Dyscyplina finansowa w biznesie: jak trzymać pod kontrolą pieniądze z różnych źródeł

Dyscyplina finansowa to kilka prostych nawyków, dzięki którym pieniądze ze wszystkich źródeł składają się w jeden obraz: gotówka w kasie, płatności przez terminal, przelewy od klientów, kilka banków, wpływy walutowe, karta kredytowa. Kiedy te nawyki są, saldo w księgowości zgadza się z rzeczywistym, i zawsze wiesz, ile naprawdę jest pieniędzy w biznesie.

Rozłóżmy, dlaczego pieniądze się rozjeżdżają właśnie wtedy, kiedy źródeł jest dużo, i jakie pięć zasad trzyma wszystko na swoim miejscu.

Mówiąc po ludzku. Wyobraź sobie mieszkanie z kilkoma wejściami: drzwi frontowe, drzwi z podwórka, balkon. Dopóki wejście jest jedno, łatwo wiedzieć, kto przyszedł i kto wyszedł. Kiedy wejść jest pięć, a zapisy prowadzi się tylko przy jednych drzwiach, część gości przechodzi niezauważona. Dyscyplina finansowa stawia zeszyt przy każdych drzwiach.

Czym jest dyscyplina finansowa

To nie jest o oszczędzaniu ani o twardych ograniczeniach wydatków. To o porządku: każda złotówka, która wchodzi do biznesu albo z niego wychodzi, jest zapisana, i zapisana we właściwym miejscu.

Brzmi oczywiście, ale w praktyce ten porządek trzyma się na kilku konkretnych zasadach. Bez nich księgowość niby jest, ale trudno jej ufać: liczby w tabeli są jedne, w banku inne, a w kasie jeszcze inne. I wtedy każda decyzja, od wypłaty dla siebie po zamówienie towaru, podejmowana jest na przybliżonych liczbach.

Cel dyscypliny finansowej jest prosty: żeby na pytanie „ile mam teraz pieniędzy” móc odpowiedzieć w minutę i być pewnym odpowiedzi.

Dlaczego pieniądze się gubią, kiedy źródeł jest dużo

Dopóki biznes otrzymuje pieniądze jednym sposobem, księgowość niemal prowadzi się sama: wszystko przechodzi przez jedną kartę, a wyciąg z banku pokazuje pełny obraz. Trudność pojawia się, kiedy kanałów robi się więcej.

Każde nowe źródło dodaje swój własny sposób na zgubienie operacji. Gotówkę wzięto z kasy na drobny wydatek i nie zapisano. Terminal zaksięgował na koncie inną kwotę, niż zapłacił klient, bo bank potrącił prowizję. Przelew między własnymi kartami zapisano dwa razy: jako wydatek z jednej i jako wpływ na drugą. Euro, które przyszło od zagranicznego klienta, przeliczono na złotówki po kursie, którego potem nikt nie pamięta.

Każda z tych rozbieżności z osobna jest drobna. Ale się kumulują, i po kilku miesiącach księgowość pokazuje sumę, która już zauważalnie różni się od tej, która faktycznie leży na kontach. Dobra wiadomość jest taka, że wszystkie te miejsca są znane z góry, i dla każdego jest swoja zasada.

Pięć zasad dyscypliny finansowej

Jedno źródło, jedno konto

Podstawa wszystkiego. Każde miejsce, gdzie leżą pieniądze, ma swoje osobne konto w księgowości: kasa osobno, karta każdego banku osobno, konto walutowe osobno, kredytówka osobno.

Pokusa, żeby zebrać wszystko w jedną łączną sumę, jest zrozumiała, ale to właśnie ona robi księgowość niemożliwą do zweryfikowania. Jeśli wszystkie pieniądze zapisane są jedną liczbą, nie da się jej porównać ani z bankiem, ani z kasą, bo w rzeczywistości leżą w różnych miejscach. A osobne konto pod każde źródło można zweryfikować z rzeczywistością w minutę.

Drugi powód jest praktyczny: osobne konta pokazują, czy starczy pieniędzy właśnie tam, skąd pójdzie płatność. W biznesie może być wystarczająco pieniędzy razem, ale nie na tej karcie, z której jutro trzeba zapłacić dostawcy.

Przelew między kontami nie jest ani wpływem, ani wydatkiem

Kiedy przelewasz 8 000 zł z jednej swojej karty na drugą, biznes nie zarobił i nie wydał ani złotówki. Pieniądze po prostu przeniosły się z jednej kieszeni do drugiej.

Najczęstszy błąd polega na tym, że taki przelew zapisuje się dwa razy: jako wydatek z pierwszej karty i jako wpływ na drugą. W efekcie raporty pokazują o 8 000 zł więcej wpływów i o 8 000 zł więcej wydatków, niż było naprawdę. Zysk się przy tym nie zmienia, ale obrót się rozdyma, i wszystkie wskaźniki procentowe stają się niedokładne.

Dlatego przelew zapisuje się jako osobny typ operacji, który zmniejsza jedno konto i zwiększa drugie, nie dotykając wpływów i wydatków. Tak samo zapisuje się wypłatę gotówki z karty do kasy i wpłatę gotówki z kasy na konto.

Gotówka zapisywana jest w momencie ruchu

Kasa najczęściej rozjeżdża się z księgowością, bo gotówkę łatwo wziąć i nie zapisać: na taksówkę, na artykuły biurowe, na kawę dla klienta. Każdy taki wydatek wydaje się zbyt drobny, żeby otwierać księgowość.

Robocza zasada jest prosta: każdy ruch gotówki zapisuje się od razu, a nie wieczorem i nie na koniec tygodnia. Jeśli od razu się nie da, pod ręką trzyma się miejsce na paragony, a wprowadzenie robi się tego samego dnia. Odłożone na koniec tygodnia trzeba już odtwarzać z pamięci, i właśnie tam pojawiają się rozbieżności.

Przydatny nawyk na dodatek: raz w tygodniu policzyć gotówkę w kasie fizycznie i porównać z księgowością. Zajmuje to dwie minuty i od razu pokazuje, czy wszystko jest zapisane.

Waluta liczona jest w swojej walucie

Jeśli klient zapłacił 500 euro, do księgowości wpisuje się 500 euro na konto walutowe, a nie równowartość w złotówkach, policzoną w głowie.

Przyczyna jest taka, że kurs się zmienia. Jeśli dzisiaj ręcznie przeliczysz euro na złotówki, za miesiąc już nikt nie będzie pamiętał, po jakim kursie to zrobiono, i zweryfikowanie księgowości z kontem walutowym w banku stanie się niemożliwe. A kiedy operacja zapisana jest w euro, zawsze zgadza się z wyciągiem bankowym.

Przeliczenie na złotówki potrzebne jest tylko do ogólnego obrazu: żeby widzieć wszystkie pieniądze biznesu jedną liczbą. I jest tu subtelność, z której korzystają księgowi: posiadane euro wycenia się po kursie, po którym można je sprzedać, a długi w euro po kursie, po którym trzeba by je kupić. Tak biznes nie przecenia tego, co ma, i nie niedocenia tego, co jest winien.

Raz w tygodniu weryfikacja sald

To zasada, która trzyma wszystkie poprzednie. Raz w tygodniu porównujesz saldo każdego konta w księgowości z rzeczywistym: w aplikacji bankowej, w kasie, na kredytówce.

Jeśli liczby się zgadzają, wszystko zapisano poprawnie. Jeśli nie, rozbieżność widać od razu, i znalezienie jej przyczyny jest łatwe, bo szukać trzeba tylko wśród operacji za jeden tydzień. Po trzech miesiącach ta sama rozbieżność chowałaby się wśród setek operacji, i znalezienie jej byłoby dużo trudniejsze.

Weryfikacja zajmuje dziesięć albo piętnaście minut, i to właśnie ona zamienia księgowość w coś, czemu można zaufać.

Terminal i prowizje: gdzie gubi się różnica

Osobno warto rozłożyć płatność przez terminal, bo tu rozbieżność pojawia się nawet wtedy, kiedy wszystko zapisano sumiennie.

Klient płaci kartą 800 zł. Zapisujesz sprzedaż na 800 zł. A na konto następnego dnia przychodzi, powiedzmy, 788 zł, bo bank potrącił prowizję za obsługę płatności. Jeśli w księgowości zapisana jest tylko sprzedaż, saldo konta w księgowości będzie o 12 zł większe od rzeczywistego. W ciągu miesiąca z setkami płatności te 12 zł zamienia się w zauważalną sumę.

Poprawnie jest zapisywać obie części: sprzedaż na pełną sumę jako wpływ, a prowizję osobno jako wydatek z własną kategorią. Wtedy saldo konta zgadza się z bankiem, a prowizje za miesiąc widać osobnym wierszem. To przydatne też samo w sobie: prowizje terminala często okazują się zauważalną pozycją wydatków, której wcześniej nikt nie liczył.

Porada. Jeśli bank księguje płatności paczką raz na dobę, a nie każdą osobno, zapisuj prowizję jednym wierszem za dzień. Najważniejsze, żeby suma sprzedaży minus prowizja równała się temu, co realnie wpłynęło na konto.

Kredytówki i długi wśród innych źródeł

Karta kredytowa zachowuje się inaczej niż zwykła: może być na niej minus, i ten minus oznacza dług wobec banku. Dlatego warto trzymać ją jako osobne konto, na którym ujemne saldo jest normalne, a nie chować ją wśród zwykłych kart.

Najważniejsze tutaj to nie mieszać wydanego z kredytówki z własnymi pieniędzmi. Jeśli w księgowości po prostu zsumować wszystkie karty, kredytowa niepostrzeżenie zjada część łącznego salda, i wydaje się, że pieniędzy jest więcej, niż jest naprawdę. Kiedy jest osobno, ogólny obraz pokazuje uczciwie: tyle pieniędzy na kontach, tyle jest winne bankowi.

Tak samo osobno prowadzi się długi w obie strony: co ty jesteś winien dostawcom i co winni są tobie klienci. To nie pieniądze na koncie, tylko zobowiązania, więc nie powinny mieszać się z gotówką i kartami. Ale widzieć je obok jest ważne, bo bezpośrednio wpływają na to, ile pieniędzy będziesz mieć za tydzień.

Jak wygląda weryfikacja na przykładzie

Weźmy kawiarnię z sześcioma źródłami pieniędzy: kasa, dwie karty różnych banków, terminal, konto walutowe w euro i karta kredytowa. Terminal księguje płatności na kartę drugiego banku, więc osobnych kont do weryfikacji jest pięć. W piątek właścicielka porównuje ich salda w księgowości z rzeczywistymi.

Dwie rozbieżności, razem 270 zł. Teraz szukanie przyczyn zajmuje kilka minut, bo patrzeć trzeba tylko na operacje za tydzień.

W kasie brakuje 150 zł: to dwa wyjścia po drobiazgi dla kawiarni, których nie zapisano. Właścicielka znajduje paragony i wprowadza wydatki. Na drugiej karcie brakuje 120 zł: to prowizja terminala za tydzień, której nie zapisano osobnym wydatkiem. Po dwóch wpisach obie pozycje się zgadzają.

Gdyby weryfikacji nie było, te 270 zł cicho zostałyby w rozbieżności, a po kwartale dołączyłyby do nich nowe. Regularna weryfikacja znajduje je, dopóki przyczyna jest jeszcze świeża i łatwa do przypomnienia.

Jak prowadzić to w BizFin

Wszystkie pięć zasad nakłada się na strukturę produktu, więc dyscyplina trzyma się nie tylko na nawyku, ale i na tym, jak zbudowana jest księgowość.

W sekcji „Moje konta” tworzysz osobne konto pod każde źródło: kasę, kartę każdego banku, konto walutowe. Każdemu można nadać swój kolor, żeby rozróżniać je bez czytania nazwy. Dla karty kredytowej włącza się przełącznik „Zezwól na saldo ujemne”: minus na niej jest wtedy uznawany za normalny i pokazywany jako zadłużenie, a nie blokowany jako błąd.

Przelewy między własnymi kontami zapisywane są jako osobny typ operacji w sekcji „Transakcje”, więc nie rozdymają ani wpływów, ani wydatków. Tak samo oformuje się wypłatę gotówki z karty do kasy i wpłatę z powrotem.

Konto walutowe prowadzone jest w swojej walucie, a dla ogólnego obrazu w bloku „Kursy walut” ustawia się dwa kursy: kupna i sprzedaży. Jako źródło kursu można wybrać własny bank albo wpisać liczbę ręcznie, albo skorzystać z kursu odpowiedniego banku centralnego. Łączny bilans na górze strony pokazuje wszystkie pieniądze biznesu jedną liczbą, automatycznie przeliczając konta walutowe.

Żeby mniej wprowadzać ręcznie, operacje podciągają się z banku: konta obsługiwanych banków podłącza się bezpośrednio, a wyciąg pozostałych można wczytać plikiem w sekcji „Import danych”. Wtedy weryfikacja sprowadza się niemal wyłącznie do kasy, bo konta bankowe i tak zgadzają się z rzeczywistością.

Długi w obie strony prowadzone są w sekcji „Długi”, osobno od kont pieniężnych. A raport „Wyciąg” pokazuje ruch i narastające saldo dla jednego konta, co jest wygodne właśnie do weryfikacji: widać, po której operacji liczby się rozjechały.

Co warto zapamiętać

• Jedno źródło, jedno konto. Tylko osobne konta można zweryfikować z rzeczywistością.

• Przelew między własnymi kontami nie jest wpływem. Zapisany dwa razy, rozdyma obrót i psuje wskaźniki procentowe.

• Gotówkę zapisuj w dniu ruchu. Odłożone na koniec tygodnia trzeba odtwarzać z pamięci.

• Walutę prowadź w swojej walucie. Wtedy księgowość zawsze zgadza się z wyciągiem bankowym.

• Weryfikuj salda co tydzień. Rozbieżność za tydzień znajduje się w minuty, za kwartał w godziny.

Najczęstsze pytania

Czym jest dyscyplina finansowa w biznesie?

To zestaw nawyków, dzięki którym każda złotówka, która wchodzi do biznesu albo z niego wychodzi, jest zapisana we właściwym miejscu. Wynik jest prosty: saldo w księgowości zgadza się z rzeczywistym, i zawsze wiesz, ile naprawdę jest pieniędzy w biznesie.

Jak prowadzić księgowość gotówki i płatności bezgotówkowych razem?

Każde źródło ma swoje konto: kasa osobno, każda karta osobno. Wypłata gotówki z karty do kasy i wpłata z powrotem zapisywane są jako przelew między kontami, a nie jako wpływ czy wydatek. Raz w tygodniu saldo kasy liczy się fizycznie i porównuje z księgowością.

Jak poprawnie zapisywać przelewy między własnymi kontami?

Jako osobny typ operacji, który zmniejsza jedno konto i zwiększa drugie. Jeśli zapisać przelew jako wydatek z jednej karty i wpływ na drugą, raporty pokażą zawyżony obrót, choć zysk się nie zmieni.

Jak prowadzić księgowość w różnych walutach?

Każda waluta ma swoje konto, a operacje zapisywane są w walucie konta, bez ręcznego przeliczania. Dla ogólnego obrazu waluta przeliczana jest na złotówki po kursie, który wybierasz: posiadane środki zwykle wycenia się po kursie kupna, długi po kursie sprzedaży.

Jak zapisywać prowizję terminala?

Sprzedaż zapisuje się na pełną sumę jako wpływ, a prowizję osobno jako wydatek z własną kategorią. Wtedy saldo konta zgadza się z tym, co naprawdę wpłynęło, a prowizje za miesiąc widać osobnym wierszem.

Jak często weryfikować salda?

Raz w tygodniu wystarczy dla większości małych biznesów. Wtedy rozbieżność trzeba szukać tylko wśród operacji za tydzień, i przyczynę zwykle udaje się znaleźć w kilka minut.