht man das halbe Bild: Man kann wissen, wie viel einem geschuldet wird, und nicht sehen, wie viel man selbst diese Woche zurückzahlen muss.

Die Differenz zwischen den beiden Summen heißt Netto-Schuldenposition. Sie zeigt, wer in diesem Paar im Plus steht: das Unternehmen oder die Geschäftspartner.

Fünf Bedingungen, unter denen die Schuldenverwaltung funktioniert

Jede Schuld hat einen eigenen Eintrag

Eine Schuld bedeutet einen Eintrag mit Betrag, Geschäftspartner, Entstehungsdatum und Frist. Mehrere Zahlungen auf eine Schuld werden innerhalb des Eintrags gespeichert, getrennt von gewöhnlichen Buchungen. Dann gibt es auf die Frage „wie viel ist für die Maschine noch offen“ sofort eine Antwort, ohne Zusammenrechnen über Transaktionen. Vertragsnummer und Konditionen lassen sich bequem in den Notizen des Eintrags festhalten.

Beide Richtungen stehen nebeneinander

Schulden, die Sie schulden, und Schulden, die Ihnen geschuldet werden, lassen sich bequem an einem Ort und in einer Summenwährung sehen. Dann sehen Sie sowohl die Differenz zwischen ihnen als auch jeden Betrag einzeln.

Jeder Eintrag hat eine Frist

Eine Schuld ohne Frist hat keinen Moment, in dem sie überfällig wird, deshalb taucht sie in der Liste der Überfälligen nicht auf. Selbst eine mündliche Absprache „wenn ich kann“ lässt sich bequemer mit einem ungefähren Datum erfassen. Das Datum lässt sich jederzeit ändern, wenn sich die Absprache ändert.

Schuldentilgung und Zinsen werden getrennt von den Ausgaben erfasst

Die Rückzahlung eines Betrags, den Sie geliehen haben, ist keine Ausgabe: Sie geben zurück, was Sie erhalten haben. Eine Ausgabe ist nur die Gebühr für die Nutzung, also die Zinsen. Wird die gesamte Zahlung als gewöhnliche Ausgabe verbucht, fällt der Gewinn des Monats um den Betrag der Tilgung zu niedrig aus. In die Gegenrichtung gilt dieselbe Regel: Die Rückzahlung eines Ihnen gewährten Darlehens ist keine Einnahme, eine Einnahme sind nur die Zinsen.

Schulden werden jede Woche durchgesehen

Eine wöchentliche Durchsicht besteht aus drei Schritten. Zuerst die Einträge, deren Frist bereits abgelaufen ist. Dann die Zahlungen der nächsten dreißig Tage. Zum Schluss die Einträge ohne Frist, denen man ein Datum geben sollte. Diese Reihenfolge stellt an den Anfang, was bereits ein Gespräch erfordert.

Tipp. Bequem ist es, der Durchsicht einen festen Wochentag zuzuweisen, zum Beispiel den Freitag. Eine regelmäßige Durchsicht hilft, Überfälligkeiten rechtzeitig zu bemerken: Einträge, die wöchentlich durchgesehen werden, werden selten unbemerkt überfällig.

Wie Sie Ihre Schuldenposition berechnen

Netto-Schuldenposition = Dem Unternehmen geschuldet − Das Unternehmen schuldet

Stellen Sie sich Maryna vor. Sie betreibt eine kleine Druckerei und hat alle Schulden in einer Liste zusammengetragen. Hier ist sie.

Schritt eins: alles addieren, was dem Unternehmen geschuldet wird. 4.000 + 2.400 = 6.400 €. Das sind die Kunden A und B.

Schritt zwei: alles addieren, was das Unternehmen schuldet. 2.800 + 3.200 + 800 = 6.800 €. Das sind der Lieferant, der Maschinenkredit und das Darlehen des Partners.

Schritt drei: die Nettoposition berechnen. 6.400 − 6.800 = −400 €. Insgesamt schuldet das Unternehmen 400 € mehr, als ihm geschuldet wird.

Schritt vier: nach Fristen aufschlüsseln. In den nächsten dreißig Tagen muss Maryna 2.800 € an den Lieferanten zahlen sowie die erste Rate für die Maschine, 432 €, zusammen 3.232 €. Erwartete Eingänge nach Frist in dieser Zeit: 4.000 € von Kunde A. Wie sich die Rate von 432 € zusammensetzt, gehen wir unten durch.

Schritt fünf: markieren, was Aufmerksamkeit braucht. Es gibt zwei solche Positionen. Die erste: die 2.400 € von Kunde B, deren Frist abgelaufen ist. Die zweite: das Partnerdarlehen von 800 € ohne Frist. Die erste braucht ein Gespräch, die zweite ein Datum. Die Nettoposition von −400 € zeigt das nicht: Diese beiden Positionen sind nur in der Liste sichtbar.

Was mit dem Gewinn passiert, wenn eine Zahlung richtig erfasst ist

Nehmen wir den Maschinenkredit: Restbetrag 3.200 €, 12 % pro Jahr, acht Raten, der Tilgungsanteil jeder Rate beträgt 400 €. Die Zinsen werden auf den Restbetrag der Tilgungssumme berechnet.

Zinsen für den Monat = Restbetrag der Tilgungssumme × Jahreszins ÷ 12

Schuldenzahlung = Tilgungsanteil + Zinsen

Erster Monat. Zinsen: 3.200 × 0,12 ÷ 12 = 32 €. Zahlung: 400 + 32 = 432 €.

Zweiter Monat. Der Restbetrag liegt jetzt bei 2.800 €, die Zinsen sind also geringer: 2.800 × 0,12 ÷ 12 = 28 €. Zahlung: 400 + 28 = 428 €. Jede folgende Zahlung ist etwas kleiner als die vorherige, weil die Zinsen vom sinkenden Restbetrag berechnet werden.

Hätte Maryna die gesamte Zahlung als gewöhnliche Ausgabe verbucht, wäre der Gewinn des Monats um 432 € statt um 32 € gesunken. Die Differenz von 400 € verringert die Schuld und ist keine Ausgabe des Unternehmens.

Achtung. Die Zinsberechnung im Beispiel ist ungefähr. Eine Bank oder eine App kann nach der tatsächlichen Zahl der Tage im Monat rechnen, sodass sich die Beträge um einige Cent unterscheiden.

Warum gilt der Tilgungsanteil nicht als Ausgabe? Eine Ausgabe verringert das, was das Unternehmen hat. Eine Schuldentilgung verringert sowohl das, was das Unternehmen hat (Mittel), als auch das, was es schuldet (die Schuld). Das Eigenkapital ändert sich dadurch nicht, deshalb ändert sich auch der Gewinn nicht.

Wenn eine Schuld nur teilweise geschlossen wird

Kehren wir zu Kunde B zurück. Nach einem Gespräch hat er 1.600 € gezahlt, und die Parteien haben vereinbart, den Rest, 800 €, nicht zurückzuzahlen. Geld bewegt sich dabei nicht, aber für den Gewinn ist das Ereignis eingetreten: Die 800 €, die ein erwarteter Eingang waren, wird das Unternehmen nicht erhalten. Das ist ein Verlust, also eine Ausgabe.

Im umgekehrten Fall, wenn Ihnen ein Teil einer Schuld erlassen wird, wird die Differenz zur Einnahme. Wird eine Schuld durch Aufrechnung oder Tausch geschlossen, hängt die Buchung davon ab, was das Unternehmen im Gegenzug erhalten hat, deshalb sollten solche Fälle mit einem Buchhalter abgestimmt werden. Das Verfahren der Abschreibung und die steuerlichen Folgen sind in verschiedenen Ländern unterschiedlich, klären Sie sie also mit einem Buchhalter oder Rechtsanwalt in Ihrem Land.

Wie das in der Buchhaltung aussieht

In BizFin werden Schulden im Bereich „Schulden“ geführt. Zuerst wird ein Konto eines von drei Typen angelegt: „Schulden (an Lieferanten, Bekannte)“, „Kredite (Darlehen, Ratenzahlungen)“ oder „Mir geschuldet (Kunden, Bekannte)“. Darauf werden Einträge hinzugefügt. In jedem Eintrag werden Betrag, Geschäftspartner, Entstehungsdatum, Frist, Zinsen und Notizen gespeichert, und die Zahlungen fügen sich zu seinem Verlauf zusammen.

Oben auf der Seite stehen vier Karten: „Ich schulde“, „Mir geschuldet“, „Überfällig“ und „Diesen Monat geschlossen“. Die Differenz der ersten beiden ist die Netto-Schuldenposition aus dem Beispiel. Die Karte „Überfällig“ zeigt Einträge, deren Frist abgelaufen ist, ein Eintrag ohne Frist kann also nicht darin landen. Sie lässt sich anklicken: In der Liste bleiben dann nur die überfälligen Einträge aus beiden Richtungen.

Einen Kredit mit Zinsen führt man bequem mit einem Zahlungsplan. Sie wählen die Zahl der Raten und die Methode „Degressiv“, und die Zahlung setzt sich aus Tilgungsanteil und Zinsen zusammen, wie im Beispiel. Die nächste Zahlung sehen Sie im Erinnerungskalender oben auf der Seite. Im Bericht „Gewinn und Verlust“ werden Kreditzahlungen in einer eigenen Liste gezeigt und verringern den Gewinn nicht, während Zinsen auf Schulden in einem eigenen Abschnitt stehen und den Gewinn verringern.

Wird eine Schuld nur teilweise geschlossen, wählen Sie im Schließfenster einen Grund: „Schuld erlassen oder abgeschrieben“ oder „Auf andere Weise geschlossen“, und hinterlassen bei Bedarf eine Notiz. Der Rest erscheint im Bericht als „Schuldenerlass“ (Einnahme) bei Schulden, die Sie schulden, und als „Forderungsabschreibung“ (Ausgabe) bei Schulden, die Ihnen geschuldet werden. Die Mittel auf den Konten ändern sich dabei nicht.

Achtung. Der Bereich hat Grenzen. Ein Plan wird nur beim Anlegen des Eintrags erstellt, er lässt sich also zu einem bereits angelegten Eintrag nicht hinzufügen. Verzugszinsen werden nicht berechnet, der Zinssatz gilt einheitlich für die gesamte Laufzeit, und Erinnerungen sind nur im Kalendersymbol sichtbar: Sie werden nicht per E-Mail oder Telefon zugestellt. Eine Zusatzzahlung über den Plan hinaus berechnet die Summe der künftigen Zahlungen neu, ihre Anzahl bleibt.

Was Sie sich merken sollten

• Eine Schuld bedeutet einen Eintrag. Betrag, Geschäftspartner, Entstehungsdatum und Frist stehen zusammen, die Zahlungen fügen sich zum Verlauf des Eintrags zusammen.

• Beide Richtungen stehen nebeneinander. Die Differenz zwischen dem, was Ihnen geschuldet wird, und dem, was Sie schulden, ergibt die Netto-Schuldenposition.

• Eine Frist macht die Schuld sichtbar. Ein Eintrag ohne Frist wird nicht überfällig und fällt aus der Durchsicht heraus.

• Der Tilgungsanteil einer Zahlung ist keine Ausgabe. Eine Ausgabe sind nur die Zinsen, und der abgeschriebene Rest geht als eigene Zeile in den Gewinn ein.

• Die wöchentliche Durchsicht beginnt mit dem Überfälligen. Dann die nächsten dreißig Tage, dann die Einträge ohne Frist.

Häufig gestellte Fragen

Wie führt man Schulden im Unternehmen?

Jede Schuld als eigenen Eintrag mit Betrag, Geschäftspartner und Frist erfassen, beide Richtungen an einem Ort führen und die Schuldentilgung von den Ausgaben trennen. Einmal pro Woche die überfälligen Einträge und die Zahlungen der nächsten dreißig Tage durchsehen.

Ist die Tilgung einer Schuld eine Ausgabe?

Nein. Die Rückzahlung eines geliehenen Betrags verringert die Schuld und nicht den Gewinn. Als Ausgabe gelten nur die Zinsen. In der Gegenrichtung ist die Rückzahlung eines gewährten Darlehens keine Einnahme, die Zinsen dagegen schon.

Wie berechnet man die Netto-Schuldenposition?

Von der Summe, die dem Unternehmen geschuldet wird, die Summe abziehen, die das Unternehmen schuldet. Im Beispiel des Artikels sind das 6.400 € − 6.800 € = −400 €.

Was tun, wenn ein Kunde die Schuld nicht vollständig zurückgezahlt hat?

Den Eintrag mit dem Rest schließen und den Grund angeben: Die Schuld wurde erlassen, abgeschrieben oder auf andere Weise geschlossen. Der unbezahlte Teil dessen, was Ihnen geschuldet wird, geht in die Ausgaben, der Ihnen erlassene Teil in die Einnahmen. Das Verfahren der Abschreibung klären Sie mit einem Buchhalter in Ihrem Land.

Muss man unbedingt Frist und Zinsen angeben?

Eine Frist sollte man immer angeben: Ohne sie wird der Eintrag nicht überfällig und fällt aus der Durchsicht heraus. Zinsen gibt man an, wenn sie in den Konditionen der Schuld vorgesehen sind. Ohne Zinssatz wird die Summe in gleiche Zahlungen geteilt.

Wie oft sollte man Schulden durchsehen?

Einmal pro Woche reicht aus. Beginnen sollte man mit den abgelaufenen Fristen, dann folgen die Zahlungen der nächsten dreißig Tage und die Einträge ohne Frist.