Co robić, gdy odchodzi kluczowy pracownik: jak zabezpieczyć procesy biznesu

Gdy odchodzi kluczowy pracownik, czas do jego ostatniego dnia warto poświęcić na trzy rzeczy: spisać procesy, które prowadzi, przekazać następcy dostępy i ustalenia oraz zamknąć operacje finansowe, które zostały przy nim. Wtedy biznes działa w zwykłym rytmie, a nowa osoba od pierwszego dnia dostaje jasny obraz.

Rozłóżmy, co dokładnie odchodzi razem z człowiekiem, jak zbudować plan przekazania spraw i ile kosztuje okres przejściowy, na przykładzie. A na koniec zobaczymy, jak przygotować biznes tak, żeby kolejna zmiana w zespole przebiegała spokojnie.

Mówiąc po ludzku. Wyobraź sobie rodzinny przepis na rosół, który zna tylko babcia. Dopóki stoi w kuchni, rosół zawsze wychodzi taki sam. Kiedy przepis jest zapisany na kartce i leży w szufladzie, ugotuje go każdy w rodzinie, i smak będzie ten sam. Procesy biznesu działają tak samo: zapisany proces przechodzi od człowieka do człowieka bez zmian.

Kim jest kluczowy pracownik

Kluczowym pracownikiem nazywa się osobę, na której opiera się proces, którego w biznesie na razie nikt inny nie wykonuje. Stanowisko i wysokość pensji nie mają tu znaczenia. Często to administratorka, która zna wszystkie terminy płatności dla dostawców, albo księgowy, który jako jedyny ma wejście do bankowości internetowej.

W finansach i ubezpieczeniach jest na to osobny termin: ryzyko osoby kluczowej (key person risk). Oznacza się nim zależność wyniku biznesu od jednej konkretnej osoby. Termin opisuje stan bieżący: część wiedzy biznesu na razie istnieje w jednym egzemplarzu.

Kluczowych pracowników można znaleźć jednym pytaniem. Przejdź przez wszystkie regularne procesy i dla każdego zapytaj siebie, kto wykona go jutro, jeśli wykonawca jest na urlopie. Tam, gdzie odpowiedzi na razie nie ma, jest obszar kluczowy.

Co odchodzi razem z człowiekiem

Razem z pracownikiem odchodzi wszystko, co zgromadził w czasie pracy. To cztery różne rzeczy, i każda przekazywana jest na swój sposób.

Wiedza o procesach

Jak i kiedy wykonuje się każdą regularną czynność: którego dnia płaci się czynsz, jak zamyka się kasę na koniec dnia, komu i w jakim formacie idzie zamówienie do dostawcy. Takiej wiedzy rzadko gdzieś się zapisuje. Człowiek robi to codziennie, więc dla niego może to wyglądać na oczywiste.

Dostępy

Hasła do bankowości, poczty, programów księgowych, stron dostawców. Jeśli logowanie jest przypisane do prywatnego telefonu albo poczty pracownika, łatwiej przekazać je z wyprzedzeniem, niż odzyskiwać po odejściu.

Ustalenia i kontakty

Ustne ustalenia z dostawcami o odroczeniu płatności albo rabacie, kontakty stałych klientów, wiedza, do którego klienta wygodniej zadzwonić, a któremu napisać. Ta informacja żyje w telefonie i w pamięci, więc warto przenieść ją do wspólnego miejsca: listy kontrahentów z krótką notatką o ustaleniach z każdym.

Niezamknięte operacje finansowe

Gotówka, którą pracownik otrzymał i jeszcze nie oddał. Paragony niewprowadzone do księgowości. Zaliczki dla dostawców, za które nie ma jeszcze towaru. Obiecane klientom zwroty. Każdą taką operację do ostatniego dnia pracy warto zamknąć albo przekazać konkretnej osobie. Wtedy liczby w księgowości i faktyczne saldo będą się zgadzać.

Plan przekazania spraw do ostatniego dnia

Czas między wypowiedzeniem a ostatnim dniem pracy zależy od umowy i przepisów twojego kraju. Formalne kroki odejścia (dokumenty, rozliczenie, terminy) sprawdzaj z prawnikiem albo kadrową. Tutaj chodzi o procesy biznesu, a ich przekazanie wygodnie podzielić na cztery etapy.

Trzeci etap nazywa się nakładką: stary i nowy pracownik przez jakiś czas pracują jednocześnie. W tym czasie biznes płaci dwie pensje, więc długość nakładki warto policzyć z góry. Jak to zrobić, pokażemy niżej.

Jeśli następcy jeszcze nie znaleziono, drugą połowę okresu wygodnie oddać tymczasowemu zastępcy: koledze albo właścicielowi. Instrukcje spisane na drugim etapie przydadzą mu się tak samo jak przyszłemu nowemu pracownikowi.

Porada. Listę procesów wygodnie układać razem z pracownikiem, przechodząc z nim zwykły tydzień pracy od poniedziałku do piątku. Wtedy na liście znajdują się i czynności codzienne, i te, które zdarzają się raz w tygodniu. Procesy raz w miesiącu warto dodać osobno, przeglądając płatności z ubiegłego miesiąca.

Uważnie. Dostępy wygodnie zamykać w ostatni dzień pracy, jednocześnie z weryfikacją kasy. Hasła do wspólnych kont się zmienia, a logowania przypisane do telefonu czy poczty pracownika przepisuje się na biznes. Tak dostęp do finansów zostaje u tych, którzy są teraz w zespole.

Ile kosztuje okres przejściowy

W praktyce kadrowej koszt zastąpienia pracownika liczy się z kilku składników: poszukiwania, okresu nakładki i niższej wydajności nowego pracownika w pierwszych tygodniach. Dla małego biznesu tych trzech składników wystarcza, żeby otrzymać roboczą sumę.

Koszt okresu przejściowego = Nakładka + Poszukiwanie + Niedoszły zysk brutto

Wyobraź sobie Irynę. Jest właścicielką studia urody z przychodem 75 000 zł miesięcznie i marżą brutto 40%. Administratorka Oksana prowadzi rezerwacje klientów, kasę i płatności dla dostawców. Oksana uprzedziła, że za miesiąc odchodzi. Iryna chce wiedzieć, jaką sumę zaplanować na okres przejściowy.

Krok pierwszy: nakładka. Nowa administratorka zaczyna na dwa tygodnie przed ostatnim dniem Oksany, żeby przejąć procesy pod nadzorem. Pełny koszt administratora dla biznesu, czyli pensja wraz z podatkami i składkami, w przykładzie wynosi 7 500 zł miesięcznie. Dwa tygodnie to pół miesiąca, więc nakładka kosztuje 3 750 zł.

Krok drugi: poszukiwanie. Zamieszczenie ogłoszenia i płatne dni próbne kandydatek kosztują w przykładzie 1 000 zł. Można tu dodać opłatę dla agencji rekrutacyjnej, jeśli z nią współpracujesz.

Krok trzeci: niedoszły zysk brutto. W pierwszym miesiącu nowa administratorka pracuje wolniej: część telefonów pomija, grafik zapełnia mniej gęsto. Iryna zakłada, że przychód tego miesiąca będzie niższy o 5%, czyli o 3 750 zł. Biznes traci przy tym tylko zysk brutto z tej sumy: materiały na usługi, których nie było, też nie zostały wydane.

Niedoszły zysk brutto = Spadek przychodu × Marża brutto

Dla Iryny to 3 750 × 0,4 = 1 500 zł. Spadek o 5% to tutaj założenie Iryny, normy dla niego nie ma. Dla swojego biznesu podstaw ocenę opartą na tym, jak przebiegały poprzednie zmiany w zespole.

Krok czwarty: sumujemy. 3 750 + 1 000 + 1 500 = 6 250 zł. To suma, którą Iryna planuje na miesiąc przejściowy. Dla porównania: zysk brutto studia za miesiąc wynosi 30 000 zł, więc przejście zabiera mniej więcej piątą część miesięcznego zysku brutto.

Dlaczego tę sumę warto liczyć z góry? Każdy składnik zależy od przygotowania. Kiedy procesy są spisane, następcy wystarczy krótsza nakładka. Kiedy klienci i dostawcy znają drugą osobę do kontaktu, rezerwacje i płatności mniej zależą od tego, kto siedzi na recepcji. Obliczenie pokazuje, nad którym składnikiem warto pracować w pierwszej kolejności.

Jak uczynić biznes mniej zależnym od jednej osoby

Przygotowywać się do zmian w zespole najwygodniej wtedy, gdy nikt nie odchodzi: jest czas i nic nie pogania. Cztery narzędzia sprawiają, że każde kolejne przekazanie spraw jest krótsze.

Macierz zastępowalności

To lista na jedną stronę: dla każdego procesu wskazano, kto go wykonuje, kto może zastąpić i gdzie zapisana jest instrukcja. Takie narzędzie stosuje się w planowaniu kadrowym. Oto jak wyglądała macierz Iryny w dniu, kiedy Oksana uprzedziła o odejściu.

Wiersz, w którym w kolumnie „Może zastąpić” stoi „nikt”, pokazuje, od czego zacząć: od płatności dla dostawców. Wiersze ze słowem „nigdzie” pokazują, które instrukcje warto spisać w następnej kolejności.

Spisane instrukcje

Dla każdego procesu z macierzy przydatna jest krótka instrukcja na jedną stronę: co robimy, kiedy, w jakiej kolejności i co sprawdzamy na końcu. W praktyce zarządzania taki dokument nazywa się standardową procedurą operacyjną.

Instrukcję wygodnie pisze osoba, która proces wykonuje, bo zna szczegóły. Sprawdza ją ta, która procesu nie zna: jeśli zdołała wykonać proces według instrukcji, instrukcja jest gotowa.

Dostępy według stanowiska

Prawa dostępu wygodnie przypisywać do stanowiska. Wtedy nowy księgowy otrzymuje ten sam zestaw praw co poprzedni, a przy odejściu zamykany jest dostęp konkretnej osoby, i stanowisko zostaje skonfigurowane. Wspólne konta, pocztę na faktury i logowania do banków tak samo warto założyć na biznes.

Druga osoba przy każdym procesie

Dla procesów, w których ruszają się pieniądze, w kontroli wewnętrznej działa zasada czterech oczu: jedna osoba przygotowuje płatność, druga ją sprawdza albo zatwierdza. Jest przydatna także dla zastępowalności: druga osoba już zna proces i może go przejąć bez osobnego przygotowania.

W małym biznesie drugą parą oczu często zostaje właściciel, który raz w tygodniu przegląda płatności. To wystarcza, żeby w każdym procesie finansowym były dwie osoby, które go znają.

Jak to wygląda w księgowości

Kiedy finanse prowadzi jedna osoba, księgowość może zostawać w jej plikach, telefonie i pamięci. Nawet szczegółowa instrukcja nie pokaże wtedy, które płatności czekają w przyszłym tygodniu i kto wprowadzał ostatnie zmiany. Wygodniej, gdy te odpowiedzi są w samej księgowości.

W BizFin dostępy ustawia się przez stanowiska w sekcji „Mój zespół”. Stanowisko to zestaw praw: wybierasz, które sekcje widzi pracownik i z którymi kontami pracuje. Nowy administrator zaproszony na to samo stanowisko od razu dostaje ten sam zestaw. Kiedy ktoś odchodzi, klikasz „Zwolnij”, i osoba ta nie widzi już biznesu, a wszystkie utworzone przez nią transakcje zostają podpisane jej imieniem.

W „Historii działań” widać, kto, kiedy i co utworzył, zmienił albo usunął. Przed ostatnim dniem pracownika wygodnie przejrzeć dziennik za bieżący miesiąc, w tym wszystkie usunięcia. Dziennik pokazuje, co dokładnie się zmieniło, i nową wartość. Poprzednich wersji zapisu i logowań na konto w nim nie ma.

Regularne płatności, których terminy wcześniej znała tylko jedna osoba, wygodnie przenieść do „Zaplanowanych transakcji”. Szablon z kwotą, kontem i harmonogramem stoi na liście, przypomnienie pojawia się, gdy zbliża się termin, a w trybie „Kalendarz” widać wszystkie płatności miesiąca po dniach. Następca widzi te same terminy, które widział poprzednik.

Co warto zapamiętać

• Kluczowego pracownika wyznacza proces. To osoba, której procesu nikt inny w biznesie na razie nie wykonuje, niezależnie od stanowiska.

• Razem z człowiekiem odchodzą cztery rzeczy. Wiedza o procesach, dostępy, ustalenia i niezamknięte operacje finansowe, i każda przekazywana jest osobno.

• Okres przejściowy ma cenę. Nakładka, poszukiwanie i niedoszły zysk brutto składają się w sumę, którą można zaplanować z góry.

• Dostępy przypisuj do stanowiska. Wtedy nowy pracownik dostaje gotowy zestaw praw, a dostęp tego, kto odszedł, zamyka się jedną decyzją.

• Wygodniej przygotowywać się przed wypowiedzeniem. Macierz zastępowalności pokazuje, od którego procesu zacząć.

Najczęstsze pytania

Co robić, gdy odchodzi kluczowy pracownik?

Sporządzić listę jego procesów, dostępów i otwartych operacji finansowych, poprosić o spisanie instrukcji, zorganizować nakładkę z następcą i w ostatni dzień zweryfikować kasę oraz zamknąć dostępy. Długość każdego etapu zależy od tego, ile czasu zostało do ostatniego dnia.

Jak zrozumieć, kto w biznesie jest kluczowym pracownikiem?

Dla każdego regularnego procesu zapytaj, kto wykona go jutro, jeśli wykonawca jest na urlopie. Jeśli odpowiedzi na razie nie ma, osoba przy tym procesie jest kluczowa. Wygodnie zebrać odpowiedzi w macierz zastępowalności.

Jak długo powinna trwać nakładka starego i nowego pracownika?

Jednej normy nie ma: długość zależy od liczby procesów i od tego, ile z nich jest już spisanych. Wygodny punkt odniesienia: następca powinien przynajmniej raz wykonać sam każdy regularny proces, gdy poprzednik jest jeszcze obok.

Jak policzyć koszt zastąpienia pracownika?

Zsumować trzy kwoty: nakładkę pensji, koszty poszukiwania i niedoszły zysk brutto za pierwszy miesiąc. Ostatni składnik równa się oczekiwanemu spadkowi przychodu pomnożonemu przez marżę brutto. W przykładzie z artykułu to 3 750 + 1 000 + 1 500 = 6 250 zł.

Kiedy zamykać dostępy pracownikowi, który odchodzi?

W ostatni dzień pracy, jednocześnie z weryfikacją kasy i otwartych operacji. Wspólne hasła się zmienia, a logowania przypisane do prywatnego telefonu czy poczty pracownika przepisuje się na biznes.

Jak zmniejszyć zależność biznesu od jednego pracownika?

Sporządzić macierz zastępowalności, spisać instrukcje do procesów, przypisać dostępy do stanowisk i dać każdemu procesowi, w którym ruszają się pieniądze, drugą osobę. Zacząć wygodnie od procesów, w których w kolumnie „Może zastąpić” stoi „nikt”.