Дебіторська заборгованість: ваші гроші в чужій кишені

Дебіторська заборгованість: ваші гроші в чужій кишені

Дебіторська заборгованість — це гроші або інші цінності, які вам мають повернути клієнти, постачальники, працівники чи інші люди та компанії.

Найпростіший приклад: ви вже віддали товар або виконали роботу, але клієнт заплатить пізніше. Продаж відбувся, рахунок виставлено, а грошей на вашому банківському рахунку ще немає.

У бухгалтерському обліку дебіторська заборгованість вважається активом бізнесу. Проте оплатити нею оренду, зарплати чи податки неможливо, поки боржник справді не розрахується. Саме тому бізнес може добре виглядати у звітах, але водночас відчувати нестачу грошей.  

Розберемо простими словами, що таке дебіторська заборгованість, чим вона відрізняється від кредиторської, коли є нормальною частиною роботи, а коли стає небезпечною.

Що таке дебіторська заборгованість простими словами

Уявіть, що ви виконали замовлення, а клієнт каже:

«Дякую. Оплачу за два тижні».

Із цього моменту клієнт винен вам гроші. Ви вже виконали свою частину домовленості, але ще чекаєте на оплату.

Людською мовою, ваші гроші ніби залишилися в кишені клієнта. Вони мають повернутися до вас, але поки ви не можете ними користуватися.

Це і є дебіторська заборгованість.

Дебіторами називають людей або компанії, які щось винні вашому бізнесу. Це можуть бути не лише гроші, а й товари, послуги чи інші активи. Саме тому до дебіторської заборгованості можуть належати:

• борги клієнтів — за товар або роботу, які ви вже надали;

• передоплати постачальникам — ви вже заплатили, але ще не отримали товар чи послугу;

• позики працівникам або іншим людям — гроші видані, але ще не повернуті;

• інші суми, які мають повернути вашому бізнесу.

Найчастіше, коли говорять про дебіторську заборгованість, мають на увазі саме неоплачені рахунки клієнтів.

Дебіторська і кредиторська заборгованість: у чому різниця

Ці поняття легко переплутати, хоча різниця між ними проста:

• дебіторська заборгованість — винні вам;

• кредиторська заборгованість — винні ви.

Наприклад, клієнт має заплатити вам 30 000 ₴ за виконане замовлення. Це ваша дебіторська заборгованість.

Водночас ви маєте заплатити постачальнику 20 000 ₴ за матеріали. Це вже ваша кредиторська заборгованість.

У здоровому бізнесі важливо стежити за обома показниками одночасно:

• скільки мають повернути вам;

• скільки й коли маєте віддати ви.

Проблема виникає, коли платити за своїми зобов’язаннями потрібно вже сьогодні, а гроші від клієнтів надійдуть лише через кілька тижнів.

Головна пастка: продажі є, а грошей немає

Розглянемо простий приклад.

Ви виконали замовлення на 40 000 ₴. За домовленістю клієнт має заплатити протягом 30 днів.

Замовлення вже виконано. У фінансовому обліку компанії може бути визнано дохід від продажу. Проте самих 40 000 ₴ на рахунку ще немає.

Цими грошима поки не можна:

• виплатити зарплату;

• сплатити оренду;

• закупити матеріали;

• розрахуватися з постачальниками;

• оплатити податки чи банківські комісії.

Тепер уявіть, що таких клієнтів десять. За місяць бізнес продав товарів і послуг на 400 000 ₴, але більшість рахунків ще не оплачена.

На папері компанія може показувати дохід і навіть прибуток. А грошей для щоденних платежів усе одно не вистачає.

Так дебіторська заборгованість може стати причиною касового розриву: платити потрібно зараз, а ваші гроші ще перебувають у клієнтів.

Водночас важливо враховувати систему обліку й оподаткування конкретного бізнесу. Наприклад, у платників єдиного податку дохід за загальним правилом визначається за датою надходження коштів, а не просто за фактом відвантаження товару чи виконання роботи. Тому твердження «продаж уже став оподатковуваним доходом» справедливе не для всіх підприємців.  

Головне правило залишається простим:

Продаж і отримання грошей — це дві різні події.

Дебіторська заборгованість показує суму між цими двома подіями: ви вже маєте право отримати гроші, але ще не отримали їх.

Відстрочка оплати — це кредит для клієнта

Коли ви дозволяєте клієнту заплатити пізніше, то фактично кредитуєте його власними коштами.

Клієнт уже отримав ваш товар або результат роботи, а свої гроші ви отримаєте через 7, 30 чи 60 днів.

Відстрочка може бути корисним інструментом:

• допомогти залучити великого клієнта;

• спростити співпрацю з постійним партнером;

• зробити вашу пропозицію привабливішою;

• підтримати довгострокові ділові відносини.

Але для вашого бізнесу така домовленість має свою ціну.

Поки клієнт не заплатив:

• гроші не працюють у вашому бізнесі;

• вам може не вистачати коштів на поточні платежі;

• залишається ризик затримки або неповернення боргу;

• ви самі можете бути змушені позичати гроші.

Тому відстрочку варто давати свідомо: на чіткий термін, перевіреним клієнтам і лише в межах суми, яку ваш бізнес може дозволити собі тимчасово не отримувати.

Коли дебіторська заборгованість стає небезпечною

Сама наявність дебіторської заборгованості ще не означає, що в бізнесі є проблема.

Якщо клієнти платять у визначені строки, а компанії вистачає грошей на власні платежі, відстрочка може бути звичайною частиною роботи.

Насторожитися варто в кількох випадках.

Дебіторка росте швидше за продажі

Продажі майже не змінюються, але сума боргів клієнтів щомісяця збільшується.

Це може означати, що клієнти платять дедалі повільніше або компанія надто легко погоджується працювати без передоплати.

Стає більше прострочених платежів

Одна справа — рахунок, строк оплати якого ще не настав.

Інша — борг, який мали погасити місяць тому, але гроші досі не надійшли.

Що довше клієнт не платить, то більше уваги потребує такий борг.

З’являються борги, які складно повернути

Клієнт перестав відповідати, має серйозні фінансові проблеми, припинив діяльність або прямо відмовляється платити.

У такій ситуації заборгованість може стати сумнівною, а згодом — безнадійною.

Більша частина боргу залежить від одного клієнта

Наприклад, загалом вам винні 300 000 ₴, із яких 250 000 ₴ припадає на одну компанію.

Навіть якщо цей клієнт раніше платив вчасно, його затримка одразу вдарить по всьому бізнесу.

Чим більше дебіторська заборгованість зосереджена в одного покупця, тим вищий ризик.

Якою буває дебіторська заборгованість

Для щоденного керування боргами корисно ділити їх за станом.

Поточна

Строк оплати ще не настав або борг мають погасити найближчим часом.

Наприклад, клієнт отримав рахунок із терміном оплати до 15 серпня, а сьогодні лише 5 серпня.

Такий борг ще не є простроченим.

Прострочена

Дата оплати вже минула, але грошей немає.

Це ще не обов’язково означає, що клієнт не заплатить. Можливо, він забув, припустився помилки або затримує платіж на кілька днів.

Проте такий борг уже потребує нагадування й контролю.

Сумнівна

Є невпевненість, що боржник повністю розрахується.

Наприклад, клієнт неодноразово переносить строк, уникає відповіді або має помітні фінансові труднощі.

Безнадійна

Є достатні підстави вважати, що повернути борг не вдасться, або минув строк позовної давності.

У бухгалтерському обліку сумнівна та безнадійна дебіторська заборгованість мають окремі правила обліку й списання. Тому в конкретній ситуації варто звернутися до бухгалтера або податкового консультанта, а не просто видаляти борг зі своїх записів. Офіційні правила також розрізняють поточну й довгострокову заборгованість залежно від операційного циклу та очікуваного строку погашення.  

Як тримати дебіторську заборгованість під контролем

Фіксуйте точну дату оплати

Кожна домовленість має містити конкретний строк.

Не «заплатить пізніше», а:

«Оплата до 20 серпня».

Без точної дати складно зрозуміти, чи є борг простроченим і коли вже час нагадувати клієнту.

Домовляйтеся про передоплату

Повна або часткова передоплата зменшує суму, яку ви ризикуєте не отримати.

Для нового клієнта можна, наприклад, погодити:

• 50% до початку роботи;

• 50% після завершення.

Це не гарантує відсутності проблем, але помітно зменшує ризик.

Нагадуйте до настання строку

Ввічливе нагадування за кілька днів до оплати — нормальна ділова практика.

Наприклад:

«Добрий день! Нагадуємо, що строк оплати рахунку №125 на суму 18 000 ₴ настає 12 серпня».

Таке повідомлення не звинувачує клієнта й допомагає уникнути ситуації, коли рахунок просто загубився.

Перевіряйте нових клієнтів

Перед тим як виконувати велике замовлення без передоплати, варто перевірити:

• як давно працює клієнт;

• чи немає відкритих ознак фінансових проблем;

• як він розраховувався з іншими партнерами;

• чи готовий підписати договір із чіткими умовами оплати.

Встановлюйте кредитний ліміт

Визначте найбільшу суму, яку конкретний клієнт може бути вам винен одночасно.

Наприклад:

«Ми можемо працювати з відстрочкою, поки загальна заборгованість не перевищує 50 000 ₴».

Коли клієнт досягає цього ліміту, наступне замовлення виконується після оплати попередніх.

Переглядайте борги регулярно

Не чекайте кінця року або моменту, коли вже нічим платити постачальникам.

Перевіряйте хоча б раз на тиждень:

• загальну суму боргів;

• найближчі дати оплати;

• прострочені платежі;

• найбільших боржників;

• суми, повернення яких викликає сумнів.

Як зрозуміти, чи клієнти стали платити повільніше

Для цього використовують показники оборотності дебіторської заборгованості.

Людською мовою вони допомагають відповісти на запитання:

Скільки часу в середньому минає між продажем і отриманням грошей?

Наприклад, раніше клієнти в середньому платили за 20 днів, а тепер — за 38.

Навіть якщо сума продажів не змінилася, ваш бізнес майже вдвічі довше чекає на свої гроші.

Для невеликого бізнесу не завжди потрібно одразу рахувати складні коефіцієнти. Спочатку достатньо щомісяця порівнювати:

• скільки вам винні загалом;

• скільки боргів уже прострочено;

• скільки днів клієнти фактично витрачають на оплату;

• яку частину всієї заборгованості становлять найбільші клієнти.

Якщо ці показники погіршуються, дебіторська заборгованість поступово виходить з-під контролю.

Як бачити, хто і скільки вам винен

Проблема зазвичай не в одному боргу.

Складність починається, коли клієнтів багато й потрібно пам’ятати:

• хто винен;

• яку суму;

• за що саме;

• коли має заплатити;

• скільки вже повернув;

• хто прострочив платіж;

• кому ви вже нагадували.

Коли ця інформація розкидана між блокнотом, Excel, банківськими застосунками та листуванням у месенджерах, окремі борги легко загубити.

У BizFin для цього є розділ «Борги» і вкладка «Мені винні».

Кожен борг можна зберігати як окремий запис із сумою, строком і станом повернення. Завдяки цьому ви бачите не просто загальне число, а конкретну картину:

• хто має повернути гроші;

• скільки залишилося;

• коли настає строк;

• які борги вже прострочені;

• які платежі потрібно проконтролювати першими.

Показник «Мені винні» показує загальну суму ваших вимог, а показник «Прострочені» допомагає одразу помітити борги, строк яких уже минув.

У звіті «Баланс» дебіторська заборгованість відображається серед активів бізнесу. Поруч можна побачити й власні зобов’язання — тобто не лише скільки винні вам, а й скільки маєте повернути ви.

Замість пошуку по нотатках ви отримуєте одне зрозуміле місце для контролю всіх боргів.

Що варто пам’ятати

Продаж — це ще не отримані гроші. Ви можете вже виконати замовлення, але чекати оплату ще кілька тижнів.

Дебіторська заборгованість — це актив, але не вільні гроші. Поки клієнт не заплатив, цією сумою не можна розрахуватися за власними рахунками.

Відстрочка оплати означає, що ви кредитуєте клієнта. Робіть це свідомо, на визначений строк і в межах суми, яку ваш бізнес може тимчасово не отримувати.

Найбільшу увагу потребують прострочені та сумнівні борги. Що раніше ви їх помітите, то більше шансів повернути гроші.

Дивитися потрібно не лише на продажі, а й на строки оплат. Бізнес може багато продавати й водночас потерпати від нестачі грошей.

Часті запитання

Чим дебіторська заборгованість відрізняється від кредиторської?

Дебіторська заборгованість — це те, що мають повернути вам.

Кредиторська — те, що маєте повернути ви.

Наприклад, неоплачений рахунок клієнта — ваша дебіторська заборгованість. Неоплачений рахунок постачальника — ваша кредиторська заборгованість.

Дебіторська заборгованість — це добре чи погано?

Сама по собі вона не є ані доброю, ані поганою.

Відстрочка оплати може бути нормальною частиною співпраці з клієнтами. Проблема починається, коли боргів стає надто багато, строки постійно порушуються або бізнесу не вистачає грошей на власні платежі.

Здорова дебіторська заборгованість — це та, яку боржники повертають у погоджені строки.

Чи є дебіторська заборгованість прибутком?

Ні, це різні показники.

Дебіторська заборгованість — це актив: сума грошей або інших цінностей, які мають передати вашому бізнесу.

Прибуток — це фінансовий результат після врахування доходів і витрат.

Продаж із відстрочкою може вплинути на дохід і прибуток у бухгалтерському обліку, але сама дебіторська заборгованість не дорівнює прибутку.

Що таке безнадійна дебіторська заборгованість?

Це борг, який, найімовірніше, вже не вдасться повернути, або за яким минув строк позовної давності.

Наприклад, боржник припинив діяльність, не має майна для погашення або існують інші передбачені правилами підстави визнати борг безнадійним.

Порядок її обліку, оподаткування та списання залежить від конкретної ситуації. Тому перед списанням краще проконсультуватися з бухгалтером.

Чи належить передоплата постачальнику до дебіторської заборгованості?

Так.

Ви вже передали гроші, а постачальник ще має виконати свою частину домовленості: поставити товар, виконати роботу або надати послугу.

Тобто він винен вам не обов’язково гроші, а відповідний товар чи результат роботи.

Що таке оборотність дебіторської заборгованості?

Це показник того, наскільки швидко борги клієнтів перетворюються на реальні гроші.

Простіше кажучи, він допомагає побачити, скільки часу в середньому клієнти витрачають на оплату.

Що швидше вам платять, то менше коштів залишається «замороженими» в боргах.

Чому у звіті є прибуток, а грошей на рахунку мало?

Одна з можливих причин — неоплачені рахунки клієнтів.

Дохід від продажів уже міг потрапити до фінансового результату, але гроші ще не надійшли.

Інші можливі причини:

• закупівля товарів або обладнання;

• повернення кредитів;

• передоплати постачальникам;

• виплата старих боргів;

• різниця між датами доходів, витрат і фактичних платежів.

Тому разом зі звітом «Прибуток і збитки» важливо дивитися на рух грошей і суму дебіторської заборгованості.

Висновок

Дебіторська заборгованість показує, скільки грошей або інших цінностей ваш бізнес ще має отримати.

Вона може бути нормальною частиною продажів, але лише тоді, коли ви контролюєте строки, клієнти платять вчасно, а компанії вистачає коштів для щоденної роботи.

Небезпека починається не в момент, коли клієнт просить відстрочку. Вона починається тоді, коли ви перестаєте точно знати, хто, скільки й відколи вам винен.

У BizFin усі такі борги можна зберігати в одному місці, бачити загальну суму, вчасно помічати прострочення й не дозволяти заробленим грошам непомітно зникати з поля зору.