Ewidencja długów: jak prowadzić długi w obu kierunkach i trzymać je pod kontrolą

Ewidencja długów działa, gdy każdy dług jest zapisany osobno, z kwotą, kontrahentem i terminem, a długi, które jesteś winien ty, i długi, które winni są tobie, leżą obok siebie. Wtedy widać czystą pozycję biznesu, najbliższe płatności i zapisy, w których termin już minął.

Rozłóżmy pięć warunków, przy których ewidencja długów działa, policzmy pozycję dłużną na jednym przykładzie i zobaczmy, co dzieje się z zyskiem, gdy płatność z tytułu długu zapisana jest osobno od wydatków. Samych terminów (zobowiązania i należności) tu nie omawiamy: są wyjaśnione w osobnych materiałach.

Mówiąc po ludzku. Wyobraź sobie zeszyt w małym sklepiku. Są w nim dwa działy: w pierwszym zapisano, kto jest winien sklepowi, w drugim, komu winien jest sklep. Przy każdym zapisie stoją kwota i data. Taki zeszyt odpowiada na trzy pytania: kto, ile i do kiedy. Ewidencja długów w biznesie jest urządzona tak samo, tylko zapisów jest więcej.

Po co prowadzić długi w obu kierunkach

Oba kierunki wpływają na to samo saldo konta. Klient, który opóźnia płatność, i dostawca, któremu płatność już się należy, stoją w jednym kalendarzu. Jeśli prowadzić ewidencję tylko w jedną stronę, widać połowę obrazu: można wiedzieć, ile winni są tobie, i nie widzieć, ile ty sam musisz oddać w tym tygodniu.

Różnica między dwiema sumami nazywa się czystą pozycją dłużną. Pokazuje, kto w tej parze jest na plusie: biznes czy kontrahenci.

Pięć warunków, przy których ewidencja długów działa

Każdy dług ma osobny zapis

Jeden dług to jeden zapis z kwotą, kontrahentem, datą powstania i terminem. Kilka płatności z tytułu jednego długu przechowywanych jest wewnątrz zapisu, osobno od zwykłych operacji. Wtedy na pytanie „ile jeszcze zostało za maszynę” odpowiedź jest od razu, bez liczenia po transakcjach. Numer umowy i warunki wygodnie trzymać w notatkach zapisu.

Oba kierunki leżą obok siebie

Długi, które jesteś winien ty, i długi, które winni są tobie, wygodnie widzieć w jednym miejscu i w jednej walucie podsumowania. Wtedy widać i różnicę między nimi, i każdą sumę osobno.

Każdy zapis ma termin

Dług bez terminu nie ma momentu, w którym staje się przeterminowany, więc na liście przeterminowanych się nie pojawi. Nawet ustną umowę „kiedy będę mógł” wygodniej zapisać z orientacyjną datą. Datę zawsze można zmienić, gdy umowa się zmieni.

Spłata długu i odsetki zapisane są osobno od wydatków

Zwrot sumy, którą wziąłeś, nie jest wydatkiem: oddajesz to, co otrzymałeś. Wydatkiem jest tylko opłata za korzystanie, czyli odsetki. Jeśli całą płatność zaksięgować jako zwykły wydatek, zysk miesiąca wyjdzie zaniżony o sumę kapitału. W drugą stronę działa ta sama zasada: zwrot pożyczonego tobie nie jest przychodem, przychodem są tylko odsetki.

Długi przegląda się co tydzień

Tygodniowy przegląd składa się z trzech kroków. Najpierw zapisy, w których termin już minął. Potem płatności najbliższych trzydziestu dni. Na końcu zapisy bez terminu, którym warto wyznaczyć datę. Taka kolejność stawia na pierwszym miejscu to, co już wymaga rozmowy.

Porada. Wygodnie przypisać przeglądowi konkretny dzień tygodnia, na przykład piątek. Regularny przegląd pomaga w porę zauważyć przeterminowanie: zapisy przeglądane co tydzień rzadko zdążą przeterminować się niezauważenie.

Jak policzyć swoją pozycję dłużną

Czysta pozycja dłużna = Winni biznesowi − Biznes jest winien

Wyobraź sobie Marynę. Ma małą drukarnię i zebrała wszystkie długi w jedną listę. Oto ona.

Krok pierwszy: sumujemy wszystko, co winni są biznesowi. 20 000 + 12 000 = 32 000 zł. To klienci A i B.

Krok drugi: sumujemy wszystko, co biznes jest winien. 14 000 + 16 000 + 4 000 = 34 000 zł. To dostawca, kredyt na maszynę i pożyczka wspólnika.

Krok trzeci: liczymy czystą pozycję. 32 000 − 34 000 = −2 000 zł. W sumie biznes jest winien o 2 000 zł więcej, niż winni są jemu.

Krok czwarty: rozkładamy według terminów. W najbliższych trzydziestu dniach Maryna ma oddać 14 000 zł dostawcy oraz pierwszą ratę za maszynę, 2 160 zł, razem 16 160 zł. Oczekiwane według terminu wpływy w tym czasie: 20 000 zł od klienta A. Jak składa się rata 2 160 zł, rozłożymy niżej.

Krok piąty: zaznaczamy, co wymaga uwagi. Takich pozycji jest dwie. Pierwsza: 12 000 zł klienta B, którego termin minął. Druga: 4 000 zł pożyczki wspólnika bez terminu. Pierwsza wymaga rozmowy, druga wymaga daty. Sama czysta pozycja −2 000 zł tego nie pokazuje: te dwie pozycje widać tylko na liście.

Co dzieje się z zyskiem, gdy płatność zapisano poprawnie

Weźmy kredyt na maszynę: saldo 16 000 zł, 12% rocznie, osiem rat, kapitałowa część każdej to 2 000 zł. Odsetki naliczane są od salda pozostałego kapitału.

Odsetki za miesiąc = Saldo pozostałego kapitału × Stopa roczna ÷ 12

Płatność z tytułu długu = Część kapitałowa + Odsetki

Pierwszy miesiąc. Odsetki: 16 000 × 0,12 ÷ 12 = 160 zł. Płatność: 2 000 + 160 = 2 160 zł.

Drugi miesiąc. Saldo to już 14 000 zł, więc odsetki są mniejsze: 14 000 × 0,12 ÷ 12 = 140 zł. Płatność: 2 000 + 140 = 2 140 zł. Każda kolejna płatność jest trochę mniejsza od poprzedniej, bo odsetki liczy się od malejącego salda.

Gdyby Maryna zaksięgowała całą płatność jako zwykły wydatek, zysk miesiąca zmniejszyłby się o 2 160 zł zamiast o 160 zł. Różnica 2 000 zł zmniejsza dług i nie jest wydatkiem biznesu.

Uważnie. Obliczenie odsetek w przykładzie jest orientacyjne. Bank czy aplikacja może liczyć według faktycznej liczby dni w miesiącu, więc kwoty będą się różnić o kilka groszy.

Dlaczego część kapitałowej nie uważa się za wydatek? Wydatek zmniejsza to, co biznes ma. Spłata długu zmniejsza i to, co biznes ma (środki), i to, co jest winien (dług). Kapitał własny się od tego nie zmienia, dlatego i zysk się nie zmienia.

Gdy dług zamykany jest nie w całości

Wróćmy do klienta B. Po rozmowie zapłacił 8 000 zł, a resztę, 4 000 zł, strony umówiły się nie zwracać. Pieniądze przy tym nie ruszają się, ale dla zysku zdarzenie nastąpiło: 4 000 zł, które były oczekiwanym wpływem, biznes nie otrzyma. To strata, czyli wydatek.

W odwrotnym przypadku, gdy część długu wybaczono tobie, różnica staje się przychodem. Jeśli dług zamknięto kompensatą lub barterem, księgowanie zależy od tego, co biznes otrzymał w zamian, dlatego takie przypadki warto uzgodnić z księgowym. Sposób odpisu i skutki podatkowe są różne w różnych krajach, więc sprawdzaj je z księgowym lub prawnikiem w swoim kraju.

Jak to wygląda w księgowości

W BizFin długi prowadzi się w sekcji „Długi”. Najpierw tworzy się konto jednego z trzech typów: „Długi (dostawcom, znajomym)”, „Kredyty (pożyczki, raty)” albo „Winni mi (klienci, znajomi)”. Na nim dodaje się zapisy. W każdym zapisie przechowywane są kwota, kontrahent, data powstania, termin, odsetki i notatki, a płatności składają się w jego historię.

U góry strony stoją cztery karty: „Jestem winien”, „Winni mi”, „Przeterminowane” i „Zamknięte w tym miesiącu”. Różnica pierwszych dwóch to czysta pozycja dłużna z przykładu. Karta „Przeterminowane” pokazuje zapisy, w których termin minął, więc zapis bez terminu nie może w niej się znaleźć. Można ją kliknąć: na liście zostają wtedy tylko przeterminowane zapisy z obu kierunków.

Kredyt z odsetkami wygodnie prowadzić z harmonogramem płatności. Wybierasz liczbę rat i sposób „Malejąca”, a płatność składa się z części kapitałowej i odsetek, jak w przykładzie. Następną płatność widać w kalendarzu przypomnień u góry strony. W raporcie „Zyski i straty” spłaty kredytów pokazane są osobną listą i zysku nie zmniejszają, a odsetki od długów leżą we własnej sekcji i zysk zmniejszają.

Gdy dług zamykany jest nie w całości, w oknie zamknięcia wybierasz przyczynę: „Dług wybaczono lub odpisano” albo „Zamknięto w inny sposób”, i w razie potrzeby zostawiasz notatkę. Reszta trafia do raportu jako „Umorzenie długu” (przychód) dla długów, które jesteś winien ty, i jako „Odpis należności” (wydatek) dla długów, które winni są tobie. Środki na kontach się przy tym nie zmieniają.

Uważnie. W sekcji są granice. Harmonogram tworzy się tylko przy zakładaniu zapisu, więc dodać go do już utworzonego zapisu nie można. Kary za opóźnienie nie są naliczane, stopa jest jedna na cały okres, a przypomnienia widać tylko w ikonie kalendarza: na pocztę czy telefon nie przychodzą. Dodatkowa płatność ponad plan przelicza sumę przyszłych płatności, a ich liczba zostaje.

Co warto zapamiętać

• Jeden dług to jeden zapis. Kwota, kontrahent, data powstania i termin leżą razem, a płatności składają się w historię zapisu.

• Oba kierunki leżą obok siebie. Różnica między tym, co winni są tobie, a tym, co jesteś winien ty, daje czystą pozycję dłużną.

• Termin czyni dług widocznym. Zapis bez terminu nie staje się przeterminowany i wypada z przeglądu.

• Część kapitałowa płatności nie jest wydatkiem. Wydatkiem są tylko odsetki, a odpisane saldo trafia do zysku osobnym wierszem.

• Tygodniowy przegląd zaczyna się od przeterminowanych. Dalej najbliższe trzydzieści dni, potem zapisy bez terminu.

Najczęstsze pytania

Jak prowadzić ewidencję długów w biznesie?

Zapisać każdy dług osobnym zapisem z kwotą, kontrahentem i terminem, prowadzić oba kierunki w jednym miejscu i oddzielić spłatę długu od wydatków. Raz w tygodniu przeglądać przeterminowane zapisy i płatności najbliższych trzydziestu dni.

Czy spłata długu jest wydatkiem?

Nie. Zwrot sumy, którą wziąłeś, zmniejsza dług i nie zmniejsza zysku. Wydatkiem uważa się tylko odsetki. W przeciwnym kierunku zwrot pożyczonego tobie nie jest przychodem, a odsetki są.

Jak policzyć czystą pozycję dłużną?

Od sumy, którą winni są biznesowi, odjąć sumę, którą biznes jest winien. W przykładzie z artykułu to 32 000 zł − 34 000 zł = −2 000 zł.

Co robić, jeśli klient nie zwrócił długu w całości?

Zamknąć zapis z resztą i wskazać przyczynę: dług wybaczono, odpisano lub zamknięto w inny sposób. Niespłacona część tego, co winni są tobie, trafia do wydatków, a wybaczona tobie część do przychodów. Sposób odpisu sprawdzaj z księgowym w swoim kraju.

Czy obowiązkowo trzeba wskazywać termin i odsetki?

Termin warto wskazywać zawsze: bez niego zapis nie staje się przeterminowany i wypada z przeglądu. Odsetki wskazuje się, gdy są w warunkach długu. Bez stopy suma dzieli się na równe płatności.

Jak często przeglądać długi?

Raz w tygodniu wystarczy. Zaczynać warto od terminów, które minęły, dalej płatności najbliższych trzydziestu dni i zapisy bez terminu.