Моя команда

«Моя команда» - це відділ кадрів усіх ваших бізнесів. Тут зібрані працівники і посади кожного бізнесу, де ви власник. Перемикатися між бізнесами не треба: усе на одній сторінці. Працівник теж може бачити тут команду бізнесу, де він працює, якщо власник видав йому право, - про це окремий розділ.

Людською мовою. Уявіть папку «Кадри». У ній для кожної вашої справи лежить список людей і окремий список посад. Хочете когось запросити - знаходите потрібний бізнес і натискаєте «Запросити» поруч із ним. Хочете завести посаду «Бухгалтер» - це на сусідній вкладці. Один бізнес - побачите один список. Кілька - побачите кожен зі своїми людьми.

Збільшити

Дві вкладки - люди і посади

Під заголовком сторінки - дві великі кнопки-вкладки.

«Працівники» відкривається першою. Тут для кожного бізнесу видно людей і надіслані запрошення. На цій вкладці ви запрошуєте нових людей, змінюєте їм посаду, звільняєте і поновлюєте.

«Посади і доступи» - список посад кожного бізнесу. Тут ви створюєте посади («Бухгалтер», «Касир», «Менеджер з продажу») і переходите до налаштування прав кожної.

Чому посади і люди - окремо? «Посада» - це не людина, а набір прав. Створили «Бухгалтера» один раз - і всі, кого ви запросите бухгалтерами, отримають однакові права. Захочете щось додати - зміните одну посаду, а не кожну людину окремо.

Порада. Порядок роботи - будь-який. Можна спершу створити посади, а потім запрошувати. Можна навпаки: у формі запрошення посаду теж можна створити прямо тут.

Скільки людей можна запросити

Поруч з описом під заголовком видно ваш ліміт - наприклад: «Використано 4 з 10 за пакетом «Бізнес»». Число і назва пакета залежать від вашої підписки. Ліміт один на всі ваші бізнеси разом.

У лічильник входять:

• працівники, які зараз у команді (в усіх ваших бізнесах);
• запрошення, які ще чекають на відповідь - місце під них уже зайняте.

Ви самі як власник у ліміт не входите. Звільнені люди і запрошення, строк яких минув, місця не займають.

Коли зайнято чотири пʼятих ліміту і більше - напис стає помаранчевим. Коли вільних місць немає - червоним, і поруч зʼявляється кнопка «Оновити пакет». Вона веде на сторінку «Підписка».

Що буде, коли місць немає. Кнопка «Запросити» в усіх бізнесах стає сірою. Підказка на ній показує, скільки місць зайнято і за яким пакетом. Виходів два: звільнити когось або скасувати зайве запрошення - місце зʼявиться одразу. Або обрати більший пакет.

Якщо підписка не діє, лічильника немає зовсім, а кнопки дій неактивні. Причину пояснює повідомлення вгорі сторінки.

Вкладка «Працівники» - хто є в команді

Кожен бізнес - окрема секція: назва, рядок з підрахунком і власна кнопка «Запросити».

Шапка секції

• Назва бізнесу.
• Підрахунок дрібним шрифтом: «3 активні учасники · 1 звільнено · 2 очікують». Власник теж входить до активних учасників. «Звільнено» і «очікують» видно лише тоді, коли такі є.
• Перемикач «Показати звільнених» - зʼявляється, якщо в бізнесі є хоч один звільнений.
• Кнопка «Запросити» - праворуч.

Таблиця учасників

На телефоні колонка «Учасник» лишається на місці, коли ви гортаєте таблицю вбік. Кнопки дій на вузькому екрані - лише значки, назву показує підказка.

Рядок звільненої людини блідіший за інші. Під імʼям червоним: «Звільнено» з датою, а після неї - причина, якщо ви її вказували.

Якщо людина видалила свій обліковий запис. Її рядок лишається у списку, але замість пошти там напис «Акаунт видалено», а кнопок дій немає. Поновити таку людину не можна - запросіть її заново на нову адресу.

Збільшити

Блок «Очікують прийняття»

Ви запросили людину, а вона ще не приєдналась - над таблицею зʼявляється жовтий блок «Очікують прийняття». У кожному запрошенні видно:

• пошту і локальне імʼя в дужках;
• посаду, на яку запрошено;
• код з 8 символів - людина може ввести його вручну, якщо лист загубився;
• «Діє до …» - дату, до якої запрошення чинне. Воно живе 48 годин.

Праворуч - дві кнопки:

• «Копіювати» - копіює посилання-запрошення. Його можна передати людині у будь-якому месенджері, не чекаючи листа.
• «Скасувати» - після підтвердження запрошення перестає діяти, а місце в ліміті звільняється.

Коли строк минув, запрошення зникає з блоку саме.

Уважно. Якщо посада в запрошенні ще не має жодного дозволу, під ним зʼявляється червоне попередження. Наприклад: «Посада «Бухгалтер» без жодного дозволу - людина не зможе нічого робити після приєднання». Поруч - посилання «Налаштувати посаду →». Воно відкриває сторінку доступів цієї посади. Налаштуйте права до того, як людина приєднається.

Збільшити

Як запросити людину

1. Натисніть «Запросити» у секції потрібного бізнесу. Під шапкою секції розгорнеться рядок з трьома полями.
2. Email працівника - на цю адресу піде лист із запрошенням.
3. Посада - оберіть зі списку. Потрібної немає, а ви власник? Надрукуйте її назву в полі пошуку. Від двох літер унизу зʼявиться рядок «Створити «Бухгалтер»» - з тим, що ви надрукували. Натисніть його, і нова посада одразу підставиться в запрошення. Прав у неї ще немає - налаштуйте їх на вкладці «Посади і доступи».
4. Локальне імʼя - як ви називаєте цю людину в себе, наприклад «Оля» замість «Колесник Ольга Петрівна». Поле обовʼязкове: поки воно порожнє, галочка збереження неактивна. Саме це імʼя ви побачите у списку команди і в записах, які людина створить.
5. Натисніть (або Enter) - запрошення створено, лист надіслано. Кнопка (або Esc) закриває рядок без збереження.

Збільшити

Чого зробити не вдасться:

• запросити себе самого;
• надіслати друге запрошення на ту саму пошту, поки чинне перше. Спершу скасуйте його або дочекайтеся кінця строку.

Що буде далі. Людина отримує лист з кнопкою «Прийняти запрошення». Кнопка відкриває сторінку «Запрошення у команду»: назва бізнесу, посада, строк дії. Там людина входить у свій обліковий запис або реєструється, а потім натискає «Приєднатися до …». Після цього вона у вашій команді на вибраній посаді.

З якою поштою приєднуватись. Ключ до запрошення - його код, а не адреса. Людина може зареєструватися з будь-якою своєю поштою, не обовʼязково з тієї, на яку ви надіслали лист. Якщо вона увійшла під іншою адресою, під кнопкою просто буде пояснення, що прийняти запрошення можна і так.

Номер телефону - обовʼязково. Приєднатися до команди можна лише з підтвердженою поштою і підтвердженим номером телефону. Номер ще не підтверджено - замість кнопки людина побачить «Спершу підтвердіть номер телефону» і кнопку «Підтвердити номер». Після підтвердження вона повернеться до запрошення.

Запрошення діє 48 годин. Людина не встигла - створіть нове: «Запросити», та сама пошта і посада. Старе посилання після строку вже не працює.

Уявіть: Анна бере на роботу касира Олексія. Вона натискає «Запросити» біля свого кафе і вписує пошту Олексія. У полі посади друкує «Касир» і натискає «Створити «Касир»». Локальне імʼя - «Олексій, каса». Потім на вкладці «Посади і доступи» відкриває доступи «Касира» і обирає готовий набір. Олексій приймає запрошення з листа - і бачить лише те, що Анна йому відкрила.

Звільнення і поновлення

Звільнення. Кнопка «Звільнити» в рядку людини відкриває вікно підтвердження. У ньому можна (необовʼязково) вписати причину - наприклад, «переведено в інший бізнес». Після підтвердження людина одразу втрачає доступ до цього бізнесу, а місце в ліміті звільняється.

Збільшити

Що зберігається. Усі транзакції, які створила ця людина, лишаються у списках підписаними її імʼям. Видно, хто що зробив, навіть коли людини вже немає в команді.

Поновлення. Увімкніть перемикач «Показати звільнених», знайдіть людину і натисніть «Поновити». Нове запрошення не потрібне: людина повертається на свою посаду з тими самими доступами.

Вкладка «Посади і доступи» - хто що може

На другій вкладці кожен бізнес теж має окрему секцію: назва, коротке пояснення, кнопка «Додати посаду» і таблиця посад.

Таблиця посад

Назву кожного значка показує підказка.

Рядок посади з бейджем «Немає» підсвічений блідо-жовтим. Це сигнал: відкрийте доступи і налаштуйте права. Людина на такій посаді нічого не побачить і не зробить.

Збільшити

Що варто знати про дії:

• Неактивну посаду не можна обрати ні в запрошенні, ні у списку посад працівника. Люди, які вже на ній, лишаються на місці.
• Видалити можна лише посаду, на якій нікого немає. Спершу переведіть людей на іншу посаду або звільніть їх. Видалена посада зникає разом зі своїми правами, повернути її не вдасться.
• «Власник» - посада, яка є в кожному бізнесі з моменту створення. Її не можна перейменувати, вимкнути чи видалити: бізнес не лишається без власника.

Як створити посаду

1. Натисніть «Додати посаду» праворуч у секції бізнесу. Під шапкою розгорнеться рядок з двома полями.
2. Впишіть назву - від 2 символів. Двох посад з однаковою назвою в одному бізнесі бути не може.
3. За бажання додайте опис - щоб через місяць не згадувати, для кого ця посада.
4. Натисніть - посада зʼявиться в таблиці.

Нова посада - без жодного дозволу. Так безпечніше: краще додати дозвіл, коли він потрібен, ніж випадково відкрити зайве.

Налаштування доступів

Значок ключа в рядку посади відкриває окрему сторінку. Там ви вирішуєте, що людина на цій посаді бачить і що може робити. Коротко, що там є:

• Швидкий старт - готові набори прав («Аналітик», «Оператор», «Бухгалтер» та інші) і «Скопіювати з посади».
• Рівні доступу - один перемикач на розділ: «Немає», «Лише перегляд», «Свої записи», «Без видалення чужого», «Повний доступ». Для рідкісних випадків - «Свій набір».
• Доступ до рахунків - окремо від прав на дії. Права кажуть, що робити, рахунки - де.
• «Що зможе працівник» - ваші налаштування звичайними реченнями, щоб перевірити себе.

Докладно - на сторінці «Доступи посади».

Сторінка показує всі ваші бізнеси одразу

«Моя команда» не залежить від бізнесу, обраного вгорі бічного меню. Ви завжди бачите секції всіх бізнесів, де ви власник. Так зручно порівнювати команди і не перемикатися туди-сюди.

Перемикач бізнесів у меню керує рештою сторінок - «Транзакції», «Мої рахунки», «Аналітика». Там видно записи лише одного бізнесу за раз.

Якщо ви ще не власник жодного бізнесу

Замість вкладок ви побачите напис «Ви ще не власник жодного бізнесу» і кнопку «До моїх бізнесів». Так буває, коли вас запросили працівником, власної справи ви тут не заводили, а команду свого бізнесу власник вам не відкривав. Створіть бізнес на сторінці «Мої бізнеси» - і тут зʼявляться вкладки.

Збільшити

Якщо ви працюєте в чужому бізнесі

Власник може відкрити вам команду свого бізнесу двома правами - на сторінці доступів посади, картка «Моя команда»:

• «Список працівників» - ви бачите, хто працює в бізнесі, на якій посаді і з якого дня. Змінити нічого не можна, а пошти колег не видно.
• «Запрошення працівників» - ви ще й запрошуєте людей, скасовуєте запрошення, звільняєте й поновлюєте працівників. Місця займаються з тарифу власника, тож лічильника під заголовком у вас немає: якщо місця скінчились, кнопка «Запросити» стане сірою, а підказка на ній скаже чому.

Посади і їхні права змінює лише власник: хто змінює права всіх посад, той змінює і свої, а це вже права господаря бізнесу. Тому вкладки «Посади і доступи» у вас немає, посаду в рядку працівника видно текстом, а для нового працівника ви обираєте одну з посад, які створив власник. Себе звільнити не можна: у вашому рядку кнопки «Звільнити» немає. Якщо ви йдете з бізнесу, попросіть власника.

Уявіть Анну. Адміністраторка кафе Оля набирає касирів сама: Анна видала її посаді «Запрошення працівників». Оля запрошує нового касира на посаду «Касир», а що касиру відкрито, вирішила Анна - і Оля цього змінити не може.

Безпека

Сторінку бачите ви і ті працівники, кому ви видали права розділу «Моя команда», - після входу у свій обліковий запис. Пошту колег бачить лише той, хто запрошує і звільняє. Чужа людина без вашого пароля і доступу до пошти не побачить ні команд, ні посад, ні адрес.

Запрошення захищене трьома речами:

• код з 8 випадкових символів - саме він відкриває запрошення, тож передавайте посилання лише людині, яку запрошуєте;
• строк 48 годин - потім посилання не працює;
• приєднатися може лише людина з підтвердженою поштою і підтвердженим номером телефону.

Кожне запрошення спрацьовує один раз. Після приєднання або скасування посилання більше не діє.

Як це виглядає в демо

У демо «Моя команда» вже заповнена. У команді троє працівників з різними правами:

• Оксана Коваленко, бухгалтер - бачить усі рахунки, вносить і виправляє операції, звіряє виписки;
• Тарас Бондар, оператор - працює з одним рахунком і бачить лише свої записи;
• Ірина Шевчук, аналітик - лише дивиться звіти й операції, нічого не змінює.

Ще одне запрошення чекає прийняття - на посаду «Оператор».

У рядку кожного працівника є кнопка «Подивитися очима». Натисніть її - і демо покаже рівно те, що бачив би цей працівник: меню, рахунки, записи і кнопки за його правами. Те саме можна обрати в перемикачі «Дивитися як» угорі сторінки. Поки ви дивитеся очима працівника, над сторінкою видно смугу з його імʼям і посадою. Кнопка «Повернутися до власника» повертає звичайний вигляд.

Збільшити

Змінити команду в демо не вийде: будь-яка дія покаже «у демо-режимі зміни не зберігаються». Запрошення з демо теж не приймається - за його посиланням відкриється пояснення, що приєднатися до демо-бізнесу не можна.

Звʼязок з іншими сторінками

• «Доступи посади» - що саме бачить і робить людина на кожній посаді.
• «Мої бізнеси» - тут ви створюєте бізнес, для якого потім збираєте команду.
• «Підписка» - пакет визначає, скільки працівників можна мати.
• «Сповіщення» - запрошена людина з обліковим записом бачить запрошення і там.
• «Транзакції» - біля записів видно, хто з команди їх додав.

Що поки не вміємо

• Передати бізнес іншому власникові кнопкою на цій сторінці. Власник у бізнесі один.
• Запросити кількох людей одним разом - кожне запрошення створюється окремо.
• Подовжити строк запрошення - після 48 годин потрібне нове.
• Змінити локальне імʼя людини після приєднання - воно задається в запрошенні.
• Доручити працівнику посади і їхні права. Їх змінює лише власник: хто змінює права всіх посад, той може розширити їх і собі.

Часті запитання