Скільки насправді коштує один працівник

Скільки насправді коштує один працівник

Працівник коштує бізнесу помітно більше, ніж його зарплата. Різницю створюють податки й внески, робоче місце та оплачений час, коли роботи немає. У західній управлінській практиці для цього використовують коефіцієнт навантаження — і базовим орієнтиром вважають 1,25–1,4 від зарплати, ще без урахування робочого місця.

Але чужий коефіцієнт нічого не вирішує: у кожного бізнесу він свій. Розберемо чотири інструменти, якими це рахують, і виведемо вашу власну цифру за пʼять кроків.

Людською мовою. Уявіть, що ви купили автомобіль. Ціна в договорі — це не вартість володіння: далі йдуть страховка, паливо, обслуговування, місце на паркінгу. Через рік виявляється, що машина коштує значно більше, ніж було в чеку. З працівником так само: сума в домовленості — це початок розрахунку, а не весь розрахунок.

Чому зарплата — це ще не вартість працівника

Коли домовляються про зарплату, називають суму, яку людина отримає. Для працівника це і є його дохід. Для бізнесу — лише перший рядок розрахунку.

Тут корисно одразу розділити дві різні речі, які часто змішують.

Домовляючись про зарплату, варто одразу уточнювати, про яку суму йдеться: нараховану чи ту, що людина побачить на рахунку. Це різні числа, і плутанина тут коштує дорого — особливо при плануванні фонду оплати праці на рік.

Уважно. Конкретні ставки податків і внесків різні в кожній країні й час від часу змінюються. Тому в цій статті вони не наводяться: замість готових відсотків ви отримаєте спосіб порахувати власний коефіцієнт із тими ставками, які діють у вас саме зараз.

Коефіцієнт навантаження: базовий інструмент розрахунку

Це найпоширеніший інструмент оцінки вартості персоналу. Ідея проста: усі супутні витрати зводяться в один множник до зарплати.

Повна вартість працівника = Зарплата × Коефіцієнт навантаження

У західній практиці управлінського обліку базовим орієнтиром вважають коефіцієнт від 1,25 до 1,4 — тобто працівник коштує на чверть-третину дорожче за свою зарплату. Це стосується насамперед податків, внесків і обовʼязкових виплат. Щойно ви додаєте робоче місце, обладнання й підписки, коефіцієнт зазвичай піднімається до 1,5–1,8, а в бізнесах із дорогим обладнанням буває й вищим.

Що входить у навантаження

Як порахувати свій коефіцієнт

Коефіцієнт = (Зарплата + усі супутні витрати) ÷ Зарплата

Порахувавши його один раз для типової ролі у своєму бізнесі, ви далі користуєтеся ним для швидких прикидок. Якщо коефіцієнт вийшов 1,7, то будь-яка обговорювана зарплата множиться на 1,7 — і ви одразу бачите справжню суму, про яку йдеться.

Як вивести свою цифру: пʼять кроків

Це той самий розрахунок, тільки послідовно. Заповніть праву колонку своїми числами.

Приклад, як це виглядає в цифрах. Річна зарплата — 300 000 ₴. Податки й внески — 66 000 ₴. Робоче місце — 60 000 ₴ на рік. Найм і навчання — 20 000 ₴, розподілені на два роки, тобто 10 000 ₴ на рік.

Тобто працівник із зарплатою 25 000 ₴ на місяць коштує бізнесу близько 36 300 ₴. Ваші числа будуть іншими — але метод той самий, і саме він дає цифру, якій можна довіряти.

Коефіцієнт корисного часу

Другий інструмент. Ви оплачуєте всі робочі години, але корисною роботою зайнята лише частина з них — решта йде на відпустки, лікарняні, навчання, наради й простої.

Коефіцієнт корисного часу = Продуктивні години ÷ Оплачені години

Рахується так: беремо всі оплачені робочі години за рік, віднімаємо відпустку, святкові дні, типові лікарняні, навчання й регулярні наради. У малому бізнесі корисний час зазвичай виходить у межах 70–85% від оплаченого, залежно від ролі. У виконавських ролях він вищий, в адміністративних нижчий.

Цей коефіцієнт важливий сам по собі: якщо він у вас дуже низький, проблема не в людині, а в тому, як побудована її робота.

Вартість продуктивної години

Третій інструмент — і найкорисніший для щоденних рішень.

Вартість години = Повна річна вартість ÷ Продуктивні години за рік

Продовжимо приклад. Повна вартість — 436 000 ₴ на рік. Оплачених робочих годин близько 2 000, коефіцієнт корисного часу — 0,8, тобто продуктивних годин 1 600.

436 000 ₴ ÷ 1 600 год ≈ 273 ₴ за годину

Тепер порівняйте це з тим, що ви припускали, дивлячись на зарплату: там виходило б близько 150 ₴. Реальна цифра майже вдвічі більша — і саме вона потрібна, коли ви вирішуєте, доручити завдання своїй людині чи віддати назовні. Якщо підрядник просить менше за вашу вартість години, віддати назовні дешевше.

Правило третин: скільки працівник має приносити

Четвертий інструмент — орієнтир окупності, поширений в агенціях і сервісних компаніях. Він говорить, що дохід, який приносить працівник, ділиться приблизно на три рівні частини.

Звідси простий орієнтир: працівник має приносити приблизно втричі більше за свою зарплату — або приблизно вдвічі більше за свою повну вартість. У нашому прикладі це означає близько 75 000 ₴ валового прибутку на місяць при зарплаті 25 000 ₴.

Важливо: рахується саме валовий прибуток, а не виторг. Якщо взяти виторг, цифра вийде оманливо привабливою, бо в ній ще сидять матеріали й інші прямі витрати.

Уважно. Правило третин — орієнтир, а не закон. У бізнесі з високою маржею достатньо меншого множника, у бізнесі з тонкою маржею потрібен більший. Точну відповідь дає ваш власний розрахунок: скільки валового прибутку лишається після прямих витрат і чи покриває він утримання бізнесу разом із цією людиною.

З виконавськими ролями це рахується прямо — за роботами чи продажами конкретної людини. З адміністративними складніше: вони не приносять грошей напряму. Тоді питання ставлять інакше: скільки вашого часу вивільнилося і що ви з ним зробили. Якщо цей час пішов на роботу, яка приносить більше за повну вартість людини, роль окупається.

Штат чи підрядник

Маючи вартість продуктивної години, це рішення стає арифметичним, а не інтуїтивним.

Порівнювати треба ставку підрядника з вашою вартістю продуктивної години, а не із зарплатою. Підрядник, що просить 250 ₴ за годину, при вашій вартості 273 ₴ виходить дешевшим — хоча в порівнянні із зарплатою здавався б утричі дорожчим.

Два застереження. Якщо робота постійна й людина фактично працює у вас щодня за вашим графіком, оформлення її як підрядника може бути визнане прихованими трудовими відносинами — це питання варто звіряти з юристом у своїй країні. І на постійних ролях підрядник рідше вникає в бізнес, тож економія іноді обходиться дорожче.

Ознаки того, що роль не окупається

Це майже ніколи не означає, що людина погана. Частіше означає, що роль побудована невдало.

• Валовий прибуток від напряму менший за повну вартість людини. Найпряміший сигнал там, де роль вимірюється.

• Ви найняли людину, а ваш час не вивільнився. Типово для адміністративних ролей: якщо ви робите те саме, що й до найму, роль не працює.

• Коефіцієнт корисного часу дуже низький. Ви платите за місяць, а завантаження є два тижні. Можливо, роль варто перевести на частковий формат.

• Робота дублюється. Двоє роблять те саме, або людина виконує те, що вже автоматизовано.

У кожному випадку рішення зазвичай не в звільненні, а в перебудові ролі: додати завдань, змінити формат, перерозподілити обовʼязки. Але побачити це можна лише маючи цифру повної вартості — інакше рішення ухвалюється на відчуттях.

Як бачити вартість персоналу в обліку

Щоб ці розрахунки не доводилося щоразу збирати вручну, потрібні дві речі.

Перша — виплати мають бути розкладені по категоріях. У BizFin ви один раз створюєте у розділі «Довідники» окремі категорії: зарплати, податки й внески, оренда, обладнання, підписки. Далі кожна операція вноситься у «Транзакціях» або підтягується з банківської виписки й одразу потрапляє у свою категорію.

Друга — результат має бути видно за період. Звіт «Прибуток і збитки» показує, скільки насправді пішло на персонал за місяць чи рік і яку частку це склало у витратах. Якщо у вас кілька напрямів, звіт «Проєкти» покаже вартість людей окремо по кожному — і тоді видно, який напрям утримує свою команду, а який ні.

Найпростіша перевірка раз на квартал: подивитися частку витрат на персонал у загальних витратах і порівняти з попередніми кварталами. Якщо ця частка росте, а виторг ні, це видно одразу.

Що варто памʼятати

• Зарплата — це перший рядок розрахунку, а не вся вартість. Реальна цифра зазвичай у півтора-два рази більша.

• Порахуйте свій коефіцієнт навантаження. Чужі 1,25–1,4 — це орієнтир; ваш власний множник точніший.

• Рішення ухвалюються за вартістю продуктивної години. Місячна сума для цього не годиться.

• Правило третин дає орієнтир окупності. Приблизно втричі більше за зарплату, у валовому прибутку.

• Роль, що не окупається, зазвичай перебудовують, а не скорочують. Але спершу потрібна цифра.

Часті запитання

Як швидко прикинути повну вартість працівника?

Помножте зарплату на свій коефіцієнт навантаження. Якщо ви його ще не рахували, для першої прикидки беруть 1,5–1,8 — це типовий діапазон для малого бізнесу з урахуванням робочого місця. Точну цифру дає розрахунок за пʼятьма кроками зі статті.

Що таке коефіцієнт навантаження?

Це множник, який показує, у скільки разів повна вартість працівника перевищує його зарплату. Рахується як усі витрати на працівника, поділені на зарплату. У західній практиці базовим орієнтиром без урахування робочого місця вважають 1,25–1,4.

Чи входить оренда у вартість працівника?

Так, у вигляді частки. Якщо приміщення розраховане на пʼятьох, одна пʼята оренди належить до вартості одного робочого місця. Це коректно для управлінського обліку, хоча в бухгалтерському оренда лишається окремою статтею.

Скільки працівник має приносити, щоб окупатися?

За правилом третин — приблизно втричі більше за свою зарплату у валовому прибутку: третина йде йому, третина на витрати бізнесу, третина в прибуток. Це орієнтир, який коригується під вашу маржу.

Як зрозуміти, чи окупається адміністратор або асистент?

Напряму гроші вони не приносять, тому питання ставлять інакше: скільки вашого часу вивільнилося й що ви з ним робите. Якщо цей час пішов на роботу, яка приносить більше за повну вартість людини, роль окупається.

Підрядник дешевший за штатного працівника?

Порівнювати треба його ставку з вашою вартістю продуктивної години, а не із зарплатою. На разових обсягах підрядник зазвичай вигідніший, бо ви не оплачуєте простої й робоче місце. На постійних ролях різниця часто зникає.