Відстрочка платежу: як домовитися з постачальником і заздалегідь помітити нестачу коштів

Відстрочка платежу є домовленістю з постачальником перенести оплату на пізнішу дату до того, як настав строк. Домовитися простіше, коли прохання конкретне: названо суму, нову дату й причину, а частина платежу надходить у строк. Чим раніше нестачу видно, тим більше варіантів для розмови.

Розберемо, як порахувати, скільки й на скільки просити, що запропонувати постачальнику натомість і як сформулювати прохання, з прикладом листа. Наприкінці про те, як бачити потребу у відстрочці заздалегідь. Стаття про відстрочку, яку просите ви. Про ту, яку ви надаєте клієнтам, окремий матеріал.

Людською мовою. Відстрочка схожа на дзвінок другові: «зустріч о сьомій, але я буду о пів на восьму». Попередження за годину дає йому змогу спланувати вечір. Попередження за п'ять хвилин лише повідомляє про факт. З постачальником так само: рання розмова з конкретною новою датою дає час домовитися, а пізня ставить його перед фактом.

Чим відстрочка відрізняється від простроченого платежу

Відстрочка узгоджується до дати платежу: постачальник знає нову дату й погодився на неї. Прострочення настає, коли дата минула без домовленості.

Для постачальника різниця відчутна. У першому випадку він планує надходження за новою датою. У другому не знає, коли чекати оплату. Наслідки прострочення (неустойка, пеня, призупинення поставок) зазвичай прописані в договорі, а їх розмір залежить від договору й законодавства вашої країни, тому звіряйте їх із юристом.

Скільки й на скільки просити

Конкретне прохання починається з трьох чисел: скільки можна оплатити вчасно, скільки відкласти й на скільки днів.

Уявіть Богдана. Він має квіткову крамницю. Постачальник привіз квіти на 60 000 ₴ з оплатою на 14-й день, тобто 15-го числа. У платіжному календарі видно, що на 15-те залишок до цього платежу становитиме 45 000 ₴. Богдан хоче тримати на рахунку мінімум 10 000 ₴ на щоденні витрати. Корпоративний клієнт, який замовив оформлення офісів, заплатить 50 000 ₴ 22-го числа.

Крок перший: скільки можна оплатити вчасно. Від прогнозу залишку віднімаємо мінімальний залишок. Навіщо: після платежу на рахунку має лишатися сума на щоденні потреби.

Оплата вчасно = Прогноз залишку - Мінімальний залишок

У прикладі: 45 000 - 10 000 = 35 000 ₴.

Крок другий: скільки просити відкласти. Від платежу віднімаємо те, що можна оплатити вчасно.

Сума відстрочки = Платіж - Оплата вчасно

У прикладі: 60 000 - 35 000 = 25 000 ₴.

Крок третій: на скільки днів. Рахуємо дні до надходження й додаємо запас. Навіщо запас: клієнти інколи платять на кілька днів пізніше, і запас дає змогу дотриматися нової дати, яку ви назвали.

Строк відстрочки = Дні до надходження + Запас

У прикладі: від 15-го до 22-го сім днів, запас три дні, разом 10 днів. Нова дата для другої частини платежу: 25-те число. Розмір запасу є орієнтиром і залежить від того, наскільки вчасно платять ваші клієнти.

Крок четвертий: перевіряємо календар. 15-го залишок після оплати 35 000 ₴ становить 10 000 ₴. 22-го надходить 50 000 ₴, залишок 60 000 ₴. 25-го сплачується решта, 25 000 ₴, залишок 35 000 ₴. Жоден день не йде нижче мінімального залишку.

Що запропонувати натомість

Постачальнику простіше погодитися, коли прохання містить і пропозицію у відповідь. Є чотири речі, які можна мати напоготові.

Оплату частини в строк

Постачальнику простіше погодитися, коли більша частина платежу надходить вчасно. У прикладі це 35 000 ₴ із 60 000 ₴, тобто понад половину.

Точну дату

Формулювання «наприкінці місяця» лишає постачальнику питання. Формулювання «25-го числа» дає йому дату для власного плану. Дату варто називати таку, яку ви впевнено витримаєте.

Письмове підтвердження

Домовленість, записана в листі чи повідомленні, доступна обом сторонам і не залежить від пам'яті. Якщо змінюються умови договору, зручно оформити це додатковою угодою. Який формат прийнятий у вашій країні й що він змінює юридично, уточніть у юриста.

Наступне замовлення

Постачальнику важливо, що співпраця триває. Якщо ви плануєте наступну поставку, назвіть орієнтовний обсяг і дату. Обіцяти варто лише те, що ви справді плануєте.

Як сформулювати прохання

Прохання складається з чотирьох частин: факт (що й на яку суму), пропозиція (яка частина коли), причина (коротко й правдиво) і запитання (чи підходить). Такий порядок дає постачальнику змогу відповісти одним словом.

Ось як це виглядає в листі Богдана.

Доброго дня, Іване.

Поставку від 1-го числа на 60 000 ₴ ми маємо оплатити 15-го. 35 000 ₴ сплатимо в цей день. Решту, 25 000 ₴, просимо сплатити 25-го числа: 22-го ми очікуємо оплату від клієнта, і ще три дні беремо із запасом.

Чи підходить вам така схема? Якщо так, підтвердьте, будь ласка, відповіддю на цей лист, і ми закріпимо дати у своєму графіку. Наступне замовлення плануємо на 5-те число наступного місяця в такому самому обсязі.

Дякуємо за співпрацю.

Порада. Розмова телефоном і лист доповнюють один одного: у розмові простіше домовитися, у листі закріпити. Після дзвінка зручно надіслати короткий лист із тим, про що домовилися.

Що зменшує потребу у відстрочці

Прохання про відстрочку виникає рідше, коли три речі налаштовано заздалегідь.

Нестачу видно за кілька тижнів

Прохання за два тижні до платежу й за два дні звучать по-різному. Платежі, які ще не відбулися, вносяться в календар наперед, і день із нестачею видно заздалегідь. Як складається такий календар, розібрано в окремій статті.

Дати платежів узгоджені з надходженнями

Якщо клієнти платять ближче до 20-го, дату оплати постачальнику зручніше ставити на 25-те, ніж на 10-те. Таку домовленість простіше зробити під час укладання договору чи оновлення умов.

Умови оплати обговорені заздалегідь

Умови оплати, наприклад «протягом 30 днів» замість «протягом 14», можна обговорювати. Їх простіше змінити на початку співпраці або з новою поставкою, ніж посеред неї.

Постачальники інколи пропонують знижку за оплату раніше строку. Запис «2/10 net 30» означає знижку 2% при оплаті за 10 днів і повну суму за 30. Порівняйте таку знижку з вигодою від довшої відстрочки, коли обираєте умови.

Як це виглядає в обліку

Платіж постачальнику, якого ще не було, вносять у розділ «Заплановані транзакції» як витрату: рахунок, сума, дата, контрагент. У режимі «Календар» видно прогноз залишку на кожен день від фактичного залишку сьогодні. День червоний, якщо хоча б один рахунок може піти в мінус, а підказка називає рахунок, який іде в мінус. Так нестачу з прикладу Богдана видно ще до 15-го числа.

Коли постачальник погодився на нову дату, суму в календарі перетягують на потрібний день, і дата змінюється одразу. Для часткової оплати платіж підтверджують із меншою сумою: у вікні підтвердження можна виправити і суму, і дату оплати. Одноразовий шаблон після підтвердження закривається, тому решту, 25 000 ₴, вносять новою запланованою витратою на 25-те число.

Платіж не проводиться автоматично: операція з'являється в обліку після вашого підтвердження, тому запис завжди відповідає тому, що сталося. Нагадування видно в дзвонику угорі й у таблиці транзакцій. На пошту чи телефон вони не надходять.

Порада. Дату оплати зручно вносити в календар одразу після поставки, до настання дати платежу. Тоді нестача з'являється в прогнозі, коли до неї ще кілька тижнів.

Що варто пам'ятати

• Відстрочка узгоджується до дати платежу. Прострочення настає, коли дата минула без домовленості.

• Прохання починається з трьох чисел. Скільки оплатити вчасно, скільки відкласти й на скільки днів.

• Натомість пропонують конкретне. Частину платежу в строк, точну дату й, якщо це справді так, наступне замовлення.

• Домовленість варто закріпити письмово. Лист чи додаткова угода доступні обом сторонам.

• Потреба виникає рідше, коли нестачу видно наперед. Календар, дати під надходження й умови оплати працюють разом.

Часті запитання

Як попросити відстрочку платежу в постачальника?

Назвати суму, яку ви оплатите вчасно, суму, яку просите відкласти, і нову дату. Коротко пояснити причину й запитати, чи підходить схема. Розмову зручно закріпити листом.

За скільки днів до платежу просити відстрочку?

Якнайраніше, щойно в календарі видно нестачу. Єдиного строку немає: чим більше часу лишається, тим більше варіантів у постачальника й у вас.

Що написати в листі про відстрочку платежу?

Чотири частини: що й на яку суму, яка частина коли, причина й запитання. Наприклад: оплатимо 35 000 ₴ 15-го, решту 25 000 ₴ 25-го, чи підходить вам.

Чи можна оплатити лише частину платежу?

Так, і така пропозиція зазвичай зустрічає більше розуміння. Основна частина надходить у строк, решта в узгоджену дату. Умови варто зафіксувати письмово.

Чим відстрочка відрізняється від розстрочки?

За відстрочки дату оплати переносять, зазвичай для всієї суми або її частини. За розстрочки суму ділять на кілька платежів у різні дати. Обидва варіанти узгоджуються з постачальником.

Що робити, якщо постачальник відмовив?

Запропонувати більшу частину платежу в строк або іншу дату. Якщо це не спрацювало, є інші кроки: попросити клієнта заплатити раніше, скористатися резервом або перенести інший платіж.