Фінансова подушка бізнесу: скільки відкласти і як накопичити

Фінансова подушка бізнесу - це запас коштів на окремому рахунку, з якого оплачують обов'язкові витрати, коли за місяць тимчасово надходить менше, ніж потрібно на ці витрати. Такий запас ще називають резервом, і далі в статті вживаємо саме це слово. Щоб визначити розмір резерву, обов'язкові витрати за місяць множать на кількість місяців, на які має вистачити відкладених коштів.

Нижче розрахунок на прикладі студії, орієнтир, на скільки місяців обов'язкових витрат варто відкладати, три способи накопичення і випадки, коли можуть знадобитися кошти з резерву. Наприкінці показано, як вести резервний рахунок в обліку, щоб бачити, скільки вже відкладено.

Людською мовою. Пекар тримає запас борошна на кілька днів. Постачальник може приїхати завтра чи післязавтра, а випічка виходить щоранку за звичайним розкладом. Завдяки запасу пекар чекає постачальника без поспіху. З резервом так само: поки коштів надходить менше, ніж звичайно, у вас є час спокійно ухвалити рішення.

Що таке фінансова подушка

Спочатку по суті. Фінансова подушка, або резерв, - це частина коштів бізнесу на окремому рахунку, призначена лише для обов'язкових витрат: оренди, зарплат, податків і внесків, оплат постачальникам. Його тримають окремо від коштів на щоденні витрати і не вкладають заради прибутку.

Резерв потрібен, щоб у вас був час. Якщо за місяць надійшло менше коштів, ніж потрібно на обов'язкові витрати, різницю ви оплачуєте з резерву, а тим часом спокійно переглядаєте ціни, витрати або канали продажів. Коли є час подумати, рішення зазвичай виваженіші.

Резерв і кошти на розвиток відкладають для різних цілей. Кошти на розвиток ви плануєте витратити: на обладнання, рекламу, нового працівника. Резерв ви плануєте зберігати й брати з нього лише тоді, коли бракує надходжень. Тому їх зручно тримати на різних рахунках і з різними правилами.

Скільки відкласти: розрахунок крок за кроком

Візьмемо студію манікюру, якою керує Олена. Числа для прикладу круглі, щоб розрахунок легко було повторити на своїх даних.

Крок перший: відібрати обов'язкові витрати. Це витрати, які доводиться оплачувати незалежно від того, скільки клієнтів прийшло: оренда, зарплати, податки й внески, комунальні послуги, підписки, мінімальний запас матеріалів. Реклама й закупівля обладнання, які можна призупинити, сюди не входять. Навіщо: з резерву оплачують те, що не можна перенести на потім.

Крок другий: скласти витрати за місяць. Якщо є платежі, які сплачують раз на рік, наприклад страховка, їх ділять на дванадцять і додають до місячної суми. Так враховано й ті витрати, яких у звичайному місяці не видно. У прикладі Олени річних платежів немає.

Крок третій: обрати кількість місяців. Про вибір розповідаємо в наступному розділі. Для прикладу Олена обирає три місяці.

Крок четвертий: помножити місячну суму на кількість місяців. Результат і є ціль резерву, тобто сума, яку варто накопичити.

Ціль резерву = Обов'язкові витрати за місяць × Кількість місяців

Для студії: 120 000 ₴ × 3 = 360 000 ₴. Цієї суми вистачить на обов'язкові витрати трьох місяців, навіть якщо за цей час не надійде жодної оплати.

На скільки місяців витрат розрахувати резерв

Поширений орієнтир: від трьох до шести місяців. Це не норматив. Кількість залежить від того, наскільки передбачуваний ваш виторг і як швидко ви можете змінити витрати.

Якщо ваш бізнес частково підходить під обидва стовпці, можна обрати щось посередині, наприклад чотири місяці. Почати зручно з першої цілі: суми обов'язкових витрат за один місяць. Таку суму можна накопичити швидше за повну ціль, і вона вже покриває невеликі затримки надходжень. Потім ціль можна поступово збільшувати.

Як перевірити розмір на минулих місяцях

Орієнтир у три-шість місяців можна доповнити перевіркою на власних даних. Для цього варто переглянути минулий рік і знайти місяці, коли фактично отриманих коштів було менше, ніж обов'язкових витрат. Фактично отримані кошти, або надходження, - це суми, які за місяць прийшли на рахунки бізнесу й у касу. Рахують саме їх, бо обов'язкові витрати оплачують з коштів, які вже є, а виторг за місяць може бути більшим, якщо частина клієнтів оплачує пізніше. Достатньо навіть приблизних сум за кожен місяць.

В Олени за минулий рік були три місяці поспіль, коли на рахунки й у касу студії надійшло 90 000 ₴, 80 000 ₴ і 100 000 ₴, а обов'язкові витрати щомісяця становили 120 000 ₴. Нестачу рахують як різницю між обов'язковими витратами й надходженнями: 120 000 - 90 000 = 30 000 ₴, 120 000 - 80 000 = 40 000 ₴, 120 000 - 100 000 = 20 000 ₴, разом 90 000 ₴. Це в чотири рази менше за ціль у 360 000 ₴ (360 000 ÷ 90 000 = 4). Довшого спаду в студії не було.

Такий результат не означає, що ціль завищена. Для спаду, який уже був у студії, вистачило б перших 90 000 ₴ резерву, тобто суми, меншої за обов'язкові витрати одного місяця (120 000 ₴). Решту суми відкладають на випадки, яких ще не було: довший спад чи затримку оплат від клієнтів.

Як накопичувати резерв

Суму ми знаємо, тепер потрібен спосіб, якого легко дотримуватися щомісяця. Є три підходи, і кожен має свою перевагу.

Фіксована сума щомісяця

Ви визначаєте суму, наприклад 30 000 ₴, і переказуєте її в перший робочий день після основних надходжень. Перевага: простота й передбачуваність. Зручно обрати суму, яку вдасться відкладати навіть у місяць, коли коштів надходить менше, бо регулярність важливіша за розмір внеску.

Відсоток від надходжень

З кожної оплати, що надійшла від клієнтів, ви відкладаєте визначену частку, наприклад 10%. Якщо за місяць надійшло 200 000 ₴, внесок становить 20 000 ₴, якщо 150 000 ₴, то 15 000 ₴. Перевага: у місяць із більшими надходженнями внесок більший, у місяць із меншими менший. Відсоток зручно обрати меншим за частку надходжень, яка лишається після обов'язкових витрат, бо відкладати можна лише з цього залишку. Якщо за місяць надійшло 150 000 ₴, після обов'язкових витрат 120 000 ₴ лишається 30 000 ₴, тобто 20% надходжень, тож у такий місяць 10% відкласти можна.

Частина пікових місяців

Для сезонного бізнесу зручно відкладати в сезон, коли від клієнтів надходить більше, ніж у звичайний місяць. Наприклад, якщо звичайно за місяць надходить 150 000 ₴, а в сезон 200 000 ₴, частину різниці в 50 000 ₴ одразу переказують на резервний рахунок. Звичайну суму надходжень можна визначити за минулий рік.

Уявіть Олену. Вона керує студією манікюру з обов'язковими витратами 120 000 ₴ на місяць. Олена хоче відкласти суму на три місяці обов'язкових витрат, тобто 360 000 ₴, і щомісяця переказує на резервний рахунок 30 000 ₴. Вона починає у вересні, і до кінця грудня там уже 120 000 ₴: це перша ціль, обов'язкові витрати одного місяця. У січні на рахунки студії надходить 70 000 ₴. Різницю з обов'язковими витратами, 120 000 - 70 000 = 50 000 ₴, Олена бере з резерву й тим часом спокійно переглядає ціни на весняний сезон.

Скільки часу займе накопичення, можна порахувати за формулою.

Строк накопичення (місяців) = Ціль резерву ÷ Щомісячний внесок

Якщо нічого не брати з резерву, для Олени: 360 000 ₴ ÷ 30 000 ₴ = 12 місяців. У таблиці нижче видно, як зростає залишок на резервному рахунку і на скільки місяців обов'язкових витрат його вже вистачає.

Де тримати резерв

Для резерву зручно обрати рахунок, який відповідає трьом умовам: він окремий, кошти з нього можна швидко отримати, і він у тій самій валюті, у якій ви оплачуєте витрати.

Окремий рахунок. Якщо резерв лежить на тому самому рахунку, що й кошти на щоденні витрати, він виглядає як частина залишку, і його легко витратити на поточні потреби. На окремому рахунку відкладені кошти не змішуються з рештою.

Швидкий доступ. Кошти резерву мають бути доступні протягом одного-двох робочих днів, бо потрібні вони саме тоді, коли надходжень не вистачає на обов'язкові витрати. Відсотки, які банк може нараховувати на залишок, тут другорядні.

Та сама валюта. Витрати в гривні зручно покривати гривнею. Якщо частина витрат в іноземній валюті, у цій валюті варто тримати відповідну частину резерву.

Чому кошти резерву не варто вкладати в товар чи обладнання? Оренду й зарплати оплачують коштами. Щоб отримати кошти з товару чи обладнання, їх спершу потрібно продати, а це займає час, і сума може виявитися меншою, ніж ви розраховували.

Коли брати кошти з резерву і як його поповнювати

Наприклад, кошти з резервного рахунку можуть знадобитися у таких випадках: за місяць надійшло менше коштів, ніж потрібно на обов'язкові витрати, або клієнт переніс оплату, а строк вашого платежу вже настав. На інші цілі, наприклад нове обладнання чи рекламу, зручно мати окремий бюджет розвитку.

На скільки місяців обов'язкових витрат вистачить уже накопиченої суми, можна порахувати за третьою формулою.

Запас у місяцях = Залишок резерву ÷ Обов'язкові витрати за місяць

Якщо нічого не брати з резерву, через вісім місяців накопичення в Олени на резервному рахунку 240 000 ₴. Запас становить 240 000 ₴ ÷ 120 000 ₴ = 2 місяці. Це число зручно перевіряти раз на місяць після чергового внеску: так видно, на скільки місяців обов'язкових витрат уже вистачить резерву.

Після того як ви взяли кошти з резерву, його варто поповнити. Внески зручно відновлювати з урахуванням того, скільки бізнес може відкладати зараз. Одразу після спаду сума може бути меншою, ніж раніше, а коли надходження стануть звичними, її можна переглянути. Наприклад, після січня на резервному рахунку Олени лишилося 120 000 - 50 000 = 70 000 ₴. У лютому на рахунки студії надходить 135 000 ₴, після обов'язкових витрат лишається 135 000 - 120 000 = 15 000 ₴, і внесок цього місяця становить 15 000 ₴. Коли надходження вирівняються, Олена знову рахує, скільки студія може відкладати щомісяця.

Порада. Корисно ще до першого внеску записати, коли ви берете кошти з резерву: «коли за місяць надійшло менше коштів, ніж потрібно на обов'язкові витрати, або коли клієнт переніс оплату, а строк платежу вже настав». Коли ці випадки записані заздалегідь, резерв легше зберегти саме для них.

Як вести резервний рахунок в обліку

Резерв накопичується місяцями, тому корисно бачити, скільки вже відкладено і чи вдається дотримуватися плану. В окремих нотатках цю цифру легко забути оновити. В обліку залишок резервного рахунку змінюється разом із вашими записами.

У BizFin резерв ведуть на окремому рахунку. У розділі «Мої рахунки» ви створюєте звичайний рахунок, такий самий, як для каси чи банківської картки, називаєте його, наприклад, «Резерв» і за бажанням обираєте колір. Щомісячний внесок ви записуєте в розділі «Транзакції» як «Переказ» з основного рахунку на «Резерв».

Переказ не є ні доходом, ні витратою. Тому у звітах «Прибуток і збитки» і «Рух коштів за період» доходи й витрати після внеску лишаються незмінними: кошти лише переходять з одного вашого рахунку на інший. Якщо ви відкладаєте щомісяця, у формі переказу можна ввімкнути «Запланувати» й обрати повторення «Щомісяця». Нагадування з'явиться в розділі «Заплановані транзакції», і ви підтверджуєте його зеленою галочкою, за потреби змінивши суму чи дату.

Як зростає резерв, можна простежити у звіті «Виписка» для рахунку «Резерв»: у колонці «Баланс» після кожного внеску видно, скільки вже відкладено. У «Загальному балансі» вгорі сторінки «Мої рахунки» враховано всі рахунки для кас і банківських карток, зокрема й «Резерв». Ціль ви рахуєте за формулою вище, а за залишком рахунку «Резерв» видно, скільки до неї лишилося. Для перевірки розміру резерву на минулих місяцях суму надходжень за кожен місяць видно у звіті «Рух коштів за період» на картці «Надходження». Перекази між вашими рахунками в цю суму не входять, тож кошти, переказані з резерву на основний рахунок, надходження не збільшують.

Що варто пам'ятати

• Розмір резерву рахують від обов'язкових витрат. Їхню суму за місяць множать на кількість місяців, на які має вистачити резерву.

• Від трьох до шести місяців - це орієнтир. Кількість залежить від стабільності виторгу й від того, як швидко можна змінити витрати.

• Регулярність важливіша за розмір внеску. Фіксована сума, відсоток від виторгу чи частина пікових місяців: варто обрати спосіб, якого вам легко дотримуватися щомісяця.

• Резерв тримають на окремому рахунку. Так його видно окремо від коштів на щоденні витрати. Зручно, коли кошти з цього рахунку можна отримати за один-два робочі дні.

• Випадки, коли брати кошти з резерву, зручно визначити заздалегідь. Наприклад, за місяць надійшло менше, ніж потрібно на обов'язкові витрати, або клієнт переніс оплату, а строк вашого платежу вже настав.

Часті запитання

Що таке фінансова подушка бізнесу?

Фінансова подушка бізнесу - це запас коштів на окремому рахунку, з якого оплачують обов'язкові витрати, коли за місяць надходить менше, ніж потрібно на ці витрати. Такий запас ще називають резервом. Поки ви оплачуєте витрати з резерву, у вас є час спокійно переглянути ціни, витрати чи канали продажів.

Скільки місяців витрат тримати в резерві?

Поширений орієнтир: від трьох до шести місяців. Це не норматив: якщо виторг рівний, зазвичай вистачає трьох місяців, а для сезонного бізнесу чи бізнесу, що залежить від кількох великих клієнтів, варто закласти більше.

Як почати накопичувати резерв, якщо обов'язкові витрати великі?

Зручно почати з першої цілі: суми обов'язкових витрат за один місяць. Її можна накопичити швидше за повну ціль, і вона вже покриває невеликі затримки надходжень. Потім ціль поступово збільшують до обраної кількості місяців.

Де зберігати резерв бізнесу?

На окремому рахунку, кошти з якого можна отримати за один-два робочі дні. Так резерв не змішується з коштами на щоденні витрати, а скористатися ним можна вчасно.

Чи потрібен резерв, якщо є кредитна картка або овердрафт?

Резерв корисний і в цьому випадку, бо це різні інструменти. Він складається з ваших власних коштів. З кредитної картки чи овердрафту (дозволу банку витрачати з рахунку більше, ніж на ньому є) ви витрачаєте позичені кошти, за які зазвичай нараховують відсотки. Коли ви берете кошти з резерву, нових боргів не виникає.

Чи можна витратити резерв на розвиток?

Для розвитку зручніше мати окремий бюджет. Тоді резерв лишається для обов'язкових витрат, а рішення про розвиток ви ухвалюєте окремо.