Ile naprawdę kosztuje jeden pracownik

Ile naprawdę kosztuje jeden pracownik

Pracownik kosztuje firmę wyraźnie więcej niż jego wynagrodzenie. Różnicę tworzą podatki i składki, stanowisko pracy oraz opłacony czas, w którym pracy nie ma. W zachodniej praktyce zarządczej używa się do tego wskaźnika narzutu — a za bazowy punkt odniesienia przyjmuje się 1,25–1,4 wynagrodzenia, jeszcze bez uwzględnienia stanowiska pracy.

Cudzy wskaźnik niczego jednak nie załatwia: każda firma ma własny. Omówimy cztery narzędzia, którymi się to liczy, i w pięciu krokach wyprowadzimy twoją własną liczbę.

Mówiąc po ludzku. Wyobraź sobie, że kupujesz samochód. Cena w umowie to nie koszt posiadania: dalej dochodzą ubezpieczenie, paliwo, serwis i miejsce parkingowe. Po roku okazuje się, że auto kosztuje znacznie więcej, niż było na rachunku. Z pracownikiem jest tak samo: kwota z ustaleń to początek obliczeń, a nie całe obliczenia.

Dlaczego wynagrodzenie to jeszcze nie koszt pracownika

Gdy ustala się wynagrodzenie, pada kwota, którą dana osoba otrzyma. Dla pracownika to jego dochód. Dla firmy — dopiero pierwszy wiersz obliczeń.

Warto od razu rozdzielić dwie różne rzeczy, które często się miesza.

Ustalając wynagrodzenie, warto od razu doprecyzować, o jaką kwotę chodzi: brutto czy tę, którą pracownik zobaczy na koncie. To różne liczby, a pomyłka tutaj sporo kosztuje — zwłaszcza przy planowaniu rocznego funduszu wynagrodzeń.

Uwaga. Konkretne stawki podatków i składek różnią się w zależności od kraju i co jakiś czas się zmieniają. Dlatego w tym artykule ich nie podajemy: zamiast gotowych procentów dostaniesz sposób, by policzyć własny wskaźnik ze stawkami, które obowiązują u ciebie właśnie teraz.

Wskaźnik narzutu: podstawowe narzędzie obliczeń

To najpopularniejsze narzędzie szacowania kosztów personelu. Pomysł jest prosty: wszystkie koszty towarzyszące sprowadza się do jednego mnożnika wynagrodzenia.

Pełny koszt pracownika = Wynagrodzenie × Wskaźnik narzutu

W zachodniej rachunkowości zarządczej za bazowy punkt odniesienia przyjmuje się wskaźnik od 1,25 do 1,4 — czyli pracownik kosztuje o ćwierć do jednej trzeciej więcej niż jego wynagrodzenie. Chodzi przede wszystkim o podatki, składki i obowiązkowe świadczenia. Gdy doliczysz stanowisko pracy, sprzęt i subskrypcje, wskaźnik zwykle rośnie do 1,5–1,8, a w firmach z drogim wyposażeniem bywa jeszcze wyższy.

Co wchodzi w narzut

Jak policzyć własny wskaźnik

Wskaźnik = (Wynagrodzenie + wszystkie koszty towarzyszące) ÷ Wynagrodzenie

Policz go raz dla typowej roli w swojej firmie, a potem używaj do szybkich szacunków. Jeśli wyszedł ci 1,7, każde omawiane wynagrodzenie mnożysz przez 1,7 — i od razu widzisz prawdziwą kwotę, o której mowa.

Jak wyprowadzić swoją liczbę: pięć kroków

To ten sam rachunek, tylko po kolei. Wypełnij prawą kolumnę własnymi liczbami.

Tak to wygląda w liczbach. Roczne wynagrodzenie — 72 000 zł. Podatki i składki — 15 600 zł. Stanowisko pracy — 14 400 zł rocznie. Rekrutacja i szkolenie — 4 800 zł rozłożone na dwa lata, czyli 2 400 zł rocznie.

Czyli pracownik z wynagrodzeniem 6 000 zł miesięcznie kosztuje firmę około 8 700 zł. Twoje liczby będą inne — ale metoda jest ta sama i to właśnie ona daje liczbę, której można ufać.

Współczynnik czasu produktywnego

Drugie narzędzie. Płacisz za wszystkie godziny pracy, ale produktywną pracą wypełniona jest tylko ich część — reszta idzie na urlopy, zwolnienia, szkolenia, spotkania i przestoje.

Współczynnik czasu produktywnego = Godziny produktywne ÷ Godziny opłacone

Liczy się to tak: bierzemy wszystkie opłacone godziny pracy w roku i odejmujemy urlop, dni świąteczne, typowe zwolnienia lekarskie, szkolenia oraz regularne spotkania. W małej firmie czas produktywny to zwykle 70–85% czasu opłaconego, zależnie od roli. W rolach wykonawczych jest wyższy, w administracyjnych niższy.

Ten współczynnik jest ważny sam w sobie: jeśli u ciebie jest bardzo niski, problem nie tkwi w człowieku, lecz w tym, jak zbudowana jest jego praca.

Koszt godziny produktywnej

Trzecie narzędzie — i najbardziej przydatne w codziennych decyzjach.

Koszt godziny = Pełny koszt roczny ÷ Godziny produktywne w roku

Kontynuujmy przykład. Pełny koszt — 104 400 zł rocznie. Opłaconych godzin pracy około 2 000, współczynnik czasu produktywnego — 0,8, czyli 1 600 godzin produktywnych.

104 400 zł ÷ 1 600 godz. ≈ 65 zł za godzinę

Porównaj to z tym, co zakładałbyś, patrząc na samo wynagrodzenie: wyszłoby około 36 zł. Rzeczywista liczba jest niemal dwa razy większa — i to właśnie jej potrzebujesz, gdy decydujesz, czy powierzyć zadanie własnej osobie, czy oddać na zewnątrz. Jeśli wykonawca bierze mniej niż twój koszt godziny, taniej jest oddać na zewnątrz.

Reguła trzech części: ile pracownik powinien przynosić

Czwarte narzędzie — punkt odniesienia dla opłacalności, popularny w agencjach i firmach usługowych. Mówi, że dochód, który generuje pracownik, dzieli się na mniej więcej trzy równe części.

Stąd prosty punkt odniesienia: pracownik powinien przynosić mniej więcej trzy razy tyle, ile wynosi jego wynagrodzenie — albo mniej więcej dwa razy tyle, ile jego pełny koszt. W naszym przykładzie to około 18 000 zł marży brutto miesięcznie przy wynagrodzeniu 6 000 zł.

Ważne: liczy się właśnie marża brutto, a nie przychód. Jeśli wziąć przychód, liczba wyjdzie złudnie atrakcyjna, bo siedzą w niej jeszcze materiały i inne koszty bezpośrednie.

Uwaga. Reguła trzech części to punkt odniesienia, a nie prawo. W biznesie z wysoką marżą wystarczy mniejszy mnożnik, przy cienkiej marży potrzebny jest większy. Dokładną odpowiedź daje własny rachunek: ile marży brutto zostaje po kosztach bezpośrednich i czy pokrywa ona utrzymanie firmy razem z tą osobą.

W rolach wykonawczych liczy się to wprost — po zleceniach lub sprzedaży konkretnej osoby. Z administracyjnymi jest trudniej: nie przynoszą pieniędzy bezpośrednio. Wtedy pytanie stawia się inaczej: ile twojego czasu się uwolniło i co z nim zrobiłeś. Jeśli ten czas poszedł na pracę, która przynosi więcej niż pełny koszt tej osoby, rola się opłaca.

Etat czy wykonawca zewnętrzny

Mając koszt godziny produktywnej, ta decyzja staje się arytmetyką, a nie intuicją.

Porównuj stawkę wykonawcy ze swoim kosztem godziny produktywnej, a nie z wynagrodzeniem. Wykonawca biorący 60 zł za godzinę przy twoim koszcie 65 zł wychodzi taniej — choć na tle samego wynagrodzenia wyglądałby na znacznie droższego.

Dwa zastrzeżenia. Jeśli praca jest stała i osoba faktycznie pracuje u ciebie codziennie według twojego grafiku, współpraca w formule zewnętrznej może zostać uznana za ukryty stosunek pracy — warto to sprawdzić z prawnikiem w swoim kraju. A w rolach stałych wykonawca zewnętrzny rzadziej wnika w biznes, więc oszczędność bywa droższa, niż się wydaje.

Sygnały, że rola się nie opłaca

To prawie nigdy nie znaczy, że człowiek jest zły. Częściej znaczy, że rola jest źle zbudowana.

• Marża brutto z danego obszaru jest niższa niż pełny koszt osoby. Najprostszy sygnał tam, gdzie rolę da się zmierzyć.

• Zatrudniłeś kogoś, a twój czas się nie uwolnił. Typowe dla ról administracyjnych: jeśli robisz to samo co przed zatrudnieniem, rola nie działa.

• Współczynnik czasu produktywnego jest bardzo niski. Płacisz za miesiąc, a obciążenia jest na dwa tygodnie. Może warto przejść na część etatu.

• Praca się dubluje. Dwie osoby robią to samo albo ktoś wykonuje to, co już zautomatyzowano.

W każdym z tych przypadków rozwiązaniem zwykle nie jest zwolnienie, lecz przebudowa roli: dołożyć zadania, zmienić format, przeorganizować obowiązki. Ale zobaczyć to można tylko mając liczbę pełnego kosztu — inaczej decyzja zapada na wyczucie.

Jak widzieć koszty personelu w ewidencji

Żeby nie składać tych rachunków za każdym razem ręcznie, potrzebne są dwie rzeczy.

Pierwsza — wypłaty muszą być rozłożone na kategorie. W BizFin raz tworzysz w sekcji „Słowniki” osobne kategorie: wynagrodzenia, podatki i składki, czynsz, wyposażenie, subskrypcje. Potem każda operacja jest wprowadzana w „Transakcjach” lub zaciągana z wyciągu bankowego i od razu trafia do swojej kategorii.

Druga — wynik musi być widoczny za okres. Raport „Zyski i straty” pokazuje, ile naprawdę poszło na personel w miesiącu czy roku i jaką część kosztów to stanowiło. Jeśli masz kilka kierunków działalności, raport „Projekty” pokaże koszty ludzi osobno dla każdego — i wtedy widać, który kierunek utrzymuje swój zespół, a który nie.

Najprostsza kontrola raz na kwartał: spójrz na udział kosztów personelu w kosztach ogółem i porównaj z poprzednimi kwartałami. Jeśli ten udział rośnie, a przychód nie, widać to od razu.

Co warto zapamiętać

• Wynagrodzenie to pierwszy wiersz rachunku, a nie cały koszt. Rzeczywista liczba jest zwykle półtora do dwóch razy większa.

• Policz własny wskaźnik narzutu. Cudze 1,25–1,4 to punkt odniesienia; twój własny mnożnik jest dokładniejszy.

• Decyzje podejmuje się po koszcie godziny produktywnej. Kwota miesięczna się do tego nie nadaje.

• Reguła trzech części daje punkt odniesienia dla opłacalności. Mniej więcej trzy razy wynagrodzenie, w marży brutto.

• Rolę, która się nie opłaca, zwykle się przebudowuje, a nie tnie. Ale najpierw potrzebna jest liczba.

Najczęstsze pytania

Jak szybko oszacować pełny koszt pracownika?

Pomnóż wynagrodzenie przez swój wskaźnik narzutu. Jeśli jeszcze go nie liczyłeś, do pierwszego szacunku bierze się 1,5–1,8 — typowy przedział dla małej firmy z uwzględnieniem stanowiska pracy. Dokładną liczbę daje rachunek w pięciu krokach z tego artykułu.

Czym jest wskaźnik narzutu?

To mnożnik pokazujący, ile razy pełny koszt pracownika przewyższa jego wynagrodzenie. Liczy się go jako wszystkie koszty pracownika podzielone przez wynagrodzenie. W zachodniej praktyce bazowy punkt odniesienia bez stanowiska pracy to 1,25–1,4.

Czy czynsz wchodzi w koszt pracownika?

Tak, jako część. Jeśli lokal jest przewidziany dla pięciu osób, jedna piąta czynszu należy do kosztu jednego stanowiska. To poprawne w rachunkowości zarządczej, choć w księgowości czynsz pozostaje osobną pozycją.

Ile pracownik powinien przynosić, żeby się opłacał?

Według reguły trzech części — mniej więcej trzy razy tyle, ile jego wynagrodzenie, w marży brutto: trzecia część idzie dla niego, trzecia na koszty firmy, trzecia do zysku. To punkt odniesienia, który koryguje się pod własną marżę.

Jak sprawdzić, czy opłaca się administrator lub asystent?

Nie przynoszą pieniędzy bezpośrednio, więc pytanie stawia się inaczej: ile twojego czasu się uwolniło i co z nim robisz. Jeśli ten czas idzie na pracę, która przynosi więcej niż pełny koszt tej osoby, rola się opłaca.

Czy wykonawca zewnętrzny jest tańszy niż etat?

Porównuj jego stawkę ze swoim kosztem godziny produktywnej, a nie z wynagrodzeniem. Przy zleceniach jednorazowych wykonawca zwykle wygrywa, bo nie płacisz za przestoje i stanowisko pracy. W rolach stałych różnica często znika.