Ile płacić sobie jako właścicielowi firmy

Ile płacić sobie jako właścicielowi firmy

Krótka odpowiedź: najpierw tyle, ile kosztowałaby Twoja praca, gdyby trzeba było zatrudnić do niej inną osobę. A osobno — zysk, jeśli firma rzeczywiście go wypracowuje. To dwa różne rodzaje wypłat i oba powinny być regularne, a nie uzależnione od tego, czy akurat na koncie zebrało się trochę pieniędzy.

Pytanie „ile płacić sobie” wydaje się osobiste, ale w praktyce jest pytaniem o rachunkowość zarządczą. Zobaczmy, z jakich liczb składa się odpowiedź, jakie orientacyjne procenty mogą być pomocne i jakich pieniędzy nie wolno zabierać, nawet jeśli już leżą na rachunku.

Mówiąc po ludzku. Wyobraź sobie, że wynajmujesz mieszkanie i jednocześnie sam robisz w nim remont. Czynsz to dochód z tego, że mieszkanie należy do Ciebie. Praca własnymi rękami to natomiast praca, za którą w innym przypadku zapłaciłbyś fachowcowi. W firmie jest tak samo: jesteś jednocześnie właścicielem i pracownikiem. To dwie różne role i każda z nich powinna być rozliczana osobno.

Dwie różne wypłaty, które właściciele ciągle ze sobą mylą

Dopóki obie rzeczy mieszczą się w jednym nieprecyzyjnym „biorę z firmy”, nie da się ich sensownie policzyć.

Praktyczny skutek tego rozdzielenia jest prosty. Jeżeli nie liczysz swojej pracy jako kosztu i po prostu wypłacasz sobie „zysk”, firma wygląda na bardziej rentowną, niż jest w rzeczywistości. Twoja praca ma konkretną wartość — po prostu nie pojawia się w liczbach. Wystarczy, że zachorujesz i trzeba będzie zatrudnić kogoś na Twoje miejsce, a ten niewidoczny zysk zniknie.

Trzy liczby, od których zaczyna się wyliczenie

Do ustalenia kwoty potrzebujesz trzech punktów odniesienia. Każdy liczysz osobno, a potem zestawiasz je ze sobą.

Twój osobisty minimum

Ile pieniędzy potrzebujesz co miesiąc na życie: mieszkanie, jedzenie, transport, dzieci, raty i zobowiązania? To dolna granica. Warto policzyć ją uczciwie i dodać niewielki bufor. Jeśli firma nie jest w stanie zapewnić tej kwoty, prędzej czy później zaczniesz wyciągać z niej pieniądze nieregularnie, niezależnie od wcześniejszych założeń.

Ile kosztowałaby Twoja praca na rynku

To najważniejszy punkt odniesienia. Wypisz wszystko, co robisz w firmie na co dzień, i sprawdź, ile kosztowałaby każda z tych ról na rynku pracy.

Te 18 000 zł to realna wartość rynkowa Twojej pracy. Mniej więcej tyle firma musiałaby wydać, gdybyś nie wykonywał tych zadań sam. To rozsądny punkt odniesienia dla wynagrodzenia właściciela.

Ile jest w stanie udźwignąć firma

Trzecia liczba to możliwości samego biznesu. Nie zależy od tego, ile chciałbyś zarabiać ani ile Twoja praca jest warta na rynku. Oblicza się ją według poniższego wzoru.

Wzór na kwotę dostępną do wypłaty

Kwota dostępna dla właściciela = Zysk brutto − Koszty utrzymania firmy − Podatki − Rezerwa

Przeanalizujmy firmę z miesięcznym przychodem 120 000 zł.

Teraz zestawmy trzy liczby. Osobiste minimum: załóżmy 12 000 zł. Wartość rynkowa Twojej pracy: 18 000 zł. Możliwości firmy: 14 000 zł.

Decyzja: wypłacasz sobie 14 000 zł, bo to maksymalna kwota, którą firma jest dziś w stanie bezpiecznie udźwignąć. Minimum jest pokryte i to jest najważniejsze. Jednocześnie dokładnie wiesz, że pracujesz za 4 000 zł mniej niż wynosi rynkowa wartość Twojej pracy. To nie jest już „tak wyszło”, tylko świadoma, tymczasowa sytuacja z konkretną liczbą. Gdy firma urośnie, wiesz, do jakiej kwoty dążyć.

Wskazówka. Nie licz dostępnej kwoty na podstawie jednego miesiąca. Lepiej użyć średniej z trzech lub czterech miesięcy. Jeden wyjątkowo dobry miesiąc nie jest powodem do podnoszenia sobie wypłaty, a jeden słabszy — do jej całkowitego anulowania.

Ile to procentowo: orientacyjne wartości Profit First

Powyższy wzór daje precyzyjną odpowiedź dla konkretnej firmy. Przydaje się jednak również ogólny punkt odniesienia: jaka część dostępnych środków powinna trafiać do właściciela? Jednym z najbardziej znanych podejść jest Profit First, metoda amerykańskiego przedsiębiorcy Mike’a Michalowicza.

Jej założenie polega na tym, aby dzielić pieniądze procentowo od razu po ich wpływie, zamiast czekać na to, co zostanie na koniec miesiąca. Poniżej znajdują się proponowane udziały dla firm różnej wielkości.

Tabelę czyta się tak: w najmniejszej firmie właściciel wykonuje większość pracy sam, dlatego duża część środków trafia do niego. To wynagrodzenie za pracę, nie luksus. Wraz ze wzrostem firmy coraz więcej zadań przejmują pracownicy, więc udział wypłaty właściciela maleje, a udział kosztów operacyjnych rośnie. Z kolei zysk jako osobna pozycja stopniowo rośnie.

Uwaga. Tych procentów nie liczy się od całego przychodu. Bazą jest raczej kwota po odjęciu materiałów i podwykonawców, czyli poziom zbliżony do zysku brutto. Zastosowanie procentów do pełnego przychodu zawyżyłoby wyniki. Są to także orientacyjne wartości z rynku amerykańskiego, więc traktuj je jako kierunek, a nie normę. Własny rachunek według wzoru powyżej jest dokładniejszy.

Dlaczego „biorę, kiedy jest” to najgorszy system

Najczęstsze podejście brzmi: patrzę na saldo i biorę tyle, ile mogę. Wydaje się ostrożne, ale ma trzy poważne wady.

• Nie widzisz prawdziwej rentowności. Twoja praca nie trafia do kosztów, więc firma wygląda lepiej, niż działa w rzeczywistości. Decyzje oparte na takim obrazie będą zniekształcone.

• Saldo na rachunku nie jest Twoim zyskiem. Mogą tam leżeć pieniądze na podatki, zaliczki klientów albo środki, które jutro trafią do dostawcy.

• Tracisz punkt odniesienia. Bez stałej kwoty trudno ocenić, czy po roku Twoja sytuacja rzeczywiście się poprawiła. Dobry miesiąc przykrywa słaby, a różnica znika.

Praktyczny system jest prosty: stała kwota wypłacana w tych samych terminach każdego miesiąca, tak jak wynagrodzenie pracownika. Przegląd raz na kwartał lub raz na pół roku, na podstawie średniego wyniku, a nie jednego miesiąca. Zysk ponad tę kwotę rozdziela się osobno i świadomie.

Pieniądze, których nie wolno zabierać

Na koncie często znajduje się więcej środków, niż naprawdę należy do Ciebie. Poniższe kwoty mogą wyglądać na wolne, ale takie nie są.

• Pieniądze na podatki. Zobowiązanie już istnieje, nawet jeśli termin płatności jeszcze nie nadszedł. Najlepiej odkładać tę kwotę od razu.

• Przedpłaty i zaliczki klientów. To jeszcze nie jest w pełni zarobiony przychód, lecz zobowiązanie: pracę trzeba wykonać, a do niej będą potrzebne materiały i czas.

• Środki za sprzedane vouchery, pakiety lub abonamenty, których jeszcze nie zrealizowano. To ta sama logika: sprzedałeś przyszłe świadczenie i nadal musisz je wykonać.

• Kwoty, które w najbliższych dniach trafią do dostawców. Termin płatności może być później, ale ekonomicznie te pieniądze są już przeznaczone na konkretny cel.

Zabieranie takich pieniędzy to jedna z najczęstszych przyczyn sytuacji, w której firma wygląda dobrze, a dwa miesiące później brakuje środków na czynsz. Pieniądze były na koncie, ale tak naprawdę nie należały do właściciela.

Co zrobić, jeśli firmy nie stać na Twoje wynagrodzenie

To normalne na początku działalności i po dużych inwestycjach. Najważniejsze, aby nie udawać, że różnicy nie ma.

• Nazwij lukę konkretną kwotą. Jeśli rynkowa wartość Twojej pracy to 18 000 zł, a firma może wypłacić 14 000 zł, różnica wynosi 4 000 zł. To konkretne zadanie, a nie odczucie.

• Wypłacaj sobie przynajmniej minimum, ale regularnie. Nawet mniejsza stała kwota jest lepsza niż losowe wypłaty: utrzymuje dyscyplinę i pokazuje realny obraz finansów.

• Ustal termin przeglądu. „Przez pół roku pracuję za 14 000 zł, potem wracamy do tematu” to plan. „Kiedyś będzie lepiej” — nie.

• Szukaj przyczyny wyżej w rachunku wyników. Jeśli nie wystarcza na wypłatę, problem zwykle leży w zysku brutto: ceny są zbyt niskie albo koszty bezpośrednie za wysokie. Cięcie drobnych kosztów biurowych nie zamknie tej luki.

Jak to powinno wyglądać w ewidencji

Żeby cały system działał, potrzebne są dwie rzeczy: oddzielne przepływy pieniędzy i widoczny koszt Twojej własnej pracy.

Po pierwsze, wypłaty dla właściciela powinny trafiać do osobnej kategorii, a nie ginąć wśród innych operacji. W BizFin wystarczy raz utworzyć w Słownikach dwie kategorie: osobno wynagrodzenie właściciela i osobno wypłatę zysku. Każda późniejsza operacja trafia przez Transakcje do właściwej kategorii.

Po drugie, wynik musi być widoczny. Rachunek zysków i strat pokaże, ile firma zarabia już po uwzględnieniu Twojego wynagrodzenia jako kosztu. To jest uczciwa rentowność — taka, która zostałaby, gdyby na Twoje miejsce trzeba było zatrudnić menedżera. Z kolei raport Przepływy pieniężne pokaże, czy firma ma na wypłatę realną gotówkę, bo zysk księgowy i pieniądze na rachunku to nie to samo.

Gdy wypłaty mają własną kategorię, w kilka sekund widzisz, ile wypłaciłeś sobie w ciągu roku i czy trzymałeś się ustalonej kwoty. Bez tego odpowiedź na proste pytanie „ile w tym roku wypłaciłem sobie z firmy?” trzeba odtwarzać z pamięci.

Co warto zapamiętać

• To dwa różne rodzaje wypłat. Wynagrodzenie jest za pracę, a zysk — za posiadanie firmy. Mieszanie ich zaciemnia realną rentowność.

• Głównym punktem odniesienia jest rynkowa wartość Twojej pracy. Tyle kosztowałaby osoba zatrudniona na Twoim miejscu.

• Płać sobie stałą kwotę i regularnie. „Biorę, kiedy jest” odbiera punkt odniesienia i zniekształca raporty.

• Saldo konta nie jest w całości Twoje. Podatki, zaliczki i przedpłacone świadczenia mogą leżeć na rachunku, ale nadal mają inne przeznaczenie.

• Jeśli firmy nie stać na docelową kwotę, zamień różnicę w konkretną liczbę i wyznacz termin ponownego przeglądu.

Najczęściej zadawane pytania

Jaki procent przychodu może zabierać właściciel?

Nie ma jednej uniwersalnej wartości, ponieważ wszystko zależy od kosztów bezpośrednich i kosztów utrzymania firmy. W modelu Profit First dla najmniejszych firm wypłata właściciela to mniej więcej połowa kwoty pozostałej po materiałach i podwykonawcach, a udział ten maleje wraz ze wzrostem firmy. Dokładniejszą odpowiedź daje wzór: zysk brutto minus koszty, podatki i rezerwa.

Czy właściciel jednoosobowej działalności powinien formalnie wypłacać sobie pensję?

W jednoosobowej działalności właściciel co do zasady nie zatrudnia sam siebie jako osobnego pracownika, więc nie występuje typowa pensja w sensie listy płac. W rachunkowości zarządczej warto jednak pokazywać koszt własnej pracy, bo bez tego rentowność firmy będzie zawyżona.

Czym wynagrodzenie właściciela różni się od dywidendy lub wypłaty zysku?

Wynagrodzenie jest zapłatą za pracę, którą faktycznie wykonujesz, i stanowi koszt prowadzenia firmy. Dywidenda lub wypłata zysku to podział wyniku już wypracowanego — wypłacany z tego, co zostało po wszystkich kosztach, w tym po Twoim wynagrodzeniu.

Co jeśli firma jest rentowna, ale nie ma gotówki na wypłatę dla mnie?

Najczęściej zysk jest zamrożony w nieopłaconych fakturach klientów albo został przeznaczony na zapasy i zakupy. Zysk powstaje w momencie sprzedaży, a gotówka pojawia się dopiero po zapłacie. Dlatego przed wypłatą warto patrzeć nie tylko na wynik, lecz także na przepływy pieniężne.

Jak płacić sobie, gdy firma ma kilku właścicieli?

Według tej samej zasady, ale osobno dla każdej osoby. Wynagrodzenie zależy od faktycznej pracy i może się różnić, jeśli wspólnicy są zaangażowani w różnym stopniu. Zysk dzieli się zgodnie z udziałami właścicielskimi. Mieszanie tych dwóch rzeczy to jedna z najczęstszych przyczyn konfliktów między wspólnikami.

Czy można w ogóle nie płacić sobie w pierwszym roku?

Tak się zdarza, zwłaszcza gdy właściciel ma inne źródło dochodu. Nawet wtedy warto uwzględniać rynkową wartość własnej pracy w kalkulacjach, bo inaczej decyzje będą oparte na zysku, który zniknąłby, gdyby trzeba było zatrudnić kogoś na Twoje miejsce.