Amortyzacja: jak obliczyć zużycie sprzętu i uwzględnić je w decyzjach

Amortyzacja to stopniowe przenoszenie wartości sprzętu, samochodu lub innego majątku długoterminowego na koszty w ciągu lat jego użytkowania. Podstawowe obliczenie: od wartości zakupu odejmuje się wartość końcową, a wynik dzieli przez liczbę lat użytkowania.

Poniżej omawiamy, które aktywa się amortyzuje, trzy dane wejściowe obliczenia i trzy sposoby liczenia na przykładzie ekspresu do kawy. Na końcu pokazujemy, jak wykorzystać wynik w cenie i w planie wymiany sprzętu.

Mówiąc po ludzku. Wyobraź sobie, że kupiłeś ekspres do kawy za 15 000 zł i będziesz na nim pracować pięć lat. Jeśli zapisać całą kwotę jako koszt jednego miesiąca, ten miesiąc będzie wyglądał na stratny, choć ekspres będzie pracował przez wszystkie sześćdziesiąt miesięcy. Amortyzacja rozkłada wartość ekspresu na wszystkie miesiące, w których przynosi on przychód.

Czym jest amortyzacja i po co jest potrzebna

Zacznijmy od sedna. Amortyzacja to systematyczny podział wartości aktywa długoterminowego na okresy jego użytkowania. To koszt, któremu w danym momencie nie towarzyszy wypłata środków: pieniądze zostały wydane wcześniej, przy zakupie.

Po co jest potrzebna? Bez amortyzacji miesiąc zakupu sprzętu wygląda na stratny, a kolejne miesiące na nadmiernie udane, bo sprzęt już pracuje, a jego wartość nigdzie nie trafiła. Z amortyzacją na każdy miesiąc przypada własna część wartości, a zysk różnych miesięcy można porównywać.

Jest też powód praktyczny. Znając miesięczną amortyzację, rozumiesz, ile środków warto odkładać na wymianę sprzętu, żeby pod koniec okresu użytkowania mieć potrzebną kwotę.

Które aktywa się amortyzuje

Amortyzuje się aktywa długoterminowe, które służą dłużej niż rok i mają zauważalną wartość: sprzęt, samochody, meble, sprzęt komputerowy, remont wynajmowanego lokalu. Materiałów, rzeczy zużywalnych i towarów przeznaczonych na sprzedaż się nie amortyzuje. Materiały i rzeczy zużywalne zapisuje się w koszty, gdy zostały zużyte, a towar, gdy został sprzedany. Tanie rzeczy, które służą dłużej niż rok, ale kosztują mniej niż próg, zwykle odpisuje się w koszty od razu, gdy zaczyna się z nich korzystać.

Próg wartości, od którego rzecz uznaje się za aktywo długoterminowe, określają zasady polityki rachunkowości i przepisy twojego kraju. Dlatego w tej kwestii warto skonsultować się z księgowym lub prawnikiem w swoim kraju. W tym artykule omawiamy zasadę obliczenia, która jest taka sama dla dowolnego progu.

Trzy dane wejściowe do obliczenia

Większość metod wymaga trzech podstawowych liczb i warto je ustalić przed rozpoczęciem obliczeń. Metoda według wielkości pracy wymaga dodatkowo całkowitego zasobu sprzętu i wielkości pracy w okresie. W metodzie degresywnej z podwójną stawką wartość końcowa nie wchodzi do wzoru, ale wartość pozostała nie spada poniżej niej.

Krok pierwszy: wartość początkowa. To kwota, którą zapłaciłeś za aktywo, razem z dostawą, montażem i konfiguracją. Dla naszego ekspresu to 15 000 zł. Po co uwzględniać dostawę i montaż: bez nich ekspres nie działa, więc należą do jego wartości.

Krok drugi: wartość końcowa. To kwota, za którą według twojej oceny będzie można sprzedać aktywo po zakończeniu okresu użytkowania. Dla ekspresu przyjmijmy 3 000 zł. Jeśli trudno to ocenić, można przyjąć zero, wtedy obliczenie staje się prostsze.

Krok trzeci: okres użytkowania. To liczba lat, przez które planujesz korzystać z aktywa. Dla ekspresu przyjmijmy pięć lat. Okres zależy od obciążenia i konserwacji, więc wygodnie sprawdzić go z własnym doświadczeniem pracy z podobnym sprzętem.

Trzy sposoby obliczania amortyzacji

Istnieje kilka metod. Dla małej firmy najczęściej wystarczą trzy i każda odpowiada na własne pytanie.

Metoda liniowa

Amortyzacja jest taka sama każdego roku. To prosty sposób i pasuje, gdy sprzęt jest używany równomiernie.

Amortyzacja roczna = (Wartość początkowa − Wartość końcowa) ÷ Okres użytkowania

Dla ekspresu: (15 000 zł − 3 000 zł) ÷ 5 = 2 400 zł rocznie, czyli 200 zł miesięcznie. Tabela pokazuje, jak wartość ekspresu maleje z latami.

Po pięciu latach wartość pozostała jest równa wartości końcowej, czyli 3 000 zł. Obliczenie się zgadza.

Metoda degresywna z podwójną stawką

Amortyzacja jest wyższa w pierwszych latach i z czasem maleje. W przykładzie poniżej użyto stawki dwukrotnie wyższej od liniowej. Niektóre krajowe standardy rachunkowości traktują to jako osobną metodę obok zwykłej metody degresywnej, w której stawkę liczy się inaczej i uwzględnia wartość końcową. Metoda pasuje do sprzętu, który szybko traci wartość lub jest najbardziej obciążony na początku, jak technika, która szybko się starzeje.

Amortyzacja roku = Wartość pozostała na początek roku × Stawka amortyzacji

Stawkę często przyjmuje się jako dwukrotność liniowej: stawka liniowa 1 ÷ 5 lat = 20% rocznie, podwójna 2 ÷ 5 = 40% rocznie. Pierwszy rok: 15 000 zł × 40% = 6 000 zł, wartość pozostała wynosi 9 000 zł. Drugi rok: 9 000 zł × 40% = 3 600 zł, wartość pozostała 5 400 zł. W ciągu dwóch lat odpisano 9 600 zł, podczas gdy metoda liniowa w tym samym czasie dałaby 4 800 zł. Wartość pozostała nie spada poniżej wartości końcowej, więc w ostatnich latach odpis się zmniejsza.

Metoda według wielkości pracy (produkcyjna)

Amortyzacja zależy od tego, ile sprzęt faktycznie przepracował: przygotowanych filiżanek, przejechanych kilometrów, przepracowanych godzin. Metoda jest dokładniejsza, gdy obciążenie w poszczególnych latach jest różne.

Amortyzacja okresu = (Wartość początkowa − Wartość końcowa) × (Wielkość w okresie ÷ Całkowity zasób)

Dla przykładu przyjmijmy zasób ekspresu 300 000 filiżanek, czyli 5 000 filiżanek miesięcznie przez pięć lat. W pierwszym roku, obciążonym bardziej niż średnia, przygotował ich 75 000. Udział wynosi 75 000 ÷ 300 000 = 25%. Amortyzacja roku: 12 000 zł × 25% = 3 000 zł. W roku, gdy ekspres pracował mniej, kwota też będzie mniejsza.

Dla porównania tyle dają trzy metody w pierwszym roku dla tego samego ekspresu.

Dopuszczalne podejścia w rachunkowości i w ewidencji podatkowej określają przepisy twojego kraju, więc metodę do sprawozdawczości warto skonsultować z księgowym. Dla decyzji zarządczych, o których mowa dalej, każda z trzech metod daje użyteczny obraz.

Jak wykorzystać amortyzację w decyzjach

Obliczenie ma sens, gdy widać z niego działanie. Oto trzy sposoby wykorzystania amortyzacji.

Uwzględnić ją w cenie. Miesięczna amortyzacja ekspresu to 200 zł. Jeśli przygotowuje on 5 000 filiżanek miesięcznie, na jedną filiżankę przypada 200 ÷ 5 000 = 0,04 zł. Ta część wchodzi w koszt filiżanki obok ziaren i mleka. W ten sposób cena uwzględnia i materiały, i koszt korzystania ze sprzętu.

Odkładać na wymianę. Miesięczną amortyzację 200 zł można co miesiąc przelewać na osobne konto. W ciągu pięciu lat zgromadzi się 200 zł × 60 = 12 000 zł, a razem z wpływem ze sprzedaży starego ekspresu, 3 000 zł, to już 15 000 zł. Kwota pokrywa wymianę po tej samej cenie. Jeśli ceny sprzętu rosną, warto odkładać więcej.

Porównywać decyzje o zakupie. Dla ekspresu za 15 000 zł z okresem użytkowania pięć lat i wartością końcową 3 000 zł amortyzacja wynosi 200 zł miesięcznie. Tę kwotę uwzględnia się w koszcie własnym. Zwrot z zakupu liczy się inaczej: cenę zakupu dzieli się przez dodatkowe środki, które sprzęt przynosi co miesiąc po opłaceniu materiałów i serwisu. Na przykład jeśli ekspres dodaje 1 000 zł miesięcznie, zakup zwróci się po 15 000 ÷ 1 000 = 15 miesiącach.

Wyobraź sobie Anię. Prowadzi kawiarnię i kupiła ekspres do kawy za 15 000 zł. W miesiącu zakupu jej raport pokazuje stratę, choć kawiarnia działa jak zwykle. Ania oblicza amortyzację 200 zł miesięcznie i dodaje ją do obliczenia kosztu filiżanki. Teraz w jej obliczeniu na każdy miesiąc przypada własna część wartości ekspresu, a różnica między miesiącami nie jest już związana z jednorazowym zakupem.

Jak odzwierciedlić majątek i zużycie w ewidencji

Gdy aktywów jest kilka, trudno trzymać w głowie wartość początkową każdego i okresy ich użytkowania. Tu pomaga ewidencja, w której majątek ma własne miejsce.

W BizFin dla sprzętu, samochodów czy nieruchomości tworzy się konto typu «Majątek (sprzęt, auta)» w sekcji «Moje konta». Takie konto nie wchodzi do «Salda ogólnego» u góry strony, więc nie miesza się ze środkami na codzienne potrzeby. W raporcie «Bilans» trafia do bloku «Aktywa» jako aktywo trwałe, a wartość konta widać zarówno w jego własnej walucie, jak i w bazowej.

Automatycznego obliczania amortyzacji ani przeszacowania majątku na razie nie ma: w raporcie «Bilans» majątek pokazywany jest według wartości zapisanej na koncie. Obliczenie według powyższych wzorów prowadzisz więc osobno, a wartość na koncie można zmniejszać ręcznie, zapisując wydatek z konta majątku na kwotę amortyzacji.

Oszczędzanie na wymianę można prowadzić tak samo jak każdy inny odkład. Wygodnie założyć osobne konto, na przykład «Wymiana sprzętu», i w sekcji «Transakcje» dodać «Przelew» z konta głównego na nie. W formularzu przelewu można włączyć «Zaplanuj» i wybrać powtarzanie «Co miesiąc»: przypomnienie pojawi się w sekcji «Zaplanowane transakcje», a ty potwierdzasz je zielonym znacznikiem, gdy przelew został wykonany. Przelew nie jest ani przychodem, ani wydatkiem, więc raporty zysku się nie zmieniają.

Co warto zapamiętać

• Amortyzacja rozkłada wartość na lata. Sprawia, że miesiące są porównywalne, bo zakup sprzętu nie zniekształca jednego miesiąca.

• Większość metod wymaga trzech podstawowych liczb. Wartość początkowa, wartość końcowa i okres użytkowania są ustalane przed rozpoczęciem obliczeń. Metoda według wielkości pracy wymaga dodatkowo zasobu i wielkości pracy w okresie.

• Metoda zależy od obciążenia. Równomierne użytkowanie pasuje do metody liniowej, nierównomierne do metody według wielkości pracy, a technika, która szybko się starzeje, do metody degresywnej z podwójną stawką.

• Amortyzację warto uwzględnić w cenie. Miesięczna amortyzacja podzielona przez wielkość pokazuje udział wartości sprzętu w jednej usłudze lub filiżance.

• Na wymianę wygodnie odkładać z wyprzedzeniem. Jeśli co miesiąc przelewać kwotę amortyzacji na osobne konto, do końca okresu użytkowania razem z wpływem ze sprzedaży starego sprzętu zgromadzi się kwota na nowy sprzęt po tej samej cenie. Jeśli ceny sprzętu rosną, warto odkładać więcej.

Często zadawane pytania

Czym jest amortyzacja w prostych słowach?

To rozłożenie wartości sprzętu na lata, w których się z niego korzysta. Zamiast jednego dużego kosztu w miesiącu zakupu widzisz równą część wartości w każdym miesiącu użytkowania.

Czy amortyzacja jest kosztem?

Tak, ale w danym momencie nie towarzyszy jej wypłata środków: pieniądze zostały wydane przy zakupie. Dlatego amortyzację uwzględnia się w obliczeniu zysku i kosztu własnego, ale nie w przepływach pieniężnych.

Co robić, jeśli wartość końcowa jest nieznana?

Można przyjąć zero, wtedy wzór sprowadza się do wartości początkowej podzielonej przez okres. Kwota roczna wyjdzie większa: dla ekspresu 15 000 ÷ 5 = 3 000 zł zamiast 2 400 zł, za to obliczenie jest prostsze.

Którą metodę amortyzacji wybrać?

Dla sprzętu o równomiernym obciążeniu pasuje liniowa, dla techniki, która szybko traci wartość, degresywna z podwójną stawką, dla sprzętu o nierównomiernym obciążeniu według wielkości pracy. Dopuszczalne metody w rachunkowości zależą od przepisów twojego kraju.

Czy trzeba amortyzować cały sprzęt?

Amortyzuje się majątek długoterminowy, który służy dłużej niż rok i ma zauważalną wartość. Materiały zużywalne zapisuje się w koszty, gdy zostały zużyte, a tanie rzeczy poniżej progu zwykle odpisuje się od razu, gdy zaczyna się z nich korzystać. Próg wartości określa polityka rachunkowości i przepisy twojego kraju.

Jak odzwierciedlić amortyzację w ewidencji?

Obliczenie wygodnie prowadzić osobno według wzorów z tego artykułu. W ewidencji wartość sprzętu trzyma się na osobnym koncie majątku, a miesięczny odkład na wymianę zapisuje się przelewem na osobne konto.