Прибуток і збитки

«Прибуток і збитки» - друга вкладка Аналітики. Звіт відповідає на питання: «Я справді заробляю чи просто обертаю гроші?». Тут видно доходи, витрати і те, що лишилось, - окремо за кожен місяць або квартал.

Два слова, які трапляться далі. Чистий прибуток - це те, що лишилось від доходу після всіх витрат. Маржа - яка частина доходу лишилась вам, у відсотках.

Людською мовою. Уявіть зошит, у якому на кожен місяць є окрема сторінка. На ній записано: «заробили 50 000 ₴, витратили 35 000 ₴, лишилось 15 000 ₴». На останній сторінці - підсумок за рік. Цей звіт - той самий зошит, тільки заповнений з ваших транзакцій.

Збільшити

Що ви побачите згори вниз

1. Стрічка фільтрів - дати, рахунок, готові періоди, деталізація і «Порівняння».
2. Пʼять карток підсумків - «Дохід», «Витрати», «Чистий прибуток», «Маржа», «Обслуговування боргу».
3. Графік «Динаміка доходів та витрат» - стовпчики доходів і витрат та лінія прибутку.
4. Таблиця «Розбивка по категоріях» - доходи і витрати за категоріями, внизу рядок «Чистий прибуток».
5. Два списки - «ТОП витрат» і «Джерела доходу».
6. Списки про борги - «Виплати по кредитах», «Відсотки по боргах», «Списання боргів». Кожен зʼявляється, лише коли в ньому є що показати.

Якщо за обраний час немає жодної операції, під картками стоїть напис «Немає даних за обраний період». Тоді змініть дати або рахунок.

Стрічка фільтрів

Дати і готові періоди

Ви обираєте дати в календарі або натискаєте одну з чотирьох кнопок під підписом «Період»:

• Квартал - поточний квартал.
• Півроку - поточний місяць і пʼять попередніх.
• Рік - поточний календарний рік, із січня по грудень.
• 12 міс - поточний місяць і одинадцять попередніх. Так звіт відкривається за замовчуванням.

Коли ви обрали інші дати, поряд з календарем зʼявляється кнопка . Вона повертає останні 12 місяців.

Чому звіт відкривається за 12 місяців, а не за поточний місяць? За один місяць важко зрозуміти, росте справа чи стоїть на місці. За рік це вже видно.

Рахунок

Якщо у вас більше одного рахунку, у стрічці є список: «Всі рахунки» або один конкретний. Якщо рахунок один, списку немає.

Від вибору залежить валюта чисел. На «Всі рахунки» суми з валютних рахунків зведені у вашу базову валюту - зазвичай це гривня. Коли обрано один рахунок, усі суми показані у валюті цього рахунку. Як саме береться курс, описано на сторінці Аналітика.

Деталізація - по місяцях чи по кварталах

Під підписом «Деталізація» є дві кнопки: «По місяцях» і «По кварталах». Коли ви відкриваєте звіт, обрано «По місяцях». Від вибору залежить, скільки стовпчиків на графіку і скільки колонок у таблиці.

Уявіть Анну, яка дивиться рік по місяцях. На графіку 12 пар стовпчиків, у таблиці 12 колонок - забагато для швидкого погляду. Анна натискає «По кварталах» і бачить 4 колонки. Щоб знайти місяць, який вибився із загального ряду, вона повертає «По місяцях».

Кнопка «Порівняння»

Кнопка стоїть під підписом «Режим». Ви натискаєте її - і під числами на картках зʼявляється зміна проти попереднього такого самого періоду. Наприклад: «+12.5% до попереднього». Який період вважається попереднім, описано на сторінці Аналітика.

Для «Маржі» зміна показана у процентних пунктах - скорочено «п.п.». Це звичайна різниця двох відсотків.

Приклад. Торік маржа була 18%, цього року - 22%. На картці буде «+4.0 п.п. до попереднього»: 22 мінус 18.

Збільшити

Пʼять карток підсумків

У «Дохід» і «Витрати» не входять перекази між вашими рахунками, операції за боргами і початковий залишок рахунку. Це не заробіток і не витрата.

Чому маржа важливіша за саму суму прибутку. Уявіть дві справи. Перша: дохід 100 000 ₴, прибуток 5 000 ₴ - маржа 5%. Друга: дохід 30 000 ₴, прибуток 9 000 ₴ - маржа 30%. Друга заробила більше, хоча грошей через неї пройшло втричі менше. Маржа не дає сплутати великі числа з доброю справою.

Уявіть Сергія, який дивиться 12 місяців. Дохід 480 000 ₴, витрати 360 000 ₴, чистий прибуток 120 000 ₴, маржа 25% на зеленому бейджі. Сергій бачить: з кожних чотирьох зароблених гривень одна лишається йому.

Картки, які можна натиснути

• «Дохід» і «Витрати» відкривають Транзакції за тим самим періодом і рахунком. У списку буде рівно те, що порахував звіт: операції за категоріями, без переказів і боргів. Підпис над списком про це нагадує.
• «Обслуговування боргу» відкриває розділ Борги.
• «Чистий прибуток» і «Маржа» - це підсумки, власного списку в них немає.

Картки можна згорнути. Натисніть круглу кнопку зі стрілкою під картками - вони складуться в один рядок, і графіку та таблиці стане більше місця. Кожен звіт запамʼятовує свій вибір. Докладніше - у статті «Аналітика».

Графік «Динаміка доходів та витрат»

На графіку для кожного місяця або кварталу видно:

• зелений стовпчик - доходи;
• червоний стовпчик - витрати;
• синю лінію з точками - прибуток, тобто доходи мінус витрати.

Ви наводите курсор на потрібний період - і зʼявляється підказка з усіма трьома числами.

Що це дає. Висота стовпчиків показує, скільки грошей пройшло. Лінія показує, скільки з них лишилось. Місяць з найбільшим доходом - не завжди місяць з найбільшим прибутком. Високі стовпчики і низька лінія означають: багато заробили і майже стільки ж витратили.

Уважно. Місяць, у який ви майже не працювали, на графіку ледь помітний. Маржа за такий місяць мало про що говорить. Надійніше дивитись маржу за весь рік.

Таблиця «Розбивка по категоріях»

Це найдокладніша частина звіту. Вона показує, з яких категорій склались доходи і витрати.

Як таблиця побудована

• Перша колонка - «Категорія». Вона лишається на місці, коли ви гортаєте таблицю вбік.
• Далі - по колонці на кожен місяць («лют. 2026») або квартал («I кв. 2026»).
• Остання колонка - «Разом», сума за весь обраний період.
• Зелена секція «Доходи» з категоріями доходів і рядком «Всього доходів».
• Червона секція «Витрати» з категоріями витрат і рядком «Всього витрат».
• Жирний рядок «Чистий прибуток» у самому низу.

У таблиці є лише ті місяці, у яких була хоча б одна операція. Транзакції без категорії зібрані в рядку «Без категорії».

Суми доходів зелені, зі знаком «+». Суми витрат червоні, зі знаком «-». Якщо у категорії за цей місяць нічого не було, у клітинці стоїть «-».

Збільшити

Категорії з підкатегоріями

Якщо у категорії є підкатегорії, ліворуч від її назви стоїть стрілка . Ви натискаєте на рядок - і під ним зʼявляються підкатегорії зі своїми сумами за кожен місяць. Сума категорії дорівнює сумі її підкатегорій. Натискаєте ще раз - рядок згортається.

Уявіть Олексія з категорією «Реклама» і підкатегоріями «Оголошення», «Листівки», «Вивіска». У згорнутому рядку він бачить: «Реклама» - 28 000 ₴ за квартал. Розгортає і бачить: оголошення 12 000 ₴, листівки 10 000 ₴, вивіска 6 000 ₴. Тепер зрозуміло, на що пішло найбільше.

Фільтр усередині секції

У рядку з назвою секції - «Доходи» або «Витрати» - праворуч є маленька кнопка фільтра. Ви натискаєте її - і відкривається вікно з двома умовами для цієї секції:

• «Категорії та підкатегорії» - список із галочками і пошуком за назвою. Позначили категорію - обрались усі її підкатегорії. Позначили одну підкатегорію - категорія лишається в таблиці, але її сума рахується лише за обраним.
• «Сума «Разом» за період» - поля «від» і «до». У таблиці лишаються категорії, чия сума за весь період потрапляє в ці межі. Потрібна точна сума - введіть однакове число в обидва поля. Підкатегорії за сумою не відсіюються.

Коли фільтр діє, кнопка підсвічена, а на ній стоїть число умов. У рядку «Всього доходів» чи «Всього витрат» зʼявляється підпис на зразок «за вибраними: 3 з 12 категорій». «Чистий прибуток» теж рахується за тим, що лишилось у таблиці. Під ним стоїть підпис «за видимими рядками таблиці».

Картки і графік не змінюються: фільтр діє лише на таблицю. Кнопка «Скинути» у вікні повертає все як було.

Збільшити

Уявіть Олексія, який хоче побачити лише рекламу. У фільтрі секції «Витрати» він позначає «Реклама» - усі її підкатегорії обираються одразу. Решта витрат зникає з таблиці. «Всього витрат» тепер показує лише рекламу. Олексій натискає «Скинути» - і таблиця знову повна.

Фільтр не зберігається. Він діє, доки ви не оновите сторінку або не перейдете на іншу вкладку. Якщо ви зміните дати чи рахунок, вибір лишиться. Категорії, яких у нових даних немає, самі випадуть із вибору.

Рядок «Чистий прибуток»

У колонці кожного місяця чи кварталу тут стоїть доходи мінус витрати саме за цей час. У плюсі число зелене, у мінусі - червоне.

У колонці «Разом» цей рядок враховує ще й відсотки по боргах і списані залишки боргів. У місячних колонках їх немає. Тому «Разом» може не збігатися із сумою колонок. Тоді під назвою рядка стоїть підпис. Наприклад: «Разом» враховує відсотки по боргах (1 500), яких у стовпцях немає. Докладніше - у розділі Борги, відсотки і списання.

Уявіть Анну, яка дивиться рік по місяцях. У січні чистий прибуток 12 000 ₴, зелений. У лютому -3 000 ₴, червоний: Анна закупила багато сировини. У березні 18 000 ₴, знову зелений. Анна бачить, що лютневий мінус - разовий випадок, а не початок спаду.

Завантажити таблицю в Excel

Праворуч від заголовка «Розбивка по категоріях» є кнопка «Завантажити в Excel». Ви натискаєте її - і таблиця зберігається на ваш пристрій файлом .xlsx. Такий файл відкривається в Excel, Google Таблицях і Numbers.

У файлі кілька аркушів (вкладок унизу вікна). Перший - таблиця, далі - по аркушу на кожен список під нею.

Що потрапляє на перший аркуш:

• ті самі колонки, що на екрані, - по місяцях або по кварталах;
• рядки з урахуванням фільтрів секцій: лишили у «Витратах» лише рекламу - у файлі буде лише вона;
• усі підкатегорії, навіть згорнуті, - розгортати їх перед збереженням не треба;
• рядки «Всього доходів», «Всього витрат» і «Чистий прибуток»;
• зверху - назва бізнесу, період, рахунок, деталізація, час збереження і опис фільтрів, якщо вони діють.

Що на наступних аркушах. Списки, які ви бачите під таблицею: «ТОП витрат», «Джерела доходу», «Виплати по кредитах», «Відсотки по боргах» і «Списання боргів». У кожному - назва, сума, частка і рядок «Разом». Якщо якогось списку на екрані немає, бо за період у ньому порожньо, немає і його аркуша.

Чого у файлі немає: графіка. Пояснення, чому «Разом» відрізняється від суми колонок, у файл потрапляє.

Порада. Суми у файлі - справжні числа, а не текст. Виділіть колонку в Excel - і внизу одразу видно її суму.

Чому витрати у файлі без мінуса. На екрані витрати позначені мінусом. У файлі це звичайні числа, бо про знак уже каже назва секції «Витрати». Рядок «Чистий прибуток» знак зберігає: місяць у мінусі лишається відʼємним.

Де мінус лишається. На аркушах «Відсотки по боргах» і «Списання боргів» в одному списку стоять і витрати, і доходи. Тому витрата там з мінусом, дохід - з плюсом, як на екрані, а «Разом» показує, на скільки ці суми разом змінили чистий прибуток.

Уважно. Поки суми приховані, кнопка сіра. Натисніть на неї - і зʼявиться вікно з поясненням і кнопкою «Показати суми». Файл збирається з тих самих чисел, що на екрані, тому приховані суми в нього не потрапляють.

У назві файлу стоять дати обраного періоду. Так кілька збережених звітів легко відрізнити один від одного.

Списки «ТОП витрат» і «Джерела доходу»

Під таблицею є два списки зі смужками:

• «ТОП витрат» - найбільші категорії витрат за період;
• «Джерела доходу» - найбільші категорії доходу за період.

Біля кожної категорії видно суму і відсоток від усіх витрат або доходів. Чим довша смужка, тим більша частка. Ці списки швидко відповідають на два питання: на що йде найбільше грошей і що приносить найбільше.

Борги, відсотки і списання

Якщо ви ведете записи у розділі Борги, внизу звіту можуть зʼявитись ще три списки:

• «Виплати по кредитах» - скільки ви віддали за кожним кредитом, розстрочкою чи боргом. Це повернення позиченого, а не витрата, тому прибутку воно не зменшує. Загальна сума стоїть на картці «Обслуговування боргу».
• «Відсотки по боргах» - скільки відсотків набігло за період. Відсотки за тим, що винні ви, - витрата, вони зменшують прибуток. Відсотки за тим, що винні вам, - дохід.
• «Списання боргів» - залишки боргів, які ви закрили, не погасивши до кінця. Борг, який вам пробачили, - дохід. Гроші, яких вам не повернули, - витрата. Як закрити борг із залишком, описано у розділі Борги.

Отже, у чистому прибутку відсотки і списання враховані, а повернення самого боргу - ні. Назва боргу в кожному списку - це посилання на розділ «Борги».

Збільшити

Чому списання немає на картках «Дохід» і «Витрати». Ці картки відкривають список операцій, у яких рухались гроші. Списання грошей не рухає. Якби воно входило у картку, її сума розходилась би зі списком під нею.

Уявіть Олену, яка взяла кредит 60 000 ₴. Щомісяця вона повертає 5 000 ₴ і ще 600 ₴ набігає відсотків. У списку «Виплати по кредитах» за місяць буде 5 000 ₴ - прибутку вони не зменшують. У списку «Відсотки по боргах» буде 600 ₴ - на цю суму чистий прибуток менший.

Коли суми приховані

У блоці «Налаштування рахунків» є перемикач «Показувати суми». Коли ви його вимикаєте, звіт виглядає інакше:

• на картках і в таблиці замість чисел стоять крапки ••••;
• замість графіка - напис «Суми приховано» з підказкою, де увімкнути їх знову;
• списків «ТОП витрат», «Джерела доходу» і списків про борги немає;
• кнопка «Завантажити в Excel» сіра.

Так зручно відкривати звіт у людному місці. Вмикаєте перемикач - і все повертається.

Як рахується маржа

Формула проста: маржа = чистий прибуток, поділений на дохід, і помножений на 100.

• Дохід 100 000 ₴, прибуток 25 000 ₴ - маржа 25%.
• Дохід 50 000 ₴, прибуток 5 000 ₴ - маржа 10%.
• Дохід 30 000 ₴, збиток 2 000 ₴ - маржа -6.7%, бейдж червоний.

Якщо доходу за період не було, маржа дорівнює 0%.

Яка маржа добра. Це залежить від справи. Для кавʼярні чи продуктової крамниці 5-10% - звична річ. Для послуг, де майже немає закупівель, звичні 30-40%. Тому порівнюйте свою маржу зі своєю ж минулою - для цього є кнопка «Порівняння».

Сценарії з життя

«Хочу зрозуміти, чи я в плюсі за рік»

1. Відкриваю вкладку «Прибуток і збитки» і натискаю «Рік».
2. Дивлюсь на картку «Чистий прибуток»: зелене число і підпис «Прибуток» - рік у плюсі.
3. Дивлюсь на рядок «Чистий прибуток» у таблиці: які місяці червоні.
4. Розгортаю найбільші категорії витрат у червоних місяцях - і бачу, що саме зросло.

«Треба передати цифри бухгалтерці»

1. Обираю потрібний квартал кнопкою «Квартал» або в календарі.
2. Натискаю «По місяцях», щоб у таблиці були три колонки.
3. Натискаю «Завантажити в Excel» і надсилаю файл Оксані.

Звʼязок з іншими сторінками

• Транзакції - звідси беруться всі числа. Звіт - це підсумок ваших транзакцій за категоріями.
• Рух коштів - вкладка «Загальна»: той самий період одним підсумком, без розбивки по місяцях.
• Баланс - що у вас є і що ви винні зараз, а не результат за період.
• Проєкти - прибуток і маржа за кожним проєктом окремо.
• Борги - записи, з яких складаються три нижні списки звіту.
• Довідники - тут ви створюєте категорії і підкатегорії, які бачите в таблиці.

Що поки не вміємо

• Графік у файлі Excel - у файл потрапляють таблиця і списки, а графік лишається на екрані.
• Порожні місяці в таблиці - місяць без жодної операції в колонки не потрапляє.
• План і факт - звіт показує лише те, що вже сталось. Порівняти з планом тут не вийде.
• Прогноз на наступний період - його немає, є лише фактичні дані.
• Власні групи категорій - наприклад, «усі витрати в інтернеті» з кількох категорій. Є лише категорія і її підкатегорії.
• Дохід за датою рахунку клієнту - дохід рахується за датою транзакції, тобто коли гроші надійшли.

Часті запитання