Автоматизація фінансового обліку: як скоротити ручне внесення даних

Ручне внесення можна скоротити для операцій, які вже десь записані: у банку або в графіку регулярних платежів. Починати зручно з тих операцій, яких найбільше, зазвичай це безготівкові операції з банку. У BizFin готівкові операції вносять вручну, і цю роботу можна розподілити між працівниками.

Розберемо, як порахувати економію часу, які є інструменти автоматизації й що лишається за людиною. Рахувати будемо на прикладі невеликого магазину.

Людською мовою. Уявіть автомобіль із коробкою-автоматом. Маршрут обираєте ви, а передачі перемикаються самі. З обліком так само: рішення лишаються за вами, а механічна частина, тобто переписування вже записаного, відбувається автоматично.

Що саме варто автоматизувати

Механічною частиною обліку тут називаємо переписування того, що вже записано деінде: банківські операції з виписки, регулярні платежі за графіком. Складніше автоматизувати те, де потрібне рішення: вибір категорії для нової операції, запис готівки без чека, перевірку підсумків.

Тому рішення й далі ухвалюють власник чи бухгалтер, а час на механічну частину скорочується.

Скільки часу забирає ручне внесення

Уявіть Ярослава. Він має невеликий магазин. За місяць у нього 300 операцій: 250 безготівкових операцій з банку (без урахування регулярних платежів), 30 готівкових і 20 регулярних платежів (оренда, зарплата, підписки). Кожна операція входить лише в одну групу. Ярослав вносить їх усі вручну. Числа взяті для прикладу.

Крок перший: рахуємо операції за видами. 250 + 30 + 20 = 300 операцій. Вид операції важливий, бо для кожного свій спосіб автоматизації.

Крок другий: оцінюємо час на одну операцію. Для прикладу візьмемо 1 хвилину на внесення або виправлення однієї операції та 0,5 хвилини на підтвердження готового шаблону. Свій час можна виміряти: засікти, скільки часу йде на двадцять операцій, і поділити на 20.

Час на облік за місяць = Кількість операцій × Час на одну операцію

До автоматизації: 300 × 1 = 300 хвилин, тобто 5 годин на місяць.

Крок третій: рахуємо час після автоматизації. Безготівкові операції завантажуються з банку. Вручну лишається виправити категорію в тих рядках, для яких немає правила. Припустимо, таких 20%: 250 × 0,2 = 50 рядків, тобто 50 хвилин. Готівку Ярослав і далі вносить вручну: 30 хвилин. Регулярні платежі вносяться шаблонами, лишається підтвердити кожен: 20 × 0,5 = 10 хвилин. Разом 50 + 30 + 10 = 90 хвилин.

Скорочення часу = (Час до - Час після) ÷ Час до × 100%

Крок четвертий: рахуємо скорочення. (300 - 90) ÷ 300 × 100% = 70%. Заощаджено 300 - 90 = 210 хвилин, тобто 3,5 години на місяць. Частка рядків без правила, 20%, тут умовна. У перший місяць вона зазвичай вища, а далі знижується: щоразу, виправивши категорію, можна створити правило для такого опису.

Чотири інструменти автоматизації

Кожен із чотирьох інструментів стосується свого виду ручної роботи. Додавати їх зручно по черзі.

Банківські операції: виписка або підключення до банку

Банк уже записав кожну операцію. Виписку за період можна завантажити файлом, а за постійного підключення нові операції з'являються в обліку автоматично. В обох випадках дати, суми й описи переносяться з банку. Записи з файлу перед збереженням варто переглянути.

Правила категорій

Правило категорії означає: якщо в описі операції є певне слово, їй призначається певна категорія. Тоді операції з однаковим описом щоразу отримують ту саму категорію. Починати зручно з постачальників і сервісів, яким ви платите регулярно.

Регулярні платежі за розкладом

Оренда, зарплата й підписки повторюються щомісяця. У шаблоні з розкладом записані сума, рахунок і дата, тож щомісяця вам лишається підтвердити платіж.

Розподіл внесення між людьми

Готівкові операції зручніше вносити тому, хто їх проводить: касиру - операції своєї каси, адміністратору - ті, за які він відповідає. Така людина бачить і змінює лише свої записи. Власникові лишається перевірити підсумки.

Що лишається за людиною

Автоматично внесені записи теж варто переглядати. Категорію, що підставилася за правилом, іноді доводиться виправити, а для нової операції без правила категорію обирають вручну. Готівку без чека записують з пам'яті або з нотатки працівника.

Раз на місяць корисно звірити залишок в обліку із залишком у банку. Так видно, чи немає пропущених або задубльованих операцій.

З чого почати

Починати зручно з того, що заощаджує найбільше часу. У прикладі це завантаження операцій з банку: 200 хвилин (250 - 50) із 210 зекономлених. Далі додають правила для найчастіших описів, потім регулярні платежі шаблонами й наприкінці розподіляють внесення готівки.

Як це виглядає в обліку

Переписувати банківські операції вручну довго, а в BizFin їх можна завантажити з банку двома способами в розділі «Імпорт даних». Через «Файл виписки» завантажують виписки кількох банків, їх перелік видно на сторінці імпорту. Пряме підключення є для Monobank і для бізнес-рахунків ПриватБанку. Після підключення Monobank і увімкнення «живих сповіщень» нові операції з'являються за кілька секунд після оплати карткою. Для ПриватБанку за увімкненої автосинхронізації нові операції з'являються кілька разів на день. Для підключення в банку створюють токен, тобто цифровий ключ доступу: для Monobank на сайті api.monobank.ua, для ПриватБанку в Приват24 для бізнесу, у розділі «Інтеграція (Автоклієнт)». Токен Monobank дає лише перегляд операцій і зберігається в зашифрованому вигляді.

Перед імпортом файлу відкривається попередній перегляд із чотирма картками: «Розпізнано», «До імпорту», «Дублі», «Конфлікт валют». Дублі позначені й не імпортуються. Для рядків, схожих на переказ між власними рахунками, замість категорії з'являється список із підказкою «Оберіть рахунок-призначення». Помилковий імпорт можна відкотити на вкладці «Історія імпортів» сторінки «Історія дій».

Правила для категорій налаштовують на вкладці «Правила імпорту» в «Довідниках». Умовою правила може бути слово в описі або код MCC (код типу покупки). Правила перевіряються згори вниз, застосовується перше, умова якого збіглася, а порядок змінюють перетягуванням. Регулярні платежі додаються в «Заплановані транзакції» шаблонами з розкладом. Щоб провести платіж, достатньо натиснути «Підтвердити» в його рядку, а за потреби змінити суму чи дату.

Для розподілу внесення власник у «Доступах посади» обирає для посади рівень «Свої записи», а в картці «Мої рахунки», у блоці «Доступ до рахунків», відкриває потрібні рахунки, наприклад касу. Працівник на цій посаді вносить операції по цих рахунках, а бачить, редагує й видаляє лише те, що створив сам. Імпорт виписок для посади вмикається окремим перемикачем розділу «Імпорт даних».

Порада. Під час першого імпорту рядків без категорії більше, бо правил ще немає. Кожне виправлення категорії в попередньому перегляді зручно закріпити правилом у «Довідниках»: наступного місяця категорія в таких рядках підставиться за правилом.

Уважно. Деякі дії поки недоступні. Категорію не можна одним натисканням призначити всім однаковим рядкам у попередньому перегляді: натомість можна створити правило в «Довідниках» і завантажити файл повторно. Так само одним натисканням не можна змінити категорію в кількох операціях списку. Заплановані платежі проводяться лише після підтвердження, а нагадування на пошту чи телефон не надходять. Якщо вашого банку немає серед підтримуваних, лишається ручне внесення. Час операції з виписки не зберігається, у списку стоїть лише дата.

Що варто пам'ятати

• Автоматизувати зручно механічну частину. Це переписування того, що вже записано в банку чи в графіку платежів, а рішення лишаються за людиною.

• Економію можна порахувати. Кількість операцій кожного виду множать на час однієї операції й отримують хвилини до й після автоматизації.

• Починати зручно з банку. У прикладі безготівкові операції з банку становлять більшу частину: на них припадає 200 хвилин економії із 210.

• Виправлення варто закріплювати правилами. Тоді наступного місяця така сама операція отримає правильну категорію.

• Перегляд і звірка лишаються за людиною. Автоматично внесені записи варто переглядати, а залишок раз на місяць звіряти з банком.

Часті запитання

Що можна автоматизувати у фінансовому обліку?

У BizFin можна автоматизувати внесення банківських операцій із виписки чи підключення, призначення категорій за правилами й регулярні платежі за розкладом. Готівкові операції вносять вручну, а категорію для нового опису обирає людина.

Як скоротити ручне внесення операцій з банку?

Можна завантажувати виписку файлом або підключити банк напряму, а для найчастіших описів налаштувати правила категорій. Тоді вручну лишається переглянути записи й виправити категорію там, де правила немає.

Чи можна автоматизувати облік готівки?

У BizFin готівкові операції вносять вручну, бо вони проходять поза банком. Цю роботу можна розподілити: працівник, який проводить готівкові операції, вносить їх сам, а власник перевіряє підсумки.

Як порахувати, скільки часу економить автоматизація?

Варто порахувати операції кожного виду, помножити на час однієї операції до й після автоматизації та порівняти. У прикладі зі статті це 300 хвилин проти 90, скорочення на 70%.

Чи потрібно перевіряти автоматично внесені операції?

Так. Категорію, що підставилася за правилом, іноді варто виправити, а для нової операції без правила категорію обирають вручну. Раз на місяць корисно звірити залишок із банком.

З чого почати автоматизацію обліку?

З тих операцій, яких найбільше, зазвичай із безготівкових операцій з банку. Потім додають правила категорій, регулярні платежі шаблонами й розподіл внесення готівки.