Rachunkowość zarządcza a księgowość: czym się różnią?

Księgowość prowadzi się na potrzeby instytucji zewnętrznych: zgodnie z ustalonymi zasadami i terminami, aby prawidłowo obliczyć podatki oraz złożyć wymagane sprawozdania. Rachunkowość zarządczą prowadzi się dla siebie: w wygodnej formie i w dowolnym momencie, aby rozumieć, co dzieje się z pieniędzmi, i podejmować decyzje.

To dwa różne rodzaje ewidencji o różnych celach. Jeden nie zastępuje drugiego, ponieważ odpowiadają na inne pytania. Zobaczmy, na czym dokładnie polega różnica i dlaczego właściciel firmy zazwyczaj potrzebuje obu.

Mówiąc prościej. Księgowość przypomina zaświadczenie lekarskie dla komisji: ma określoną formę, zawiera wymagane potwierdzenia i jest potrzebne instytucji. Rachunkowość zarządcza jest jak dziennik samopoczucia prowadzony dla siebie: nie ma obowiązkowego wzoru, ale pokazuje, po czym sytuacja się pogorszyła, a po czym poprawiła. Zaświadczenie mówi, że na papierze wszystko jest w porządku. Dziennik pomaga zdecydować, co zmienić.

Najważniejsza różnica: dla kogo prowadzona jest ewidencja

Cała różnica wynika z jednego pytania: kto będzie czytał te liczby?

Księgowość ma odbiorców zewnętrznych: urząd skarbowy, bank, audytorów i organy kontrolne. Dlatego obowiązują w niej ścisłe zasady, ujednolicone formy i konkretne terminy. Księgowy nie może prowadzić jej „tak, jak wygodnie” — musi robić to zgodnie z wymaganiami.

Rachunkowość zarządcza ma jednego głównego odbiorcę: właściciela i osoby zarządzające firmą. Nie ma obowiązkowej formy ani przepisów nakazujących prowadzenie jej w określony sposób. Sam decydujesz, co liczyć, jak dzielić dane na kategorie i jak często je analizować. Jedyny warunek: informacje mają pomagać w podejmowaniu decyzji.

Siedem różnic w jednej tabeli

Najważniejsze są dwa pierwsze wiersze. Z nich wynika cała reszta: inni odbiorcy i inne cele sprawiają, że forma, terminy oraz poziom szczegółowości są zupełnie różne.

Dlaczego na podstawie sprawozdań księgowych trudno podejmować decyzje

Warto powiedzieć to wprost: księgowy może wykonywać swoją pracę bardzo dobrze. Po prostu ta praca odpowiada na inne pytania niż te, które pojawiają się u właściciela.

Spójrzmy na przykład.

Wyobraźmy sobie Annę, właścicielkę kawiarni. Kwartał został zamknięty, a sprawozdania złożone. Księgowy informuje, że zysk za kwartał wyniósł 3 200 zł. Liczba jest prawidłowa i nie ma do niej zastrzeżeń. Anna patrzy jednak na wynik i nadal nie wie, co zrobić. Rozszerzyć menu? Zrezygnować z części oferty? Podnieść ceny? Sprawozdanie tego nie pokazuje.

Teraz spójrzmy na ten sam kwartał z podziałem na obszary działalności, czyli tak, jak pokazuje go rachunkowość zarządcza:

Łączny wynik nadal wynosi 3 200 zł, ale obraz jest zupełnie inny. Bar utrzymuje całą kawiarnię. Kuchnia działa na granicy opłacalności. Taras generuje stratę 1 100 zł, którą pokrywa zysk wypracowany przez bar.

Anna ma teraz dwa konkretne tematy do przeanalizowania: co zrobić z tarasem i dlaczego kuchnia zarabia tak mało. Żadnej z tych decyzji nie mogła podjąć, dopóki widziała wyłącznie wynik łączny. Sprawozdanie księgowe nie było błędne — po prostu ujmuje firmę jako całość, ponieważ tego wymagają przepisy.

Co pokazuje rachunkowość zarządcza, czego nie ma w sprawozdaniach

Właściciel regularnie zadaje sobie trzy pytania, na które sprawozdawczość księgowa z założenia nie odpowiada.

Który obszar zarabia, a który pochłania pieniądze

Pokazuje to przykład kawiarni Anny. Gdy firma ma więcej niż jeden obszar — usługi i produkty, dwa działy albo kilka projektów dla klientów — jedna łączna liczba zaczyna ukrywać ważne informacje. Silny obszar finansuje słaby, a z zewnątrz całość wygląda jak „przyzwoity kwartał”.

Czy w przyszłym miesiącu wystarczy pieniędzy

Księgowość patrzy wstecz, na zakończony okres. Właściciela bardziej interesuje to, co będzie dalej: czy za dwa tygodnie wystarczy środków na czynsz i wynagrodzenia. Potrzebny jest więc plan przyszłych wpływów i płatności. Pokazuje go przepływ pieniężny i to właśnie on pozwala zauważyć lukę płynnościową z wyprzedzeniem, a nie dopiero w dniu płatności.

Zysk i pieniądze na rachunku to również dwie różne rzeczy. Zysk ujmuje się w momencie zawarcia i wykonania transakcji, natomiast gotówka pojawia się dopiero wtedy, gdy klient zapłaci. Jeżeli część przychodów pozostaje w należnościach, raport może pokazywać dobry miesiąc, mimo że brakuje pieniędzy na bieżące płatności.

Ile firma jest dziś warta

To pytanie pojawia się przed większą decyzją: zakupem sprzętu, zaciągnięciem kredytu lub przyjęciem wspólnika. Odpowiedź daje bilans: pokazuje, co firma ma, ile jest winna i jaka część majątku rzeczywiście należy do właściciela. Co ważne, odpowiedź jest potrzebna dziś, a nie dopiero na koniec roku.

Czy mała firma potrzebuje rachunkowości zarządczej?

W praktyce prawdopodobnie już ją prowadzisz. Notes z utargiem, arkusz z kosztami, notatki w telefonie czy obliczenia robione w głowie na koniec miesiąca to właśnie rachunkowość zarządcza w najprostszej formie. Pytanie nie brzmi, czy ją prowadzisz, lecz na ile możesz ufać tym danym.

Gdy firma jest mała i ma tylko jeden obszar działalności, pamięć i arkusz mogą wystarczyć. Zwykle wiadomo, że to już za mało, gdy:

• Masz więcej niż jeden obszar działalności i nie wiesz, który naprawdę zarabia.

• Na rachunku są pieniądze, ale dopiero w ostatniej chwili okazuje się, na jakie płatności trzeba je przeznaczyć w kolejnym tygodniu.

• Nie potrafisz szybko powiedzieć, ile firma zarobiła w poprzednim miesiącu, bez ponownego liczenia.

• W firmie pojawiły się kredyty, raty, zaliczki klientów lub inne zobowiązania, których nie da się już wygodnie kontrolować w pamięci.

Ważne. Rachunkowość zarządcza nie zastępuje księgowego i nie zwalnia z obowiązkowej sprawozdawczości. Nie jest alternatywą, lecz drugim spojrzeniem na te same pieniądze — spojrzeniem, którego urząd nie wymaga, ponieważ jest potrzebne Tobie, a nie instytucjom.

Od czego zacząć

Rachunkowość zarządcza brzmi poważnie, ale zaczyna się od bardzo prostych działań.

• Zapisuj wszystkie operacje. Każdy wpływ i każdy wydatek, również drobny. Dopóki część pieniędzy istnieje wyłącznie w pamięci, każdy raport będzie tylko przybliżeniem.

• Oddziel finanse firmy od prywatnych. Pieniądze firmowe i domowe na jednym rachunku sprawiają, że obraz staje się nieczytelny.

• Przypisuj operacje do kategorii. Czynsz, materiały, wynagrodzenia, reklama. Bez kategorii widać łączną kwotę kosztów, ale nie wiadomo, z czego się składa.

• Oznaczaj obszary działalności. Jeżeli jest ich kilka, każda operacja powinna być przypisana do właściwego obszaru. To właśnie daje podział taki jak w przykładzie kawiarni.

• Sprawdzaj dane regularnie. Raz w tygodniu analizuj środki pieniężne, a raz w miesiącu zysk i obszary działalności. Ewidencja jest użyteczna tylko wtedy, gdy rzeczywiście do niej zaglądasz.

Jak wygląda to w praktyce

Pierwsze kroki można wykonać w arkuszu kalkulacyjnym i na początku jest to rozsądne rozwiązanie. Trudności pojawiają się później: formuły się psują, podsumowania trzeba przygotowywać ręcznie co miesiąc, a analiza poszczególnych obszarów wymaga przebudowy arkusza. W rezultacie ewidencja zaczyna odstawać od rzeczywistości właśnie wtedy, gdy jest najbardziej potrzebna.

BizFin został zbudowany wokół tych czynności. Operacje wpisujesz ręcznie w sekcji Transakcje albo importujesz wyciąg bankowy, a kategorie, kontrahentów i obszary działalności konfigurujesz raz w Słownikach. Następnie raporty powstają z tych samych danych: Zyski i straty pokazują przychody, koszty i zysk w poszczególnych miesiącach; Przepływy pieniężne pokazują, ile pieniędzy wpłynęło i wypłynęło w danym okresie; a Projekty przedstawiają ten sam podział na obszary, dzięki któremu Anna zauważyła nierentowny taras.

Prowadzisz jeden zestaw zapisów, a różne raporty odpowiadają na różne pytania właściciela bez konieczności ręcznego przygotowywania osobnych zestawień.

Co warto zapamiętać

• To dwa różne rodzaje ewidencji, a nie lepszy i gorszy. Księgowość działa według przepisów na potrzeby instytucji zewnętrznych, a rachunkowość zarządcza wspiera Twoje decyzje.

• Sprawozdanie księgowe pokazuje wynik, a nie przyczynę. Za jedną łączną liczbą mogą kryć się jednocześnie silny obszar i obszar przynoszący straty.

• Rachunkowość zarządcza patrzy także w przyszłość. To ona pomaga odpowiedzieć, czy w kolejnym miesiącu wystarczy pieniędzy.

• Już prowadzisz ją w jakiejś formie. Pytanie dotyczy jedynie kompletności i wiarygodności danych.

• Księgowy nadal jest potrzebny. Wewnętrzna ewidencja nie zastępuje sprawozdawczości, lecz dodaje perspektywę, której w niej brakuje.

Najczęściej zadawane pytania

Po co mi rachunkowość zarządcza, skoro mam księgowego?

Księgowy prowadzi ewidencję na potrzeby instytucji zewnętrznych: oblicza podatki i składa sprawozdania zgodnie z przepisami. Może robić to całkowicie prawidłowo, ale jego raporty nie pokazują, który obszar zarabia, czy za dwa tygodnie wystarczy gotówki ani ile firma jest dziś warta. Na te pytania odpowiada rachunkowość zarządcza.

Czym rachunkowość zarządcza różni się od finansowej?

Rachunkowość finansowa jest regulowana i przeznaczona dla odbiorców zewnętrznych. Rachunkowość zarządcza ma charakter wewnętrzny, nie ma obowiązkowej formy i jest organizowana pod kątem decyzji właściciela. Kluczowa różnica dotyczy odbiorcy i celu.

Kto powinien prowadzić rachunkowość zarządczą?

Osoba, która potrzebuje jej wyników: właściciel albo ktoś, komu powierzył to zadanie. Księgowy może pomóc, ale nie jest to automatycznie część jego standardowych obowiązków, dlatego warto ustalić to osobno.

Czy rachunkowość zarządczą można prowadzić w Excelu?

Tak. Na początku arkusz jest rozsądnym rozwiązaniem. Problemy pojawiają się wraz ze wzrostem liczby danych: zestawienia trzeba tworzyć ręcznie, formuły z czasem się psują, a podział na obszary wymaga przebudowy pliku. Wtedy warto przejść na narzędzie, które tworzy raporty automatycznie.

Czy istnieje obowiązkowa forma rachunkowości zarządczej?

Nie. Przepisy nie wymagają ani prowadzenia rachunkowości zarządczej, ani stosowania określonego wzoru. Sam decydujesz, co mierzyć i w jakim układzie analizować dane. Najważniejsze, aby pomagały w podejmowaniu decyzji.

Ile czasu to zajmuje?

Najwięcej czasu pochłania wpisywanie operacji, ale przy regularnym prowadzeniu zajmuje to tylko kilka minut dziennie. Najwięcej pracy mają zwykle osoby, które odkładają wszystko do końca miesiąca, a potem próbują odtworzyć szczegóły z pamięci.