Облік боргів: як вести борги в обох напрямках і тримати їх під контролем

Облік боргів працює, коли кожен борг записаний окремо, з сумою, контрагентом і строком, а борги, які винні ви, і борги, які винні вам, лежать поруч. Тоді видно чисту позицію бізнесу, найближчі платежі й записи, у яких строк уже минув.

Розберемо п'ять умов, за яких облік боргів працює, порахуємо боргову позицію на одному прикладі й подивимося, що відбувається з прибутком, коли платіж по боргу записано окремо від витрат. Самі терміни (кредиторська й дебіторська заборгованість) тут не розбираємо: вони розкриті в окремих матеріалах.

Людською мовою. Уявіть записник у невеликій крамниці. У ньому два розділи: у першому записано, хто винен крамниці, у другому, кому винна крамниця. Біля кожного запису стоять сума й дата. Такий записник відповідає на три питання: хто, скільки і до коли. Облік боргів у бізнесі влаштований так само, лише записів більше.

Навіщо вести борги в обох напрямках

Обидва напрямки впливають на один і той самий залишок на рахунку. Клієнт, який затримує оплату, і постачальник, якому платіж уже пора, стоять в одному календарі. Якщо вести облік лише в один бік, видно половину картини: можна знати, скільки винні вам, і не бачити, скільки вам самим треба віддати цього тижня.

Різниця між двома сумами називається чистою борговою позицією. Вона показує, хто в цій парі перебуває в плюсі: бізнес чи контрагенти.

П'ять умов, за яких облік боргів працює

Кожен борг має окремий запис

Один борг означає один запис із сумою, контрагентом, датою виникнення й строком. Кілька платежів по одному боргу зберігаються всередині запису, окремо від звичайних операцій. Тоді на питання «скільки ще лишилося за верстатом» відповідь є одразу, без підрахунку по транзакціях. Номер договору й умови зручно тримати в замітках запису.

Обидва напрямки лежать поруч

Борги, які винні ви, і борги, які винні вам, зручно бачити в одному місці й в одній валюті підсумку. Тоді видно і різницю між ними, і кожну суму окремо.

Кожен запис має строк

Борг без строку не має моменту, коли він стає простроченим, тому в переліку простроченого він не з'явиться. Навіть усну домовленість «коли зможу» зручніше записати з орієнтовною датою. Дату завжди можна змінити, коли домовленість зміниться.

Повернення боргу й відсотки записані окремо від витрат

Повернення суми, яку ви взяли, не є витратою: ви віддаєте те, що отримали. Витратою є лише плата за користування, тобто відсотки. Якщо весь платіж провести як звичайну витрату, прибуток місяця виявиться заниженим на суму основного боргу. У зворотний бік працює те саме правило: повернення позиченого вам не є доходом, доходом є лише відсотки.

Борги переглядаються щотижня

Тижневий огляд складається з трьох кроків. Спочатку записи, у яких строк уже минув. Потім платежі найближчих тридцяти днів. Наприкінці записи без строку, яким варто призначити дату. Такий порядок ставить попереду те, що вже потребує розмови.

Порада. Зручно закріпити за оглядом конкретний день тижня, наприклад п'ятницю. Регулярний огляд допомагає вчасно помітити прострочення: записи, які переглядаються щотижня, рідко встигають прострочитися непомітно.

Як порахувати свою боргову позицію

Чиста боргова позиція = Винні бізнесу - Бізнес винен

Уявіть Марину. Вона має невелику друкарню й зібрала всі борги в один перелік. Ось він.

Крок перший: складаємо все, що винні бізнесу. 50 000 + 30 000 = 80 000 ₴. Це клієнти А і Б.

Крок другий: складаємо все, що бізнес винен. 35 000 + 40 000 + 10 000 = 85 000 ₴. Це постачальник, кредит на верстат і позика партнера.

Крок третій: рахуємо чисту позицію. 80 000 - 85 000 = -5 000 ₴. Загалом бізнес винен на 5 000 ₴ більше, ніж винні йому.

Крок четвертий: розкладаємо за строками. У найближчі тридцять днів Марина має віддати 35 000 ₴ постачальнику та перший платіж за верстат, 5 400 ₴, разом 40 400 ₴. Очікувані за строком надходження за цей час: 50 000 ₴ від клієнта А. Як складається платіж 5 400 ₴, розберемо нижче.

Крок п'ятий: відзначаємо, що потребує уваги. Таких позицій дві. Перша: 30 000 ₴ клієнта Б, строк якого минув. Друга: 10 000 ₴ позики партнера без строку. Перша потребує розмови, друга потребує дати. Сама чиста позиція -5 000 ₴ цього не показує: ці дві позиції видно лише в переліку.

Що відбувається з прибутком, коли платіж записано правильно

Візьмемо кредит на верстат: залишок 40 000 ₴, 12% річних, вісім платежів, основна частина кожного 5 000 ₴. Відсотки нараховуються на залишок основної суми.

Відсотки за місяць = Залишок основної суми × Річна ставка ÷ 12

Платіж по боргу = Основна частина + Відсотки

Перший місяць. Відсотки: 40 000 × 0,12 ÷ 12 = 400 ₴. Платіж: 5 000 + 400 = 5 400 ₴.

Другий місяць. Залишок уже 35 000 ₴, тому відсотки менші: 35 000 × 0,12 ÷ 12 = 350 ₴. Платіж: 5 000 + 350 = 5 350 ₴. Кожен наступний платіж трохи менший за попередній, бо відсотки рахуються від залишку, що зменшується.

Якби Марина провела весь платіж як звичайну витрату, прибуток місяця зменшився б на 5 400 ₴ замість 400 ₴. Різниця в 5 000 ₴ зменшує борг і не є витратою бізнесу.

Уважно. Розрахунок відсотків у прикладі орієнтовний. Банк чи застосунок може рахувати за фактичною кількістю днів у місяці, тому суми відрізнятимуться на кілька гривень.

Чому основну частину не вважають витратою? Витрата зменшує те, що бізнес має. Повернення боргу зменшує й те, що бізнес має (кошти), і те, що він винен (борг). Власний капітал від цього не змінюється, тому й прибуток не змінюється.

Коли борг закривається не повністю

Повернемося до клієнта Б. Після розмови він сплатив 20 000 ₴, а решту, 10 000 ₴, сторони домовилися не повертати. Кошти при цьому не рухаються, але для прибутку подія відбулася: 10 000 ₴, які були очікуваним надходженням, бізнес не отримає. Це втрата, тобто витрата.

У зворотному випадку, коли частину боргу пробачили вам, різниця стає доходом. Якщо борг закрито взаємозаліком або бартером, облік залежить від того, що бізнес отримав натомість, тому такі випадки варто узгодити з бухгалтером. Порядок списання й податкові наслідки різні в різних країнах, тому звіряйте їх із бухгалтером або юристом у своїй країні.

Як це виглядає в обліку

У BizFin борги ведуться в розділі «Борги». Спершу створюється рахунок одного з трьох типів: «Борги (постачальникам, знайомим)», «Кредити (позики, розстрочки)» або «Мені винні (клієнти, знайомі)». На ньому додаються записи. У кожному записі зберігаються сума, контрагент, дата виникнення, термін, відсотки й замітки, а платежі складаються в його історію.

Угорі сторінки стоять чотири картки: «Я винен», «Мені винні», «Прострочених» і «Закрилось цього місяця». Різниця перших двох і є чиста боргова позиція з прикладу. У картці «Прострочених» показано записи, у яких термін минув, тому запис без терміну в неї потрапити не може. Її можна натиснути: у списку залишаться лише прострочені записи з обох напрямків.

Кредит із відсотками зручно вести з графіком платежів. Ви обираєте кількість платежів і спосіб «Зі зменшенням», і платіж складається з основної частини та відсотків, як у прикладі. Наступний платіж видно в календарі нагадувань угорі сторінки. У звіті «Прибуток і збитки» виплати по кредитах показані окремим списком і прибуток не зменшують, а відсотки по боргах лежать у власній секції й прибуток зменшують.

Коли борг закривається не повністю, у вікні закриття ви обираєте причину: «Борг пробачили або списали» або «Закрито іншим способом», і за бажанням лишаєте нотатку. Залишок потрапляє у звіт як «Списання боргу» (дохід) для боргів, які винні ви, і як «Списання дебіторки» (витрата) для боргів, які винні вам. Кошти на рахунках при цьому не змінюються.

Уважно. У розділі є межі. Графік складається лише під час створення запису, тому додати його до вже створеного запису не можна. Пеня за прострочення не нараховується, ставка одна на весь строк, а нагадування видно лише в значку-календарі: на пошту чи телефон вони не надходять. Додатковий платіж понад план перераховує суму майбутніх платежів, а їх кількість лишається.

Що варто пам'ятати

• Один борг означає один запис. Сума, контрагент, дата виникнення й строк лежать разом, а платежі складаються в історію запису.

• Обидва напрямки лежать поруч. Різниця між тим, що винні вам, і тим, що винні ви, дає чисту боргову позицію.

• Строк робить борг помітним. Запис без строку не стає простроченим і випадає з огляду.

• Основна частина платежу не є витратою. Витратою є лише відсотки, а списаний залишок потрапляє у прибуток окремим рядком.

• Тижневий огляд починається з простроченого. Далі найближчі тридцять днів, потім записи без строку.

Часті запитання

Як вести облік боргів у бізнесі?

Записати кожен борг окремим записом із сумою, контрагентом і строком, вести обидва напрямки в одному місці й відділити повернення боргу від витрат. Раз на тиждень переглядати прострочені записи й платежі найближчих тридцяти днів.

Чи є повернення боргу витратою?

Ні. Повернення суми, яку ви взяли, зменшує борг і не зменшує прибуток. Витратою вважаються лише відсотки. У зворотному напрямку повернення позиченого вам не є доходом, а відсотки є.

Як порахувати чисту боргову позицію?

Від суми, яку винні бізнесу, відняти суму, яку бізнес винен. У прикладі зі статті це 80 000 ₴ - 85 000 ₴ = -5 000 ₴.

Що робити, якщо клієнт не повернув борг повністю?

Закрити запис із залишком і вказати причину: борг пробачено, списано чи закрито іншим способом. Непогашена частина того, що винні вам, потрапляє у витрати, а пробачена вам частина у доходи. Порядок списання звіряйте з бухгалтером у своїй країні.

Чи обов'язково вказувати строк і відсотки?

Строк варто вказувати завжди: без нього запис не стає простроченим і випадає з огляду. Відсотки вказують, коли вони є за умовами боргу. Без ставки сума ділиться на рівні платежі.

Як часто переглядати борги?

Раз на тиждень достатньо. Починати варто зі строків, що минули, далі платежі найближчих тридцяти днів і записи без строку.