Облік кількох бізнесів: як бачити прибуток кожного напряму

Облік кількох бізнесів починається з одного рішення: що вважати окремим бізнесом, а що напрямом усередині бізнесу. Окремий бізнес має свої рахунки, команду й звіти. Напрями всередині одного бізнесу мають спільні рахунки й команду, а прибуток кожного з них можна порахувати окремо.

Нижче розберемо ознаки, за якими можна зробити цей вибір. Далі покажемо чотири кроки розрахунку прибутку кожного напряму на прикладі кав'ярні, а наприкінці пояснимо, як вести це в обліку.

Людською мовою. Уявіть будинок із кількома квартирами і квартиру з кількома кімнатами. Окремий бізнес - це квартира: свої ключі, свій лічильник, свої мешканці. Напрям - це кімната: лічильник спільний, але можна окремо порахувати, скільки електроенергії припадає на кожну кімнату.

Окремий бізнес чи напрям: як вирішити

Від цього вибору залежить, які звіти ви отримаєте. Для окремого бізнесу є повний набір власних звітів. Напрями в межах одного бізнесу можна порівнювати між собою, а рахунки й команда в них спільні.

Орієнтир простий. Якщо вам потрібні окремий залишок рахунків, своя команда чи інша валюта звітів, зручніше вести окремий бізнес. Якщо потрібно лише порівняти прибутковість, достатньо напряму. Рішення можна переглянути пізніше: коли напрям має власну команду й рахунки, його можна виділити в окремий бізнес.

Що тримати окремо в кожному бізнесі

Коли бізнесів кілька, кожен із них має свої списки: рахунки, категорії, контрагентів, проєкти. Так цифри кожного бізнесу лишаються окремими. Для цього кожну операцію варто записувати саме в тому бізнесі, до якого вона належить.

Кошти. Кожен бізнес має власні рахунки, і залишок одного не змішується із залишком іншого. Якщо кошти надходять з одного бізнесу в інший, у кожному бізнесі записують окрему операцію з коментарем. Наприклад, у першому це вилучення власника (кошти, які власник забирає з бізнесу), а в другому - внесок власника. Якщо це позика між бізнесами, варто записати й умови позики: суму та строк повернення. Правила обліку таких операцій залежать від країни, тому їх варто звірити з юристом чи бухгалтером.

Команда. Працівник, доданий до одного бізнесу, бачить лише його дані. Власник керує доступами в кожному бізнесі окремо й може дати різним посадам різні права.

Контрагенти. Постачальника, який працює з обома бізнесами, записують у кожному. Так у кожному бізнесі є свій запис про нього, тож у звітах за контрагентами видно лише операції цього бізнесу.

Як порахувати прибуток кожного напряму

Розрахунок складається з чотирьох кроків. Візьмемо кав'ярню Максима з трьома напрямами: зал, доставка й кейтеринг (виїзне обслуговування заходів). Суми в прикладі умовні й округлені, щоб розрахунок легко було повторити на своїх даних.

Крок перший: прямі операції за напрямами

Прямі операції - це ті, які належать одному напряму: виторг із залу, продукти для кейтерингу, комісія платформи доставки. Позначку напряму зручно ставити одразу, коли ви вносите операцію. Навіщо: пізніше розділити виторг і витрати за напрямами значно складніше, ніж позначити їх у момент запису.

Крок другий: спільні витрати

Спільні витрати стосуються всіх напрямів одночасно: оренда, зарплата адміністратора, комунальні послуги. Їх розподіляють між напрямами пізніше, окремим кроком. Для кав'ярні Максима вони становлять 100 000 ₴ на місяць: оренда разом із комунальними послугами 60 000 ₴ і зарплата адміністратора 40 000 ₴.

Крок третій: база розподілу

База розподілу - це показник, пропорційно до якого ділять спільні витрати. Проста база - це частка кожного напряму у виторгу. Можна обрати й іншу, наприклад площу, яку займає кожен напрям, або години роботи кухні на кожен напрям. Для кожної групи спільних витрат варто обрати відповідну базу й послідовно застосовувати її, тоді місяці можна порівнювати між собою. Наприклад, оренду можна ділити за площею, а роботу адміністратора за часткою у виторгу. У прикладі нижче для простоти обидві групи ділять за часткою у виторгу.

Частка спільних витрат напряму = Виторг напряму ÷ Виторг усіх напрямів × Спільні витрати

Виторг кав'ярні Максима за місяць для прикладу 400 000 ₴: зал 200 000 ₴, доставка 120 000 ₴, кейтеринг 80 000 ₴. Частка залу 200 000 ÷ 400 000 = 50%, тож на нього припадає 50% спільних витрат, тобто 50 000 ₴. Частка доставки 120 000 ÷ 400 000 = 30%, на неї припадає 30 000 ₴. Частка кейтерингу 80 000 ÷ 400 000 = 20%, на нього припадає 20 000 ₴. Разом 50 000 ₴ + 30 000 ₴ + 20 000 ₴ = 100 000 ₴, усі спільні витрати розподілено.

Крок четвертий: прибуток і маржа напряму

Прибуток напряму = Виторг напряму - Прямі витрати - Частка спільних витрат

Маржа напряму = Прибуток напряму ÷ Виторг напряму × 100%

Прямі витрати для прикладу такі: у залу 90 000 ₴, у доставки 72 000 ₴ (продукти й комісія платформи), у кейтерингу 28 000 ₴. Підставимо цифри Максима. Для залу: 200 000 ₴ - 90 000 ₴ - 50 000 ₴ = 60 000 ₴, маржа 60 000 ÷ 200 000 = 30%. Для доставки: 120 000 ₴ - 72 000 ₴ - 30 000 ₴ = 18 000 ₴, маржа 18 000 ÷ 120 000 = 15%. Для кейтерингу: 80 000 ₴ - 28 000 ₴ - 20 000 ₴ = 32 000 ₴, маржа 32 000 ÷ 80 000 = 40%.

Перевірка: 400 000 ₴ - 190 000 ₴ - 100 000 ₴ = 110 000 ₴, а сума прибутків напрямів 60 000 ₴ + 18 000 ₴ + 32 000 ₴ = 110 000 ₴. Загальна маржа 110 000 ÷ 400 000 = 27,5%.

Уявіть Максима. Він керує кав'ярнею й бачить, що виторг доставки становить 30% загального, а часу на неї йде чимало. За розрахунком доставка приносить 18 000 ₴ прибутку з маржею 15%, найнижчою з трьох напрямів. Закривати доставку Максим не поспішає. Він перевіряє комісію платформи й ціни в меню доставки, бо від них найбільше залежить її маржа.

Що показують результати

З розрахунку видно, які питання варто поставити, а рішення ухвалює власник. Напрям із високою маржею й малим виторгом, як кейтеринг у прикладі, можливо, варто розвивати. Для напряму з низькою маржею й помітним виторгом, як доставка, корисно переглянути ціни чи комісії.

Корисно дивитися на два числа разом: маржу напряму і його частку в загальному прибутку. Кейтеринг має маржу 40%, а його частка в прибутку 32 000 ÷ 110 000 = 29,1%, округлимо до 29%. Частка залу 60 000 ÷ 110 000 = 54,5%, округлимо до 55%. Зал має нижчу маржу, ніж кейтеринг, але приносить більше половини прибутку. Тому навіть невеликі зміни в залі помітніше впливають на загальний результат.

Є й інший спосіб порівняти напрями, для якого база розподілу не потрібна: прибуток напряму до спільних витрат, тобто виторг мінус прямі витрати. У залу це 110 000 ₴, у доставки - 48 000 ₴, у кейтерингу - 52 000 ₴, разом 210 000 ₴. З цієї суми оплачуються спільні витрати 100 000 ₴, і лишається 110 000 ₴ прибутку. Цей спосіб зручний, коли вирішують, чи залишати напрям. Оренда й зарплата адміністратора не зменшаться, якщо закрити напрям. Тому напрям, у якого виторг більший за прямі витрати, покриває частину цих спільних витрат.

Розрахунок варто повторювати щомісяця за тими самими правилами. Тоді видно, як змінюються цифри: чи росте маржа доставки після перегляду цін і чи зберігається частка кейтерингу.

Як вести бізнеси й напрями в обліку

Рахувати вручну зручно, доки напрямів два-три й записів небагато. Коли записів сотні, розкладати їх за напрямами наприкінці місяця довго. Тоді простіше позначати напрям у кожному записі одразу.

У BizFin у кожного бізнесу власні рахунки, транзакції, категорії, команда й звіти. Окремий бізнес у BizFin - це окремий простір для обліку. Його створення не означає реєстрацію нової компанії чи ФОП. Новий бізнес ви створюєте в розділі «Мої бізнеси» кнопкою «Створити». Ви вказуєте назву й основну валюту, у якій зводяться звіти, а також, за бажанням, галузь і логотип. Основну валюту варто визначити одразу, під час створення бізнесу. Перемикатися між бізнесами можна в списку вгорі лівої панелі. Довідники кожного бізнесу окремі: контрагента чи проєкт, потрібний в обох бізнесах, записують у кожному.

Напрями в межах одного бізнесу ведуть як проєкти. На вкладці «Проєкти» розділу «Довідники» ви додаєте «Зал», «Доставка», «Кейтеринг», а у формі транзакції вибираєте проєкт у полі «Проєкт». У звіті «Проєкти» в «Аналітиці» для кожного проєкту видно дохід, витрати, прибуток і маржу. У рядок «Без проєкту» потрапляють операції без позначки, зокрема спільні витрати. На картці «Середня маржа» видно маржу всіх операцій періоду разом із цим рядком: загальний прибуток ÷ загальний дохід. У Максима це 110 000 ÷ 400 000 = 27,5%, як у підсумку розрахунку.

Якщо спільні витрати лишаються без проєкту, у звіті видно прибуток напряму до спільних витрат: у Максима це ті самі 110 000 ₴, 48 000 ₴ і 52 000 ₴. За базою, як у розрахунку вище, їх розподіляють окремо: у транзакції одне поле «Проєкт», а розділити одну транзакцію на кілька частин поки не можна. Якщо потрібно розділити спільний платіж між напрямами, його вносять кількома окремими транзакціями. Загальна сума цих записів має дорівнювати платежу. Якщо платіж уже імпортовано з банку, повторно його не додають. Такий платіж зручніше лишити без проєкту й розділити між напрямами в розрахунку, як у кроці третьому: пропорційно до виторгу, площі чи годин роботи. У стрічці «Транзакції» фільтра за проєктом поки немає, але операції проєкту можна знайти пошуком за його назвою.

Що варто пам'ятати

• Вибір між бізнесом і напрямом залежить від потрібних звітів. Якщо потрібні окремий залишок, команда чи валюта, зручніше вести окремий бізнес, а для порівняння прибутковості достатньо напряму.

• Напрям зручно позначати під час запису. Тоді наприкінці місяця прямі операції вже розділені за напрямами.

• Спільні витрати розподіляються за базою. Для кожної групи спільних витрат варто обрати відповідну базу: частку у виторгу, площу чи години роботи. Обрану базу послідовно застосовують щомісяця.

• На маржу й частку в загальному прибутку корисно дивитися разом. Напрям із високою маржею й малим виторгом і напрям з низькою маржею й помітним виторгом потребують різних рішень.

• Розрахунок варто повторювати щомісяця. Коли правила незмінні, місяці можна порівнювати й видно, як змінюється кожен напрям.

Часті запитання

Що таке облік кількох бізнесів?

Це облік фінансів, у якому цифри кожного бізнесу чи напряму видно окремо, а за потреби й разом. Для цього рахунки й записи кожного бізнесу тримають окремо, а напрями всередині бізнесу позначають проєктами.

Коли краще завести окремий бізнес, а коли проєкт?

Окремий бізнес зручніше завести, якщо потрібні окремі рахунки, своя команда, інша валюта звітів чи окрема юридична форма. Проєкт підходить, коли потрібно порівняти прибутковість напрямів у межах одного бізнесу.

Як розподілити спільні витрати між напрямами?

Спершу для кожної групи спільних витрат обирають базу, пропорційно до якої її ділять: частка у виторгу, площа, години роботи. Частку напряму в цій базі множать на суму спільних витрат. Обрані бази зручно лишати незмінними щомісяця, тоді місяці можна порівнювати.

Чи можна побачити прибуток кількох бізнесів разом?

Коли кожен бізнес має окремі звіти, загальний прибуток рахують самостійно: беруть прибуток кожного бізнесу за той самий період і додають. Якщо основні валюти бізнесів різні, суми спершу переводять в одну валюту.

Що робити з витратою, яка стосується кількох напрямів?

Її можна записати як спільну й розподілити за базою в розрахунку. Якщо потрібно показати її частини в кількох напрямах, її вносять кількома окремими записами на відповідні суми. Загальна сума цих записів має дорівнювати платежу. Якщо платіж уже імпортовано з банку, повторно його не додають: такий платіж зручніше лишити без проєкту й розподілити за базою в розрахунку.

Скільки напрямів варто вести окремо?

Стільки, скільки потрібно для ваших рішень. Напрям, за яким ви не плануєте порівнювати прибуток, окремо вести не обов'язково, а його операції лишаються в загальному обліку.