Należności: Twoje pieniądze w cudzej kieszeni

Należności: Twoje pieniądze w cudzej kieszeni

Należności to pieniądze lub inne wartości, które powinni zwrócić Twojej firmie klienci, dostawcy, pracownicy albo inne osoby i przedsiębiorstwa.

Najprostszy przykład: towar został już przekazany lub praca wykonana, ale klient zapłaci później. Sprzedaż doszła do skutku, faktura została wystawiona, jednak pieniędzy nadal nie ma na rachunku bankowym firmy.

W księgowości należności uznaje się za aktywa przedsiębiorstwa. Nie można jednak zapłacić nimi czynszu, wynagrodzeń ani podatków, dopóki dłużnik rzeczywiście nie ureguluje zobowiązania. Dlatego firma może dobrze wyglądać w raportach, a jednocześnie odczuwać brak pieniędzy.

Wyjaśnijmy prostymi słowami, czym są należności, czym różnią się od zobowiązań, kiedy stanowią normalny element działalności, a kiedy stają się niebezpieczne.

Czym są należności — prostymi słowami

Wyobraź sobie, że realizujesz zamówienie, a klient mówi:

„Dziękuję. Zapłacę za dwa tygodnie”.

Od tego momentu klient jest Ci winien pieniądze. Ty wykonałeś już swoją część umowy, ale nadal czekasz na zapłatę.

Mówiąc po ludzku, Twoje pieniądze zostały jakby w kieszeni klienta. Powinny do Ciebie wrócić, ale na razie nie możesz z nich korzystać.

To właśnie są należności.

Dłużnikami nazywa się osoby lub firmy, które są coś winne Twojemu przedsiębiorstwu. Nie zawsze muszą to być pieniądze. Mogą to być również towary, usługi albo inne aktywa. Dlatego do należności mogą zaliczać się:

• długi klientów za towary lub pracę, które zostały już dostarczone;

• przedpłaty dla dostawców — pieniądze zostały już przekazane, ale towar lub usługa nie zostały jeszcze otrzymane;

• pożyczki udzielone pracownikom lub innym osobom — środki zostały wypłacone, ale jeszcze ich nie zwrócono;

• inne kwoty lub wartości, które powinny wrócić do firmy.

Najczęściej jednak, mówiąc o należnościach, mamy na myśli niezapłacone faktury klientów.

Należności i zobowiązania: na czym polega różnica

Pojęcia te łatwo pomylić, chociaż różnica między nimi jest bardzo prosta:

• należności — ktoś jest winien pieniądze Tobie;

• zobowiązania — Ty jesteś winien pieniądze komuś.

Przykładowo klient powinien zapłacić Ci 30 000 ₴ za wykonane zamówienie. Jest to należność Twojej firmy.

Jednocześnie Ty musisz zapłacić dostawcy 20 000 ₴ za materiały. To już zobowiązanie Twojej firmy.

W zdrowym biznesie należy kontrolować oba wskaźniki jednocześnie:

• ile pieniędzy powinni zwrócić Ci inni;

• ile i kiedy musisz zapłacić Ty.

Problem pojawia się wtedy, gdy własne zobowiązania trzeba uregulować już dziś, a pieniądze od klientów wpłyną dopiero za kilka tygodni.

Główna pułapka: sprzedaż jest, ale pieniędzy nie ma

Spójrzmy na prosty przykład.

Realizujesz zamówienie o wartości 40 000 ₴. Zgodnie z ustaleniami klient ma zapłacić w ciągu 30 dni.

Zamówienie zostało już wykonane. W księgowości firmy przychód ze sprzedaży może zostać już rozpoznany. Samych 40 000 ₴ nadal jednak nie ma na rachunku.

Tych pieniędzy nie można jeszcze przeznaczyć na:

• wypłatę wynagrodzeń;

• zapłatę czynszu;

• zakup materiałów;

• rozliczenie z dostawcami;

• zapłatę podatków lub prowizji bankowych.

Teraz wyobraź sobie, że takich klientów jest dziesięciu. W ciągu miesiąca firma sprzedała towary i usługi o wartości 400 000 ₴, ale większość faktur nadal pozostaje niezapłacona.

Na papierze przedsiębiorstwo może wykazywać przychód, a nawet zysk. Mimo to może zabraknąć pieniędzy na codzienne płatności.

W ten sposób należności mogą stać się przyczyną luki płynnościowej: płacić trzeba teraz, podczas gdy pieniądze firmy nadal znajdują się u klientów.

Należy jednocześnie uwzględnić system księgowy i podatkowy konkretnej firmy. Przykładowo w przypadku podatników rozliczających się według uproszczonych zasad przychód może być co do zasady rozpoznawany dopiero w momencie otrzymania pieniędzy, a nie w chwili wydania towaru lub wykonania pracy. Dlatego stwierdzenie, że „sprzedaż stała się już przychodem podlegającym opodatkowaniu”, nie będzie prawdziwe dla każdego przedsiębiorcy.

Najważniejsza zasada pozostaje jednak prosta:

Sprzedaż i otrzymanie pieniędzy to dwa różne zdarzenia.

Należności pokazują kwotę znajdującą się pomiędzy tymi dwoma zdarzeniami: masz już prawo otrzymać pieniądze, ale jeszcze ich nie dostałeś.

Odroczona płatność to kredyt dla klienta

Kiedy pozwalasz klientowi zapłacić później, w praktyce kredytujesz go własnymi pieniędzmi.

Klient otrzymał już towar lub rezultat Twojej pracy, natomiast Ty dostaniesz pieniądze dopiero za 7, 30 albo 60 dni.

Odroczony termin płatności może być przydatnym narzędziem:

• pomaga pozyskać dużego klienta;

• ułatwia współpracę ze stałym partnerem;

• zwiększa atrakcyjność oferty;

• wspiera długoterminowe relacje biznesowe.

Taka umowa ma jednak swoją cenę dla Twojej firmy.

Dopóki klient nie zapłaci:

• pieniądze nie pracują w Twoim biznesie;

• może zabraknąć środków na bieżące płatności;

• istnieje ryzyko opóźnienia albo braku zapłaty;

• możesz sam zostać zmuszony do pożyczania pieniędzy.

Dlatego odroczone terminy płatności należy oferować świadomie: na konkretny okres, sprawdzonym klientom i wyłącznie do wysokości kwoty, na której czasowy brak firma może sobie pozwolić.

Kiedy należności stają się niebezpieczne

Samo istnienie należności nie oznacza jeszcze, że firma ma problem.

Jeśli klienci płacą w ustalonych terminach, a przedsiębiorstwo ma wystarczająco dużo pieniędzy na własne płatności, odroczenie może być normalnym elementem działalności.

Niepokój powinno wzbudzić kilka sytuacji.

Należności rosną szybciej niż sprzedaż

Sprzedaż prawie się nie zmienia, ale suma długów klientów zwiększa się z miesiąca na miesiąc.

Może to oznaczać, że klienci płacą coraz wolniej albo firma zbyt łatwo zgadza się na realizację zamówień bez przedpłaty.

Rośnie liczba przeterminowanych płatności

Czym innym jest faktura, której termin płatności jeszcze nie upłynął.

Czym innym jest należność, która miała zostać uregulowana miesiąc temu, ale pieniądze nadal nie wpłynęły.

Im dłużej klient nie płaci, tym więcej uwagi wymaga taki dług.

Pojawiają się należności trudne do odzyskania

Klient przestał odpowiadać, ma poważne problemy finansowe, zakończył działalność albo otwarcie odmawia zapłaty.

W takiej sytuacji należność może stać się wątpliwa, a z czasem — nieściągalna.

Większość długu zależy od jednego klienta

Załóżmy, że klienci są Ci winni łącznie 300 000 ₴, z czego 250 000 ₴ przypada na jedną firmę.

Nawet jeżeli ten klient wcześniej płacił terminowo, jego opóźnienie natychmiast uderzy w całą działalność.

Im większa część należności jest skoncentrowana u jednego klienta, tym wyższe ryzyko.

Rodzaje należności

W codziennym zarządzaniu długami warto dzielić je według ich aktualnego stanu.

Bieżące

Termin płatności jeszcze nie upłynął albo należność powinna zostać uregulowana w najbliższym czasie.

Przykładowo klient otrzymał fakturę z terminem płatności do 15 sierpnia, a dziś jest dopiero 5 sierpnia.

Taka należność nie jest jeszcze przeterminowana.

Przeterminowane

Termin płatności już minął, ale pieniądze nie wpłynęły.

Nie musi to jeszcze oznaczać, że klient nie zapłaci. Być może zapomniał, popełnił błąd albo opóźnił przelew o kilka dni.

Taka należność wymaga już jednak przypomnienia i kontroli.

Wątpliwe

Istnieje niepewność, czy dłużnik ureguluje należność w całości.

Przykładowo klient wielokrotnie przesuwa termin zapłaty, unika odpowiedzi albo ma widoczne problemy finansowe.

Nieściągalne

Istnieją wystarczające podstawy, aby uznać, że długu nie uda się odzyskać, albo upłynął termin przedawnienia roszczenia.

W księgowości należności wątpliwe i nieściągalne podlegają odrębnym zasadom ewidencji oraz odpisywania. Dlatego w konkretnej sytuacji należy skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, zamiast po prostu usuwać dług z własnych zapisów.

Oficjalne zasady rozróżniają również należności krótkoterminowe i długoterminowe w zależności od cyklu operacyjnego oraz przewidywanego terminu spłaty.

Jak kontrolować należności

Zapisuj dokładny termin płatności

Każde ustalenie powinno zawierać konkretną datę.

Nie:

„Klient zapłaci później”.

Lepiej:

„Płatność do 20 sierpnia”.

Bez dokładnej daty trudno określić, czy należność jest już przeterminowana i kiedy należy przypomnieć klientowi o zapłacie.

Ustalaj przedpłatę

Pełna albo częściowa przedpłata zmniejsza kwotę, której możesz nie otrzymać.

W przypadku nowego klienta można przykładowo ustalić:

• 50% przed rozpoczęciem pracy;

• 50% po zakończeniu.

Nie gwarantuje to braku problemów, ale wyraźnie ogranicza ryzyko.

Przypominaj przed terminem płatności

Uprzejme przypomnienie kilka dni przed terminem to normalna praktyka biznesowa.

Przykład:

„Dzień dobry! Przypominamy, że termin płatności faktury nr 125 na kwotę 18 000 ₴ przypada 12 sierpnia”.

Taka wiadomość nie oskarża klienta, a jednocześnie pomaga uniknąć sytuacji, w której faktura po prostu została przeoczona.

Sprawdzaj nowych klientów

Przed realizacją dużego zamówienia bez przedpłaty warto sprawdzić:

• od jak dawna klient prowadzi działalność;

• czy nie ma widocznych oznak problemów finansowych;

• jak rozliczał się z innymi partnerami;

• czy jest gotowy podpisać umowę z jasno określonymi warunkami płatności.

Ustalaj limit kredytowy

Określ maksymalną kwotę, którą dany klient może być Ci winien w tym samym czasie.

Przykład:

„Możemy współpracować z odroczonym terminem płatności, dopóki łączna wartość należności nie przekracza 50 000 ₴”.

Po osiągnięciu tego limitu kolejne zamówienie jest realizowane dopiero po uregulowaniu poprzednich płatności.

Regularnie analizuj należności

Nie czekaj do końca roku ani do momentu, w którym zabraknie pieniędzy na zapłatę dostawcom.

Co najmniej raz w tygodniu sprawdzaj:

• łączną wartość należności;

• najbliższe terminy płatności;

• przeterminowane płatności;

• największych dłużników;

• kwoty, których odzyskanie budzi wątpliwości.

Jak sprawdzić, czy klienci zaczęli płacić wolniej

Służą do tego wskaźniki rotacji należności.

Mówiąc prościej, pomagają odpowiedzieć na pytanie:

Ile czasu średnio mija między sprzedażą a otrzymaniem pieniędzy?

Przykładowo wcześniej klienci płacili średnio po 20 dniach, a teraz po 38.

Nawet jeżeli wartość sprzedaży się nie zmieniła, Twoja firma czeka na własne pieniądze niemal dwa razy dłużej.

W małej firmie nie zawsze trzeba od razu obliczać skomplikowane wskaźniki. Na początku wystarczy co miesiąc porównywać:

• ile łącznie są Ci winni klienci;

• jaka część należności jest już przeterminowana;

• ile dni klienci faktycznie potrzebują na dokonanie płatności;

• jaką część wszystkich należności stanowią zobowiązania największych klientów.

Jeżeli wskaźniki te się pogarszają, należności stopniowo wymykają się spod kontroli.

Jak widzieć, kto i ile jest Ci winien

Problem zwykle nie polega na jednym długu.

Trudność zaczyna się wtedy, gdy klientów jest wielu i trzeba pamiętać:

• kto jest winien pieniądze;

• jaką kwotę;

• za co;

• kiedy powinien zapłacić;

• ile już zwrócił;

• kto przekroczył termin płatności;

• komu wysłano już przypomnienie.

Jeżeli informacje te są rozproszone pomiędzy notatnikiem, Excelem, aplikacjami bankowymi i wiadomościami w komunikatorach, pojedyncze należności łatwo przeoczyć.

W BizFin służą do tego sekcja „Długi” oraz zakładka „Należności”.

Każdy dług można zapisać jako osobną pozycję z kwotą, terminem oraz statusem spłaty. Dzięki temu widzisz nie tylko ogólną liczbę, ale pełny obraz sytuacji:

• kto powinien zwrócić pieniądze;

• jaka kwota pozostała do zapłaty;

• kiedy upływa termin;

• które należności są już przeterminowane;

• które płatności należy skontrolować w pierwszej kolejności.

Wskaźnik „Należności” pokazuje łączną wartość roszczeń firmy, a wskaźnik „Przeterminowane” pozwala natychmiast zauważyć należności, których termin płatności już upłynął.

W raporcie „Bilans” należności są wykazywane wśród aktywów przedsiębiorstwa. Obok można zobaczyć również własne zobowiązania — czyli nie tylko ile inni są winni Tobie, ale także ile Ty musisz zwrócić innym.

Zamiast przeszukiwać notatki otrzymujesz jedno przejrzyste miejsce do kontrolowania wszystkich długów.

Co warto zapamiętać

Sprzedaż nie oznacza jeszcze otrzymania pieniędzy. Możesz już zrealizować zamówienie, ale nadal czekać na zapłatę przez kilka tygodni.

Należności są aktywem, ale nie są wolnymi środkami pieniężnymi. Dopóki klient nie zapłaci, nie można wykorzystać tej kwoty do regulowania własnych rachunków.

Odroczony termin płatności oznacza, że kredytujesz klienta. Rób to świadomie, na określony czas i tylko do wysokości kwoty, której firma może przez pewien okres nie otrzymywać.

Najwięcej uwagi wymagają należności przeterminowane i wątpliwe. Im wcześniej je zauważysz, tym większa jest szansa na odzyskanie pieniędzy.

Należy analizować nie tylko sprzedaż, ale również terminy płatności. Firma może dużo sprzedawać, a jednocześnie cierpieć z powodu braku pieniędzy.

Najczęściej zadawane pytania

Czym należności różnią się od zobowiązań?

Należności to pieniądze lub inne wartości, które powinni zwrócić Ci inni.

Zobowiązania to pieniądze lub wartości, które Ty musisz zwrócić innym.

Przykładowo niezapłacona faktura klienta jest należnością Twojej firmy. Niezapłacona faktura dostawcy jest jej zobowiązaniem.

Czy należności są czymś dobrym czy złym?

Same w sobie nie są ani dobre, ani złe.

Odroczony termin płatności może być normalnym elementem współpracy z klientami. Problem zaczyna się wtedy, gdy należności jest zbyt wiele, terminy są regularnie przekraczane albo firmie brakuje pieniędzy na własne płatności.

Zdrowe należności to takie, które dłużnicy regulują w uzgodnionych terminach.

Czy należności są zyskiem?

Nie. To dwa różne wskaźniki.

Należności są aktywem — kwotą pieniędzy lub wartością innych składników, które powinny zostać przekazane Twojej firmie.

Zysk to wynik finansowy po uwzględnieniu przychodów i kosztów.

Sprzedaż z odroczonym terminem płatności może wpływać na przychód i zysk w księgowości, ale sama należność nie jest równa zyskowi.

Czym są należności nieściągalne?

To dług, którego najprawdopodobniej nie uda się już odzyskać, albo taki, w przypadku którego upłynął termin przedawnienia roszczenia.

Przykładowo dłużnik zakończył działalność, nie posiada majątku pozwalającego na spłatę albo istnieją inne przewidziane przepisami podstawy do uznania długu za nieściągalny.

Sposób jego ujęcia w księgowości, opodatkowania i odpisania zależy od konkretnej sytuacji. Dlatego przed dokonaniem odpisu warto skonsultować się z księgowym.

Czy przedpłata dla dostawcy zalicza się do należności?

Tak.

Pieniądze zostały już przekazane, natomiast dostawca nadal musi wykonać swoją część umowy: dostarczyć towar, wykonać pracę albo świadczyć usługę.

Oznacza to, że jest Ci winien niekoniecznie pieniądze, lecz odpowiedni towar albo rezultat pracy.

Czym jest rotacja należności?

To wskaźnik pokazujący, jak szybko długi klientów zamieniają się w rzeczywiste pieniądze.

Mówiąc prościej, pozwala zobaczyć, ile czasu średnio klienci potrzebują na dokonanie płatności.

Im szybciej płacą, tym mniej środków pozostaje „zamrożonych” w należnościach.

Dlaczego raport pokazuje zysk, ale na koncie jest mało pieniędzy?

Jedną z możliwych przyczyn są niezapłacone faktury klientów.

Przychód ze sprzedaży mógł już zostać uwzględniony w wyniku finansowym, ale same pieniądze nadal nie wpłynęły.

Inne możliwe przyczyny to:

• zakup towarów lub sprzętu;

• spłata kredytów;

• przedpłaty dla dostawców;

• regulowanie wcześniejszych zobowiązań;

• różnica pomiędzy datami przychodów, kosztów i faktycznych przepływów pieniężnych.

Dlatego oprócz raportu „Zyski i straty” należy analizować również przepływy pieniężne oraz łączną wartość należności.

Podsumowanie

Należności pokazują, ile pieniędzy lub innych wartości Twoja firma powinna jeszcze otrzymać.

Mogą być normalnym elementem sprzedaży, ale tylko wtedy, gdy kontrolujesz terminy, klienci płacą na czas, a firma ma wystarczająco dużo środków na codzienną działalność.

Niebezpieczeństwo nie pojawia się w chwili, gdy klient prosi o odroczenie płatności. Zaczyna się wtedy, gdy przestajesz dokładnie wiedzieć, kto, ile i od kiedy jest Ci winien.

W BizFin wszystkie takie należności można przechowywać w jednym miejscu, sprawdzać ich łączną wartość, szybko zauważać opóźnienia i nie pozwalać, aby zarobione pieniądze po cichu znikały z pola widzenia.