Контроль витрат бізнесу: як розібрати, куди йдуть кошти

Розібрати витрати за місяць можна за п'ять кроків: зібрати їх за категоріями, впорядкувати за сумою, поділити на групи A, B і C, порівняти з виторгом і минулим місяцем та перевірити категорію «Інше». Насамперед варто розглянути кілька категорій, на які припадає основна частина витрат.

Розберемо кожен крок на одному прикладі. Як вносити операції й що записувати в їхніх полях, описано в окремих матеріалах. Тут вважаємо, що записи за місяць уже внесені.

Людською мовою. Уявіть, що ви підбиваєте домашні витрати за місяць: розкладаєте чеки за призначенням (продукти, комунальні послуги, транспорт), складаєте суми в кожній групі й бачите, на що пішло найбільше. Розбір витрат бізнесу влаштований так само, тільки замість призначень у ньому категорії.

Що потрібно перед розбором

Для розбору потрібні дві умови. Перша: усі витрати місяця внесені. Друга: кожна витрата має категорію, і назви категорій лишаються однаковими з місяця в місяць. Тоді цифри двох місяців можна порівнювати, і з різниці між ними видно, як справді змінилися витрати.

Чому категорії мають лишатися однаковими? Якщо в одному місяці була категорія «Маркетинг», а в іншому «Реклама», у звіті одна категорія виросте, а інша зменшиться, хоча витрати не змінилися.

Як розібрати витрати за місяць

Уявіть Дмитра. Він має невелику клінінгову компанію. Виторг цього місяця 400 000 ₴, а минулого 320 000 ₴. Усі витрати за місяць Дмитро розклав за вісьмома категоріями. Числа взяті для прикладу.

Крок перший: збираємо витрати за категоріями. Беремо суму по кожній категорії за повний місяць. У Дмитра разом 300 000 ₴.

Частка категорії = Витрати категорії ÷ Усі витрати × 100%

Крок другий: впорядковуємо й рахуємо частки. Розставляємо категорії від найбільшої до найменшої. Зарплата: 120 000 ÷ 300 000 = 40%. Матеріали: 60 000 ÷ 300 000 = 20%. Так само рахуємо решту. Поруч записуємо накопичену частку, тобто суму часток від першої категорії до поточної: зарплата й матеріали разом становлять 40% + 20% = 60%, разом з орендою 72%, і так до 100%.

Крок третій: ділимо на групи A, B і C. Такий поділ називають ABC-аналізом, це поширений спосіб розбору витрат. До групи A входять найбільші категорії, які разом становлять приблизно 80% витрат. До групи B наступні, поки накопичена частка не досягне 95%. До групи C решта. Межі 80% і 95% слугують орієнтиром: у деяких методиках вони трохи інші. У Дмитра з рекламою накопичена частка зростає з 72% до 82%, тобто переходить межу 80%, тому реклама теж належить до групи A.

На чотири категорії з восьми припадає 82% витрат Дмитра, тому їх зручно розглядати першими.

Частка витрат у виторгу = Усі витрати ÷ Виторг × 100%

Крок четвертий: порівнюємо з виторгом і з минулим місяцем. Частка витрат у виторгу: 300 000 ÷ 400 000 = 75%, тобто на кожну гривню виторгу припадає 75 копійок витрат. Єдиної норми для цієї частки немає, воно залежить від сфери, тому корисніше порівнювати його зі своїм минулим значенням.

Зміна категорії = (Цей місяць - Минулий місяць) ÷ Минулий місяць × 100%

Виторг виріс на 25%: (400 000 - 320 000) ÷ 320 000 = 25%. Тепер дивимося на групу A. Матеріали зросли на 20%: (60 000 - 50 000) ÷ 50 000 = 20%, тобто повільніше, ніж виторг. Реклама зросла на 50%: (30 000 - 20 000) ÷ 20 000 = 50%, тобто швидше, ніж виторг. Зарплата й оренда не змінилися.

Крок п'ятий: перевіряємо категорію «Інше». У Дмитра це 6 000 ₴, тобто 2%. В «Інше» потрапляють витрати, для яких не знайшлося окремої категорії. Якщо частка «Інше» росте, ці операції варто розкласти за новими категоріями, щоб було видно, на що йдуть кошти.

Порада. Зростання витрат разом із виторгом буває виправданим. У прикладі реклама зросла на 50%, а виторг на 25%. Перш ніж змінювати бюджет реклами, варто з'ясувати, скільки виторгу принесли додаткові 10 000 ₴ (30 000 - 20 000).

Що робити з групами A, B і C

Завдяки групам можна більше часу приділяти великим категоріям і менше дрібним. Для кожної групи зручно обрати свою частоту перегляду й те, що саме перевіряти.

У групі A навіть невелика зміна помітна в загальній сумі. Зі знижкою 5% на матеріали Дмитро заощадить 3 000 ₴ на місяць (60 000 × 0,05), а з такою самою знижкою на банківські комісії 450 ₴ (9 000 × 0,05). Тому для групи A варто запитати ціни в іншого постачальника, переглянути умови оренди, порівняти результати різних каналів реклами. У групі B зручно раз на квартал переглянути витрати на транспорт і підписки, щоб побачити, якими сервісами вже не користуються.

Як зробити розбір регулярним

З одного розбору видно цифри одного місяця, а з регулярних розборів зрозуміло, як витрати змінюються з часом. Зручно розбирати витрати щомісяця в той самий день, коли всі операції за минулий місяць уже внесені, і записувати три показники: частку групи A, частку витрат у виторгу й категорії, що змінилися найбільше. Через три-чотири місяці із цих записів видно, які витрати ростуть, а які лишаються незмінними.

Як це виглядає в обліку

Щомісяця збирати суми й рахувати частки вручну довго. У BizFin основні цифри для розбору зібрані у звіті «Прибуток і збитки». У таблиці «Розбивка по категоріях» витрати розкладені за категоріями, а місяці стоять у сусідніх колонках, тож зміну кожної категорії порівняно з минулим місяцем видно поруч. Категорію з підкатегоріями можна розгорнути стрілкою біля назви, а загальну суму видно в рядку «Всього витрат». У списку «ТОП витрат» найбільші категорії впорядковані за сумою, і біля кожної видно відсоток від усіх витрат, тож частки найбільших категорій для другого кроку вже пораховані.

Після натискання кнопки «Порівняння» під числами на картках «Дохід», «Витрати» і «Чистий прибуток» з'являється різниця з попереднім періодом такої самої тривалості. Операції без категорії зібрані в окремому рядку «Без категорії». Якщо натиснути картку «Витрати», відкриється список операцій за той самий період, і видно, з чого складаються витрати. Накопичена частка й групи A, B і C у звіті окремо не показані, їх рахують за формулами зі статті.

До збереженої операції можна прикріпити чек чи фото. Якщо під час розбору виникне питання, до якої категорії належить витрата, документ буде поруч із записом.

Уважно. Дещо в розділі «Транзакції» поки не вміємо: розділити одну операцію на кілька категорій (натомість можна внести дві окремі операції), змінити категорію в кількох операціях одним натисканням і відфільтрувати операції за тегом.

Що варто пам'ятати

• Розбір починається з повного місяця. Для нього потрібні всі витрати за місяць і назви категорій, які не змінюються.

• Витрати ділять на три групи за ABC-аналізом. До групи A належать категорії, що разом становлять приблизно 80% витрат, до B наступні до 95%, до C решта.

• Насамперед варто розглянути групу A. На кілька категорій припадає основна частина витрат.

• Порівнювати варто з виторгом і минулим місяцем. Так видно, які категорії ростуть швидше за виторг.

• Розбір варто робити щомісяця. За кілька місяців видно, як змінюються витрати, а за один місяць лише їхній поточний стан.

Часті запитання

Як налагодити контроль витрат бізнесу?

Варто раз на місяць розкласти витрати за категоріями, впорядкувати їх за сумою, поділити на групи A, B і C та порівняти з виторгом і минулим місяцем. Першою зручно розглядати групу A.

Що таке ABC-аналіз витрат?

Це поділ категорій на три групи за їхньою часткою в загальній сумі: до A належать категорії, що разом становлять приблизно 80% витрат, до B наступні до 95%, до C решта. Межі є орієнтиром і в різних методиках трохи відрізняються.

Як часто аналізувати витрати?

Групу A зручно переглядати щомісяця, групу B щокварталу, а групу C окремо розбирати здебільшого не потрібно. Розбір зручно робити щомісяця в той самий день, коли всі операції за минулий місяць уже внесені.

Яка частка витрат у виторгу вважається нормальною?

Єдиної норми немає: частка залежить від сфери бізнесу. Корисніше порівнювати її зі своїм значенням за минулі місяці. У прикладі зі статті витрати становлять 75% виторгу.

Як знайти категорії, що виросли швидше за виторг?

Варто порахувати, на скільки змінилася кожна категорія порівняно з минулим місяцем, і зіставити це зі зміною виторгу. Категорії, що ростуть швидше за виторг, зручно розглянути першими.

Що робити з категорією «Інше»?

Зручно стежити за її часткою. Якщо частка росте, операції з «Інше» варто розкласти за окремими категоріями, щоб було видно, на що йдуть кошти.